Как дома организовать хранение документов: Как правильно организовать хранение документов дома, популярные способы и идеи

19 Июл

Содержание

8 идей, как эффективно навести порядок

Как хранить важные документы или любовные записочки, чтобы они не потерялись в пучине вещей. Квартблог расскажет, о эффективных способах хранения документов дома.

Хранение документов дома: наводим порядок в бумагах

В наш век интернет-записей и технологий, вопрос «куда делась та маленькая голубенькая бумажка?!», казалось бы, уже не должен никого волновать в принципе. Однако это не так. Теперь различные кусочки бумаги чаще всего имеют статус прекрасного воспоминания, которое очень хочется сохранить навеки. Это могут быть корочки от билетов в дальние страны, приглашение в театр или просто милая записочка, которую вам кто-то когда-то оставил на столе. Со временем количество подобных бумажных «залежей» растет и растет,  незаметно превращая помещение в склад. А что уж говорить о людях, которые любят писать соообщения на стикерах, развешивая их то тут, то там… Мы нашли восемь идей для хранения бумаг, позволяющих не потерять ни одного важного документа и одновременно организовать пространство в помещении.

Содержание:

1. Папка

Папка для бумаг – это первое что приходит в голову при мыслях об их хранении, особенно если большую часть составляют бумаги рабочего характера. Папка удобна тем, что позволяет расположить бумаги в определенном порядке и по классификации, кроме того, вы можете хранить в ней бумаги разного размера.

Папки могут быть выполены в самом различном цвете и дизайне, поэтому легко впишутся в пространство любого рабочего стола. Кроме того, они очень вместительны и не занимают много места, поэтому станут отличным решением, если у вас много бумаг, но развернуться с ними совершенно негде.

2. Корзина 

 Корзина для бумаг является очень практичным, а также многовариантным решением. В зависимости от того, где вы намереваетесь ее расположить, меняется и ее внешний дизайн. Если бумаги должны быть всегда под рукой, лучше остановить выбор на прозрачной корзине: так вы будете видеть, что и где лежит.

Если вы просто хотите убрать бумажки с глаз долой, но выбросить их не поднимается рука, можно купить корзину с более плотным плетением, по цвету гармонирующую с интерьером.

Ее можно поставить на шкаф или под стол, но советуем вам надписывать ее, что потом не забыть, что вы туда поместили.

3. Держатель для бумаг

Держатель для бумаг пригодится для хранения памятных бумажных вещиц, а также для бумажек с нужными телефонами или записок-подсказок.

Держатель может быть выполнен как в лаконичном, так и в затейливом духе, поэтому станет прекрасным элементом декора для комнаты.  

4. Коробки

Если у вас действительно много бумаг и все они абсолютно разного свойства, правильным решением будет хранить их в коробках, разместив по тематике или по размеру. Разумеется, коробки не должны быть отголоском покупок бытовой техники – выбирайте яркие и нестандартные модели, которые  дополнят стиль интерьера.

Коробки также лучше надписывать, кто знает, вдруг вам захочется перечитать их содержимое?

5. Доска-органайзер 

Идеальное решение для тех, кто проводит много времени за рабочим столом, поэтому постоянно озабочен поиском затерявшегося стикера или нужного чека.  

Доска-органайзер можеть быть выполнена в самых различных вариациях, начиная от рамки, к которой кнопками крепятся записочки и заканчивая многофункциональными ящичками и магнитной доской. Тут все зависит от того, что является более удобным лично для вас.

6. Мини-комод

Мини-комодик является очень изящным решением для хранения, а декорировать его вы сможете по своему вкусу: для этого лишь стоит приобрести деревянную заготовку в Икее, ну или попросить какого-нибудь знакомого смастерить ее лично для вас.

 Выдвижные ящички в таком комоде очень функциональны и идеально подходят для хранения самых маленьких бумажек, которые сразу теряются навеки вечные. Теперь этого больше не будет! Если вам нравится лаконичный деревянный вариант подобного комодика, то он также будет весьма уместен, особенно в минималистичных интерьерах.

7. Почтовый ящик 

Очень оригинальное решение, идеально подходящее для хранения писем и открыток. Впрочем, вы можете прятать туда и милые записочки, которые бы хотели скрыть от посторонних глаз, но ни в коем случае не потерять!

Ящик лучше всего размещать на стене или на двери, и выбирать яркие цветовые вариации: таким образом, каждый взгляд, брошенный на него, будет улучшать вам настроение. Кроме того, в ящике можно оставлять послания для домашних – главное только не забывать его проверять, а то вдруг кто-нибудь уже третий день ждет письменного ответа на вопрос, куда подевались его носки. Ну а в день Святого Валентина вы сможете использовать почтовый ящик по прямому назначению!

8. Карман-конверт

Практичное решение для хранения бумаг, позволяющее экономить пространство. Подобные кармашки можно разместить сбоку стола, на кухне или в прихожей и хранить там бумаги, разделив их по тематике.

Например, в конверте на кухне можно держать чеки на продукты и записочки с пожеланиями что-то купить, в комнатном конверте это могут быть стикеры с номерами телефонов, а в прихожей бумажки, неожиданно найденные на полу. Хотя… после наших идей такое вряд ли случится, правда?

Надеемся, что да. И теперь ваши бумаги всегда будут в идеальном порядке! 

Фото: ideas.vdolevke.ru, babyblog.ru, design-remont.info, wordofdecor.com, decorwind.ru

хранение, идеи

идеи, лайфхаки для организации системы – как правильно хранить домашние бумаги

За несколько десятков лет у каждого человека собирается множество самых разнообразных бумаг и документов дома, удобное хранение которых хочется организовать как можно более компактно.

Свидетельства о рождении, образовании и браке, СНИЛС, договоры и квитанции об оплате, акции, удостоверения, чеки и прочее, чаще всего просто свалены в один ящик. При потребности приходится перевернуть все – от начала до конца, чтобы отыскать то, что требуется.

Содержание:

  1. Зачем сохранять
  2. Виды и сроки
  3. Правила хранения
  4. Как организовать хранение документов дома правильно
  5. Системы хранения для документов дома
  • В электронном виде
  • Бумажные письма, уведомления, рецепты
  • Основные ошибки
  • Заключение

    1. Если оставлять каждую бумажку, то вскоре в квартире будет нужна целая комната только для архива, что далеко не всегда возможно. Да и требуется ли все оставлять? Давайте разберемся, что именно стоит беречь, на какое время, и как именно это сделать.

      Зачем сохранять

      Бумажных документов на протяжении жизни скапливается чрезвычайно много.

      От одних можно сразу же избавляться, так как они краткосрочны в использовании, а вот другие надо тщательно классифицировать, ведь они в любой момент могут потребоваться для определенных целей:

      • Предъявления в государственные структуры.
      • Оформления чего-либо.
      • Простота поиска.
      • Удобство и компактность в экстренных случаях.

      Однако упорядоченность необходима не только для того, чтобы быстро найти нужную бумагу. Некоторые, особенно ценные экземпляры, требуется бережно защищать от посторонних глаз, ведь их восстановление впоследствии может обернуться длительным процессом. Придется посещать государственные инстанции, порой размещенных далеко друг от друга, в разных районах и населенных пунктах, потратить время и собственные нервы.

      Виды и сроки

      Начинать изучение идеи и способы организации хранения документов дома следует с классификации. Одни имеют бессрочное действие, например, свидетельство о рождении, а другие ограничены временными рамками, после чего их без раздумий утилизируют, чтобы не создавать беспорядок:

      • Налоговые декларации. Все, относящееся к этой сфере, обычно сберегают не более 7 лет. Это стандартный срок, в который, возможно, они потребуются. После этого уже не пригодятся никогда.
      • Квитанции. Такой тип трудно классифицировать, так как некоторые из них требуется оставить на неопределенное время, к примеру, о покупке дома, автомобиля, акций, билетов. Чеки из обычного магазина сохраняют не более 14–31 дня, если есть вероятность (возможность) возврата приобретенного товара.
      • Инструкции для техники. Они нужны только для того, чтобы научиться пользоваться прибором или устройством, потому оставлять их на годы не имеет никакого смысла. Тем более на сайтах производителей и на просторах интернета легко найти все руководства в электронном виде.
      • Гарантийные талоны. Обычно их хранят, пока не истечет срок годности (употребления, эксплуатации). В дальнейшем – это просто хлам, который лучше выбросить, он больше не пригодится.
      • Оплаченные счета. Они могут касаться чего угодно, начиная от коммунальных услуг и заканчивая расчетом за номер в отеле. Сберегать их следует на протяжении 3 лет, после чего они утрачивают свою силу, во внимание не принимаются никакими организациями.
      • Контракты, страховые полисы, включая медицинские, кредитные, о покупке недвижимости, автомобиля. Лучше сделать для этой категории специальное отдельное хранилище и держать их там бессрочно или столько, сколько действует документ.
      • Предметы личной идентификации. К ним относят: паспорта, пенсионные, рабочие и другие удостоверения, свидетельства (о рождении, браке, разводе, смене фамилии и имени, смерти), завещания. Они не подлежат утилизации никогда, должны всегда быть под рукой.

      Правила хранения

      Чтобы они не утратили аккуратный вид, необходимо соблюдать определенные требования и порядок:

      • Помещение выбирают в меру сухое (влажность не более 50–55%).
      • Желательно обеспечить стабильную температуру в пределах 18–25°С.
      • Все нужное делают легкодоступными. Чтобы просто было отыскать по первому требованию.
      • Раскладывают все не только по разделам, но и по годам, что упростит поиск в будущем.

      Таким образом, нельзя оставлять архив на чердаке, где повышенная пожароопасность, в подвале, поскольку там зачастую зашкаливает влажность, и в других подобных помещениях. Небрежное отношение приводит к преждевременной порче, что чревато серьезными неприятностями.

      Как организовать хранение документов дома правильно

      Перед подготовкой пространства рекомендуем посмотреть советы от профессиональных дизайнеров, занимающихся планировкой рабочих мест и хранилищ. Достаточно просто адаптировать их под индивидуальную обстановку, а в остальном они вполне подходят для любого желающего:

      • Все, что только возможно, следует перенести в электронный вид, это значительно сократит место, выделенное под необходимое.
      • Что не требуется часто, к примеру, хотя бы раз в год, надо отставлять в самые дальние углы. Так более востребованные носители окажутся всегда под рукой.
      • Инструменты и емкости для складывания выбирают разного размера. Например, для маленьких чеков и квитанций едва ли нужен органайзер формата А4. Совсем мелкие можно помещать по несколько в одном файле, отсортировав их по датам и/или другим параметрам.
      • Для каждой категории бумаг не помешает создать отдельную папку. Это значительно упростит поиск, особенно, если указать на ней соответствующую информацию.
      • Хорошо выбирать вертикальные стойки, этажерки или короба, которые сильно экономят пространство. Их приобретают в обычных мебельных магазинах, а при определенной сноровке, умении обращаться с лобзиком и отверткой, даже делают самостоятельно из МДФ, деревянных планок или фанеры.

      Не реже одного раза за год проводят тщательную ревизию в собственном архиве. Это поможет вовремя избавиться от ненужного и сделает пространство свободнее.

      Системы хранения для документов дома

      Подбирают варианты после того, как сами бумаги полностью разобраны, классифицированы и разложены на несколько основных стопок по тематикам. Для удобства можно наклеить на каждую небольшой цветной стикер, который легко снимается и не испортит поверхность.

      Зачастую, кроме личного (к примеру, у предпринимателей), имеется еще и раздел с делопроизводством, который необходимо отставить в сторону. Рекомендуется подготовить под него не просто отдельные файлы, но предусмотреть другие ящики, шкафы или помещения.

      Папки

      Каждая из них должна быть грамотно и ясно подписана, доносить сведения о том, что в ней находится. Оптимальный вариант – подпись на корешках, чтобы сразу было понятно, что внутри. Удобно ставить их в специальные большие короба по несколько штук. Укладывать носители информации следует каждую по отдельности, классифицируя по типу или дате. Отдельно придется организовать емкости для следующих категорий:

      • Семья или личное (паспорта внутренние и заграничные, свидетельства о браке, рождении, смерти, разводе, СНИЛС, удостоверения).
      • Медицина (договоры с учреждениями, справки, выписки, чеки, анализы, книжки).
      • Покупки (квитанции, инструкции, гарантийные талоны и прочее, что относится к вещам или устройствам, которые эксплуатируются в это конкретное время).
      • Учёба (сертификаты, дипломы, допуски).
      • Коммуналка (счета, чеки оплаченные и нет, расчеты, книжки).
      • Работа (рекомендации, трудовые, контракты, справки из центра занятости).
      • Кредиты и займы (договоры, квитанции, выписки со счетов).
      • Банковские или правоустанавливающие (недвижимость, автомобили, яхты, дачи, антиквариат, квартиры, договоры ренты, аренды, купли-продажи, о вступлении в наследство, завещания, дарственные).

      Корзины, коробки, ящики

      Когда все аккуратно рассортировано по классам и разделам, будет намного проще убрать все в специально подготовленные емкости. Они могут быть изготовлены из древесины, пластика, фанеры, картона и других подходящих материалов, их вполне реально сделать собственными руками. Выбор таковых полностью зависит от владельца, а также от финансовых вложений, которые он готов выделить для этого дела.

      Портфель

      Для хранения меньшего объема носителей информации хорошо подойдет чемоданчик, дипломат или кейс с ключом. В него удобно разложить папки или файлы с отсортированными заранее бумагами. Материалы изготовления допустимы разные:

      • дерматин;
      • кожа;
      • пластмасса;
      • брезент;
      • гранитоль;
      • плотная ткань.

      Этот способ хорош тем, что его очень легко перемещать при потребности, а также быстро взять в экстренных ситуациях, чего никак не скажешь о предыдущих.

      Органайзер

      Существует колоссальное количество устройств, которые могут быть использованы в качестве архива. Они изготавливаются из дерева, пластика, фанеры, могут представлять собой ящики со специальными ячейками, большие папки с отдельными файлами, быть в виде стационарных конструкций, которые разбираются или нет, а также иметь возможность добавления дополнительных разделов.

      Для правильного выбора нет критериев, главное – это персональное удобство. Потому каждый может подбирать что-то как раз под себя, под интерьер или по размеру. 

      Конверты

      Современный рынок предлагает множество разнообразных материалов изготовления:

      • бумага;
      • картон;
      • полиэтилен;
      • пластмасса;
      • ткань;
      • стекловолокно.

      Размеры вполне реально выбрать от стандартного почтового до очень крупного, превышающего 1 метр в длину. Однако подобные едва ли пригодятся, достаточно стандартного формата А4, чтобы перекрыть все потребности домашнего сберегания.

      Мини-комод

      Этажерки и шкафчики – небольшие предметы мебели, которые помогут справиться со сбережением довольно множества документации. Выбирают их так, чтобы на полки можно было просто установить коробки. Удобными считаются с выдвижными ящиками, куда можно поместить папки или файлы.

      Мебель такого плана может быть металлической, деревянной, фанерной, из МДФ, пластика и даже полиэтилена. Обычно выбор касается не материалов, а по размерам, гармоничности и соответствию основному дизайну интерьера.

      Сейфы

      Большой металлический бокс для хранения подойдет тем, у кого много важных бумаг, которые следует сберегать длительное время, например, предпринимателям для финансовой отчетности. Тайники могут быть оснащены современными кодовыми электронными замками, сканерами отпечатков пальцев, сетчатки глаза и прочим технологичным оборудованием.

      Подобное устройство занимает довольно много места. Но есть вариант выбрать что-то маленькое, встраиваемое в стену, спрятанное за картиной, мини-баром, книжной полкой.

      В электронном виде

      Когда с классификацией и емкостями все более или менее понятно, осталось разобрать идеи и лайфхаки, как удобно и правильно хранить документы дома в полном порядке, и никогда не путаться среди них. В век технического прогресса и развитых технологий на первый план выход сбережение на цифровых носителях. Все самые важные можно отсканировать, а при потребности, даже заверить копии у нотариуса при помощи электронной подписи. Если вдруг они будут по какой-либо причине утрачены, то это поможет быстрее их восстановить.

      Всю информацию содержат на флешке, но в идеале надо продублировать ее также в облачное хранилище. Это предотвратит утрату при выходе носителя из строя. Тогда данные останутся в интернете, откуда их можно будет извлечь по первому требованию.

      Бумажные письма, уведомления, рецепты

      Текущие удобнее хранить как есть. Их вовсе не продуктивно переводить в электронный формат, ведь они должны быть постоянно под рукой. Актуальные ценные бумаги, отправленные по почте, следует сразу классифицировать: неактуальные выбрасывают, а нужные берегут в специальном ящике, чемодане, органайзере или комоде на протяжении нескольких дней, месяцев или даже лет:

      • Судебные повестки, выписки или иные информационные вести оставляют не менее, чем на 1 год. Рационально складывать их вместе с банковскими уведомлениями.
      • Ответы из разных инстанций на запросы желательно сохранить на 3 года. Под них можно завести папку.
      • Рецепты оставляют в бумажном исполнении. Их складывают не только в отдельном файле, но и в другой корзинке. Практично держать их прямо на кухне, чтобы потом в любой момент можно было быстро отыскать любое руководство по приготовлению блюд.

      Квитанции и чеки из магазина временно сбрасывают в одну корзину. Лучше всего сортировать все из такого хранилища раз в неделю, пока их не накопилось чрезвычайно много. Часть отправится в утиль, а другая будет разложена в определенные файлы.

      Основные ошибки

      В таком не хитром деле многие допускают типичные оплошности, которые потом могут всерьез мешать в поиске:

      • Много домочадцев, подключенных к работе. Когда делом занят кто-то один, он точно знает, что и где лежит, может интуитивно разобраться в созданной им же стройной системе. Потому лучше, чтобы не все подряд занимались сортировкой и классификацией, а выбрать ответственного, кому и делегировать все полномочия.
      • Мало времени для организации. Важно правильно планировать процесс, чтобы сделать все вдумчиво и методично, без спешки.
      • Неправильное составление подразделов, несоответствие сроков и дат. Впоследствии трудно отыскать то, что требуется. Методичное, регулярное пренебрежение этими факторами приводит к беспорядку.

      Часто в процессе многие люди приходят в недоумение по поводу некоторых бумаг, которые непонятно куда отнести. Они просто прячут их, а потом не могут вспомнить куда. Для такого рода носителей информации стоит завести отдельное место, которое регулярно придется разбирать.

      Заключение

      Важность сбережения семейного архива нельзя преуменьшать, ведь упорядоченность дает особые преимущества. Любую информацию впоследствии будет легко отыскать. Поэтому каждому человеку полезно разобраться, как хранить домашние документы, почему выгодно перевести часть из них в электронный вид и какие приспособления для этого оптимально использовать.

      Выкинуть хлам из дома: Система хранения важных документов

      Как говорится: Без бумажки — ты букашка. Поэтому у каждого дома хранится масса самых разнообразных документов — от квитанций за оплату услуг до свидетельств, подтверждающих права собственности. В этой статье я попыталась разобраться, как хранить важные бумаги без ущерба для своего пространства.

      Как бы мы ни старались избавляться от ненужных документов вовремя, все равно постоянно приходят какие-то выписки, гарантийные талоны, чеки, извещения, и без определенного порядка количество бумаги зашкаливало бы. Следовательно, нужна система хранения документов, которая позволит:

      • Хранить важные документы удобно
      • Избавиться от гор ненужных бумаг
      • Исключить их утерю.

      Хранение важных документов по видам

      Для того, чтобы понять, как и что нам лучше хранить и упорядочивать, рассмотрим несколько классификаций документов, с которыми мы можем работать. Одна из таких классификаций делит все документы тематически.

      • Семья (паспорта, свидетельства, завещания)
      • Недвижимость и транспорт (документы на квартиру, телефон, электричество, дом, дачу, машину)
      • Образование (аттестаты, дипломы, сертификаты)
      • Работа (контракты, пенсионные накопления, договора, трудовые книжки)
      • Медицина (выписки, обследования, страховки)
      • Гарантийные талоны и чеки
      • Прочее (договора на оказание услуг, страховые случаи).

      Каждую папку можно разделить по жильцам квартиры, если документов действительно много и так будет удобней.

      Документы по долгосрочности хранения

      Есть важные документы, которые нам нужно хранить всю жизнь, а есть бумаги, которые можно выбросить через пару месяцев за ненадобностью. В зависимости от этого, определенные папки приходится чаще перебирать, чтобы избавиться от лишнего.

      • Документы, которые нужно хранить всегда (свидетельство о браке и другие семейные документы, свидетельство о рождении, дипломы, сертификаты, свидетельства и аттестаты, документы об обследованиях, выписки из больницы, завещания, нотариально заверенные бумаги, документы о пенсии).
      • Документы, которые нужно хранить, пока вы владелец или пока они актуальны (документы на недвижимость, машину, особо важные и дорогие покупки; все документы, касающиеся работы должны храниться до момента выхода на пенсию)

      Счета на покупку ценных вещей лучше хранить пока вы являетесь их владельцем. В случае кражи, несчастного случая или капризов природы эти документы послужат вам доказательством для получения компенсации. Рекомендуется также особо ценные предметы сфотографировать и хранить их снимок.

      • Документы, которые нужно хранить более года (некоторые гарантийники, справки, чеки, медицинские документы, выписки)
      • Документы, которые можно хранить до года (гарантийники, справки, чеки, некоторые договора).

       

      Система хранения документов по частоте использования

      Документы, которыми вы крайне редко пользуетесь можно сложить отдельно и убрать в другое место, чтобы они не попадались под руку.

      • Бумаги, которые нужны от 2 до 5 раз в год (медицинские документы, страховка)
      • Документы, которые нужны реже 1 раза в год (гарантийники, договора)
      • Документы, которые всегда должны быть под рукой (паспорта, документы на машину).

      Наводим порядок в документах: Сохранить vs. выбросить

      Таким образом можно завести где-то 4 папки и в каждую положить по 2 другие для документов, которые будут храниться свыше года и для краткосрочного хранения. Папки для краткосрочного хранения можно перебирать пару раз в год и выбрасывать все лишнее.

      Перестрахуйтесь

      Конечно, самые важные документы, такие, как права на собственность, свидетельства о рождении и паспорта лучше хранить в специальном огнеупорном ящике. Если такого нет и завести его не представляется необходимым, можно просто хранить важные документы в сухом чистом месте недоступном для тех, кто может что-то с ними сделать.

      Подсказка: Отсканируйте или сфотографируйте все важные бумаги и храните их копии в облаке на всякий случай.

      Храните документы стильно

      Если вы храните документы в открытом месте, можно приобрести для них стильные папки, мягкие или жесткие. Мы семья молодая, поэтому бумаг у нас пока не так много. Одно время мы хранили их в деревянных лотках, потом купили жесткие картонные в IKEA. Так нам проще добраться до необходимых бумаг и такая система хранения документов не вредит дизайну нашей квартиры.

      Для хранения всех бумаг нам понадобилось 4 лотка. В каждом стоит еще 2-3 папки.

      1. Текущие документы, которые должны быть под рукой (договора на ближайшее время, паспорта, извещения)
      2. Документы на недвижимость и бумаги, связанные с образованием.
      3. Медицинские документы, страховки.
      4. Гарантийники и договора.

      Все остальное успешно хранится в электронном виде.

      Также, чтобы упорядочить хранение документов, можно приобрести в магазине канцелярских товаров пластиковую папку с прикрепленными внутри файлами. В них может быть от 10 до 100 файлов. Если документов много, папок может быть несколько.

      Не накапливайте и очищайте

      Раз в год следует пересматривать папки с документами и выбрасывать всё, что не актуально. Если вы беспокоитесь о том, что бумаги, которые вы хотите выбросить все-таки могут пригодиться, сложите их в одну папку и отправьте в подвал.

      Надеюсь советы оказались полезными. Совсем скоро моя любимая тема: что делать с вещами, к которым есть эмоциональная привязанность.

      А у вас есть особая система хранения важных семейных документов?

      С наилучшими,

      the A

      Images: HOMEY oh my!

      Тут еще много интересного:

      Архивное хранение документов — ОСГ Россия

      Хранение документов в архиве ОСГ позволяет сократить расходы на аренду офиса либо оптимизировать ваши существующие площади и использовать их для других ваших нужд.

      Хранение документов в Архиве ОСГ сопровождается контролем перемещения каждого носителя информации на каждом шаге. Благодаря этому мы быстро находим документы по вашему запросу, доставляем вам оригинал в офис или скан-копию через электронный архив. Вам не нужно оплачивать рабочее время сотрудников, потраченное на поиск документов.

      Хранение документов в Архиве ОСГ ограничивает доступ к данным всех несанкционированных лиц, Архивы ОСГ оборудованы по международным и ГОСТ стандартам, что позволяет обеспечить долговременное хранение документов. Хранение документов в ОСГ – верный способ сохранить документы в течение десятилетий.

      Заказать расчет стоимости

      Зачем нужно архивное хранение документов?

      Хранение документов в Архиве – возможность освободить место для того, что важно для бизнеса, одновременно сохраняя ваши деньги.

      Экономия на аренде помещений

      Хранение документов в офисе, по статистике, занимает до 20% офисного пространства. Переместив документы на хранение в архив ОСГ, вы освобождаете до 20% арендованной площади, и можете отказаться от неё, сократив расходы на аренду, либо использовать это пространство с пользой, обустроив приятную клиентскую зону или рабочие места для своих новых сотрудников.

      Экономия на поиске документов

      Хранение документов в Архиве ОСГ осуществляется с контролем перемещения документов на всех этапах. Регистрируя каждое перемещение документов, мы всегда знаем где находится документ, который нужен вам прямо сейчас, и по запросу доставляем оригинал документа к вам в офис или скан-копию через е-Архив. Вам не нужно тратить время на поиск документов, и оплачивать рабочее время сотрудников, потраченное на поиск нужного документа.

      Надёжное хранение документов и защита данных

      Архивы документов ОСГ оборудованы согласно ГОСТ и международным требованиям к организации Архивов. Доступ в каждый Архив и систему учёта коробов строго разграничены. Это обеспечивает высокий уровень сохранности документов и конфиденциальности данных. Хранение документов в профессиональном Архиве ОСГ помогает вам исполнять требования информационной безопасности.

      Соблюдение законодательства

      К условиям хранения документов, сроку хранения документов, комплектованию архивных документов и т. д. предъявляются требования в соответствии с законодательством РФ. Высококвалифицированные архивисты ОСГ помогут вам правильно и экономично организовать хранение документов в архиве, соблюдая действующую нормативно-правовую базу РФ.

      ОСГ создала современные архивные хранилища во многих городах России: Москва, Лобня, Барнаул, Владивосток, Волгоград, Воронеж, Домодедово, Екатеринбург, Иркутск, Казань, Калининград, Краснодар, Красноярск, Минеральные Воды, Нижний Новгород, Новосибирск, Омск, Пермь, Ростов-на-Дону, Самара, Санкт-Петербург, Саратов, Среднеуральск, Сургут, Томск, Тюмень, Уфа, Хабаровск, Челябинск.

      Видео про хранение документов в ОСГ

      ОСГ Рекордз Менеджмент — самая крупная архивная компания в России и странах СНГ. Для вас мы оборудовали 50 Архивов, посмотрите в видео как мы храним ваши документы.


      Архивное хранение документов в ОСГ: этапы

      Упаковка документов в архивные короба

      Архивные короба служат ещё одной степенью защиты ваших документов. Специальный трёхслойный гофрированный картон защищает ваши документы от физического воздействия и попадания пыли в документы, помогая сохранять их в целости на протяжении десятков лет.

      Составление описи документов

      До размещения документов на стеллажах в Архиве ОСГ мы составляем опись документов (реестр), по которой в дальнейшем вы сможете заказать скан-копию или доставку оригинала нужного вам документа.

      Перемещение документов на хранение

      Сотрудники ОСГ привезут вам архивные короба, упакуют, зарегистрируют и вывезут документы в Архив ОСГ на хранение. Всю логистику, независимо от её масштаба, мы берём на себя. Перемещают документы специально обученные бережной работе с документами сотрудники ОСГ.

      Сделать запрос сейчас

      Полезные ссылки по архивному хранению документов

      Сайт ОСГ предоставляет посетителям возможность досконально изучить вопросы управления документами и информацией. Используйте ссылки или посетите наш раздел Руководства и инструкции.

      Как организовать хранение домашних документов

      Многим из нас знакома ситуация, когда нам срочно понадобилась какая-то справка. Найти ее с первого раза не всегда получается в горе бумаг. Чтобы этого не произошло необходимо разработать пошаговый план, который в конце концов обеспечит порядок.


      Все документы всегда должны быть в порядке. Это не нужно не только для того, чтобы найти нужную бумагу, но и для безопасности. Ценные бумаги должны быть спрятаны от чужих глаз. А порча или утер документов — это всегда время, нервы и деньги.


      Еще один неприятный случай — природные катаклизмы. В таких случаях люди обычно быстро хватают папку с документами и убегают. А если все ценные бумаги хранятся неизвестно где и не в одном месте, то это всегда плохо, можно и без них остаться.


      Хранение документов в доме

      Первым делом необходимо перебрать документы. Некоторые сердобольные хозяйки хранят все подряд. Но стоит помнить, что у каждого документа есть свой срок — от 2 – х недели и до бесконечности.


      Уточните сроки хранения каждого документа. Помните, что документы на квартиру, удостоверения, ИНН, паспорта должны быть в сохранности постоянно. Кстати, иногда на справках и бумагах пишется срок, в течение которого они будут иметь правовую или юридическую силу.


      Чеки на бытовую технику хранят в течении гарантийного обслуживания. Но специалисты советуют хранить документы до тех пор, пока Вы пользуетесь техникой.

      Квитанции об оплате советуют хранить 3 года.


      От старых чеков от одежды, обуви избавляйтесь по мере необходимости.



      Как навести порядок в документах?

      Шаг 1. Соберите все бумаги в кучку.


      Шаг 2. Рассортирует бумаги по категориям. документы на квартиру

      • медицинские док-ты

      • налоговые

      • кредитные

      • квитанции об оплате

      • чеки и гарантийные талоны и так далее


      Можно распределить их относительно принадлежности к членам семьи (документы мамы, папы, детей и так далее). Главное, чтобы вам было удобно в любой момент найти нужную бумагу.


      Шаг 3. Выбор способа хранения. Как правило, чаще всего для хранения документов в доме используют папки с файлами. Они могут быть разными и с присвоением номера а могут быть одно, единой.


      Еще один способ организовать хранение документов в доме – картотеки с перегородками. Бумаги в этом случае в основном могут находиться в файлах или тонких папках – скоросшивателях. При этом сортировщиком выступают специальные пластины с выступами, где можно подписывать типы документов.



      Последний способ – это коробки. Документы можно складывать просто в коробки, а можно в папку, а потом уже в коробку.



      Шаг 4. Пришло время подумать о месте для ваших ценных бумаг. Место должно быть секретное, скрыто от чужих глаз. Это может быть антресоль, верхняя полка над рабочим столом, сейф или выдвижной ящик, желательно закрывающийся на ключ.


      Также ценные бумаги стоит хранить в недоступном для детей месте, вдали от солнечных лучей и влаги.


      Последний нюанс — заведите папку, в которой будут храниться все ксерокопии самых важных документов, например, паспорта, страхового полиса, пенсионного удостоверения, документов на квартиру и так далее. Ксерокопии могут понадобиться в самый неожиданный момент.

      Организация хранения документов

      Никак не удается найти нужный документ среди бесконечных стопок бумаг в офисе или дома? Как организовать хранение документов, которые Вы не можете уничтожить? Вам знакома ситуация, когда Вы из-за неправильной организации хранения документов долгое время не находите нужную бумагу?

      Многие сталкиваются с проблемой организации хранения

      И это понятно, ведь разбор документации – это последнее, что могло бы заинтересовать человека в конце рабочего дня. Однако правильная и эффективная организация хранения документов – залог быстрой и эффективной Вашей работы и работы Ваших подчиненных!

      Неотъемлемые составляющие удобной организации хранения документов:

      1. Упорядоченность.  Вы можете систематизировать все имеющиеся документы в алфавитном или хронологическом порядке.
      2. Шкафы и ящики. Можно оснастить систему хранения документов замками, если документы имеют конфиденциальный характер.
      3. Стеллажи и полки. Это еще один вариант организации хранения документов. Полки и стеллажи удобны, если Вам часто приходиться пользоваться хранимыми там документами.

      Кроме того, разумная организация хранения документов поможет Вам снизить расходы. Здесь перечислены некоторые аспекты, способные сделать хранение архивных документов более эффективным:

      Печатайте что-либо на бумаге только, если это действительно необходимо

      Сообщения электронной почты, например, не нуждаются в распечатывании. Складывайте документы в папки и коробки настолько плотно, насколько это возможно. Организация хранения документов должна быть такова, что документы, предназначенные для длительного и короткого пользования,  хранятся раздельно. Проследите, чтобы на каждой коробке или папке с архивными документами была обозначена дата их уничтожения. Тогда возможно будет поручить уничтожение документов архивной компании. Кроме того, несложно подготовить составить список бумаг, которые были утилизированы.

      Как известно, скупой платит дважды

      Используйте качественные коробки и папки. Заранее продумайте организацию хранения документов в архиве и спланируйте способ поиска и выемки файлов. Потребуется ли Вам кадастр, одна папка или вся коробка? Будут ли производиться срочные выемки? Правильная организация хранения документов в архиве делает доступной информацию о том, кто и когда обращался к тому или иному архивному документу. Это возможно при создании электронного архива. Возможно, не все эти пункты Вы сможете применить в Вашей организации. Но помните, что эффективная организация хранения документов, возможно, поможет Вам сэкономить.

      Часть 5. Хранение электронных документов

      В пятой статье проекта «Электронный документооборот. Школа бухгалтера» рассказываем, в чем разница бумажного и электронного архива. А также выясним, что делать тем, кто работает и с печатными, и с цифровыми оригиналами.

      Одно дело — организовать внутренний и внешний электронный документооборот, изучить все нюансы применения электронной подписи или сдачи налоговой отчётности в цифровом виде. И совсем другое — выстроить правильное хранение электронных документов.

      В пятой статье проекта рассказываем, в чем разница бумажного и электронного архива. А также выясним, что делать тем, кто работает и с печатными, и с цифровыми оригиналами.

      Хранение документов в электронном виде. Главные вопросы

      С одной стороны, законодательством определены одни и те же правила — как для бумажных, так и для электронных оригиналов. Основные понятия и требования описывает ФЗ № 125 «Об архивном деле в Российской Федерации».

      С другой стороны, есть несколько важных моментов, которые нужно учесть при работе с документами в электронном виде.

      Где хранить?

      Во-первых, нужно подготовиться технически. Придётся решать, где именно хранить электронные оригиналы: локально, в облаке или на носителях. Последние, кстати, быстро «устаревают» и изнашиваются — через 5-10 лет может случиться и так, что вы не сможете сохранённый когда-то открыть акт или счёт. И вот мы подобрались ко второму вопросу:

      Как воспроизвести?

      Сохранить — это легко, но для ведения бухгалтерского архива недостаточно. Его нужно «прочитать» завтра, через месяц или 5-10 лет спустя. Плохая новость в том, что форматы постоянно меняются — недавно был.XLS, а теперь.XLSX. Плюс к тому утверждаются обязательные форматы для документов, которые переводят в статус «формализованные». Насколько быстро устареют те, что вы использовали до момента «икс»?

      Важно: юридическое лицо несёт ответственность как за сохранность электронных документов, так и за их воспроизведение. В частности, такое требование содержится в ФЗ № 402 «О бухгалтерском учёте».

      Как организовать длительное хранение электронных документов?

      Закон требует хранить некоторые оригиналы более 50 лет. Что делать с ними? Какие меры нужно предпринять, чтобы документ можно было без проблем прочитать даже спустя полвека?

      Решений на рынке пока немного. На их фоне выделяется «Долговременный архив» от Directum — централизованное хранение всех документов в течение любого срока, установленного государством. При этом соблюдается легитимность процесса и их юридическая сила.

      Способы хранения электронных документов

      Рассмотрим самые популярные варианты, которые точно соответствуют требованиям законодательства.

      Локально. На самом деле нет разницы, как именно получаете и потом работаете с документами. В этом случае вы просто сохраняете на жесткий диск своего компьютера или в специально выделенную папку в локальной сети.

      «Недостаток этого способа — нет гарантии того, что документы будут в сохранности. Настроить ограниченный доступ к папкам очень сложно. При этом следить за тем, сколько уже хранится оригинал и мог ли кто-то внести в него изменения, придётся самому пользователю. Плюс для того, чтобы можно „воспроизвести“ акт или счёт, придётся озаботиться соответствующим ПО — как минимум редакторами. И наконец, уже через год-два вы увидите, насколько масштабным стал архив. Найти в нём нужный документ будет очень сложно».

      Иван Агапов, руководитель бизнес-направления Synerdocs

      Электронный архив. Речь о специально разработанных под эти задачи решениях. Как правило, их предоставляют в рамках ECM- и других систем.

      Приятных моментов здесь уже больше. Во-первых, работать с документами в так намного комфортнее. Найти необходимый акт или договор можно в пару кликов. Если нужно оставить какой-либо документ в тайне от сотрудников, которым знать о нём не положено, можно ограничить права доступа.

      При этом не нужно устанавливать другие программы. Система отобразит документ в читаемом виде и предоставит дополнительную информацию о нём. А сроки для разных видов документов реализуются автоматически.

      Хранение документов в облаке. Вариант подходит компаниям, для которых покупка ECM-системы пока не по карману или не является первоочередной задачей.

      Более того, хранить электронные оригиналы в облаке могут клиенты оператора ЭДО. Если ваша компания использует сервис обмена, то наверняка замечали — всё, что вы отправляли или получали, хранится прямо там же. И если под рукой будет интернет, то сможете с ними ознакомится — даже удалённо (дома, в отпуске и т. д.).

      Часто операторы хранят документы, даже если абонент их об этом не просит. Обратная ситуация — дополнительные настройки облачного хранилища. Допустим, вам нужно изменить правила доступа к файлам или обеспечить какими-либо дополнительными гарантиями, придётся обратиться к провайдеру. Такие функции оплачиваются отдельно.

      Сроки хранения документов

      Как долго нужно хранить электронные документы, определяет законодательство. В частности, требования к срокам содержатся в ФЗ № 402 «О бухгалтерском учёте». Согласно закону первичные документы нужно хранить в течение 5 лет после года, когда их в последний раз использовали для отчётности.

      Логичное наблюдение: чем значимее для государства (контролирующих органов) документ, тем дольше его необходимо хранить:

      Архив и электронная подпись

      Пока вы храните электронный документ, он должен иметь юридическую силу. На протяжении всего срока, что ему отведено государством. Главным гарантом его легитимности является электронная подпись.

      Вопрос: что делать, если документ будет храниться ещё 2 года, а ваш сертификат подписи уже недействителен? Действительно, его выдают только на год. А сроки обеспечения сохранности зачастую намного больше.

      Однако трагедии в этой ситуации нет. ФЗ № 63 «Об электронной подписи» говорит о том, что при проверке подписи сертификат ЭП должен быть либо действующим, либо должны быть доказательства, что он был таковым на момент подписания.

      «Такими доказательствами могут быть, например, штампы времени и информация о действительности ЭП (OCSP-ответы или списки отзывов сертификатов — CRL-списки). Если взять, к примеру, наш сервис, то при передаче электронной подписи она как раз дополняется данными доказательствами. Фактически, мы делаем из квалифицированной ЭП — усовершенствованную подпись (расширенный формат), которая поможет снять все существующие на сегодняшний день опасения об обеспечении легитимности ЭД».

      Иван Агапов, руководитель бизнес-направления Synerdocs

      А если коротко

      Закон определяет сроки хранения документов одинаково — что для бумажных, что для электронных оригиналов. Архив можно организовать прямо на жестком диске своего компьютера, в облаке (сервисе оператора ЭДО) или специализированном решении от разработчиков информационных и иных систем.

      Какой вариант подойдет вашей компании, зависит от того нюансов — от необходимости обеспечить конфиденциальность коммерческих данных до желания ускорить процесс в работе с документами.

      Читать ещё:

      Больше материалов для бухгалтера на ECM-Journal >>

      13 способов систематизировать, хранить и навсегда избавиться от беспорядка из бумаги

      Вам когда-нибудь казалось, что вы тонете в бумаге?

      Может быть, ваш кошелек переполнен квитанциями. Может быть, ящики вашего стола забиты приглашениями на свадьбу и старыми рождественскими открытками. Или, может быть, у вас в дальнем углу кухонной стойки лежат груды банковских выписок и счетов.

      Давайте посмотрим правде в глаза: беспорядок в бумаге — один из худших нарушителей. Он накапливается быстро и может стать непосильным, если не заниматься с ним каждый день.

      Но, к счастью, все, что нужно, чтобы избавиться от бумажного беспорядка в вашем доме, — это несколько умных уловок и хорошо реализованные системы организации.

      Выполните эти 13 невероятно эффективных шагов, чтобы систематизировать, хранить и навсегда избавиться от беспорядка с бумагой.

      MakeSpace — это больше, чем просто хранилище.

      Чтобы узнать, как можно освободить место в своей жизни, поговорите с одним из наших экспертов по космосу. Мы подберем для вас подходящий тарифный план.

      1. Не используйте бумагу для банковских выписок и счетов

      Pixabay / stevepb

      Первый шаг к расхлаждению вашей бумаги — это предотвратить попадание всех бумажных предметов в ваш дом в будущем.

      Как, спросите вы?

      Перенести все в онлайн. Большинство банков и крупных коммунальных компаний предлагают отказаться от получения отчетов и уведомлений по почте — все, что вам нужно сделать, это спросить.

      Чтобы пойти дальше, откажитесь от рукописных чеков и оплатите счета онлайн.Вы будете удивлены, узнав, сколько людей даже не подозревают, что это возможно (на оплату онлайн-счетов приходится только 58% оплаченных потребительских счетов), но это так, и это гениально.

      Онлайн-система оплаты счетов упрощает своевременную оплату счетов и управление бюджетом. Это также избавляет от необходимости запасаться конвертами и марками. Это беспроигрышный вариант.

        Бесплатный бонус:  15 полезных советов по уборке дома 

      2. Очистите бумагу

      Flickr / Keith Williamson

      Во-первых, соберите все листы бумаги в своем доме.Не забывайте проверять ящики для мусора на предмет смятых меню на вынос, инструкций по эксплуатации и рекламных листовок.

      Затем разложите все по трем стопкам: «Утилизировать», «Сканировать» или «Сохранить».

      Сложите важные документы, такие как налоговые декларации, медицинские файлы, страховые документы и договоры аренды, в стопку и отсканируйте их на свой компьютер для сохранности. Сохраните особые фотографии или сентиментальные открытки, с которыми вы совершенно не можете расстаться, а затем утилизируйте все остальное.

      Бесплатный бонус: прочтите эти минималистичные советы по жизни, чтобы узнать, как урезать свои вещи и жить с меньшими затратами.

      3. Измельчить личные документы

      Pixabay / Hans

      Все, что содержит вашу личную информацию (например, ваш адрес, номер социального страхования, номер телефона или номер банковского счета), следует измельчить, а не выбрасывать при регулярной переработке.

      Шредер не только помогает защитить вашу конфиденциальность, но и удаляет всю бумагу, которая попадает в раздражающую категорию «нельзя выбросить, но некуда положить».

      4. Утилизируйте стопки журналов и газет

      Flickr / Jessica Spengler

      Давайте будем честными: вы никогда их больше не прочитаете, и они вам не понадобятся для будущего ремесленного проекта или доски визуализации (Pinterest нас покрывает).

      Пока вы это делаете, откажитесь от подписки на все журналы, которые вам больше не интересны.

      Трудно избавиться от вещей? Узнайте, как легко привести в порядок свой дом, как Мари Кондо, самый организованный человек в мире.

      5. Создайте файловую систему

      The House on Hillbrook

      Существует так много разных типов файловых систем, но все лучшие имеют несколько общих черт: они логически организованы, легкодоступны и достаточно просторны, чтобы со временем хранить новые документы.

      Обсудите доступное пространство, прежде чем покупать новое оборудование для хранения документов. Если у вас есть открытые ящики стола, подойдут металлические направляющие для файлов. Если у вас много места в шкафу, выбирайте переносные ящики для файлов.

      Предпочитаете, чтобы ваши файлы были на виду?

      Настольные органайзеры — это то, что вам нужно.

      Далее запаситесь папками с файлами и разделите все по категориям. Убедитесь, что вы охватываете все основы (домашнее животное, дом, медицина, творчество, работа, дети и т. Д.) И как можно более конкретизируете свои ярлыки.

      Создайте для больших категорий, таких как «Финансы», собственные папки с дополнительными файлами для определенных типов документов, таких как «Налоговые декларации» или «Счета».

        Бесплатный бонус:  Пока вы подаете, узнайте, как организовать свой рабочий стол менее чем за четыре минуты 

      6. Поместите мешок или мусорное ведро рядом с входной дверью.

      Flickr / Wicker Paradise

      Прежде чем принести почту в дом, остановитесь у входной двери, чтобы выбросить все, что, как вы знаете, вам не нужно — например, листовки, рекламные объявления, купоны и нежелательную почту.

      Затем всякий раз, когда вы выходите за дверь, хватайте сумку и бросайте бумагу в мусорную корзину.

      7. Создайте пункт «Принять меры» для документов, которые необходимо обработать.

      The Inspired Room

      Поместите все бумаги, которые требуют действий с вашей стороны — карточки с ответом на приглашение по почте, формы для подписи, письма для отправки — в одно специально отведенное место. Вы можете повесить бумаги на огромную кухонную доску для сообщений, сложить их в органайзер на столе в прихожей или положить на неглубокий поднос на столе.Все, что лучше всего подходит для вас.

      Чтобы ваша станция не превратилась в зону свалки, назначьте себе ежедневную или двухнедельную встречу, чтобы позаботиться о бумагах и расчистить пространство.

      8. Хранить купоны в папке

      Tiny Tips By Michelle

      Купоны могут быть главной причиной беспорядка на бумаге. Вы находите их, с энтузиазмом обрезаете, а затем прячете в ящик для мусора, чтобы срок годности истек и собирать пыль.

      Если ваше стремление к экономии мешает вашему пространству и рассудку, вам нужно лучшее решение.

      Ответ?

      Связующие. Или портфели для карточек. Или любая другая потребность средней школы. Просто храните переплет в машине или в сумочке, чтобы использовать его, когда идете за покупками.

      9. Храните важные квитанции также в подшивке

      Honey We’re Home

      Как и купоны, квитанции можно хранить в небольшой папке.

      Убедитесь, что вы храните скоросшиватель в удобном месте, чтобы у вас не было оправдания, чтобы не добавлять в него новые квитанции в конце каждой недели.

      10. Используйте календарь

      Just A Girl and Her Blog

      Вам не нужно сохранять листовки или приглашения, если у вас есть календарь, в котором вы можете записывать все свои предстоящие мероприятия.

      Цифровой календарь идеален, но если вы хотите видеть свое недельное расписание, не разблокируя телефон, купите настольный или настенный календарь.

      Каждый раз, когда вы получаете новый лист бумаги с подробным описанием предстоящего события, просто перенесите информацию в свой календарь и утилизируйте бумагу.

      11. Повесьте фотографии или поместите их в альбом

      A Beautiful Mess

      Не позволяйте своим драгоценным воспоминаниям лежать в коробке под кроватью. Если у вас спрятана куча распечатанных фотографий, дайте им новую жизнь: поместите их в альбом, вставьте в рамку или повесьте на пробковую доску, чтобы вы могли наслаждаться ими каждый день.

        Бесплатный бонус:  Вот как правильно хранить ваши старые фотографии, чтобы они, вместе с некоторыми из ваших самых ярких воспоминаний, оставались в отличном состоянии на долгие годы 

      12.Храните бумажные изделия в нужных местах

      В моем собственном стиле

      Ключ к регулярному использованию и удовольствию от ваших вещей — это хранить их в подходящем для вас месте. Вот три простых и эффективных идеи:

      1. Держите бумажные предметы, которыми вы пользуетесь каждый день, на виду. Положите новые журналы на журнальный столик, канцелярские товары на стол и так далее.
      2. Храните сентиментальные предметы, такие как открытки, школьные документы и сувениры, в красивых коробках или корзинах, чтобы выставить их на книжных шкафах и полках.Вы с большей вероятностью будете время от времени просматривать свои сувениры, если они не спрятаны в шкафу.
      3. Храните все свои поделки и офисные бумажные товары (например, дополнительную бумагу для принтера, записные книжки и стикеры) в одном месте.

      13. Храните бумажные изделия в MakeSpace

      Для всего, что не поместится в вашем доме, например, коробок с дополнительными обоями, старых открыток ко Дню святого Валентина и книг, которые вы уже прочитали (вот как решить, какие книги оставить), позвольте MakeSpace хранить все для вас.

      Просто запланируйте получение и упакуйте вещи. Мы заберем все из вашего дома, перевезем в безопасное хранилище с контролируемой температурой и создадим удобный онлайн-каталог фотографий ваших вещей.

      Затем, если вы захотите вернуть что-то из хранилища, просто войдите в свою учетную запись MakeSpace, нажмите на фото объекта, и мы доставим его прямо вам.

      Верхнее изображение с Flickr / Шон Винтерс

      Эту статью написала Пейдж Смит, писатель-фрилансер из округа Ориндж, Калифорния, специализирующаяся на вопросах образа жизни, благополучия и путешествий.

      Как упорядочить важные документы просто и надежно

      Сроки подачи налоговой декларации вдохновляют многих из нас на то, что мы наконец-то собираемся систематизировать свои документы.

      Начните с понимания того, что нужно хранить, в каком формате и как долго. Затем настройте систему для организации ваших записей. Он не обязательно должен быть всеобъемлющим или совершенным — просто начните с того места, где находитесь.

      Организация не только упростит следующий налоговый сезон, но и поможет вам или кому-либо, кому вы доверяете, получить доступ к документам в случае необходимости.

      Какие документы мне сохранять? И как долго?

      Начните со сбора документов, которые вы должны хранить вечно:

      • Свидетельства о рождении, усыновлении и смерти.

      • Свидетельства о браке и указы о разводе.

      • Военная служба и демобилизация.

      Далее идут документы, которые могут вам понадобиться в течение многих лет:

      • Документы на собственность и права собственности на автомобиль до момента продажи.

      • Записи о покупке дома, улучшениях и расходах, обычно в течение трех лет после сделки по обмену недвижимостью.

      • Действующие страховые полисы и бизнес-лицензии.

      • Текущее завещание и трастовые документы, а также информация о пенсионных выплатах.

      Затем подумайте о налоговых документах, которые нужно хранить в течение трех лет после подачи. Сертифицированный бухгалтер Джон Мэдисон из Ашленда, штат Вирджиния, говорит, что для начала нужны следующие документы:

      • Информация об инвестициях, в том числе о том, когда вы купили и сколько заплатили.

      • Документация по медицинским расходам, включая счета расходов на здравоохранение.

      • Квитанции, связанные с коммерческой деятельностью.

      • Поступления на благотворительные взносы.

      В этом налоговом году есть некоторые изюминки: есть благотворительный вычет в размере 300 долларов на налогоплательщика из пакета помощи от коронавируса, принятого в конце марта, даже если вы не перечисляете его. А если во время пандемии вы получаете пособие по безработице или работаете в другом штате, сохраните документы, относящиеся к этим ситуациям.

      Наконец, подумайте о таких элементах, как гарантии, другие квитанции и финансовые отчеты.

      Как мне организовать записи?

      Во-первых, плохая новость: бросать все в коробку из-под обуви — это не организационная система.

      «Коробка из-под обуви ни на кого не годится», — говорит Линнетт Халфани-Кокс, автор «Денежного тренера» и бывший журналист, освещавший финансовые темы. Халфани-Кокс признает, что она тоже это сделала. Она говорит, что обувная коробка — это «способ для людей« вести »записи, не прибегая к инфраструктуре и начальному упорному труду по организации.«

      Настройка файловой системы может сэкономить время и деньги в долгосрочной перспективе, — говорит Халфани-Кокс. Вы сможете найти подтверждающую информацию, например, для налоговых вычетов или квитанции для получения гарантии или защиты цен.

      Решите, будете ли вы организовывать по теме или по году. Вам может понадобиться физический картотечный шкаф, заполненный папками, или цифровая версия для хранения электронных или отсканированных копий. Вы можете начать оцифровку некоторых записей, выбрав безбумажный биллинг и электронную доставку выписок. Затем загрузите эти отчеты в виде PDF-файлов и поместите их в свою цифровую файловую систему.

      Нет единого решения, подходящего для всех; Лучшая система для вас — это та, с которой вы привыкли и будете придерживаться, и та, которая помогает вам эффективно находить документы.

      Халфани-Кокс говорит, что временно бросать вещи в ящик или файл, виртуальный или физический, нормально, если вы просматриваете его периодически — идеально ежемесячно.

      Франсин Липман, профессор налогового права Университета Невады, Лас-Вегас, рекомендует прочитать заявления перед подачей.Это может помочь вам обнаружить и устранить утечки денег, такие как банковские сборы или забытые бесплатные пробные предложения, которые превратились в регулярные платежи.

      Она также рекомендует сканировать документы, которые могут выцветать, например квитанции, а затем распечатать их.

      Как сохранить документы в безопасности?

      Поскольку эти документы содержат очень много личных данных — номеров счетов, страховки или информации об инвестициях, — они являются золотой жилой для похитителей личных данных.

      Бумажные документы следует хранить в закрытом месте.Важнейшие предметы, такие как свидетельства о рождении и браке, титулы, завещания, страховые полисы, являются кандидатами на использование сейфа или несгораемого сейфа. По словам Мэдисон, храните сейф «где-нибудь, не очевидным в случае взлома», и храните цифровые копии его содержимого.

      Сделав цифровые копии документов в своем сейфе, вы можете почувствовать себя достаточно комфортно, чтобы переключиться с бумажных документов на электронные. Это экономит место и избавляет от необходимости измельчать.

      Цифровые файлы должны быть заблокированы и / или защищены паролем или храниться на съемном диске.Или вы можете хранить их в облаке для доступа к ним с нескольких устройств. Мэдисон говорит, что документы также должны быть зашифрованы, а программное обеспечение, которое вы используете для шифрования, должно быть актуальным.

      Наконец, расскажите кому-нибудь, кому вы доверяете, как получить доступ к вашим файлам в экстренных случаях.

      Эта статья была написана NerdWallet и первоначально опубликована Associated Press.

      Как организовать важные документы

      У взрослого человека есть свои преимущества. . . и проблемы. В детстве вы мечтаете о том дне, когда у вас будет возможность водить машину, иметь собственный дом и не ложиться спать сколько угодно допоздна.Но вы никогда не задумываетесь о не очень веселых вещах, таких как уплата налогов, удаление зуба или продление водительских прав. О, а как насчет того, чтобы выяснить, как безопасно организовать все те важные документы, которые вы должны хранить на протяжении многих лет?

      В какой-то момент просьба к 75-летней маме принести на ночь копию свидетельства о рождении уже не помогает. Так откуда же вам узнать разницу между важными документами и теми, которые должны быть отправлены прямо в уничтожитель?

      Не волнуйтесь, мы вас позаботимся.Но сначала давайте поговорим о том, что это за важные документы и почему вы должны их хранить.

      Что такое важные документы?

      Важные документы — это те бумаги, которые нужно иметь при себе «на всякий случай». Скорее всего, вам вряд ли когда-нибудь понадобится их использовать, если только не произойдет важное жизненное событие, например покупка дома, рождение ребенка, изменение имени или составление завещания. Но именно в такие важные (но редкие) моменты вы поймете, что вам, вероятно, стоит начать хранить их где-нибудь, чтобы вы могли легко их найти.Эти документы включают:

      • Документы, удостоверяющие личность
        • Карты социального страхования
        • Свидетельства о рождении
        • Документы об усыновлении
        • Свидетельства о браке
        • Паспорта
      • Налоговые документы
        • Налоговые декларации
        • W-2 и формы 1099
        • Любые налоговые формы, квитанции и записи
      • Учет собственности
        • Регистрация и право собственности на автомобиль
        • Ипотечные ведомости, документы о продаже и векселя
        • Страховые полисы (дом, автомобиль, личное имущество и т. Д.)
      • Медицинская карта
        • Завещания, доверенности или жилое завещание
        • Медицинские счета
        • Инструкции по захоронению
        • Полисы медицинского страхования
      • Финансовая отчетность
        • Корешки для оплаты
        • Аннулированные чеки
        • Справка об инвалидности или безработице
        • Записи о пенсиях / пенсионных планах
        • Инвестиционная отчетность

      Понятно.Хранение всех важных документов на жестком диске может показаться лучшим вариантом — никаких потерянных бумаг, никакого беспорядка и никаких забот. Но всегда полезно иметь под рукой бумажную копию, которую на всякий случай хранят в надежном месте. Ты никогда не узнаешь . . . жесткие диски выходят из строя или теряются, а компьютеры выходят из строя. И в следующий раз, когда переедете, можете случайно забыть, где это упаковали. В случае сомнений распечатайте его (и храните в надежном месте).

      Сэкономьте 10% по вашему желанию с промокодом RAMSEY10.

      Поэтому, когда вы проводите генеральную уборку, обязательно храните их в надежном месте. И нет, мы не говорим о том «безопасном месте», которое настолько безопасно, что вы никогда не сможете вспомнить, где оно находится.

      Речь идет о несгораемом сейфе для документов, сейфе или шкафу. Также разумно держать их все в порядке. Вам нужно, чтобы он был четко распределен по категориям, чтобы его было легко найти. Купите несколько папок и этикеток, чтобы все было в порядке и читаемо.

      Итак, теперь, когда вы знаете, как отличить важные документы от не очень важных, вам нужно знать, как долго вы должны их хранить.

      Как долго мне следует хранить банковскую выписку?

      Выписки с банковского счета: для чего они вообще годятся? Заманчиво выбросить их прямо в ближайший мусорный бак, как только вы их получите. Но не так быстро! Они действительно отлично подходят для просмотра всех ваших ежемесячных транзакций в одном аккуратном месте. Так что в следующий раз, когда вы получите по почте одного из этих плохих парней, уделите несколько минут и поищите что-нибудь необычное. Затем поместите его в несгораемый сейф и храните не менее одного года.То же самое и со всеми этими квитанциями о заработной плате. Они могут понадобиться вам, чтобы предоставить подтверждение дохода, когда вам нужно совершить крупную покупку или оспорить любое подозрительное поведение (например, кражу личных данных).

      Как долго я должен хранить свои медицинские записи?

      Федеральная торговая комиссия рекомендует хранить оплаченные (и неоспоримые) медицинские счета в течение как минимум одного года. Послушайте: люди делают ошибки. Этот интерн в отделе выставления счетов больницы, вероятно, не разбирался во всех деталях, поэтому вы можете получить или не получить один и тот же счет дважды.Ваши медицинские счета отражают то, что вы заплатили, и вам пригодятся, когда вы позвоните им и любезно сообщите им, что вы их уже оплатили. А если вы не оплатили или оспариваете счет, вы можете оставить их себе, пока пыль не уляжется и все не будет разрешено.

      Как долго мне следует хранить счета за коммунальные услуги?

      Не долго — если вы не знаете, что вам предстоит поездка в DMV и вам нужно будет подтвердить вашу личность. В подобных случаях вам нужно будет иметь счета за коммунальные услуги за прошлый месяц с указанием вашего имени и адреса спереди и по центру.В противном случае получайте удовольствие, делая свое собственное бумажное конфетти с помощью измельчителя.

      Как долго я должен хранить свою налоговую декларацию?

      Семь лет. Ага, семь! Никогда не знаешь, когда они могут понадобиться. Может, IRS хочет провести аудит. Может быть, вы собираетесь покупать новый дом и вам нужно доказать, что вы были ответственным человеком в финансовом отделе. Никогда не угадаешь, так что лучше держать все, что связано с налогами, при себе. . . так, на всякий случай.

      Как долго я должен хранить чеки?

      Измельчите этих лохов прямо сейчас! Если вы не работаете в домашнем офисе, не занимаетесь ремонтом или чем-то еще, на что вы можете получить налоговую скидку, они вам действительно не нужны. Так что вперед, возьмите кучу квитанций, которые вы собирали из своих еженедельных походов за продуктами, и измельчите их. Тебе уже не лучше?

      На случай, если вам интересно: эти гарантийные талоны, квитанции на дорогостоящие товары (например, новый телевизор) и даже доказательства домашнего ремонта? Ага, вы должны держать их под рукой, пока не истечет гарантия, вы не продадите телевизор или не переедете из дома.

      Как долго я должен хранить записи о собственности?

      Это зависит от обстоятельств.Вам действительно следует хранить такие вещи, как титулы, документы, выписки по ипотеке и даже страховые полисы, пока вы владеете своей собственностью (или сроком действия ссуды). И как только вы скажете hasta la vista к этому платежу по ипотеке, и ваш дом оплачен, вы все равно захотите хранить эти документы в течение как минимум 10 лет.

      Если вы путешествуете на взятой напрокат машине, пора расплатиться с этим бездельником! Но когда дело доходит до платежей по кредиту, деталей контракта, титулов и свидетельств страхования, вы захотите продержаться у них как минимум 10 лет. . . так, на всякий случай. Долги не часто возвращаются, чтобы преследовать вас, но всегда полезно быть готовым. Совет профессионала: выплатите все старые долги и навсегда распрощайтесь с Financial Peace. Вы вздохнете с облегчением, когда он наконец исчезнет!

      Как долго я должен хранить личные записи?

      Личные записи — это свидетельство о рождении, свидетельство о браке, карточки социального страхования, пенсионные счета, документы по страхованию жизни, завещание и доверенности.Вам нужно сохранить все это навсегда. Хотя ваше свидетельство о рождении, свидетельство о браке и карточка социального страхования имеют наибольшее значение, когда вы живы, ваше завещание, доверенность, завещание и полисы страхования жизни (например, пожизненный срок и инвалидность) помогут вашим близким после вашего отъезда.

      Когда дело доходит до завещаний, доверенностей, завещаний на проживание, страхования жизни (например, пожизненного срока или нетрудоспособности) и даже информации о ваших пенсионных счетах, вы не хотите, чтобы члены вашей семьи и близкие были вынуждены искать по мелочам. чтобы узнать, что им делать с вашей личной собственностью.А если у вас нет желания, самое время его получить! Вы можете легко создать свое завещание онлайн уже сегодня. Это самое доброе дело, которое вы можете сделать для своей семьи.

      Практическое правило таково: если вы считаете, что он может вам понадобиться, если это документ, удостоверяющий личность, если он имеет отношение к вашим финансам или защищает ваше будущее (например, страхование жизни или завещание), тогда держись за это. И не забудьте уничтожить любой документ с личной информацией, прежде чем выбросить его в корзину.Мало ли кто мог это достать!

      10 удобных способов систематизировать ваши личные документы

      10 умных способов систематизировать ваши документы.

      Оформление документов! Если вы похожи на большинство людей, вы, вероятно, временами чувствуете себя подавленным из-за всего беспорядка из бумаги , с которым вам нужно разобраться и организовать. Если вы не получаете только электронные счета, тогда у вас есть ежемесячные счета и выписки со счетов, которые нужно анализировать, помимо нежелательной почты, медицинских записей, страховых документов, гарантий, квитанций, руководств, школьных документов ваших детей, налоговых документов. , и больше! Это много документов, которые нужно отслеживать! И плохо то, что у вас могут возникнуть большие проблемы, если вам понадобится один из этих документов, но вы не сможете его найти.К счастью, есть много разных способов справиться со всей бумагой в вашей жизни! Ознакомьтесь с этим 10 удобных способов систематизировать ваши личные документы !

      Раскрытие информации: Этот пост может содержать партнерские ссылки на Amazon и / или Etsy, что означает, что я могу получить небольшую комиссию с некоторых ссылок в этом посте. Пожалуйста, посетите нашу страницу раскрытия информации для получения дополнительной информации.

      Я видел рекламу некоторых веб-сайтов, которые предлагают сохранить ваши личные документы в безопасности и упорядочить в Интернете.Хотя мне нравится, что мои документы всегда доступны в облаке и защищены от огня или воды, я также знаю, что любой веб-сайт можно взломать. Поэтому в настоящее время я предпочитаю придерживаться старой школы и иметь домашнюю систему наполнения , которая обрабатывает мои методы организации бумаги . Если вы чувствуете то же самое, вы обязательно найдете эти идей по организации домашнего документооборота, , ниже, как очень полезные!

      10 удобных способов систематизировать личные документы

      1.Персонализированный органайзер почты

      Это одновременно милый проект DIY и отличный способ систематизировать почту! Мне нравится, что в нем есть место для вещей, которые вы планируете отправлять по почте. Вы можете настроить ярлыки, чтобы на них было написано все, что вы хотите, чтобы они лучше соответствовали вашему образу жизни. Узнайте, как сделать этот отличный персонализированный органайзер для почты, следуя руководству Her Tool Belt! Если у вас нет времени на самостоятельную сборку основной структуры почтового органайзера, вы можете найти симпатичную готовую структуру на Amazon, к которой вы можете добавить ярлыки.

      2. Органайзер квитанций

      Это отличный способ систематизировать чеки, не занимая много места. А для разных категорий чеков можно сделать разные органайзеры! Посетите I Heart Planners, чтобы узнать, как собрать свой собственный умный органайзер для квитанций, а также ее советы по умной организации квитанций! Вы можете приобрести органайзер для квитанций с цветовой кодировкой на Amazon.

      3. Организация файлов с вкладками

      Если вы храните файлы всего в нескольких папках или у вас много папок, которые не помечены, то вы можете извлечь выгоду из этой системы, используя вкладки! Child at Heart дает ей советы о том, как организовать документы, а также некоторые другие ваши документы!

      4.Система хранения школьных материалов

      Вы не поверите, сколько бумаги вы соберете за школьные годы ваших детей! Между табелями успеваемости и официальными документами, произведениями искусства, фотографиями и другими памятными вещами вы скоро получите большую стопку! Simply + Kierste объясняет, как легко организовать школьные документы для ваших детей (включая бесплатные печатные этикетки для этикеток!).

      5. Карманный органайзер для счетов и квитанций на дверце шкафа

      Это такая хорошая идея! Вы можете настроить их так, чтобы они говорили все, что хотите, и можете сделать столько, сколько сможете уместить в своем кухонном шкафу или любом другом шкафу, который у вас может быть! Следуйте инструкциям по организации домашней жизни и создайте свои собственные удобные органайзеры для счетов и квитанций на дверце шкафа!

      6.Органайзеры старой книги

      Это так мило и креативно! С легкостью отсортируйте свои счета, нежелательную почту, журналы и многое другое, следуя объяснениям Beyond the Picket Fence о том, как сделать очаровательные старые книжные почтовые органайзеры своими руками!

      7. Папка для хранения документов

      Вы не можете назвать свои бумаги официально зарегистрированными, если у вас нет легкого доступа к наиболее важным в чрезвычайной ситуации. Арадор объясняет, как легко собрать скоросшиватель, который будет хранить ваши самые важные документы в порядке и быть готовым к любому наихудшему сценарию!

      8.

      Файлы с цветовой кодировкой

      Система, которую вы могли бы использовать вместо или в дополнение к типичному методу маркировки для организации важных документов, — это цветовое кодирование. В «Чаше, полной лимонов» объясняется, как сделать ваш картотечный шкаф аккуратным и организованным с помощью удобной системы организации файлов с цветовой кодировкой! Вы можете найти красочные свисающие папки с файлами на Amazon.

      9. Тканевый сортировщик почты

      Это симпатичная идея для хранения документов! Если вы предпочитаете шить вещи, то можете сделать сортировщик почты из ткани! Bright and Blithe объясняет, как сшить симпатичные тканевые сортировщики для почты, и включает бесплатные печатные издания, которые помогут вам организовать сортировку еще больше!

      10.Папка для дома

      Папка для управления домом имеет решающее значение для управления вашим домом! Это удобное место для упорядочивания важных личных документов и других бумаг, например списков дел и планов меню. Сделайте жизнь проще и храните свои личные документы более организованными, следуя моим советам по созданию полезной папки для домашнего хозяйства!

      Как вы храните свои личные документы?


      Вас также могут заинтересовать: 10 полезных идей по организации возвращения в школу

      Как систематизировать важные документы дома | Перед ходом

      Когда мы вообразили, каково это быть взрослыми, изучение , как организовать важные документы дома , определенно не было одной из тех вещей, которых мы ждали.Если вы наберете в Google «быть взрослым», то для автозаполнения будет предложено «так сложно», «переоценено» и, возможно, наиболее уместно «не вполовину так весело». Но не волнуйтесь, дорогой читатель. Хотя «взрослый» имеет множество обязанностей, он по-прежнему, несомненно, радует себя там, даже если это подразумевает понимание того, как время от времени систематизировать важные документы.

      Создание надежной системы хранения документов сделает ваш дом более комфортным.

      Кроме того, может быть страшно, когда ты не можешь найти то, что ищешь, верно? Неспособность найти этот единственный документ, когда вы думали, что готовы к большому движению, может быть очень неприятным. Вот почему следование этим рекомендациям окажется более чем полезным, независимо от того, нужна ли вам помощь в уборке дома или вы планируете переехать на большое расстояние.

      Необходимые инструменты и материалы

      Подобная работа не требует большого количества оборудования и материалов , но, безусловно, требует вашего полного внимания.Тем не менее, если говорить об инструментах и ​​расходных материалах, их получение ускорит процесс и позволит вам перемещаться без стресса:

      • Папки с файлами,
      • картотечный шкаф или ящик для документов,
      • Подвесной ящик для документов,
      • Органайзер настольный,
      • Контейнер для мусора,
      • Маркер или ручка для этикеток,
      • Шредер.

      Правильные материалы облегчат весь процесс

      Сбор документов

      Сортировка ваших документов имеет решающее значение при настройке файловой системы, которую вы будете использовать.Вот почему — это первый и самый важный шаг — собрать все ваши бумаги и личные документы в одном месте. Тщательно подметите свой дом, проверьте все места, осмотрите каждый укромный уголок и трещину. Мы уверены, что вам не хочется быть тем человеком за прилавком, который каким-то образом потерял или забыл свой самый важный документ. Независимо от того, переезжаете ли вы в другой штат в одиночку или, может быть, переезжаете из квартиры в дом, вам не обойтись без предварительной подготовки. Организация переезда означает, что перед тем, как нанять грузчиков на дальние расстояния, необходимо проработать множество деталей и начать планировать услуги по переезду на большие расстояния, а также профессиональную упаковку.

      Даже не думайте начинать, не собрав предварительно все документы

      Разделяй и властвуй — правильный метод

      Столкнувшись с важными жизненными событиями и вопросами, например, как переехать в другую страну, последнее, что вам нужно, — это тратить свое время на размышления о пропавшем документе . Но, давайте посмотрим правде в глаза, документация — одна из вещей, которую чаще всего забывают упаковать, и вы определенно не захотите просить вас об образовании, паспорте или рецепте, который вам дал не так давно врач. Итак, когда вы говорите о том, как организовать важные документы, разделение их обеспечит легкий доступ к ним, и вы обретете душевное спокойствие. Чтобы избежать путаницы, не забывайте тщательно маркировать их.

      Личные идентификационные записи

      Личная документация является наиболее важной, поскольку она доказывает, что вы существуете.Давайте посмотрим, что в него входит:

      • Свидетельства о рождении, карточки социального страхования и паспорта,
      • Свидетельство о браке,
      • Необходимая документация по усыновлению.

      Если вам интересно, , как долго вы должны хранить эти записи , ответ прост: вечно. Некоторые из них необходимы в течение вашей жизни, например свидетельство о рождении, свидетельство о браке и карточка социального страхования. Что бы вы ни делали, переезжаете ли вы в первый раз всего в нескольких кварталах отсюда или путешествуете по стране в поисках новой любви, вам понадобятся упакованные в целости и сохранности.Даже если вы только мечтаете о переходе в другой штат, держитесь за свою документацию.

      Налоговая отчетность

      Когда дело доходит до ответственного гражданина, помните об этом:

      • Любые налоговые декларации и декларации, и
      • Годовые отчеты о доходах

      на семь лет.Ага, вы правильно расслышали. Все, что связано с налогами, лучше всего держать около . Они могут потребоваться для аудита или в финансовом отделе при принятии решения о покупке нового дома. Ты никогда не узнаешь.

      Отчет о собственности

      Организация подобных важных документов имеет решающее значение, потому что сохраняет ваши законные права для использования в будущем. упрощает продажу или передачу собственности:

      • Документация по страхованию личного имущества,
      • Свидетельство о регистрации автомобиля,
      • Ипотечная документация, а также акты купли-продажи.

      Было бы полезно, если бы вы держали их в порядке , пока вы владеете своей собственностью , может быть, даже дольше. А когда речь идет об выписках по ипотеке, свидетельствах о страховании и деталях контракта, вы захотите, чтобы они были с вами в течение многих лет, на всякий случай.

      Медицинская карта

      Хорошие медицинские записи и информация о здоровье жизненно важны и должны быть отнесены к таковой:

      • Медицинские счета,
      • Полисы медицинского страхования,
      • Завещание и доверенность на жизнь,
      • Инструкции по захоронению.

      Хранение ваших оплаченных и бесспорных счетов в течение как минимум одного года — это то, что предлагает Федеральная торговая комиссия, поскольку они доказывают, что вы заплатили за их услуги.

      Финансовая отчетность

      Если вам интересно, , как организовать документацию для работы с вашим банком или кредиторами, попробуйте выделить их:

      • Все ваши накопленные зарплаты,
      • Все обработанные чеки,
      • Заявления, касающиеся ваших инвестиционных целей,
      • Документация по пенсионному плану,
      • Лист нетрудоспособности,
      • Справка по безработице.

      Мы полагаем, что вы больше всего на свете хотели бы избавиться от них, но хранить все ваши ежемесячные транзакции в одном месте довольно удобно. Даже если у вас может возникнуть соблазн выбросить их в мусор, подайте ваши банковские выписки и квитанции о выплате точно так же, как вы делали предыдущую документацию. Они могут вам понадобиться.

      Хотя это утомительная задача, вы будете рады, что выполнили ее, когда начнете искать конкретный документ.

      Оцифруйте свою документацию

      Может быть, вы не стремитесь создавать полностью безбумажную систему, но преобразование части вашей семейной документации в электронные файлы может быть хорошей идеей при выборе места для хранения важных документов. Выписки из банка, налоговые квитанции, счета-фактуры, что угодно. Они не тратят ваше пространство, и, в качестве бонуса, ваша оцифрованная документация никогда не потеряет актуальность. Как только вы попадете в канавку, вам будет сложно помешать измельчению.

      Преобразование часто используемых бумажных записей в электронные оказалось полезным

      Детские документы

      Какими бы ни были ваши причины переехать, при переезде с детьми на большие расстояния их школьные рекорды являются одними из основных, к которым нужно подготовиться. Было бы неплохо иметь при себе копии, но имейте в виду, что только официальных запечатанных копий будут приняты в качестве их постоянных учетных записей . Один из лучших советов по переезду между штатами при переезде с детьми — попросить рекомендательное письмо от нынешнего учителя вашего ребенка. Посещение вашего педиатра также может быть разумным из-за физического состояния. Убедитесь, что у вас есть полный список всех прививок и детских прививок. Получите копии обычных рецептов, если необходимо, и имейте полный набор медицинских карт .Разобраться во всем — один из лучших советов по переезду, если вы ищете самый простой способ собрать вещи для переезда.

      То же самое касается и домашних животных. Принесение их медицинских карт — также один из важнейших шагов для успешного переезда.

      При переезде на новое место разделение самых важных документов ваших детей является жизненно важным подготовительным шагом.

      Как избавиться от беспорядка, связанного с бумагой

      Пора попрощаться с некоторыми вещами.Это сделает процесс переезда менее сложным, потому что знание того, что не брать с собой при переезде, не менее важно, чем то, что вы сочтете нужным. Избавиться от кучи вторсырья — самый простой шаг при расчистке пространства. Следующим шагом будет уничтожение всех ненужных конфиденциальных заявлений, чтобы защитить ваши данные . Наконец, оставшуюся стопку нужно заполнить.

      Утилизация ненужных документов

      Хранить важные документы намного проще, когда куча документов ждет, чтобы о них забыли. Вещи, не подпадающие ни под одну из упомянутых выше жизненно важных категорий и не содержащие личной информации , должны быть переработаны . Газеты, журналы, макулатура, использованные конверты и старые домашние задания — хорошие примеры.

      Избавьтесь от беспорядка, но не забудьте позаботиться о конфиденциальных данных

      Как организовать документы дома? Создайте подходящее место для хранения

      Выяснение того, как хранить важные документы дома может показаться изнурительной задачей , но как только вы закончите сортировку всей своей документации, с ней легко справиться. Поместите их под рукой, но в безопасности от любого потенциального вреда, и вы должны будете руководствоваться этим при этом. Здесь вы можете использовать маркеры для этикеток или папки с цветовой кодировкой. Используйте все, что вам нравится, для создания собственной функциональной файловой системы, потому что она позволит вам быстро найти самый важный лист бумаги, такой же, как тот, который вы даже не используете. В зависимости от ваших обстоятельств имейте в виду, что для некоторых из ваших файлов могут потребоваться профессиональные услуги хранения. В этом случае вам следует сделать копии наиболее важных документов и создать подвижную папку для каждой категории.Переезжаете ли вы со своей второй половинкой или организуете переезд в офис, когда вся ваша документация тщательно сложена, даже переезд в последнюю минуту не будет большой проблемой.

      Сейф для свидетельства о рождении, пенсионного счета и других личных документов

      Получение сейфа для документации, имеющей реальное значение, — это все равно что купить себе душевное спокойствие, поскольку в банки определенно намного сложнее проникнуть, чем в дома людей. Однако не следует хранить предметы, к которым требуется частый доступ. Некоторые из них могут вам понадобиться срочно, и вы не сможете получить их сразу.

      Сейф домашний

      Как правило, все ценное для вас хранится здесь, в огнеупорном месте с надежным запорным механизмом.Ваша личная информация, важных копий , документы «доверенность», ваша последняя воля и завещание, а также наличные на случай чрезвычайной ситуации.

      Разделить документацию на отдельные файловые ящики

      Когда дело доходит до , существует множество вариантов выбора ящика для файлов . От гибких и прочных пластиковых ящиков до стильных катушек для водорослей и многого другого.Но у каждого из них одна и та же цель — легко систематизировать вместе похожие файлы.

      Настольный органайзер

      Это, безусловно, экономит ваше время, особенно когда вы погружаетесь в бумажные данные. Если вы хотите, чтобы ваши файлы было удобнее находить , этот хороший парень знает, как вам помочь.

      Постоянный поиск простых способов сохранить организованность может означать изучение того, как делать свои собственные держатели . Посмотрите видео ниже для получения подробных инструкций.

      Регулярное ведение документации

      После того, как ваша документация систематизирована, постарайтесь сохранить ее в таком виде.Не позволяйте ему снова накапливаться: немедленная систематизация входящих документов позволит вам сохранить регулярное ежемесячное обслуживание, а будет поддерживать порядок в хранилище в течение всего года.

      Регулярное обслуживание вашей файловой системы избавит вас от переполнения бумаг

      Полезные советы

      Чтобы сделать его максимально гладким, мы подготовили еще несколько полезных советов о том, как систематизировать вашу документацию:

      • Создайте свою собственную систему маркировки со списком категорий и описаний,
      • Если вы оцифровываете свою документацию, не создавайте больших папок ,
      • Оставьте доступные места для вещей, которые вам нужны больше всего, а остальное вы можете разместить там, где сочтете нужным,
      • Разместите входящую почту в удобном для восприятия месте в доме, чтобы вы и ваша семья могли их дополнительно разложить.

      Эти советы окажутся чрезвычайно полезными, не пропускайте их.

      Бесплатно

      Если вы планируете переехать через страну в ближайшее время и нуждаетесь в небольшом руководстве, здесь вы найдете множество трогательных советов о том, как хранить важные документы в порядке и в безопасности. И вернемся на мгновение к началу истории: когда вас ждет чистый путь, вы можете позволить себе блуждать — это самое главное в жизни взрослого. Не заставляйте себя поверить в то, что вы здесь, только когда вы делаете что-то, что вам не нравится. Это не та или иная ситуация. Нанимайте грузчиков по пересеченной местности или даже автотранспортную компанию, чтобы они выполняли черновую работу, пока вы занимаетесь важными делами, и вы убедитесь, что ваш переезд пройдет гладко.

      Как организовать важные документы дома?

      Вы оказались посреди местного переезда и стопки бумаг? Если вы находитесь на этом этапе жизни, вам предстоит много работы, в том числе выяснить, , как организовать важные документы дома . Это времена, когда вы будете находиться в большом хаосе, но также времена, когда вам часто понадобится та или иная документация для того или иного. Так что, если вы не хотите бегать вокруг, пытаясь найти его в последнюю минуту, вам лучше организовать всю свою документацию. Хотя это может быть немного неудобно, но в конечном итоге избавит вас от лишних хлопот, так что лучше сделайте это как можно скорее. В этом случае, как и во многих других, на помощь приходят ваши любимые грузчики Уолнат-Крик. Сегодня мы покажем вам, как хранить важные документы в порядке, чтобы не оказаться в затруднительном положении.

      Соберите все свои записи в одном месте

      Какими бы ни были ваши причины переехать в новый район, один из ключевых советов по переезду при попытке навести порядок в этом хаосе — избавление от беспорядка. Вы можете оказаться в затруднительном положении, не зная, с чего начать. Но где бы вы ни начали, пытаетесь ли вы выяснить, как хранить рождественские украшения или как упаковать обувь, вы скоро поймете, что вам нужно сначала собрать все вместе, .

      То же самое и с вашей документацией. Вытащите их, где бы они ни были, закажите лучшую еду на вынос из Сан-Франциско, и готово к запуску . Вы увидите, как эта огромная куча будет рассортирована, если у вас будет правильная стратегия. Но перед тем, как разделить их на отдельные категории, вы захотите избавиться от тех, которые не понадобятся вашей семье.

      Разделите документы на отдельные категории

      Прежде чем вы сможете навести порядок в этом беспорядке и подшить каждый лист бумаги соответствующим образом, вам нужно будет просмотреть их и распределить по категориям . Это не должно быть утомительным занятием — систематизация файлов может стать одним из ваших занятий в дождливый день, и у вас будет больше времени и силы воли для романтических дел в Сан-Франциско или семейного отдыха на выходных из Сан-Франциско позже. Однако это займет некоторое время, так что будьте к этому готовы. Подойдите к этому с правильной стратегией группировки. Существуют разные способы хранения документов на складе в вашем доме или квартире, но мы предлагаем сгруппировать их сначала в эти категории :

      • Файлы действий — те, которые требуют немедленного внимания и впоследствии будут отброшены,
      • Домашние файлы — те, которые касаются вашего домашнего хозяйства, и которые вы хотите сохранить немного дольше,
      • Домашний архив — важная документация, которую следует хранить в надежном месте,
      • Измельчите / избавьтесь от — тех, которыми вы больше не пользуетесь, и от которых следует избавляться соответствующим образом.

      Сначала избавьтесь от ненужных документов

      Ответ на вопрос о том, как хранить важные документы, начинается с избавления от всего, что не нужно. Совершенно верно — нет порядка или спокойствия, пока хлам не окажется в мусорной корзине. Сначала возьмите документы, не содержащие конфиденциальной личной информации, и отправьте их в корзину. Уничтожьте те, которые содержат вашу личную информацию , например, номера социального страхования или информацию о банковских счетах, в качестве меры безопасности, чтобы никто не имел доступа к вашей личной информации.Если вы живете в пригороде в районе залива и у вас нет измельчителя, сделайте это на работе или попросите кого-нибудь, кому вы доверяете, помочь вам с этим, потому что измельчение важно.

      Уничтожьте каждый файл, содержащий конфиденциальную информацию.

      Документы, требующие действий

      Это те, которые приходят и уходят, как счета, почта, приглашения, напоминания, листовки, парковочные талоны и так далее.Это файлы , которые вам нужны на данный момент, а сейчас , и те, которые не требуют дальнейшего хранения или хранения. Не путайте их с теми, которые есть, и храните их в легкодоступном месте. Не храните их в картотеке, так как они требуют адресации, а после обращения их следует выбросить, чтобы было место для новых.

      Положите их в ящик для входящих сообщений на рабочем столе, на шкафу или на кухне. С этого момента вы даже можете отсортировать их по разным категориям, если вам будет легче, и если у вас есть время и сила воли.Если нет — не обязательно. Просто держите их вместе, , примите меры как можно скорее, а затем избавьтесь от них, чтобы не нагромождать до появления новых.

      Вести учет документов, связанных с переездом

      Организация важных документов занимает еще одно место, когда вы переезжаете или ждете грузчиков в Уолнат-Крик. У вас есть еще документов, связанных с вашим переездом , например, список дел по переезду или контрольный список расходов на переезд, оформление документов для заявки на аренду в Сан-Франциско или даже заявки на аренду в Калифорнии и многое другое.

      Храните эти и любые другие файлы, которые могут запросить агенты по недвижимости в Уолнат-Крик или ваша транспортная компания в Уолнат-Крик, в папке действий или на панели входящих сообщений на рабочем столе. Помните — это те части документации , которые вам, скорее всего, будут нужны ежедневно в этот период, так что они вам понадобятся. Держа их рядом, вы сможете легко получить к ним доступ и избавиться от них, когда они больше не будут нужны. Вот видео, которое поможет вам составить и отсортировать списки переезда.

      Домашняя документация — Как хранить важные документы дома

      Это файлы и папки, которые помогают вашей жизни работать. Они могут включать любую путевую документацию, руководства пользователя, рецепты, квитанции, которые вы хотите сохранить, и многое другое. Такие важные документы можно систематизировать в папке для хранения документов в шкафу или хранить в скоросшивателе. Они не похожи на файлы действий, которые приходят и уходят, или на архивные, которые вы просто храните, так что вы можете, , убрать их в шкаф, но оставить их доступными . Время от времени они будут нужны, поэтому храните их в таком месте, которое вы никогда не забудете и до которого легко добраться.Вы также можете разделить их на категории, пометить их или даже хранить в подвесных папках на стене — в зависимости от того, что вам больше подходит.

      Отметьте все сейчас, чтобы вам было легче найти это позже, когда вы это будете искать

      Архив — Где хранить важные документы

      А теперь мы подошли к главному. Как организовать важные документы, такие как медицинские записи, документы о недвижимости, социальном обеспечении и другую личную информацию? Вы нечасто используете эту документацию, и это очень важно, поэтому лучше всего положить ее в хранилище в безопасном месте, вдали от детей и домашних животных , если вы путешествуете с домашними животными. Это те, которые стоит классифицировать, поэтому поместите каждый лист бумаги в свою категорию, например: здоровье, идентификация личности, академическая наука, налоговые декларации, автомобиль, страхование и так далее.

      Вы даже можете использовать подкатегории, если вам так будет проще.Хорошо навести некоторый порядок в этой кучке сейчас, поскольку вы не будете получать к ней доступ так часто, и она будет, как правило, оставаться в порядке, облегчая вам поиск того, что вы ищете, каждый раз, когда вы достигаете этой кучи. Вы можете поместить их в огнестойкий ящик и положить на хранение . Огнеупорный ящик сохранит их даже в случае пожара, наводнения или другого несчастного случая.

      Некоторые советы и способы хранения документации дома

      Вот еще несколько интересных приемов и советов, связанных не только с самими категориями, но и с тем, где и как хранить документацию.Используйте их, чтобы узнать, где хранить документацию после того, как вы сгруппируете ее по категориям.

      • Ящики с крышками или штабелируемые пластиковые ящики — Они отлично подходят для домашних папок или архивных файлов, так как вы можете хранить их в шкафу и складывать друг на друга.
      • Встроенные полки — отлично подходят для всех категорий, в зависимости от того, где вы устанавливаете полку. Хозяйственная документация может лежать на кухне, архивные папки в домашнем офисе или коридоре — на ваш выбор.
      • Защелки (открытые полки) с отдельными прорезями — спасают почту, счета, приглашения — все, что требует немедленного внимания. Открытые полки делают каждый документ хорошо видимым и легко заметным.
      • Настенные папки — мы упоминали о них раньше, но о них стоит упомянуть еще раз. Прикрепите подвесные держатели для журналов к стене, и они могут служить настенными держателями — особенно полезно в домашнем офисе.
      • Лоток-органайзер для писем — Отлично подходит для деловой и домашней документации, и он может быть особенно полезен во время переезда, так как здесь вы можете хранить все свои документы, связанные с переездом.

      Узнайте, какие документы можно подавать в цифровом виде

      Когда вы начнете этот процесс, вы заметите, что существует множество документации, от которой просто невозможно избавиться и которую нужно сохранить. Вы скоро поймете, что, возможно, есть лучший способ или система для хранения всех этих записей . А может быть, и есть. Эй, это эра Интернета, так почему бы не сохранить записи в цифровом виде? Это идеальное решение для экономии места и новый, более простой способ хранения и поиска документации.

      Итак, попробуйте поместить всю возможную документацию на свой компьютер, на Google Диск по почте или на запасной внешний жесткий диск. Цифровому хранилищу тоже нужен заказ . Итак, организуйте новую онлайн-систему по папкам и файлам, как вы делали с документами, и держите ее в порядке. Вам будет проще найти то, что вы ищете, и при необходимости добавить дополнительную информацию.

      С технологиями все проще, так почему бы не принести их в свое хранилище документов?

      Как только вы научитесь организовывать важные документы дома, выберите нужные услуги по переезду в районе залива

      Теперь, когда вы знаете, как систематизировать документы, вам следует просмотреть компании по перевозке грузов в Уолнат-Крик в поисках лучшей. 680 Movers должны быть вашим выбором, потому что, когда мы предоставляем услуги по переезду жилых домов — , мы выполняем работу, , и делаем это правильно. Если вы не умеете упаковывать посуду, позвоните нам и воспользуйтесь нашими услугами по упаковке. Мы также предлагаем две недели бесплатного хранения в наших хранилищах с контролируемым климатом на тот случай, если вам все еще понадобится дополнительное место, когда вы жертвуете игрушки в районе залива или раздаете свою одежду в Сан-Франциско. Положитесь на нас — мы справимся с поставленной задачей.

      Получите бесплатное предложение сегодня и посмотрите, как оно вам понравится

      Если вы хотите узнать больше о наших ценах, вы всегда можете связаться с нами и получить бесплатное ценовое предложение.У вас есть право на бесплатное предложение — оценку стоимости любой интересующей вас услуги, и наши специалисты предоставят вам предложение в кратчайшие сроки. Вы получите разумное и надежное ценовое предложение, поэтому не нужно беспокоиться о дополнительных расходах . Если вы живете в Уолнат-Крик или любом другом городке в районе залива, не беспокойтесь, поскольку мы покрываем большинство из них. Чтобы узнать, какие места мы обслуживаем, посетите наш веб-сайт или свяжитесь с нами, если у вас возникнут вопросы. Наша служба поддержки клиентов будет рада помочь вам с любыми вопросами, которые могут у вас возникнуть.

      Предыдущий Как превратить перемещение больших предметов в кусок торта Следующий Развлечения в Уолнат-Крик

      Хранилище записей — Простое руководство по организации записей

      Двухступенчатый манипулятор для бумаги

      Каждому дому нужен «офис» или место для оплаты счетов, ведения налоговой отчетности и хранения важных документов. Это не обязательно займет отдельную комнату, но вам нужно освободить место, чтобы бумага не захватила ваш дом.

      1. Создайте эффективную систему хранения. Хранение ваших личных документов в помеченных ящиках для хранения документов или ящиках для хранения файлов будет делать две вещи:
        • Обеспечьте душевное спокойствие, которое приходит с знанием того, где находятся ваши важные документы
        • Значительно сократите время подготовки налоговой отчетности
      2. Уничтожьте документы, которые вам не нужно хранить. Легко позволить бумагам скапливаться, но довольно скоро они берут верх, и вы не можете получить то, что вам нужно, когда вам это нужно. Уничтожайте устаревшие финансовые отчеты, старые и устаревшие квитанции, выписки по кредитным картам, банковские выписки и телефонные счета.

      Место для универсальной оплаты счетов

      Создать одно место для оплаты счетов; держите вместе все, что вам нужно для выполнения работы. Превратите этот ящик для мусора на кухне в центр оплаты счетов или выделите ящик в своем столе.Неважно, где он находится, если он содержит организованную, простую в обслуживании систему.

      Переведите каждый счет, который вы хотите оплатить, со своего почтового ящика в свой платежный центр. В наличии:

      • Ваш чековый регистр
      • Проверки
      • Конверты
      • Марки
      • Калькулятор
      • Ручки или карандаши
      • Файлы или большие манильские конверты с пометками «Кредитные карты», «Коммунальные услуги» и «Страхование».

    Добавить комментарий

    Ваш адрес email не будет опубликован.