Как дома хранить документы удобно: Как правильно организовать хранение документов дома, популярные способы и идеи

(Если сомневаетесь, выбросьте!) Обычно я не храню приходящие случайные каталоги. Нежелательная почта отправляется немедленно. (Сократите количество нежелательной почты здесь)

2. Почта для моего мужа уходит в отведенную для него кладовку на кухне.

(Совет: утилизируйте конверты и на этом этапе, чтобы обрезать бумагу.)

Счета и другие бумаги, требующие моего внимания, прикрепляются к внутренней части моего ежедневника.Я также обычно делаю заметку в своем текущем списке дел, чтобы заняться этим вопросом.

Если счет не подлежит оплате, я создам напоминание в своем календаре Google, чтобы не забыть.

Я стараюсь обработать любые документы, которые требуют моего внимания немедленно. Это может быть оплата небольшого счета (через онлайн-оплату счетов), подписание разрешения или ввод квитанции в мое программное обеспечение для составления бюджета.

Если я смогу сделать это через минуту или две, я избавлюсь от этого сейчас.

На данный момент у меня остались только бумаги, которые нужно заполнить. Я различаю два типа подачи документов — временную и постоянную.

Некоторые документы нужно хранить непродолжительное время (расписание волонтеров, приглашение на вечеринку и т. Д.)

Такие вещи могут застрять в шкафу (наш холодильник не намагничен, иначе я бы повесил их там).

Другие вещи спрятаны в моем ежедневнике, пока они мне не понадобятся или я не смогу избавиться от них (обычно во время моего еженедельного обзора, когда я быстро просматриваю все бумаги в ежедневнике).

Прочие бумаги необходимо хранить бессрочно . Сюда входят оплаченные счета, медицинские документы, квитанции о крупных покупках и т. Д. Эти документы имеют временный приют в каморке прямо на кухне. ( Должно быть удобно, помните? )

Когда закуток наполняется, это сигнал для меня, чтобы потратил пару минут на то, чтобы навсегда сдать эти бумаги . Я беру стопку наверх в комнату домашнего обучения, где храню пару пластиковых ящиков для документов (вот такие).

Я могу подать оставшиеся бумаги через пару минут.

Теперь моя система приведена в порядок и готова к дальнейшей работе с документами.

Всего пара минут в день поддерживает эту систему в порядке. Это может показаться большим количеством шагов, но на самом деле это занимает минуту или две ежедневно, а затем, возможно, 5-10 минут один раз в неделю или около того, чтобы система работала бесперебойно (и не допускала переполнения временного хранилища). .

Марта Стюарт рекомендует централизовать работу с документами для удобства.

Как разделить документы на категории

Чтобы подать документы, выберите категории, которые позволят вам легко найти вещи позже , а также сохранить порядок в них.

У меня есть стандартный набор категорий, и я могу добавить новую папку (и категорию) по мере необходимости в зависимости от того, какие документы необходимо сохранить.

Мои стандартные категории файлов:

• Квитанции и гарантии — крупные закупки

• Квитанции и гарантии — мелкие покупки (я храню только чеки, которые, возможно, захочу просмотреть позже)

• Медицинские — счета (при необходимости отдельно)

• Медицинская документация (при необходимости отдельно)

• Налоговые декларации — текущий год

• Выписки и документы по ипотеке

• Оформление документов на дому (пока они не будут собраны в портфолио в конце года)

• Руководства по эксплуатации прибора (хранятся в отдельной коробке из-за большого количества их)

• Оформление официальных документов (свидетельства о рождении, названия автомобилей, копии паспортов и т. Д.)

• Страхование автомобилей, записи о техническом обслуживании и оформление регистрационных документов

• На память — я храню много личных писем, которые получаю — в моем сердце есть слабость к личным письмам, написанным на обычной бумаге!

Документы, которые я не храню

• Выписки по банкам и кредитным картам — я балансирую на своих счетах не реже одного раза в месяц, и я всегда могу получить доступ к своим выпискам в Интернете.

• Большинство повседневных квитанций — как только я ввел их в свой аккаунт, они выбрасываются.

• Каталоги — я не хочу, чтобы такие вещи накапливались. Я считаю, что каталоги просто вызывают у меня (и моей семьи) недовольство тем, что у меня уже есть.

• Карты — любые полученные карты отображаются на кухне в течение нескольких дней, а затем перерабатываются.

Ключи к тому, чтобы эта система работала на вас:

• Наличие отведенного места для вещей , особенно для других людей, которые также получают документы в вашем доме.

• Делать «мелочи» немедленно. Гораздо приятнее прикоснуться к этим вещам хотя бы раз и убрать их с дороги.

• Наличие системы напоминаний для вещей, с которыми вы не справляетесь немедленно.

• Наличие простой постоянной системы хранения . Картонная банковская коробка и несколько манильских папок подойдут.

Некоторые документы лучше хранить в электронном виде.

Хранение большого количества моих документов и ведение записей в Интернете — огромная помощь в минимизации физической бумажной работы.(Следите за новостями, и в будущем я расскажу, какие записи я храню в сети.)

А как насчет управления школьными документами детей?

Я сохраняю подборку школьных заданий для нашего портфолио домашнего обучения. Двое из моих детей сейчас ходят в школу, поэтому я храню только их бумаг по каждую неделю на случай, если нам понадобится потратить на что-то дополнительное время.

Любые извещений из школы сразу же подписывают и кладут обратно в рюкзаки на следующий день. Важные даты отмечены в календаре.

А что насчет всех тех поделок из бумаги, которые создают дети?

Эм, Я ужасная мама в этом районе 🙂

Я обычно склеиваю одно или два последних творения на кухне, а остальные перерабатываю. Моих детей, похоже, не волнует — самое интересное для них в процессе, а не в конечном результате.

Если у них есть что-то, чем они особенно гордятся, мы можем повесить это в их комнате, сдать на хранение или просто сфотографировать и переработать.

Оформление домашних документов похоже на стирку.

Восстанавливает себя ежедневно! Убедитесь, что у вас есть система, чтобы держать ее под контролем.

Хотите увидеть, как я убираю документы?

 Если вам действительно нравится 
  заниматься этой бумажной работой, вы должны проверить мой курс «Легкое оформление домашних документов».
 Какой ваш лучший совет по организации вашей работы с документами? 
 Хранение важных документов — SafeHome.org 
 Жизнь станет намного проще, если вы будете держать под рукой важные документы, такие как паспорт, свидетельство о рождении и записи о вакцинации, но не существует единственного «правильного» способа их хранения.Вы лучше всего знаете свои потребности и жизненные обстоятельства, поэтому используйте «почему» хранения, чтобы сообщить «как». Примеры возможных причин:
 Универсальный складской раствор
 Легко хватать и уходить в зоне высокого риска бедствия
 Электронное хранилище для вырубки на бумаге
 Защита от огня и воды
 Защита от кражи
 Для судебных процессов после вашей смерти
 Сохранение старых семейных документов и фотографий для будущих поколений
 Лучшие практики сочетают в себе физические хранилища (сейф, сейф и т. Д.)), облако и флэш-накопитель / внешний жесткий диск. В этом руководстве объясняется, какие документы следует хранить, и представлены различные варианты хранения.
 Содержание 
 Хранение документов 
 Основные документы, которые ваша семья должна хранить, особенно если вы спасаетесь от стихийного бедствия, включают в себя:
 Водительские права
 Свидетельства о рождении
 Списки принимаемых вами лекарств, имеющихся у вас заболеваний и медицинского оборудования, которое вы используете
 Записи о вакцинации
 Карты социального страхования
 Паспорта
 Документы об усыновлении
 Документы о гражданстве
 Документы о браке, разводе и опеке над детьми
 Военный билет и документы об увольнении из армии
 Список всех видов страхового покрытия, номер полиса и контактные данные
 Опись домашнего имущества
 Некоторые из них могут быть оцифрованы, но с сохранением оригинала свидетельства о рождении или заверенной копии.Действительно, приложите оригинал к любому документу, удостоверяющему вашу личность (паспорт, водительские права, военный билет, карточка социального страхования и т. Д.). Оригиналы документов также помогают подтвердить ваш правовой статус или родство с другим лицом (документы об усыновлении, документы об опеке над детьми и т. Д.).
  Если у вас есть домашние животные,  укажите их вакцинационные / медицинские записи, номера идентификационных чипов и обновленные фотографии.
 В остальном важные документы можно разделить на шесть категорий. Конкретное число немного увеличивается или уменьшается, в зависимости от того, кого вы спрашиваете.
 Юридическая идентификация и записи актов гражданского состояния 
 Свидетельства о рождении
 Паспорта
 Документы об усыновлении
 Карты социального страхования
 Документы о гражданстве (грин-карта, документы о натурализации и т. Д.)
 Водительское удостоверение
 Военный билет
 Налог (часто в течение последних трех-семи лет) 
 Налоговые декларации
 W-2 и формы 1099
 Квитанции, записи и другие налоговые формы
 На веб-сайте IRS объясняется, что для многих достаточно хранить налоговые документы за последние три года.Однако агентство советует людям хранить соответствующие документы на неопределенный срок, если они не подадут декларацию или если они подадут фальшивую декларацию. Люди, подающие иск о возмещении убытков от обесценения ценных бумаг или вычета безнадежных долгов, должны хранить свои записи в течение семи лет.  1 
 
 Медицинский 
 Записи о вакцинации / иммунизации
 Личный анамнез, включающий лекарства, которые вы принимаете
 Любые планы личной гигиены, такие как план действий по лечению астмы или пищевой аллергии и анафилаксии  2 
 Полисы медицинского страхования (минимум список каждого типа покрытия, номер полиса и контактные данные)
 Завещания, завещания, доверенности, распоряжения о погребении
 Медицинские счета
 Ваша личная история болезни (также называемая личной историей болезни) дает представление о ваших заболеваниях, лечении, которое вы получаете от них, и о том, насколько эффективно они контролируются.В нем также содержится важная информация, такая как прошлые госпитализации, операции и несчастные случаи. Johns Hopkins Medicine также предлагает сохранить семейный анамнез, отчеты о посещениях врача, результаты анализов и формы страхования, среди прочего.  3 
 Планировка недвижимости 
 Брачные договоры
 Завещания
 Трастов
 Похороны / инструкция по погребению
 Доверенности
 Имена и телефоны поверенных
 Категории «Медицинское обслуживание» и «Планирование недвижимости» могут частично совпадать.Это нормально. Главное, чтобы документы о планировании недвижимости были доступны нужным людям.
 Один из способов — создать список, где хранятся важные документы. У AARP есть пример, который вы можете адаптировать к своим потребностям. Поскольку в этом списке содержится много конфиденциальной информации, его также необходимо надежно хранить. Домашний сейф — один из вариантов. Кроме того, вы можете оцифровать список и сохранить его на флэш-накопителе. Просто убедитесь, что кто-то еще знает об этом и может получить к нему доступ в случае необходимости.
 Недвижимость 
 Договоры аренды или аренды
 Выписки по ипотеке, векселя, договоры купли-продажи
 Двухстраничный отчет о расчетах от титульной компании с указанием стоимости дома и расходов на покупку
 Регистрация и название транспортных средств, лодок или жилых автофургонов
 Страховые полисы
 Список домашнего инвентаря (при необходимости включите видео и фотографии)
 Финансовый 
 Список каждого финансового счета (сберегательный, текущий, CD, кредитная карта, пенсионный счет и т. Д.)), номера счетов и учреждения. Вы можете указать имена пользователей и пароли учетных записей
 Корешки для оплаты
 Аннулированные чеки
 Справка об инвалидности или безработице
 Записи о выходе на пенсию / пенсионном плане
 Инвестиционная отчетность
 Многие из них уже являются цифровыми, что сокращает объем физической бумажной работы, с которой приходится иметь дело.
 В некоторых ситуациях вы можете хранить только документацию за предыдущий год, например квитанции о заработной плате за год, аннулированные чеки и ежемесячные отчеты о пенсиях / инвестициях.Получив годовой отчет об инвестициях, избавьтесь от ежемесячных отчетов. Храните годовые отчеты до тех пор, пока у вас есть счет плюс семь лет.
 Храните все, что относится к налогам, включая аннулированные чеки и записи о безработице, не менее трех лет. Сделайте семь лет, если сомневаетесь, достаточно ли трех лет.
 Юридические / Личные / Семейные / Другое 
 Список мест хранения документов
 Правовые документы, не указанные выше
 Имена пользователей и пароли для онлайн-аккаунтов
 Ценные или сентиментальные фотографии и письма
 Отпечатки пальцев и стоматологические карты
 В этой категории много свободы действий.Например, вы можете не захотеть хранить отпечатки пальцев и стоматологические записи — это нормально. Точно так же семейные фотографии могут вас не интересовать. Перечисленные пять пунктов являются лишь примерами.
  Не кладите все яйца (оригиналы и копии) в одну корзину.  Иначе рискуете потерять все сразу.
  Сценарий:  Джон использует флэш-накопитель для копирования важных документов. Оригиналы и флешку он хранит в своем огнестойком и водонепроницаемом домашнем сейфе.
  Проблема:  В результате особенно сильного пожара все содержимое сейфа было уничтожено. Джон теряет  оригиналов и  копий.
  Две альтернативы:  Облачное хранилище в дополнение к хранилищу флэш-памяти; хранение флэш-накопителя в отдельном месте, например, в банковском сейфе
 Действуйте осторожно, если вы делаете (или получаете) копии документов, удостоверяющих личность, таких как свидетельство о рождении и карточка социального страхования.
 Вероятность кражи личных данных высока, если эти документы попадут в чужие руки.По возможности избегайте создания копий, особенно цифровых.
 Иметь заверенную копию свидетельства о рождении — это нормально, особенно если есть разумная вероятность, что вы скоро воспользуетесь им. В противном случае нет необходимости хранить оригинал и несколько копий.
 Физическая память 
 Вот несколько вариантов физического хранилища. В их число входят огнестойкие сейфы, сейфы и шкафы для документов.
 Сейф огнестойкий, водостойкий (переносной) 
  Хорошее универсальное решение для хранения данных 
 Обеспечивает защиту от пожаров, наводнений и протечек воды
 Хорошее решение для общего хранения документов
 В некоторых сейфах есть место для подвешивания папок с файлами
 Хорошо скрывается
 Обеспечивает некоторую защиту от посторонних глаз и кражи
 Как объясняет Ник Гай из Wirecutter, «сейфы для документов предназначены для защиты от огня, воды и, в некоторой степени, кражи для людей, которые хотят хранить важные вещи в безопасности в офисе или дома.Они лучше всего подходят для важных документов, таких как паспорта или свидетельства о рождении, или небольших предметов, таких как жесткие диски или USB-накопители. Большинство людей могут найти хорошее применение огнестойкому сейфу, независимо от того, хотят ли они быть готовы к поездке или крупным финансовым операциям или просто хотят добавить дополнительный уровень безопасности для поездки, полной ценных фотографий ».  4 
 Идя дальше, Ларри Маккенна из Управления пожарной безопасности США советует: «Получите лучший [сейф], который вы можете себе позволить».
 Honeywell 1104 отлично работает и стоит около 125 долларов.Он должен сохранять ваши документы в целости до часа при температуре до 1700 ° F. Он также не пропускает воду в течение 24 часов (что важно, поскольку вода используется для тушения огня). Этот сейф размером с мини-холодильник и весит 56 фунтов. Он не использует цифровую клавиатуру, вместо этого требуется физический ключ. В случае утери или повреждения оригинального ключа компания Honeywell предоставляет запасные ключи.
 Если у вас много документов или вы расставляете приоритеты в организации, другой вариант — Honeywell 1108.В нем есть висящие папки с файлами, но он не может передвигаться при 80 фунтах. Он также стоит дороже — 160 долларов.
 Некоторые сейфы, такие как First Alert 2037F и First Alert 2602DF, рассчитаны на защиту ваших документов всего на 30 минут при пожаре до 1550 ° F. Они стоят примерно на 50-60 долларов меньше, чем их аналоги от Honeywell, но занимают меньше места. Используйте более высокие рейтинги UL, если только деньги и пространство не являются огромными факторами.
 По возможности поставьте сейф в подвал, чтобы он не провалился через пол во время пожара.
 У вас есть несколько вариантов повышения уровня защиты документов. Один из них — использовать пластиковые листы для страниц для защиты от износа, проливания жидкостей или солнечного света (в основном, когда документы находятся вне сейфа). Вы даже можете поместить эти документы в папку с тремя кольцами, чтобы быстрее сбежать в случае бедствия — подробнее об этом скоро.
 Другой вариант — хранить документы в огнестойких и водонепроницаемых пакетах внутри сейфа. Сами пакеты обеспечивают защиту от огня и воды, но не настолько, насколько безопасны.Тем не менее, в сочетании они обеспечивают еще один уровень защиты. Их также легко схватить для быстрого выхода, прежде чем случится катастрофа.
 Огнестойкие, водонепроницаемые мешки 
  Если вы часто ездите с документами в автомобиле; когда высока вероятность предстоящих чрезвычайных ситуаций или стихийных бедствий; в сочетании с сейфом или сейфовой ячейкой в ​​качестве еще одного уровня защиты от огня и воды 
 Чрезвычайно портативный в сценариях стихийных бедствий
 Годен при транспортировке документов
 Можно комбинировать с другими вариантами хранения, такими как сейф
 Некоторая защита от огня и воды, особенно от автомобильных пожаров
 Низкая защита от кражи и посторонних глаз
 Само по себе не самое безопасное долгосрочное решение, особенно от домашних пожаров
 Мы уже касались огнестойких и водонепроницаемых пакетов, поэтому повторяться не буду.Стоит сказать, что банки, перевозящие наличные деньги и конфиденциальные документы, кладут их в такие сумки. В противном случае лакомства могут загореться, если произойдет огненное столкновение.
 Огнестойкие пакеты не обеспечивают такой же уровень защиты, как огнестойкие сейфы, поэтому по возможности комбинируйте их с другим способом хранения.
 Некоторые сумки довольно маленькие, а другие больше. Одна из больших сумок (торговая марка BLOKKD) обеспечивает огнестойкость в течение 30 минут при температуре до 1300 ° F и оснащена замками-молниями, чтобы не подпускать детей. 5 
 Папка с тремя кольцами и пластиковыми втулками 
  Мобильность во время чрезвычайных ситуаций или стихийных бедствий 
 Чрезвычайно портативный в сценариях стихийных бедствий
 Можно комбинировать с другими вариантами хранения, такими как сейф
 Хорошо для организации
 Нет защиты от кражи и посторонних глаз
 Не самое безопасное долгосрочное решение
 Связующие легко помещаются в сумки для переноски (также называемые сумками для переноски или сумками для переноски).Если ваша местность вскоре будет эвакуирована, например, из-за урагана, пожара или землетрясения, вложите свои самые важные документы в переплетные конверты. Они готовы спешить.
 Вам неудобно хранить документы в сумке? Совместите скоросшиватель с сейфом, чтобы легко перенести его в дорожную сумку.
 Сейф 
  Может быть частью общей стратегии хранения; если вас не беспокоит своевременная оплата аренды; если домашняя безопасность или стихийные бедствия являются проблемой 
 Вне офиса, чтобы не беспокоиться о безопасности вашего дома
 Подходит для документов, которым не нужен регулярный доступ к
  НЕ используйте  для хранения паспортов, завещания о проживании, долговременной доверенности или доверенности на медицинское обслуживание или оригинала вашего завещания
 Доступно только в часы работы банка
 Доступ после вашей смерти может быть затруднен, если вы не предпримете определенных действий
 Не обеспечивает 100% защиту от сильного наводнения
 Стоимость варьируется от 40 до нескольких сотен долларов в год
 Нет страховки FDIC
 Банки могут неправильно обработать или выбросить предметы
 К сожалению, сейфы не так безопасны, как вы думаете.Фактически, Джерри Плюард, президент чикагской компании, которая занимается страхованием депозитных ящиков, оценивает, что около 33 000 ящиков в год страдают от несчастных случаев, стихийных бедствий и краж.  6 
 Тем не менее, шансы, что ваши предметы останутся нетронутыми, в вашу пользу. (Не забудьте вовремя вносить арендную плату!) Сейфы остаются относительно хорошим вариантом для хранения многих типов важных документов, в том числе следующих:
 Акты и титулы
 Оригиналы свидетельств о рождении и браке
 Документы о разводе
 Документы об усыновлении
 Документы о гражданстве
 Справки об увольнении
 Опись домашнего имущества
 U.S. сберегательные облигации и сертификаты акций и облигаций
 Жесткие диски и флешки
  Копии  завещаний и доверенностей (не оригиналы)
 Используйте домашний сейф или другой доступный способ хранения паспортов. Сделайте это, даже если вы не часто выезжаете из страны. Зачем отказываться от сиюминутной поездки только из-за банковских часов?
 Сейфы
 не обеспечивают 100% защиты в случае сильного наводнения, поэтому храните документы в водонепроницаемых пакетах (также называемых огнестойкими пакетами) или полиэтиленовых пакетах на молнии.Если вы также храните ювелирные изделия и ценные вещи, имейте в виду, что страхование FDIC не действует. Получите страховку домовладельцев или страхование полиса, чтобы покрыть эти предметы.
 Сообщите своему адвокату и / или наследникам о сейфе, чтобы они знали, как получить к нему доступ в случае вашей смерти. К счастью, у вас может быть соподписавшийся с теми же полномочиями, которые вы сохраняете, но общее отсутствие доступа является причиной того, что вам не следует хранить завещание, долговременную доверенность или доверенность на медицинское обслуживание, или ваше оригинальное завещание в сейфе коробка.Эти документы бесполезны, если к ним никто не может добраться.
 Шкаф для документов 
  Подходит для многих типов финансовых и юридических документов 
 Замки обеспечивают некоторую защиту от кражи
 Много места для больших документов, включая финансовые
 Большинство шкафов для документов не обладают водо- и огнестойкостью, но некоторые из них
 Физические файловые системы действуют как еще один уровень в хранении документов, особенно финансовых и юридических документов.Они предлагают больше места и организации, но в долгосрочной перспективе вы можете предпочесть внешний жесткий диск и / или облако. Меньше шансов кражи и меньше бумажной волокиты.
 Однако, если что-то связано с налогами, по возможности сохраняйте оригиналы (копии можно делать нормально). Например, оригинальные квитанции за газ более авторитетны, чем цифровые фотографии квитанций.
 Многие шкафы для документов не являются огнестойкими и водостойкими. Однако некоторые из них — вы просто должны сделать ставку, чтобы их купить.(Не ожидайте, что первый шкаф для хранения документов, который вы увидите в местном магазине канцелярских товаров, будет огнестойким.) Проверьте рейтинг UL и рейтинг электронных носителей ETL.
  Соблюдайте осторожность при использовании этих решений 
 Следующие ниже решения не обязательно являются лучшими, но они достаточно распространены. В некоторых ситуациях они даже имеют смысл. Просто знайте, во что вы потенциально можете попасть.
 Адвокатская контора 
 Юридические бумаги более доступны дома
 Документы могут быть потеряны, если в офисе вашего юриста произойдут изменения.
 Полезно, если у вас есть проблемы с безопасностью или конфиденциальностью дома
 Документы вряд ли будут уничтожены
 Может ускорить завещание
 Благодаря появлению домашних сейфов в наши дни стало реже поручить юристу хранить ваши документы по планированию недвижимости, оригиналы завещания и другие юридические документы.Такие фирмы, как Gudorf Law в Огайо, рекомендуют клиентам использовать домашний сейф или огнестойкую коробку для хранения этих документов. Фирма сканирует и делает копии, которые доступны через онлайн-портал для клиентов.  7 
 Главный недостаток хранения документов в офисе вашего юриста: они могут провалиться, если ваш адвокат (или даже кто-то другой в этой практике) уйдет на пенсию, умрет или уйдет иным образом.
 Однако у вас могут быть причины хранить документы в офисе вашего юриста.Возможно, вы не доверяете своей семье или в ваш дом несколько раз взламывали. Поговорите со своим юристом о том, как будут храниться документы и существует ли письменная политика в отношении хранения и утилизации. Не забудьте сообщить своему исполнителю, где хранится завещание.
  В некоторых штатах, например в Огайо, вы можете хранить оригинал завещания (и трастовые документы) в офисе судьи суда по наследственным делам. 
 Подделка, полая книга 
 Не рассчитывайте на водо- и огнестойкость
 Основное внимание может уделяться оформлению, а не безопасности
 Чрезвычайно универсальный и портативный
 Некоторые поддельные книги полые, без запорного механизма.У других есть замки, которые можно использовать как сейфы. Любой из этих типов позволяет хранить важные документы на виду, будь то фальшивая книга в вашей спальне, офисе или комнате общежития колледжа.
 Поддельные книги очень портативны, но не ожидайте, что они защитят ваши документы от пожара или наводнения. Грабители тоже могут их легко обнаружить.
 Сейф для дома огнестойкий, водостойкий (непереносной) 
 Фокус противоугонный, с дополнительным хранилищем документов
 Большой, установка затруднительна
 Потенциальный избыток только для хранения документов
 Обеспечивает защиту от пожаров, наводнений и протечек воды
 Многие непереносные сейфы, такие как стенные сейфы, скрытые сейфы и сейфы с фиксатором, обладают огнестойкостью и водонепроницаемостью, но проверьте их рейтинг UL (Underwriters Laboratories).Вам нужна защита минимум 30 минут при пожаре до 1550 ° F.
 Итак, в непереносных сейфах, как таковых, нет ничего плохого. В них просто нет необходимости, если вы ищете решение для хранения документов. Переносной вариант — больше универсальности и меньше хлопот.
 Другое дело: многие непереносные сейфы  могут быть вынесены из дома определенными грабителями. Они не так безопасны, как вы думаете. Старайтесь хранить документы отдельно от ценных вещей.
 Внутренние шкафы самообслуживания 
 Сомнительная устойчивость к пожару, воде и вредителям
 Требуется оплата
 Доступ может быть доступен только в рабочее время
 Может работать с некоторыми типами хранилищ бизнес-документов
 Много места для семейных документов, фотографий и книг
 Хранение с контролируемым климатом — опция
 Самостоятельное хранение может иметь смысл, если у вас большой объем деловых документов или семейных фотографий и документов.Найдите кондиционер и сделайте резервные цифровые копии всего, что вы не хотите потерять.
 Электронная память 
 Хранение электронных документов означает портативность и доступность. Например, вы можете сделать несколько копий важных документов для доступа из любого места (и уменьшить количество бумаги, которую вы храните).
 Электронная почта 
  ОК краткосрочно при чрезвычайных ситуациях или стихийных бедствиях; Подходит для семейных фотографий и других документов, не требующих защиты 
 Электронная почта, пожалуй, самый простой способ электронного хранения, но не слишком безопасный.Отсканируйте документ или сфотографируйте его и отправьте файл себе по электронной почте.  8 
 Убедитесь, что файлы фотографий чистые.
 Защитите свои устройства и учетную запись электронной почты. Любой, кто войдет в вашу учетную запись, потенциально может получить доступ к вашему номеру водительских прав, номеру социального страхования и другой информации.
 Старайтесь не использовать электронную почту для длительного хранения документов. Есть слишком много причин, по которым что-то может пойти не так, но электронная почта может пригодиться в экстренных случаях. Устанавливайте надежные уникальные замки / пароли и не стесняйтесь использовать менеджер паролей.
 Флеш-накопители и внешние жесткие диски 
  Хорошо как часть общей стратегии хранения; уменьшение количества бумаги; во время чрезвычайных ситуаций или стихийных бедствий 
 Флэш-накопители и внешние жесткие диски уменьшают беспорядок с бумагой и не требуют отправки важных документов по электронной почте самому себе. Просто отсканируйте документ и сохраните его на диск (или сохраните его с веб-сайта на диск).
 Храните диски отдельно от оригиналов документов, особенно если вы не используете облачное хранилище.В противном случае вы рискуете потерять все в случае пожара или кражи.
 Защитите свои файлы с помощью шифрования и защиты паролем.
 Слишком много повторных попыток взлома диска могут привести к стиранию файлов (в качестве меры безопасности), поэтому будьте осторожны при использовании внешнего диска для хранения единственной копии.
 Храните внешние диски в надежном месте, например, в сейфе или сейфе. Даже запертый ящик домашнего офиса лучше, чем незапертый ящик.
 Память устройства (на телефоне, компьютере или планшете) 
  OK для чрезвычайных ситуаций или стихийных бедствий 
 Хранение устройств — это, пожалуй, самое простое цифровое решение из всех, может быть, лучше даже электронной почты.Используйте свой телефон или планшет, чтобы сфотографировать документ и сохранить копию прямо на устройстве.
 Этот метод может понадобиться во время стихийных бедствий, но не используйте его в качестве долгосрочного решения. Ваши файлы и фотографии могут легко попасть в чужие руки в результате кражи, потери, взлома или даже просто любопытного знакомого. Всегда защищайте свой смартфон как можно лучше.
 Если вы уроните телефон или ноутбук, ваши копии могут испортиться.
 Есть вероятность, что ваши файлы синхронизируются или копируются (без вашего ведома) в облачную службу, которая недостаточно безопасна.
 Возможно, ваши файлы хранятся на карте памяти, а не на устройстве. Карта может быть не защищена паролем, особенно если вы не знали, что на ней хранится конфиденциальная информация.
 Хранение устройства не так опасно, если речь идет о вашем компьютере, который остается на месте. Никогда не гаснет; он никогда не выходит из дома. Однако сбой жесткого диска может привести к повреждению ваших документов. В любом случае, защитите свои папки паролем и используйте программу шифрования для защиты от вредоносных программ.
 Облачное хранилище 
  Хорошо для некоторых важных или сентиментальных документов; уменьшение количества бумаги 
 Перво-наперво: не используйте облачное хранилище для хранения цифровых копий свидетельства о рождении, карты социального страхования и другой идентифицирующей информации. (Если вам нужны цифровые копии, используйте флэш-накопители или внешние жесткие диски.)
 Тем не менее, облачное хранилище — это разумное решение для многих типов документов, особенно если вы ведете бизнес.Вы уменьшаете количество хранимой бумаги и получаете доступ к облачным файлам из любого места, если у вас есть подключение к Интернету. Пожар, вода, кража и тому подобное не вызывают беспокойства, но необходимо использовать соответствующие протоколы кибербезопасности.
 Облачное хранилище — хороший выбор для документов, которые важны, потому что они сентиментальны. Например, у вас может быть слишком много вырезок из старых газет, аттестатов об окончании средней школы и семейных фотографий, чтобы хранить их дома. Распространенным вариантом является использование мобильного приложения для сканирования для сканирования и загрузки в облако (плюс внешний жесткий диск).Поместите физические оригиналы на хранение, отдайте их кому-нибудь, кому они нужны, или даже избавьтесь от них.  9 
 Утилизация важных документов 
 Хорошее место для хранения документов — хорошая утилизация. Ведь любой документ, лежащий в мусорном ведре, подвергается риску. Уничтожьте документы, которые вы выбрасываете, будь то квитанции через банкомат, выписки из банка, копии свидетельства о рождении, счета по кредитным картам, юридические документы, сделки с недвижимостью, медицинские записи, списки паролей или счета за коммунальные услуги.Если у вас нет шредера (или даже если он у вас есть), во многих сообществах дни уничтожения документов проводятся одновременно с днями возврата наркотиков. Многие офисные магазины также предлагают измельчение документов.
 Если вы продаете, отдаете, перерабатываете или дарите компьютер, произведите очистку жесткого диска. Сброс к заводским настройкам недостаточно безопасен.
 Аналогичным образом служба поддержки Apple объясняет, что нужно делать перед тем, как отдать, продать или обменять свое устройство. У вас также есть несколько вариантов для устройств Android (читайте советы от Google и NordVPN).
 Хранение важных документов 
 Обычно вы не получаете сразу все важные документы. Скорее, они приходят тонкими струйками, с одним или двумя документами то тут, то там за годы. Вам также может понадобиться хранить документы ваших детей (а также супругов и домашних животных). Легко потерять все эти предметы и их местонахождение. Общий список с указанием этих местоположений помогает, но не забудьте также сохранить этот список в надежном месте.
 Лучшие практики включают в себя физическое хранилище в дополнение к флэш-накопителю / внешнему жесткому диску и облаку.Возможно, вам придется хранить самые важные документы в портативном месте на случай, если вы быстро уйдете из дома.
 Ссылки и сноски 
 Как долго я должен хранить записи? (Обновлено 28 мая 2020 г.). Служба внутренних доходов. Получено 4 августа 2020 г. с сайта https://www.irs.gov/busshops/small-busshops-self-employed/how-long-should-i-keep-records
.
 Личное здоровье: оформление документов. (2020, 13 апреля). Центры по контролю и профилактике заболеваний. Получено 4 августа 2020 г. с https: // www.cdc.gov/cpr/prepareyourhealth/Paperwork.htm
 Медицинские записи: как организовать. (нет данных). Медицина Джона Хопкинса. Получено 4 августа 2020 г. с сайта https://www.hopkinsmedicine.org/health/wellness-and-prevention/medical-records-getting-organized
.
 Лучший огнестойкий сейф для документов. (Обновлено 3 января 2020 г.). Кусачки. Получено 4 августа 2020 г. с https://www.nytimes.com/wirecutter/reviews/best-fireproof-document-safe/
.
 продуктов для защиты ваших самых ценных вещей.(нет данных). Популярная наука. Получено 4 августа 2020 г. с https://www.popsci.com/security-products-safes-for-documents-valuables/
.
 Cowley, S. (19 июля 2019 г.). Сейфы не безопасны. Нью-Йорк Таймс. Получено 4 августа 2020 г. с https://www.nytimes.com/2019/07/19/business/safe-deposit-box-theft.html
.
 Следует ли хранить завещание в офисе адвоката? (2019, 10 мая). Получено 4 августа 2020 г. с сайта https://www.daytonestateplanninglaw.com/keep-will-at-lawyers-office/
.
 Ходж, Р.(2020, 28 июля). Помогите себе восстановить утерянные документы после стихийного бедствия. CNET. Получено 4 августа 2020 г. с https://www.cnet.com/how-to/help-yourself-recover-missing-documents-after-a-disaster/
.
 Biersdorfer, J.D. (01 апреля 2020 г.). Как оцифровать ваши самые важные документы. Нью-Йорк Таймс. Получено 5 августа 2020 г. с https://www.nytimes.com/2020/04/01/technology/personaltech/digitizing-important-documents.html
.
 Как упорядочить важные документы просто и безопасно 
 Сроки подачи налоговой декларации побуждают многих из нас клясться, что мы наконец-то собираемся систематизировать свои документы.
 Начните с понимания того, что нужно хранить, в каком формате и как долго. Затем настройте систему для организации ваших записей. Он не обязательно должен быть всеобъемлющим или совершенным — просто начните с того места, где находитесь.
 Организация не только упростит следующий налоговый сезон, но и поможет вам или кому-либо, кому вы доверяете, получить доступ к документам в случае необходимости.
 Какие документы мне сохранять? И как долго? 
 Начните со сбора документов, которые вы должны хранить вечно:
 Свидетельства о рождении, усыновлении и смерти.
 Свидетельства о браке и указы о разводе.
 Военная служба и демобилизация.
 Далее идут документы, которые могут вам понадобиться в течение многих лет:
 Акты собственности и права собственности на автомобиль до момента продажи.
 Записи о покупке дома, улучшениях и расходах, обычно в течение трех лет после сделки по обмену недвижимостью.
 Действующие страховые полисы и бизнес-лицензии.
 Текущее завещание и трастовые документы, а также информация о пенсионных выплатах.
 Затем подумайте о налоговых документах, которые нужно хранить в течение трех лет после подачи. Сертифицированный бухгалтер Джон Мэдисон из Ашленда, штат Вирджиния, говорит, что для начала нужны следующие документы:
 Информация об инвестициях, в том числе, когда вы купили и сколько заплатили.
 Документация по медицинским расходам, включая счета расходов на здравоохранение.
 Квитанции, связанные с коммерческой деятельностью.
 Поступления на благотворительные взносы.
 В этом налоговом году есть некоторые изюминки: есть благотворительный вычет в размере 300 долларов на налогоплательщика из пакета помощи от коронавируса, принятого в конце марта, даже если вы не перечисляете его. А если во время пандемии вы получаете пособие по безработице или работаете в другом штате, сохраните документы, относящиеся к этим ситуациям.
 Наконец, подумайте о таких элементах, как гарантии, другие квитанции и финансовые отчеты.
 Как мне организовать записи? 
 Во-первых, плохая новость: бросать все в коробку из-под обуви — это не организационная система.
 «Коробка из-под обуви не работает ни на кого», — говорит Линнетт Халфани-Кокс, автор «Денежного тренера» и бывший журналист, освещавший финансовые темы. Халфани-Кокс признает, что она тоже это сделала. Она говорит, что обувная коробка — это «способ для людей« вести »записи, не прибегая к инфраструктуре и начальному упорному труду по организации.«
 Настройка файловой системы может сэкономить время и деньги в долгосрочной перспективе, — говорит Халфани-Кокс. Вы сможете найти подтверждающую информацию, например, для налоговых вычетов или квитанции для получения гарантии или защиты цен.
 Решите, будете ли вы организовывать по теме или по году. Вам может понадобиться физический картотечный шкаф, заполненный папками, или цифровая версия для хранения электронных или отсканированных копий. Вы можете начать оцифровку некоторых записей, выбрав безбумажный биллинг и электронную доставку выписок.Затем загрузите эти отчеты в виде PDF-файлов и поместите их в свою цифровую файловую систему.
 Нет единого решения, подходящего для всех; Лучшая система для вас — это та, с которой вы привыкли и будете придерживаться, и та, которая помогает вам эффективно находить документы.
 Халфани-Кокс говорит, что временно бросать вещи в ящик или файл, виртуальный или физический, нормально, если вы просматриваете его периодически — идеальным вариантом будет раз в месяц.
 Франсин Липман, профессор налогового права Университета Невады, Лас-Вегас, рекомендует прочитать заявления перед подачей.Это может помочь вам обнаружить и устранить утечки денег, такие как банковские сборы или забытые бесплатные пробные предложения, которые превратились в повторяющиеся платежи.
 Она также рекомендует сканировать документы, которые могут выцветать, например квитанции, а затем распечатать их.
 Как сохранить документы в безопасности? 
 Поскольку эти документы содержат очень много личных данных — номеров счетов, страховки или информации об инвестициях, — они являются золотой жилой для похитителей личных данных.
 Бумажные документы следует хранить в закрытом месте.Важнейшие предметы, такие как свидетельства о рождении и браке, титулы, завещания, страховые полисы, являются кандидатами на использование сейфа или несгораемого сейфа. По словам Мэдисон, храните сейф «в каком-нибудь непонятном месте в случае взлома» и храните цифровые копии его содержимого.
 Сделав цифровые копии документов в своем сейфе, вы можете почувствовать себя достаточно комфортно, чтобы переключиться с бумажных документов на электронные. Это экономит место и избавляет от необходимости измельчать.
 Цифровые файлы должны быть заблокированы и / или защищены паролем или храниться на съемном диске.Или вы можете хранить их в облаке для доступа к ним с нескольких устройств. Мэдисон говорит, что документы также должны быть зашифрованы, а программное обеспечение, которое вы используете для шифрования, должно быть актуальным.
 Наконец, расскажите кому-нибудь, кому вы доверяете, как получить доступ к вашим файлам в экстренной ситуации.
 Эта статья была написана NerdWallet и первоначально опубликована Associated Press.
 Лучший способ организовать ваши файлы и папки 
 Если вы похожи на обычного человека, у вас, вероятно, есть несколько «неофициальных» мест для различных файлов, бумаг и документов, которые входят в вашу жизнь.
 Ваш стол — вероятный кандидат, как и ваш кухонный стол — и, конечно же, есть самое дно вашего рюкзака, где документы умирают и никогда не возвращаются.
 Что ж, приготовьтесь поцеловать свою среднестатистичность — и все беспорядки в этих местах — до свидания.
 Направляя объединенную духовную энергию Мари Кондо и Лесли Ноуп, я создал это руководство, которое покажет вам, как легко организовать  всех  ваших файлов, документов и бумаг.
 Мы начнем с того, что выясним, какие из ваших файлов должны быть на бумаге (а не на вашем компьютере).Затем мы поговорим о том, как организовать и обработать эти файлы с помощью системы трех расположений .  Наконец, мы разберемся, как начать оцифровку файлов.
 Приступим.
 Физические и цифровые: как хранить файлы? 
 Послушайте, это 2019 год. Мы больше не записываем номера телефонов наших друзей на ролодексах, и когда телефонная компания оставляет сегодня телефонную книгу у нас на пороге, мы сердито твитнем на них за разрушение окружающей среды.
 Итак … стоит ли вообще говорить о том, как организовать физические файлы?  Разве мы не должны отказаться от бумажных документов? 
 Ну, если вы хоть немного похожи на меня, ответ:  «в основном   да». 
 Всякий раз, когда я получаю лист бумаги, я в первую очередь побуждаю его:
 Утилизировать его (это происходит с большей частью получаемой мной почты)
 Оцифровать его… и затем переработать (или измельчить) его
 Я не люблю держать в жизни много бумаги.Я бы предпочел хранить все свои файлы в облаке, где они не занимают места и будут доступны на всех моих устройствах.
 Однако есть определенные вещи, которые просто необходимо хранить в физической форме. Итак, пока мы все не выясним, как загрузить наше сознание в компьютеры и принять полностью смоделированное существование (при условии, что мы еще этого не делаем —  музыка из Секретных материалов),  вот некоторые документы, которые вы должны убедиться, что вы держите под рукой:
 Документы, которые необходимо хранить на бумаге 
 Храните все эти документы в своей физической файловой системе:
 Документы, удостоверяющие личность и паспорта
 Свидетельство о рождении
 Карты социального обеспечения
 Бизнес-лицензии (если вы иметь бизнес)
 Свидетельство о браке (если вы состоите в браке)
 Права на транспортное средство, кредитные и регистрационные документы
 Документы на дом и ипотечные документы
 Завещания и завещания
 Если вы студент, вы может не иметь сейчас много таких документов; однако вы, вероятно, приобретете некоторые из них в будущем, и вам понадобится безопасное место для их хранения.
 Кроме того, вы можете иметь при себе  сентиментальных документов  — вырезки из газетных статей, в которых вы упоминались или написали сами, особые поздравительные открытки, рисунки мелками от вашего младшего брата и тому подобное.
 Что бы это ни было, используйте следующую систему для организации и хранения.
 Система трех расположений для организации файлов 
 Когда дело доходит до организации физических файлов, я использую простую систему, которая состоит из трех мест:
 Основной файловый ящик
 Входящие
 Портативная папка с файлами
 Есть пару других дополнительных мест, которые вы можете добавить в свою систему (о которых я расскажу позже), но эти три покроют подавляющее большинство ваших потребностей.
 Главный файловый ящик 
 Главный файловый ящик — это место, где в конечном итоге должна оказаться большая часть ваших физических файлов (если вы не собираетесь их оцифровывать).
 Если у вас есть  лот  бумаг, которые вам нужно хранить, вы можете купить для этой цели шкаф с несколькими выдвижными ящиками; однако я считаю, что мне более чем достаточно одного ящика для файлов.
 Этот файловый ящик предназначен для хранения висящих папок, каждая из которых имеет метку. Большинство подвесных папок поставляются с этикетками.
 Теперь, когда вы создаете здесь свою структуру, неплохо попытаться придерживаться «древовидной» структуры, которую вы использовали для своих цифровых файлов.
 Используйте каждую подвесную папку как папку верхнего уровня. Это может быть все, что вам нужно; если вы похожи на меня, у вас не будет тонны физических файлов, и вам не нужно будет углубляться.
 Если вам все же нужно углубиться, у вас есть несколько вариантов. Во-первых, просто поместите  нескольких обычных папок  в ваши висячие папки.
 У меня действительно есть пример для этого; мой домовладелец оставил целую коробку для документов в доме, который я снимаю, потому что она  в высшей степени организована (честно говоря, она должна была писать эту статью вместо меня).
 Каждая подвесная папка — это просто буква алфавита; в каждом есть папка для каждой части дома — гаражной двери, системы безопасности, холодильника и т. д.
 Другой метод — использовать листы бумаги для принтера в качестве разделителей, а затем прикрепить липкие флажки к краям каждого из них. для создания этикеток, которые выступают из остальной части ваших бумаг.
 Вы также можете использовать более толстую плотную бумагу, если хотите, чтобы эти разделители казались более прочными, чем обычная бумага.
 Добавление липкого флажка к листу бумаги создает полезный разделитель для разных типов файлов.
 Этот метод не так хорош, как использование папок внутри папок, поскольку этот метод позволяет вам извлечь определенную папку, когда вам нужно с ней работать. Однако он дешевле и занимает меньше места.
 Входящие 
 Будьте честны со мной: когда вы получаете письмо, которое нужно поместить в ваш файловый ящик, как часто вы сразу же открываете этот файловый ящик и кладете его в нужное место?
 Могу поспорить, что это не в 100% случаев, и что ваш кухонный стол часто используется как удобное место для того, чтобы бросить вещи, с которыми «разберутся позже».
 Вот в чем дело:  Это нормально.  Вы, вероятно,  не должны  открывать ящик с файлами и находить точную папку для каждого файла, который вы получаете, в тот момент, когда вы его получаете. Гораздо эффективнее выделить определенное время для обработки  всех  ваших неорганизованных файлов, почты, загадочных сообщений, написанных вырезанными буквами из журнала и прибитых к вашей двери и т. Д.
 Однако ваш кухонный стол этого не делает. заслуживают тем временем стать свалкой для всех этих вещей.Это работа для вашего почтового ящика . 
 Почтовый ящик — это простой лоток (или стопка лотков, если хотите придумать), который стоит на вашем столе. Всякий раз, когда вы получаете что-то, что нужно обработать позже, вы кладете это во входящие. Там он будет ждать обработки.
 Не реже одного раза в неделю просматривайте все в почтовом ящике и решайте, что нужно делать с каждой частью — разбирайтесь с ней (если она представляет собой задачу, например, счет за воду), оцифровывайте ее, отправляйте на переработку или кладите. в вашу основную файловую систему.
 Переносимая файловая папка 
 Последний кусочек головоломки вашей физической файловой организации — тот, который путешествует с вами.
 Когда вы находитесь вне дома, вдали от папки с документами и почтового ящика, вам все равно нужен способ хранить документы, которые вы получаете на работе, в классе или от того парня за пределами вашей местной кофейни, держащего свой «Конец скоро ».
 Теперь, в зависимости от типа работы, которую вы выполняете, и занятий, которые вы посещаете, ваша переносная папка с файлами может функционировать как переносной почтовый ящик   (который вы регулярно очищаете) или как мини-ящик для документов  , в котором фактически хранятся документы в течение значительного количества времени.
 Если вы похожи на меня, у вас нет бумажных документов, которые вам нужно носить с собой. Вы можете носить с собой физический блокнот (возможно, вы пользуетесь пулевым журналом) или роман, но на самом деле у вас нет рабочих листов и других бумаг.
 В таком случае я рекомендую хранить одну папку в сумке и использовать ее как переносной почтовый ящик. Это дает вам безопасное место для временного хранения любых бумаг, которые вы получаете, пока вы в пути, и не занимает много места.
 Когда вы приходите домой каждый день, вы можете перемещать полученные вами бумаги и брошюры о конце света в свой основной файловый ящик, в свой почтовый ящик или в корзину.
 Но что, если вы студент, которому нужно носить с собой задания и раздаточные материалы?
 А что, если вы влиятельный, светловолосый деловой человек, которому нужно носить с собой, ну знаете,  деловых бумаг? 
 Если дело обстоит так, то, вероятно, одна папка не поможет разрезать горчицу. (На самом деле край папки более чем способен срезать горчицу — но я отвлекся)
 Вместо этого посмотрите на приобретение портативной папки для аккордеона   (я рекомендую эту от Five Star).Они бывают разных дизайнов, от тех, у которых просто закрывающийся клапан, до тех, которые застегиваются на молнию и имеют встроенные вкладки для этикеток.
 Все они имеют одну общую черту: они предоставляют вам несколько папок в одном тонком компактном корпусе, что означает, что они действуют как переносной файловый ящик, с которым вы можете работать.
 Вы можете легко разделить и упорядочить все разные бумаги для ваших классов или очень важных деловых сделок, и в отличие от старых папок с твердым корешком, они расширяются или сжимаются в зависимости от того, сколько вы несете.
 Дополнительные расположения файлов 
 Система трех расположений, скорее всего, будет всем, что вам нужно для подавляющего большинства ваших файлов, особенно если вы решите начать оцифровку большинства из них. Однако есть несколько возможных исключений. Здесь я расскажу о паре, которую вы, возможно, захотите рассмотреть.
 Руководства Box 
 Один из типов физических «файлов», которые я почти никогда не оцифровываю, — это руководства по продуктам .  У меня есть руководства для моей газонокосилки, цифрового пианино, камеры и других вещей, которые я купил.Они часто бывают довольно толстыми, поэтому они занимали бы много места в моем основном ящике для файлов, если бы я попытался хранить их там.
 Вот почему у меня есть «ящик с инструкциями». В моем случае это просто картонная коробка в подвале, где я храню инструкции к покупаемым вещам. Это не очень организовано. Когда я что-то покупаю и думаю, что мне следует сохранить руководство, я просто бросаю его в коробку.
 Конечно, вы, , можете упорядочить  вместе со своим ящиком с инструкциями — на самом деле, ящик для файлов моего арендодателя действительно является сверхорганизованным ящиком с руководствами.Когда я, в конце концов, стану владельцем собственного дома, я буду строить ящик с руководствами с аналогичной структурой.
 На данный момент количество руководств, которыми я владею, достаточно мало, чтобы одна коробка — без папок — отлично работала.
  Помните, иногда чрезмерная оптимизация одной крошечной части вашей жизни занимает так много времени, что ваша жизнь в целом становится менее оптимизированной. 
 Сейф 
 Для ваших очень важных документов, мужчина. Сейфы можно арендовать в большинстве банков за годовую плату, которая может варьироваться от банка к банку и от местоположения к местоположению.
 Есть также компании, которые специализируются только на сейфах, и вы можете найти их дешевле. Тот, который я нашел здесь, в Денвере, сдает в аренду небольшие коробки за 125 долларов в год.
 Лично я сейфом не пользуюсь. Для важных документов у меня есть резервные копии. Однако я также живу в доме, где, как мне кажется, мои документы в значительной степени защищены.
 Однако в другое время в моей жизни я жил в комнатах общежития с соседями, которые часто оставляли дверь незапертой — или настежь открытой.Если у вас такая же небезопасная жизненная ситуация, сейф может быть разумным вложением средств.
  Организация ваших бумажных файлов — отличный пример аналоговой производительности. Дополнительные советы по аналоговой производительности можно найти в этой статье. 
 Как перейти на безбумажный формат: оцифровка ваших физических файлов 
 В завершение этого руководства я хочу поговорить о том, что даже лучше, чем правильное хранение и организация ваших бумажных файлов; а именно,  оцифровывая их , а затем удаляя физические версии из вашей жизни.
 Верно: пора перейти на безбумажный образ жизни (в основном).
  Оцифровка  — это процесс сканирования ваших физических файлов и их преобразования в электронные изображения или PDF-файлы. Оттуда вы можете легко вставить их в свою прекрасно сконструированную компьютерную систему папок, где они:
 Больше не занимают места в вашем доме или рюкзаке
 Можно создать резервную копию и сделать их неуязвимыми для пожаров, хулиганов или побега zoo gorillas
 Доступны для поиска (если вы сохраните их в формате PDF или… ну, читайте дальше.)
 Лично я стараюсь оцифровывать почти каждую полученную бумагу. Если я не имею дело с толстым руководством по продукту (и не могу найти в Интернете PDF-файл для его замены), на оцифровку бумаги уходит очень мало времени.
 Это , особенно , верно сейчас, когда почти у каждого есть камера сверхвысокого разрешения, встроенная в телефон. В прошлом единственным простым способом оцифровывать документы было либо купить сканер, либо пойти в Kinko’s или Staples и отсканировать там документы.
 Теперь вы можете просто использовать свой телефон, а это значит, что вы можете оцифровывать раздаточные материалы, квитанции и другие документы, где бы вы ни находились.
 Кроме того, если вы используете правильное приложение, вы можете  автоматически  отправлять отсканированные изображения в файловую систему.
 Вот как я оцифровываю свои файлы. Во-первых, отмечу, что по большей части я предпочитаю отправлять все свои отсканированные изображения в свою учетную запись Evernote, а не в свою фактическую файловую систему. Если вы прошли мой курс по системам продуктивности (который можно получить бесплатно по этой ссылке), вы, возможно, знаете, что я использую Evernote как второй мозг.
 Отсканированный документ в Evernote. Здесь текст доступен для поиска, и весь документ может быть помечен тегами и аннотирован.
 Все мои исследования по статьям, книжные заметки, рецепты, журнальные записи и другие идеи используются в Evernote.  (Обратите внимание, что есть и другие варианты — ознакомьтесь с нашим списком 10 лучших приложений для ведения заметок в 2020 году, чтобы увидеть лучшие.) 
 Поскольку пользовательский интерфейс Evernote позволяет мне видеть содержимое отдельной заметки рядом со всеми моими заметками и записные книжки (вместо того, чтобы заставлять меня открывать вещи в отдельной программе), я считаю, что это гораздо более эффективное место для хранения идей. Вот почему я тоже отправляю туда отсканированные изображения.
 Но есть еще одна причина — Evernote делает ваши сканы  доступными для поиска,   , даже если это изображения . 
 Я обычно загружаю свои отсканированные изображения в формате PDF, но вы также можете добавлять изображения в Evernote, а его алгоритм оптического распознавания символов позволит вам искать в них любой текст (даже если это рукописный текст).
 Лучшее бесплатное приложение для сканирования документов 
 С учетом всего сказанного, я на самом деле не использую встроенный инструмент сканирования Evernote для оцифровки получаемых бумаг.
 Вместо этого я использую приложение Scanbot (iOS | Android).
 Scanbot отлично справляется с автоматическим обнаружением краев большинства документов.
 Я обнаружил, что способность Scanbot быстро обнаруживать края листа бумаги (или визитной карточки, или квитанции, или карточки  Magic: The Gathering ) намного лучше, чем у Evernote, и вы также можете сканировать сразу несколько страниц — когда вы закончите, приложение может объединить их в один PDF-файл.
 Эти функции значительно ускоряют сканирование, но есть еще одна причина, по которой мне так нравится Scanbot: функция автоматической загрузки  .
 В настройках приложения вы можете выбрать место назначения, в которое будут автоматически загружаться все новые отсканированные изображения. Назначения включают:
 Evernote (тот, который я использую)
 Google Диск
 Dropbox
 OneDrive
 OneNote
 Множество других, включая FTP и WebDAV
 Кроме того, вы можете выбрать конкретную папку для загрузки  или Ноутбук  для большинства направлений. В Evernote я установил свой блокнот под названием ! INBOX , который также является местом, где я создаю большинство новых текстовых заметок (я назвал его символом «!», Чтобы он находился в верхней части моей записной книжки. список).
 Scanbot имеет один существенный недостаток: версия Pro за последние месяцы стала довольно дорогой.
 В связи с этим я планирую в ближайшем будущем протестировать другие приложения для сканирования и дополнить это руководство новым рекомендованным выбором. А пока ознакомьтесь с этим списком, чтобы узнать о некоторых альтернативах.
  Примечание. Если вы используете приложение для сканирования документов, которое отправляет отсканированные изображения в Evernote, Google Drive, Dropbox или какое-либо другое приложение с синхронизацией с облаком, тогда ваши оцифрованные файлы будут в разумных пределах резервироваться.Однако вы должны убедиться, что  , что они есть.   Если ваши отсканированные изображения существуют только на одном жестком диске компьютера, они могут быть потеряны в мгновение ока, если этот жесткий диск выйдет из строя. 
 Создайте папку «Входящие» на вашем компьютере 
 Я хочу сделать последнее замечание по поводу оцифровки: если вы решите загружать оцифрованные файлы в собственную систему папок вашего компьютера, а не в такое приложение, как Evernote, тогда это может быть Хорошая идея для вас создать папку «Входящие» на вашем компьютере.
 Некоторые люди фактически используют цифровую папку «Входящие» как физическую папку «Входящие», сохраняя в ней все новые файлы, а затем перемещая их позже. Я не делаю этого по нескольким причинам:
 Большинство моих часто используемых папок закреплены на боковой панели быстрого доступа, поэтому их открытие не займет много времени.
 Большая часть моей работы связана с редактированием видео, а видеопроекты полны отснятого материала, изображений, музыки и других документов. Изменение расположения файлов для этих ресурсов может нарушить работу проекта.
 Однако использование папки «Входящие» для автоматической загрузки отсканированных изображений — это , действительно хорошая идея , потому что это позволяет сканировать документ за секунды и продолжать жить своей жизнью. Вы же не хотите стоять в продуктовом магазине и рыться в папках на Google Диске в поисках нужного чека, который вы только что отсканировали.
 Вместо этого садитесь раз в неделю и обрабатывайте папку «Входящие», как если бы вы это делали с физическим почтовым ящиком. Именно так я поступаю с записной книжкой! INBOX в Evernote.
 Работая таким образом, вы эффективно группируете все задачи по сортировке, устраняя как можно больше трений из-за того, что несколько раз в течение недели вы можете сканировать документ.
 Уничтожение конфиденциальных документов 
 Теперь, когда вы оцифровали документ, вы, вероятно, захотите избавиться от бумажной версии. Для этого есть несколько вариантов:
 Утилизировать — это лучший вариант для большинства задач.
 Выбрось — если хочешь доказать, что «конец близок» прав, и навредить планете.
 Сжечь — проверьте свои местные законы о пожаре и действующие запреты, и не сжигайте глянцевые материалы! Вот руководство, если вы действительно хотите это сделать.
 Съешьте — если вы коза, вы уже это сделали.
 Однако вы должны знать, что некоторые неприятные персонажи, как известно, роются в мусоре и мусорных баках в поисках бумаги, содержащей личную информацию, которую они могут украсть. Не позволяйте  вашей личной информации  попасть в руки этих беспринципных оппортунистов.
 Всякий раз, когда вы оцифровываете что-либо, содержащее номера счетов, ваш номер социального страхования, финансовые данные или другую личную информацию, сделайте себя злодеем из Черепахи-ниндзя, а  потом уничтожьте это. 
 Я использую измельчитель с поперечной резкой, который более безопасен, чем обычный измельчитель с полосовой резкой, поскольку он разрезает бумагу на мелкие кусочки вместо длинных полос, которые можно легко склеить вместе (посольство США в Тегеране усвоило это еще в 1970-х и 80-х годах).
 Это не слишком дорого, и вы можете держать его в своего рода постоянно включенном режиме, чтобы он мгновенно начинал измельчать, когда вы подаете лист бумаги. И это определенно меньше работы, чем иметь дело с кражей вашей информации!  Кстати, вы можете также послушать наш подкаст о методах цифровой безопасности. 
 Организация — это долгосрочный процесс 
 Как вы, наверное, знаете, просто настроить систему для организации файлов недостаточно:  вы должны действительно ее использовать.
 После того, как вы закончите реализацию всего из этого руководства, убедитесь, что вы действительно нашли время, чтобы правильно организовать новые документы, когда вы их получите. Сразу же помещайте их в папку «Входящие» или в переносную файловую систему, а затем регулярно обрабатывайте.
 Кроме того, может быть полезно иметь задание по расписанию — скажем, раз в 3-4 месяца — для просмотра файловой системы и проверки ее работоспособности. Если что-то не на месте, верните его на место.
 Этот процесс поможет предотвратить проникновение «энтропии» (или хаоса) в вашу файловую систему, гарантируя, что вы всегда будете знать, где все находится.
 Если вы хотите стать еще более организованным, ознакомьтесь со следующими статьями:
 Как систематизировать документы и легко хранить их в тайне 
 Если вы хотите добиться успеха в жизни, важно быть организованным, особенно когда дело касается оформление документации. Чтобы жить хорошо, необходимо научиться правильно получать, отслеживать, хранить и даже уничтожать очень важные или конфиденциальные документы. Но если ваши документы в хаосе, вы, скорее всего, пропустите или потеряете важные документы. Первый шаг к тому, чтобы стать ответственным за бумажную работу, — это изучить , как организовывать документы.
  
 На самом деле мы опробовали довольно много методологий и стратегий: Мари Кондо, тиклерные файлы, картотеки, подвесные папки, бумажные корзины и так далее. Наконец-то мы нашли отличную стратегию, которая оптимизирует ваше время и пространство. Читайте наши советы.
 Как систематизировать документы дома 
 В качестве первого шага мы возьмем пример Мари Кондо. При организации чего-либо одним из первых шагов, которые она рекомендует, является сбор всех ваших вещей вместе.В данном случае это означает сбор всех ваших документов, где бы они ни находились. Подойдите к своему письменному столу, обеденному столу, журнальному столику у входной двери, да, даже к тем, что стоит на холодильнике, и тому, что вы храните сейчас.
 Затем настройте промежуточную зону. Где вы хотите поселиться и пройти через все это? Выберите удобное и хорошо освещенное место. Вы можете выбрать свое место, прежде чем собирать документы, но это немного рискованно, так как вы можете не предусмотреть должным образом все необходимое пространство.Сделайте это приятным. Возьмите напиток, зажгите свечу (подальше от бумаг!) И поставьте хорошую музыку.
 В-третьих, начните сортировку бумаг или папок следующим образом. (Если что-то уже отсортировано, вам не нужно будет вытаскивать отдельные бумаги, просто потяните и переместите бумаги в группах или папках, в которых они уже есть.)
  Важные документы  — это будут бумаги, которые вам нужны хранить 7 лет и более. Итак, ваши свидетельства о рождении, старые налоговые записи, юридические документы, гарантии и т. Д.
  Годовые документы —  Есть бумаги, которые вам нужно использовать в наступающем году в какой-то момент или нужно хранить около года, прежде чем выбросить или перейти на длительный срок. Это могут быть налоговые документы этого года, школьная информация для ваших детей и т. Д.
  Ссылка  наименований. Поместите сюда все, что вам нужно проверить или использовать в неопределенное время. Для меня это руководства, журналы, купоны, квитанции и персонализированная информация, такая как результаты анализов, медицинские записи и т. Д.
  Сентиментальный . Это предметы, которые вы храните только потому, что они имеют для вас какое-то личное значение. Так что сюда вы можете положить свои открытки, письма, детские рисунки и т. Д.
  Отбросить . Если вы будете следовать примеру Мари Кондо, ее практическое правило — «выбросить все». Конечно, если бы вы это уже сделали, вы бы сейчас не читали это здесь. Все это, чтобы сказать, стоит быть агрессивным, когда вы отказываетесь от беспорядка. Имейте в виду, что большинство руководств и многие другие документы можно найти или перепечатать при необходимости.
 Теперь, когда мы разобрались с большой стопкой, неплохо было бы работать с каждой категорией статей по-разному. Наши предложения о том, что делать с каждой группой, приведены ниже.
 Как систематизировать важные документы 
  Этот пост содержит партнерские ссылки. Мы зарабатываем комиссионные для поддержки нуждающейся молодежи, если вы делаете покупки по ссылкам на этой странице. Прочтите наше полное раскрытие информации о партнерских программах здесь. 
 Даже если вы собрали все документы, которые у вас есть, это не значит, что у вас есть все необходимые документы.Важные документы — единственная категория, которую мы рекомендуем добавлять по ходу дела.
 Важные документы 
 У вас есть все необходимые документы и вы знаете, как их хранить? Что необходимо? Мы считаем, что следующие документы являются наиболее важными.
 Идентификационные документы 
 Заверенная копия свидетельства о рождении
 Карта социального страхования
 Информация о медицинском страховании
 Медицинская карта
 Паспорт, если у вас есть один
 Водительское удостоверение или государственное удостоверение личности *
 Подробнее Личные документы 
 Документы об образовании
 Записи об иммунизации / аллергии
 Документы о регистрации транспортного средства / владении
 Подтверждение страхования транспортного средства
 Кредитные отчеты — даже если у них нет кредитной истории, рекомендуется создавать кредитные отчеты , чтобы убедиться, что их личность не украли.Почему нет?  Это бесплатно. 
 Загрузите наше руководство на Etsy, которое поможет вам разобраться в конкретной ситуации с документами. Получите половину скидки с кодом купона = SUCCESS50.
 Документы Потребность в приемных семьях 
 Здесь, в «Наконец-то семейных домах», мы обслуживаем молодых людей, стареющих вне приемных семей. Слишком много молодежи не имеют необходимых документов для достижения успеха. Чтобы получить доступ ко всем доступным им ресурсам после опеки, приемной молодежи важно получить дополнительные документы.
 Если это вы, читайте дальше. У вас есть право на свои записи. Американская ассоциация юристов рекомендует предоставить молодому человеку, выходящему из системы, следующую дополнительную документацию:
 Письмо с указанием дат, когда молодой человек находился под юрисдикцией суда
 Письмо, включающее заявление о том, что молодой человек находился в приемной семье, в соответствии с требования к документации о финансовой помощи
 Документация о медицинском страховании молодежи или Medicaid
 Документация по медицинской доверенности на молодежь
 Доказательство гражданства или законного проживания подростка
 Четкие и соответствующие возрасту письменные инструкции по подаче петиции для для повторного обращения за помощью, включая заполненный образец петиции
 Четкие и соответствующие возрасту письменные инструкции по процессу подачи документов для доступа к их материалам дела
 Свидетельства о смерти родителей подростка ИЛИ приказы о прекращении родительских прав
 Кроме того, Американская ассоциация юристов r рекомендует получить  по постановлению суда, если необходимо: 
 Все документы об образовании молодежи
 Все записи о здоровье и психическом здоровье молодежи
   Если у вас отсутствуют важные документы или возникают проблемы с их отслеживанием  , на веб-сайте Уполномоченного по правам человека в Калифорнии по приемным семьям есть список ссылок, которые помогут вам их отследить.
 Как хранить важные документы 
   После того, как вы определили и собрали важные документы, пришло время организовать их так, чтобы их было легко найти, но безопасно.
 Safewise рекомендует помещать каждый важный документ в пластиковый чехол, чтобы защитить его от разлива. Затем они рекомендуют поместить их в сейф, домашний сейф (например, в Walmart) или запертый картотечный шкаф.
 Также важно быть готовым к непредвиденным обстоятельствам, особенно если вы находитесь в зоне, подверженной стихийным бедствиям — землетрясениям, наводнениям, пожарам и т. Д.Вам нужна резервная копия. Вы можете перейти на цифровой формат или создать «go-файл». Чтобы сделать «файл на ходу», сделайте копии самых важных документов и поместите их в безопасный, но удобный для переноски контейнер. Я предпочитаю пластиковые, которые защищают от воды.
 Если вы предпочитаете цифровое хранилище  или онлайн-хранилище , существуют разные риски, но вы получаете преимущество доступа к своим документам, когда вы находитесь вдали от дома. У Leavitt Group есть несколько отличных идей о том, как оцифровать ваши личные документы.
 Как избавиться от конфиденциальной информации 
 Вы можете найти некоторые важные документы, которые не хотите хранить. Не выбрасывайте их просто в мусорное ведро или в переработку. Любые документы, содержащие конфиденциальную информацию, требуют надлежащей утилизации    .
 Автор Safewise Хиллари Джонстон рекомендует использовать измельчитель  .  ”Не реже одного раза в месяц  уничтожьте  ваших квитанций, предложений по кредитным картам, банковских выписок, просроченных кредитных карт и коммунальных платежей, которые вам больше не нужны.
 Никогда не выбрасывайте квитанцию, полученную в результате транзакции, для которой вы использовали свою кредитную карту, так как ваш номер и / или имя, вероятно, там, и преступники могут использовать это в своих интересах ».
 Все, что не является деликатным, из вашей стопки для мусора почти всегда можно отправить в мусорную корзину, которую мы рекомендуем держать под рукой рядом с шредером, когда вы будете разбирать свои бумаги.
 Как организовать документы без картотеки 
 Картофельные шкафы большие, громоздкие и редко бывают именно того размера, который вам нужен.Вот почему мы считаем, что для остальных документов, которые вы планируете хранить, лучше использовать корзины. Они могут быть пластиковыми, тканевыми или какими угодно. Просто выберите что-нибудь, что легко транспортировать, и вы можете увеличивать или уменьшать размер по мере необходимости.
 Хотя вы можете использовать одни и те же подборки стилей для каждой категории, мы обнаружили, что некоторые подборки лучше подходят для определенных типов документов.
 Как хранить годовые документы 
 Напоминаем, что ваши годовые бумаги — это бумаги, которые вы либо выбрасываете, либо кладете в важные документы примерно раз в год.Например, вы можете хранить все наши налоговые документы там, пока не придет время уплаты налогов. После того, как вы оплатили налоги, переместите их в корзину для важных документов.
 
 Чтобы сделать жизнь еще проще, не забудьте пометить внешнюю часть корзины с категорией находящейся в ней бумаги.
 Хранение справочных материалов 
 Поскольку вы, вероятно, будете обращаться к своим справочным материалам чаще, чем к любой другой категории, вы можете захотеть хранить их по-другому. Вы хотите, чтобы к ним было легко получить доступ.Вы можете положить их в декоративную папку или корзину, чтобы они смотрелись лучше на прилавке или на книжной полке. Или вы можете оставить его в шкафу в такой же корзине. На самом деле все дело в предпочтениях.
  Еженедельные статьи 
 Подождите, еженедельно? Я знаю, мы об этом не упоминали. Тем не менее, мы рекомендуем приобрести коробку. Эта категория раньше не появлялась, потому что туда почти ничего не должно входить. По сути, это будет ваш почтовый ящик, который вы, как вы догадались, просматриваете еженедельно.Мы рекомендуем прямую коробку, никаких папок, кроме двух. Вы хотите, чтобы бумаги было легко бросать и убирать. (Свою храним в шкафу у входной двери).
  Две папки 
  
 Поскольку купоны — одни из самых быстро истекающих элементов, вы можете захотеть, чтобы в эту еженедельную папку помещалась папка с купонами. Это поможет напомнить вам, что они у вас есть, и проверить срок их действия.
 Элементы с высоким приоритетом должны быть немедленно отфильтрованы. Если у вас есть что-то очень важное, например, счет, мы рекомендуем бросить его прямо в красную папку, чтобы он оставался отделенным и легко распознавался как высокоприоритетный.
 Как подавать детские документы и другие сентиментальные материалы 
 Сентиментальные документы под руководством Мари Кондо относятся к сентиментальным статьям, а не к бумажной работе, и мы с ней согласны. Вряд ли любая другая категория бумаг так сильно затронет ваши эмоции.
 Что касается их фильтрации или выяснения того, что выбросить, мы рекомендуем использовать ее руководство, изложенное в книге «Магия уборки, изменяющая жизнь». И мы не рекомендуем делать это в день сортировки бумаги.
 А пока, а то и позже, наверное, выберете большую защитную корзину. Большие, потому что сентиментальные предметы, особенно детские художественные проекты, редко имеют стандартный размер бумаги.
 Мы используем этот прозрачный пластиковый контейнер объемом 64 литра с защелкивающейся крышкой. Он обеспечивает безопасность и прозрачность наших сувениров — позволяет легко идентифицировать содержимое коробки. Мы по-прежнему используем мел сбоку, для максимальной ясности.
 Несколько заключительных мыслей об упорядочивании документов 
 Реорганизация документов может быть сложной задачей, поэтому либо выделите большое количество времени, чтобы по-настоящему все это изучить, либо разбейте его небольшими порциями.Но если вы решите «разбить его по частям», составьте график и будьте последовательны, иначе вы рискуете позволить стопке «для систематизации» стать слишком большой.
 Получите наше удобное руководство по Etsy! Получите скидку 50% с кодом купона = SUCCESS50.
   Одна из целей этого блога — помочь молодежи стать успешными и независимыми взрослыми. Миссия  finally Family Homes  — предоставить эту поддержку тем приемным подросткам, у которых нет семьи или дома, чтобы они могли успешно перейти во взрослую жизнь .Подпишитесь на нашу рассылку, чтобы узнать больше!
 Если вы хотите получить больше советов по организации для достижения успеха, ознакомьтесь с:
 Как организоваться дома
 Как разумно управлять своим временем
 Как добиться успеха в жизни — 10 эффективных ключей 
 Вы можете сделать разница, поделившись этим постом!
 Как организовать документы 
 Большинство людей не думают о важном документе, пока он им не понадобится. Если ваши документы разбросаны повсюду и у вас нет центральной организационной системы в домашнем офисе, вы можете потратить много времени и энергии на поиски вещей.Вы даже можете что-то потерять.
 Начало работы 
 С помощью нескольких простых шагов вы можете организовать свои важные бумажные документы: вам понадобится небольшой шкаф с двумя выдвижными ящиками или переносной подвесной ящик для файлов, висящие файлы шести разных цветов, манильские папки третьего размера, папки с верхними вкладками и дополнительный пожаробезопасный сейф. Или вы можете приобрести большой скоросшиватель и вкладыши для язычков. Теперь вы готовы начать.
 Соберите документы 
 Прежде чем вы сможете организовать все свои важные документы, вы должны найти их.Иногда легче сказать, чем сделать. Проверьте ящики домашнего офиса и бумаги, сложенные на столе или столе. Проверьте груды бумаги, загромождающие кухонные столешницы, а также кухонные ящики и корзины. Посмотрите на комод и тумбочку в спальне. И последнее, но не менее важное: проверьте свою сумочку или портфель на предмет важных документов, которые вы случайно носите с собой.
 Отнести к категории 
 Наиболее важные документы попадают в одну из следующих шести категорий. Отсортируйте все собранные документы следующим образом:
  Записи о доме и собственности:  Ипотека, документы о собственности, проекты и квитанции по благоустройству жилья, руководства и гарантии на устройства, информация о налоге на имущество, полисы страхования жилья и руководства
  Автоматические записи:  Заголовки, записи о техническом обслуживании, страховые полисы и информация, информация о ссуде и записи о платежах
  Медицинские карты:  страховых полисов, руководства по выплатам медицинского страхования, объяснение медицинских льгот, счета от врачей, списки рецептов, информация о гибких расходах, медицинские квитанции, медицинские директивы, полисы страхования жизни
  Финансовые документы:  Выписки с банковского счета, налоговые декларации, записи о налоговых вычетах, отчеты об инвестициях, ссуды, выписки по кредитным картам
  Электронные записи:  Контракты на мобильные телефоны и руководства по оборудованию; товарные квитанции и гарантии на компьютеры, ноутбуки и планшеты; тарифные планы и счета за кабельное и интернет-подключение; квитанция о продаже беспроводного маршрутизатора и инструкция по эксплуатации
  Личные записи:  Свидетельство о рождении, свидетельство о браке, свидетельство о разводе, документы об опеке, информация социального обеспечения, записи о вакцинации, паспорт, записи о военной службе, записи о крещении и подтверждения, завещания, план похорон и информация о месте захоронения.Они должны быть у каждого члена семьи. Если у вас есть домашние животные, вы также можете включить их важные документы, такие как ветеринарная информация и информация о вакцинах, в эту категорию.
 Отдельные важные документы 
 Большинство ваших важных документов можно хранить в обычном шкафу для документов или переносном подвесном ящике для файлов. Некоторые, однако, действительно следует хранить в несгораемом сейфе или в другом месте хранения, например, в сейфе.
 Жизненно важные документы — это документы, на замену которых будет очень трудно или потребуется много времени.Они могут содержать конфиденциальную личную информацию, которая в случае кражи может быть взломана похитителями личных данных. Между тем, если ваш дом был разрушен пожаром или наводнением, вам нужно, чтобы эти жизненно важные документы остались нетронутыми.
 Для большинства людей следующие документы будут считаться жизненно важными: информация о социальном обеспечении, свидетельства о рождении, страховые полисы и контактная информация агента, завещания, документы о собственности, права собственности на автомобиль, паспорта и любой контракт или соглашение, требующее оригинальной подписи.
 Составьте общий список всех жизненно важных документов, которые вы поместите в свой несгораемый сейф или в другое хранилище.
 Сделайте копию своего кошелька 
 Большинство из нас каждый день хранят в кошельке важную информацию, и в случае ее утери или кражи возникнут серьезные неудобства.
 Сделайте копии ваших водительских прав, карты донора органов, карты (карт) медицинского страхования, членских карт для тренажерного зала, библиотеки, программ лояльности продуктового магазина, складских клубов и т. Д., и, самое главное, все кредитные и дебетовые карты (копии лицевой и оборотной сторон). Храните эти копии вместе с другими важными бумажными документами.
 Создать простую файловую систему 
 Чем проще система регистрации, тем выше вероятность того, что вы будете использовать ее на постоянной основе. Возьмите каждую категорию важного документа и назначьте ей цвет подвесного файла:
 Дом и недвижимость
 Автоматические записи
 История болезни
 Финансовые отчеты
 Electronics Records
 Личные рекорды
 Добавьте соответствующее количество висячих файлов в вашу файловую систему в соответствии с количеством документов, имеющихся у вас в каждой категории.
 Используйте манильские папки и создайте папку для каждого отдельного документа в каждой категории. Поместите папки в раздел с подвесными файлами соответствующего цвета.
 Если вы приобрели большую скоросшиватель с тремя кольцами и вкладыши с выступами, пометьте вкладки одинаковыми именами записей, перфорируйте все документы и систематизируйте их. Если в бумаге невозможно сделать дырокол, поместите ее в папку и вместо этого проткните папку дыроколом.
 Если бумажная работа — не ваше дело, это может быть момент освобождения.Вы можете отсканировать все эти документы, сохранить их на жесткий диск, а затем уничтожить оригиналы.
 Но действуйте по своему усмотрению, так как некоторые документы лучше сохранить. Сохраняйте оригиналы всех жизненно важных документов. Лучше судите о других. Большинство финансовых учреждений довольны отказом от бумажных документов.
 Текущее обслуживание 
 Как только ваши важные документы будут организованы, держите их в таком порядке. Каждый месяц, когда вы оплачиваете свои счета, подавайте новые документы в соответствующий раздел вашей файловой системы.В то же время поищите любые документы, которые вы удалили из системы в течение месяца, которые все еще могут отсутствовать в файловой системе. Перепишите их. Не реже двух раз в год просматривайте документы в своей файловой системе, чтобы узнать, можно ли их удалить. Хороший график, которому нужно следовать, — это начало календарного года и конец каждого учебного года.
 Приложив немного усилий, вы сможете получить долгосрочные выгоды и сэкономить время, упорядочив важные бумажные документы.
 .