Как навести порядок на рабочем месте: 7 простых советов, как поддерживать порядок на рабочем столе — Блог

4 Фев

Содержание

7 простых советов, как поддерживать порядок на рабочем столе - Блог

Глядя на заваленный бумагами рабочий стол, вы наверняка вспоминали фразу, которую (ошибочно) приписывают Эйнштейну: «если беспорядок на столе означает беспорядок в голове, то что же тогда означает пустой стол?». И успокаивались, ведь беспорядок — признак творческого человека. Или недостатка времени и желания, чтобы разобрать этот хлам? Объясняем, зачем нужно содержать рабочее место в порядке, и советуем, как всё правильно организовать.

Порядок на рабочем столе — не значит стерильная чистота. Это скорее продуманная система организации рабочего места, которая позволяет не тратить время на поиск бумаг и разбор канцелярских завалов.

Если беспорядок не мешает вам быстро ориентироваться в документах и файлах, то оставляйте всё как есть. При условии, что работодатель не возражает. Или попробуйте наши лайфхаки по наведению порядка и через пару недель сравните, стало ли лучше. Просто в целях эксперимента.

Плюсы порядка

Начиная рабочий день «с чистого стола», вы можете сосредоточиться на важных проектах, не отвлекаясь на ненужные мелочи и старые бумаги. Порядок вдохновляет на продуктивную работу и повышает концентрацию. Также вам не надо будет судорожно прибираться, прежде чем пригласить коллегу на встречу. Бонусом заслужите у начальства репутацию аккуратного и организованного человека. В конце концов, самому же приятно работать за чистым столом.

Минусы порядка

Конечно, в порядке есть и минусы. Вы не сможете победоносно вскинуть руки и закричать «нашёл!» после того, как перероете весь стол в поисках нужного документа. Не насладитесь генеральной уборкой, когда выбрасываете несколько коробок хлама, и коллеги наглядно видят, что вы действительно прибрались. Засидевшись на рабочем месте, вы вряд ли найдёте пачку печенья, которую забыли под стопкой бумаг неделю назад. И теперь никому не скажешь, что «это творческий беспорядок», ведь порядок творческим не назовёшь.

Как правильно организовать рабочий стол

1. Мусорное ведро в пределах вытянутой руки

В офисный баскетбол так играть не интересно, зато вы сможете выкинуть ненужную бумажку, обёртку или сломанный карандаш, просто вытянув руку. Без риска промазать мимо мусорки или копить хлам на столе до тех пор, пока он не захватит всё пространство. Но не ставьте мусорное ведро на самое видное место, лучше под стол или в уголок.

2. Держите на столе самое нужное

Представьте, что стол — это очень дорогая земля в центре Москвы, и только незаменимые вещи достойны находиться на поверхности. Самые нужные — под рукой, необходимые в течение дня — на столе. Остальное уберите в ящик стола, редко используемое — в коробку под стол. Ранжируйте вещи по востребованности, и на столе их станет значительно меньше. При этом не перегните палку, убирая всё подальше — нужные вещи должны быть в пределах досягаемости, иначе вы постоянно будете перерывать все полки и коробки в поисках «внезапно» понадобившегося степлера.

3. Продумайте систему хранения

Используйте ящики стола, полки (если есть), коробки, подставки и другие поверхности и ёмкости, которые помогут правильно организовать рабочее место.

4. Создайте каталог для бумаг

Если постоянно имеете дело с бумагами, отсортируйте их и храните «каталогом». Можно сортировать по названию, дате, значимости или другим важным параметрам, которые позволят быстро идентифицировать файл. Конечно, с созданием такого каталога придётся повозиться, зато потом вы как настоящий библиотекарь будете находить нужные бумаги за несколько секунд.

5. Бумажное «чистилище»

Создайте стопку «входящих файлов» для новых документов, которые пока некогда разбирать. Стопка должна быть ограничена по количеству файлов, иначе вы рискуете накопить бумаги, постоянно откладывая просмотр на потом.

6. Цифруйтесь

Перенесите все заметки в смартфон или компьютер и выкиньте записки, прилепленные на монитор, стену или стол. Цифровые заметки не такие яркие и не «мозолят глаз» весь рабочий день, зато вы можете поставить уведомление, когда нужно вернуться к данной задаче.

7. Ритуал уборки

Заведите полезную привычку приводить в порядок стол в определённое время. Например, в «чистый четверг» перед уходом домой. Или в пятницу, если уверены, что сможете задержаться на 10 минут в конце рабочей недели. Выкиньте мусор, лишние бумаги, разберите поверхность стола и ящики, проверьте пространство под столом. Если делать это на постоянной основе, справитесь даже за 5 минут.

Используйте эти простые советы, и всё будет в порядке.

6 шагов для порядка на рабочем месте.

Как быстро навести порядок на рабочем столе?

Организация рабочего места как и управление временем требует системности и упорядоченности. Гораздо легче выделить для себя несколько правил уборки и ухода за своим рабочим столом, и это сэкономит ваше драгоценное время.

Ох, уж этот письменный стол! Несметное количество ручек, бумажек, чеков, фантиков. Знакомо? Неспроста организация рабочего места как и организация хранения вещей – одни из самых популярных запросов на Youtube. А правилам наведения порядка на рабочем месте учат на семинарах для секретарей. Ведь ваш рабочий стол– это ваше лицо. Лучше, когда оно аккуратное и ухоженное.

Исследования показывают, что в среднем мы теряем час в день из-за дезорганизации. 

 

Даем советы по наведению порядка на рабочем столе, чтобы он стал лучшим местом для интеллектуальной работы:

  1. уберитесь на столе: все, что не относится, к работе необходимо убрать. Безделушки и провода, зарядки от телефонов, флешки только мешаются под руками и глазами и отвлекают от работы. А все часто необходимые вещи надо располагать со стороны преобладающей руки - так не нужно тянуться и сваливать все вокруг.
  2. для организации документов на столе и экономии пространства лучше использовать контейнеры. В них аккуратно и ровно можно расположить бумажные документы, папки, журналы. Это также экономит и время поиска нужных бумаг. Во время ревизии проверьте даты документов, чеков, рекламных брошюр - они вам еще актуальны?
  3. канцелярские предметы должны находиться в специальных подставках, а все 10 ручек, если они Вам правда нужны, должны писать.
  4. ближний к вам ящик необходимо использовать для бумаг и дел по текущим проектам. Второй ящик - для бумажной канцелярии и зарядок/шнуров.
  5. стикеры для заметок надо использовать только для записи краткосрочных важных напоминаний. Не превращайте монитор в доску для объявлений - это непродуктивно. Если контроль исполнения поручений у вас реализуется только напоминалками-стикерами на специальной пробковой доске, то следите за актуальностью написанного и сроков.
  6. обязательно оставляйте островок 30*40 см у правой или левой руки  (в зависимости от преобладающей) для бумажной работы: расписаться, составить от руки документ.

Имидж секретаря да и любого сотрудника всех уровней состоит не только из одежды. Но и из отношения к вещам, умения ими аккуратно пользоваться, организации места, где вы проводите как минимум половину своего времени.

И помните, хоть беспорядок помогал творить Алану Тьюрингу и Александру Флемингу. Но такие примеры единичны.

До скорых встреч в нашем блоге.

Автор:

Cосновая Анна Владимировна - сертифицированный специалист в области стратегического менеджмента и Learning and knowledge management (управления знаниями). Специалист по управлению временем, целями и задачами. Постоянный автор профессионального журнала по секретарскому делу "Справочник секретаря и офис-менеджера". Эксперт Высшей Школы Секретаря

Как навести порядок на столе, в доме и жизни

25 сентября 2018

45295 просмотров

Японцы считают, что с помощью порядка и стандартов можно решить 80 % проблем в бизнесе. Порядок экономически выгоден.

И это можно доказать. Но статья о другом. Друзья, сегодня я с удовольствием делюсь с вами уникальным инструментом для изменения жизни — 5С.

5С — это пять слов на буку «С». Применяя их последовательно, вы наведете порядок где угодно. С 5С вы быстро получите блестящий результат.

Вот этапы, которые нужно пройти:

  • Сортировка.
  • Свои места для всего.
  • Содержание в чистоте.
  • Стандартизация.
  • Самосовершенствование.

С теорией покончено. Давайте посмотрим, как вам применить технологию 5С на своем рабочем столе.

Прежде чем начинать уборку выделите себя полчаса-час времени и определите две зоны.

Первая — это «Карантин», куда сложите все предметы, которые жалко выкинуть, но на рабочем столе и в тумбочке им не место.

Вторая — «Мусор», где складываем все, что нужно выбросить (можно использовать обычную корзину для мусора).

Приступаем к первому этапу — Сортировке.

Если вы всерьез взялись за дело, посмотрите на свой рабочий стол  вы видите его таким последний раз.

Посмотрели? А теперь уберите со столешницы абсолютно все, включая монитор и лотки с документами! Снимайте их на пол, на стулья или соседние столы.

Следующий шаг — приведите в первозданное состояние клавиатуру, монитор, мышку и прочие предметы. Берите влажную тряпку и начинайте оттирать.

Свои места для всего

Дальше самое сложное: определить, что нужно оставить, а что выбросить.

Как только вы отмыли рабочие принадлежности, возвращайте их назад. В этом вам помогут три вопроса.

Возьмите вещь в руку и спросите себя:

  • Нужен ли мне этот предмет?
  • Если да, то нужен ли он в том количестве, что есть сейчас?
  • Если, да то должен ли этот предмет находиться тут (на моем столе)?

Для окончательной проверки задайте себе контрольный вопрос: как часто я пользуюсь этим предметом?

Если несколько раз в день — смело оставляйте на столе. Если реже, предмет уходит в зону «Карантина».

Самая большая ошибка — пытаться сразу определить место для «проблемной вещи». Пойдете по этому пути, порядок будете наводить очень-очень долго.

Так что не наступайте на эти грабли, смело откладывайте все, что под вопросом, в «Карантин». Когда приберетесь на столе, разберетесь с каждой вещью отдельно.

Придирчивому осмотру подвергается все, начиная с документов в лотках и заканчивая канцтоварами в настольном органайзере. Канцтовары оставлять исключительно в одном экземпляре!

Просмотрите все бумаги в рабочих лотках. Часть из них уже наверняка устарела, некоторые вообще непонятно откуда взялись. Выбрасывайте без сожаления все, что ненужно и непонятно зачем лежит.

Для начала рекомендую на столе оставить два лотка. Постепенно вы научитесь обходиться вообще без них.

На одном лотке приклейте надпись «Входящие» (вспоминаем GTD), на другом  «Сделанное».

Все текущие документы сложите в лоток «Входящие». После наведения порядка будет понятно с чего начать работу.

Все обработанные документы переходят в лоток «Сделано». Так вам будет видно, сколько всего вы сделали за день (или неделю).

В результате на столешнице должны остаться те вещи, которыми вы пользуетесь по нескольку раз на день.

Убрали со стола, приступайте к уборке в тумбочке.

Последовательность та же — вытащить все, протереть ящик от пыли, вернуть обратно лишь нужные вещи.

Если у вас в тумбочке три ящика, то в верхний кладутся вещи, которыми пользуетесь два-три раза в неделю. В средний — те, что используются раз в  десять дней, а в нижнем оставляете личные вещи (кружка, сахар, перчатки и т.д.)

После этого этапа у вас должна заметно пополниться корзина с мусором и зона карантина.

Содержание в чистоте, стандартизация и совершенствование

После первых двух этапов ваш стол выглядит непривычно чистым и пустым? Если да, вы все сделали верно.

Первое время вас будет донимать ощущение, будто чего-то не хватает. Это нормально, просто ваши глаза еще не привыкли к новому виду.

Чтобы бардак не вернулся, нужно решить, когда и как вы будете поддерживать созданный порядок.

Рекомендую наводить чистоту каждый вечер по окончании рабочего дня. Пусть весь день по столу хоть «мамай гуляет», но вечером должен быть шик и блеск.

Этим ритуалом вы закрываете рабочий день и переключаетесь на отдых. В пятницу советую сделать уборку в лотках и проверить на актуальность дела, скопившиеся во «Входящих» и очистить лоток «Сделано».

О стандартах

В моем понимании стандарт — это наилучший способ выполнения той или иной работы. Стандартом вашего порядка станет фотография прибранного рабочего места. Распечатайте фото и повесьте его над столом. Теперь вы ни за что не забудете, как должен выглядеть ваш стол после работы. Любые отклонения будут сразу же заметны. Вам останется лишь поддерживать и совершенствовать чистоту.

Если вы все сделали правильно, утром вас встретит непривычно чистый стол. И тогда вы скажете себе и мне большое спасибо за шанс начать день с чистого листа.

Когда порядок появится на столе, он будет сильно контрастировать с общим бардаком. Поэтому не успокаивайтесь и начинайте прибирать в соседних шкафах, в комнате, доме.

Не нужно торопиться убрать все и сразу. Быстро только кошки под лавкой. Поэтому расчищайте свои завалы постепенно.

Часто бывает так, что после проведения дня 5С офис полностью преображается. Меняется пространство, сотрудник, клиенты и даже бизнес.

Однажды после такой уборки мы освободили большую захламленную кладовку и запустили в ней производство жалюзи! Вот такой эффект от порядка.

Все понимают, что не сложно один раз провести генеральную уборку, сложно постоянно поддерживать порядок. Поэтому начните практиковаться со своего рабочего места.

Со временем чистота будет повсюду, а усилия на ее поддержание окупятся с лихвой. Вслед за видимыми изменениями вокруг начнут меняться ваши мысли, мысли повлекут новые дела, а новые дела создадут новую жизнь. Вашу новую жизнь.

Возможно, вы тоже испытаете непередаваемое ощущение свободы выбора и уверенного покоя. Именно так начинается мой день. Удачи!

Архив номеров #Дизайн #Эффективность 

Как навести порядок в офисе за 5 шагов

У порядка есть одна особенность – он придает силы. Казалось бы, ты постоянно тратишь энергию на то, чтобы его поддерживать и все должно работать наоборот… Но нет. Мы сейчас расскажем, как порядок на рабочем месте облегчает жизнь, и как поддерживать его без труда.

Что происходит в бухгалтерии, где нет порядка?

Наверное, кто-то хоть раз в жизни сталкивался с этой картиной: столы завалены горой документов, и их ТАК МНОГО, что даже прикасаться к ним не хочется, потому что внутри все сжимается от одной мысли о том, сколько времени придется потратить на их разбор. На компьютере – все файлы вперемешку, главный экран залеплен ярлычками так, что кажется, они сейчас вывалятся за монитор. В «1С» или в программе, где ведутся задачи, все пестрит краснотой и восклицательными знаками. Но двигаться к тому, чтобы укротить этот хаос, нет никакого желания: ведь кажется, на это придется потратить целую вечность…

Но порядок того стоит. Поэтому, прежде чем наступит пора отчетов, которая окончательно похоронит ваш офис под тонной бумаг, файлов и писем, нужно запланировать генеральную уборку. И не простую, а по методике 5S — цикла из пяти шагов.

Результат применения этой технологии вам понравится – вы сможете навести полный порядок в кабинете, причем даже в условиях вечной занятости бухгалтера.

Шаг 1. Сортируем вещи

Во-первых, убираем лишние вещи. Начинаем делать по методу разрастающейся окружности: сначала убираем все лишнее в пределах «вытянутой руки»: с рабочего стола, на тумбочке, из-под ног (да, иногда что-то прячется и там). Далее расширяем зону: перетряхиваем содержимое ящиков стола и тумбочки, шкафов, и так, пока не будет охвачен весь кабинет.

Все вещи делим на три группы.

  1. Вещи ежедневного пользования: бумаги, канцелярия, личные принадлежности, например, кружка и ложка.
  2. Вещи, которые вы используете время от времени. Например, какая-нибудь полезная методичка, пакет свежих файлов, зонт, зимняя сменка и т. д.
  3. Вещи, которые ни разу не использовались (зачем они здесь?..)

Логично, что вещи из третьей группы надо выбросить. Если есть сомнения, то их можно сложить в один ящик и проверить его через месяц. Если то, что там лежит, все еще не пригодилось – смело вон.

Шаг 2. Наводим порядок

Теперь вернемся к первым двум группам вещей. Естественно, вещи из первой группы мы оставляем в пределах досягаемости. Можно проверить, удобно ли они вписываются в пространство сотрудника, или необходимы дополнительные органайзеры, полки, подставки с ящиками на стол?

Вещи из второй категории убираем дальше от рабочего стола. Для них было бы удобно придумать систему хранения: например, распределить их по ящикам с наклейками, наклеить указатели.

Все это стоит делать постепенно, но непрерывно. В бухгалтерии всегда дел по горло, поэтому распределить наведение порядка можно по следующей схеме: например, сначала зона рабочего стола, потом шкаф, потом подоконник, потом папки на компьютере и т. д. Но прекращать создание порядка не стоит – все очень быстро зарастет обратно! Поэтому в идеале сделать график и следовать ему. А на пройденных участках – поддерживать порядок.

Первичка повсюду? Уберите архив…

…на чердак, в подвал или другой офис!

Это реально, если все скан-копии у вас под рукой, например – в базе «1С», благодаря чему все нужные документы по запросу можно собрать за 30 минут. Бумажные оригиналы понадобятся вам только в случае выездной проверки, а до тех пор к архивам можно даже не прикасаться.

Шаг 3. Поддерживаем чистоту

Общее рабочее пространство может быстро зарасти хламом, если не ввести договоренности с подчиненными и коллегами о порядке.

Можно объяснить на словах или создать регламент (что даже лучше, так как иногда будут прибывать новички): какие вещи где хранятся, как сортируются, от каких бумаг вы избавляетесь, а какие храните в архиве и по какому принципу.

А еще можно установить дежурства по кабинету.

Шаг 4. Стандартизируем правила

Когда регламент или внутренний стандарт заведен – не забываем доносить его до всех новоприбывших.

После можно сделать таблицу и распечатать ее или разместить в общем доступе для сотрудников. В этой таблице будет вестись график дежурств по уборке, отмечаться соблюдение внутреннего порядка или его нарушение.

Тем более что такая технология будет полезна не только на работе: так можно навести порядок в доме, в игрушках, в личных делах и т.д.

Шаг 5. Постоянный аудит

Чтобы раз наведенный такими усилиями порядок не нарушался, устанавливаем временные рамки, по истечении которых проводим аудит. Появились новые вещи, бумаги, папки на рабочем столе компьютера? Запускаем цикл снова!

Эту схему можно распечатать как напоминалку:

Хотите получить полный порядок в бухгалтерии и держать все документы под контролем?

Пройдите тест – и получите скидку до 50% на выгодное решение по оптимизации документооборота!

Пройти тест

Порядок на столе — порядок и в голове. Как организовать рабочее место


Олеся Ахмеджанова

Рабочее место влияет на нашу продуктивность. Когда нам комфортно, светло и уютно, то мы больше успеваем, меньше устаем и выдаем по гениальной идее в час. Ловите советы, как обустроить свой стол и всё вокруг него — в офисе и дома.

Стол

Стол — это «горячая точка», где любит скапливаться хлам. Поставьте туда коробку для вещей: когда она наполнится, разложите все по местам. А то, что здесь и должно быть, храните как удобно: карандаши и ручки — в кружках или контейнерах из дерева, бумаги — в папках.

Нарушители порядка

Периодически проводите ревизию: убирайте ненужные вещи. Присмотритесь к своему столу прямо сейчас и найдите «нарушителей» порядка.

— Лишние бумаги

— Опустевшие конверты и папки от них

— Ненужное компьютерное оборудование, ни к чему не подходящие провода и другой электронный антиквариат

— Лишние карандаши, ручки и ножницы

Бумаги

С бумагами соблюдайте правило «одного касания». Как только документ попадает вам в руки, уберите его в отведенное место, выполните нужные действия (например, оплатите счет) или выбросьте. И раз: ненужная макулатура исчезла!


Хранить бумагу можно в таких коробках. Источник


Remodelista

Свет



Психология города

Свет — источник бодрости. При естественном освещении усиливаются познавательные способности, потому что лучше работает цикл сна-бодрствования (циркадный ритм). Важность естественного освещения уже поняли многие компании. Например, дизайнеры офиса Facebook в Менло-Парке продумали расположение окон, чтобы каждое рабочее место освещалось естественным светом.


Так выглядит офис Facebook в Менло-Парке. Источник

Да, в идеале, чтобы ваш стол был у окна. Но если это невозможно, подойдут «правильные» лампы. Если хотите создать уютное освещение, выбирайте красновато-желтый свет (такой подойдет для зоны отдыха). Для рабочего кабинета подойдет холодный голубоватый свет.

Гамма

Чтобы уменьшить беспорядок, выбирайте монохромную палитру. Мелкие предметы также будут выглядеть более организованными, если ограничить их цветовую гамму. Белый цвет вне конкуренции: он дает эффект простоты и чистоты и делает пространство менее загруженными.


Белый цвет — это порядок. Источник

Акценты

Добавьте на рабочем столе цветовой акцент — так вы будете быстро находить то, к чему часто обращаетесь. Выбирайте заметные и успокаивающие цвета: например, синий или зеленый органайзер отлично подойдет.

Хранение вещей

Организуйте всё так, чтобы рабочее место было аккуратными функциональным.

— Храните вещи на полках, чтобы они не загромождали пространство. Можно взять перфорированную доску и установить полки на ней.


Перфорированная панель помогает организовать хранение в любом месте. Источник

— Складывайте документы в металлические коробки или используйте специальную подставку.


Подставка для документов

— Для карандашей и ручек используйте кружки, керамические вазы или контейнеры из природных материалов — дерева или камня.


Источник

— Разделители для столовых приборов из кухни или проволочный ящик-органайзер помогут навести порядок в ящиках стола.


Проволочный ящик-органайзер — отличное решение для захламленного ящика стола

— Для макулатуры подойдет бумажная корзина.


Экологичная корзина для бумаги

Декор

Когда вещи разложены по местам, можно добавить красоты. Рабочее место должно быть не только удобным, но и вдохновляющим.


Рабочее место должно вдохновлять и радовать. Источник

Поставьте на стол несколько фотографий: они помогут отвлечься и восстановить силы в моменты затишья. Можно добавить вазу с цветами, комнатное растение или несколько картин, чтобы мысли произвольно блуждали в поисках решения сложных проблем.

Растения

Кстати про растения — это отличный «помощник» в работе. Они тонизируют, улучшают внимание, создают настроение и вносят визуальное разнообразие. Если вы работаете из дома, поставьте в комнате пару кактусов — и увидите, как изменится ваше самочувствие. Если в офисе, намекните начальству, что с суккулентами вы всё делаете быстрее.


Не обязательно разводить зимний сад — достаточно одного-двух кактусов. Источник

Google и Facebook и тут преуспели. В дублинском офисе Google в большинстве комнат постарались создать иллюзию природы: искусственные деревья с листьями в осенней гамме, имитирующее кору покрытие стен и искусственные газоны повсюду.

Температура

Вот тут внимание: оказывается, на работоспособность влияет и температура воздуха в помещении. При низкой температуре (20 °С) работники офисов на 44% чаще ошибаются, чем при 25 °С. Возможно, потому что они тратят много энергии на поддержание тепла в ущерб работе.

По материалам книг «Remodelista» и «Психология города»
Обложка отсюда

Как навести порядок на рабочем месте: лучшие способы

Если на столе из-за обилия бумаг, папок и других мелочей невозможно найти свободного места, стоит задуматься о том, как навести порядок на рабочем месте. Ведь хаос не только отвлекает и не даёт сконцентрироваться на важных задачах, но и в разы снижает работоспособность, повышая стресс.

Размусоривание

Главная причина хаоса на рабочем столе — вовремя не убранные (или не выброшенные) бумаги. Именно поэтому начать уборку следует с разбора и сортировки. В мусор немедленно должны отправиться все документы, справки, счета и другие бумаги, срок хранения которых давно истёк. Туда же нужно определить сломанную канцелярию, старые записные книжки и неактуальные визитки.

Следующим этапом станет анализ всего, что осталось на столе после «зачистки». То, что используется каждый день, оставляем на поверхности либо убираем в самый верхний ящик, а остальное раскладываем по полкам.

Система хранения

Качественные органайзеры — прекрасное решение проблемы хаоса на рабочем столе. Всевозможные лотки, контейнеры и стойки позволят рассортировать бумаги по степени важности и срочности, а подставка для карандашей и ручек — быстро найти то, что нужно в данный момент.

Немаловажную роль играет небольшая ёмкость для разных мелочей — записок, скрепок, визиток и т. п., которые накапливаются на столе в течение дня и требуют еженедельного разбора.

И наконец — мусорное ведро, в которое необходимо регулярно отправлять всё ненужное, не оставляя «на потом».

Декор

Вдохновляющие декоративные элементы на рабочем месте не только сделают его более уютным, но и вызовут желание поддерживать чистоту и порядок. Главное — выбрать то, что не будет отвлекать от работы.

Подходящим вариантом станет небольшой цветок в горшке, милое сердцу фото в стильной рамке либо оригинальный календарь.

Вечерний ритуал уборки

Для идеального порядка на столе недостаточно просто сделать уборку. Чтобы постоянно поддерживать чистоту, необходимо взять за правило в конце каждого рабочего дня рассортировывать все документы по органайзерам и выбрасывать ненужное в мусорное ведро. После этого останется лишь протереть влажной салфеткой стол и вымыть любимую кружку.

После генеральной уборки на рабочем столе достаточно лишь ежедневно поддерживать порядок на нём, и тогда ничто не будет отвлекать от работы.

Оцените статью: Поделитесь с друзьями!

Как расставить вещи на рабочем столе, чтобы стать продуктивнее

На Западе есть специальность «профессиональный организатор». Он помогает клиентам навести порядок в комнатах и офисах, в бумажных и электронных файлах, а также разработать персонализированную систему планирования.

Лиза Заслав (Lisa Zaslow) — один из таких специалистов.

Исследования показывают, что в среднем человек теряет час в день из-за дезорганизации. При этом люди ужасно раздражаются, когда что-то не могут найти. А ведь для того, чтобы навести порядок, требуется гораздо меньше времени.

Лиза Заслав

Вот как Лиза и другие эксперты рекомендуют организовывать рабочее пространство, чтобы добиваться максимальной производительности.

Правило 1. Расставьте всё правильно

Монитор должен находиться на уровне глаз и на расстоянии 43–45 см от вас.

Располагайте часто используемые предметы, например телефон или канцелярские принадлежности, со стороны преобладающей руки. Это удобно: не нужно тянуться, сваливая всё вокруг.

Правило 2. Используйте канцтовары рационально

Вам действительно нужны 10 ручек, нож для бумаг и степлер каждый день? Держите на столе только те канцелярские принадлежности, которыми пользуетесь ежедневно. Остальное сложите в пенал и уберите в стол, а лучше куда-нибудь подальше.

Встав из-за стола за карандашом или скрепкой, вы на время выключите мозг от проекта, над которым работаете. Это позволит взглянуть на него под новым углом, когда вы вернётесь.

Эмми Трейгер (Amy Trager)

профессиональный организатор из Чикаго

Другой эксперт, Эндрю Меллен (Andrew Mellen), подчёркивает, что лучше, когда сотрудники хранят запасы офисных канцтоваров в одном месте (общий комод или стеллаж), а не каждый по своим ящикам.

Правило 3. Пользуйтесь стикерами для заметок без фанатизма

Обклеивать монитор разноцветными бумажками, как доску объявлений, не полезно и не продуктивно.

Когда напоминалок слишком много, они бесполезны.

Эмми Трейгер

Будьте умеренны — делайте стикеры только с важными краткосрочными напоминаниями.

Правило 4. Не переборщите с личными вещами

Важно соблюдать баланс между профессиональной и личной жизнью на рабочем месте. Это трудно.

Семейные фотографии, сувениры с отдыха и другие приятные мелочи греют душу и поднимают настроение в течение рабочего дня. Однако чересчур памятные вещи, вызывающие бурю воспоминаний, слишком отвлекают.

Взгляд скользит по предметам, а мозг обрабатывает информацию, даже если мы не осознаём этого.

Лиза Заслав

Держите на рабочем столе не больше трёх личных вещей.

Правило 5. Регламентируйте «общение» с электронной почтой

Email — это по-прежнему самый удобный способ коммуникации в интернете. Но он может нанести удар по продуктивности, если постоянно отвлекаться на письма.

Лайфхакер и профессиональные организаторы рекомендуют: проверяйте почту два раза в день в определённые часы. Всё остальное время должно быть занято работой.

Да! И отключите уведомления, чтобы не разрушать состояние потока.

Правило 6. Оставляйте свободное место для бумажной работы

Порой рабочий стол настолько загружен, что негде расписаться или составить документ от руки.

Имейте справа или слева (в зависимости от того, правша вы или левша) ничем не занятый островок. Не обязательно большой — для бумажной работы вполне достаточно прямоугольника 30 × 40 см.

Правило 7. Упорядочьте рабочие процессы

Не держите под рукой документы, не относящиеся к текущей работе. Когда стол завален бумагами по позапрошлому, прошлому, настоящему и будущему проектам, наступает хаос. Чтобы избежать этого, эксперты рекомендуют группировать документы по папкам:

  • важные и срочные;
  • срочные и неважные;
  • важные и несрочные;
  • несрочные и неважные.

Храните эти папки в специальном органайзере, а не в стопке друг на друге, чтобы упростить документооборот.

Правило 8. Наводите порядок как можно чаще

Беспорядок помогал творить Алану Тьюрингу и Александру Флемингу. Но такие примеры единичны.

На большинство людей беспорядок действует негативно, снижая концентрацию и продуктивность. Регулярно задавайтесь вопросом, все ли предметы на своих местах на вашем столе?

Даже если человек не замечает беспорядка, он всё равно влияет на него.

Эндрю Меллен

Для наглядности мы выразили описанные хаки в графике. Распечатайте и повесьте НАД рабочим столом.

Напоследок ещё несколько советов по организации рабочего пространства:

Этап 5S «Установить в порядок» помогает компаниям найти место для всех элементов на рабочем месте

В нашей последней серии блогов мы подробно рассказываем о реализации 5S и о том, что требуется на каждом этапе.

Для тех, кто не знает о 5S, это программа, которая помогает компаниям достичь максимальной эффективности. Программа означает сортировку, упорядочение, сияние, стандартизацию и поддержание. Понимание концепции - это первый шаг к реализации. Следующий шаг - нанять эксперта для помощи.

В этом месяце мы будем обсуждать этап «Установить в порядок».

Цель этапа Set in Order - найти всему место и расставить все по своим местам. В конце этого этапа на рабочем месте будет определенное место для всего.

Ключевые выносы из этапа «Поставить в заказ»:

  • Разложите предметы для удобства использования.
  • Избавьтесь от траты времени на поиск определенных инструментов и предметов.
  • Упростите рабочий процесс, упростив поиск необходимых инструментов.
  • Создайте план, чтобы рабочее место оставалось в этой новой организации.
  • Организуйте предметы в зависимости от их частоты использования и близости к месту использования.

На шаге «Установить в заказ» компании должны сопоставить место размещения предмета с объемом его использования. В первую очередь следует указать предметы, которые используются чаще, и разместить их рядом с тем местом, где они будут использоваться. Если убрать с дороги редко используемые предметы, рабочее место станет более эффективным.

Установить в заказе Действие:

  • Удалите ненужные предметы
  • Сделать фото до и после
  • Маркировка предметов и рабочего места с новым набором в организации заказа
  • Найдите истинное применение для каждого предмета, чтобы выбрать его новое размещение
  • Составьте список предметов и их новое местонахождение, пока сотрудники не привыкнут к новой настройке.

Маркировка также очень важна на этапе «Установить в порядок», так что даже те, кто не участвовал в составлении плана, могли соблюдать новые назначенные места для предметов на рабочем месте.Компании использовали теневые доски, создавая тень формы и размера предмета, чтобы определить его правильное место. Ярлыки чрезвычайно полезны и на этом этапе Set in Order.

Вещей, которые можно расставить по порядку:

  • Офисы
  • Книги
  • Документы
  • Чертежи / Чертежи
  • Счета
  • Ящики стола
  • Инструменты
  • Склады

В заключение, важно помнить, что после того, как все было назначено на свое место, также необходимо создать систему, которая поможет легко вернуть все на свои места, чтобы поддерживать шаг «Установить в порядке».

«10 организационных идей, которые помогут навести порядок»

Красивые композиции для


- вдохновляющая атмосфера

Организация идей, которые вы можете применить, чтобы сделать свободным от беспорядка местом и в то же время создать комфортное место для проживания и работы.

Чтобы стать организованным, вы должны начать с себя как части личного развития. Это может помочь избежать путаницы, ненужных отвлекающих факторов. из окрестностей.

Он также может помочь снять стресс и сэкономить много времени с помощью , избегая множества хлопот.

Вот несколько хороших идей, которые можно применить где угодно, особенно при создании организованного дом:

1. Одежда без проблем

Идеи для гардероба и нарядов:

а. Сорочки и топы платьев с рукавами на плечиках, сортированные и сгруппированные все вместе.

г. Банные полотенца, полотенца для рук и лица и т. Д. Сверху, сортированные по размеру и функциям.

г. Брюки, такие как слаксы, джинсы и другие штаны, включая пижамы и носки. ниже в корзинах и ящиках по категориям.

Фото: LizMarie_AK via Flckr

Хорошо разложенная, свободная от беспорядка и сортированная одежда в шкаф-купе поможет вам найти нужную одежду, когда нужно куда-нибудь ехать или просто сидеть дома.Подобная организация идей сэкономит вам много времени выбирать одежду и не терять ее.

2. Готово к приготовлению!

Больше мотивации работать в кухня, когда она чистая, а инструменты и ингредиенты находятся в нужное место. В конце концов, это то место, где мы готовим то, что мы едим.

Вот несколько идей для вашей кухни, чтобы избежать беспорядка и скопления грязи. Важная практика для организованного дома.

а.Специи, приправы и масла выложены и сгруппированы на стеллажах категория.

г. Сковороды, кухонные принадлежности и посуда висят сбоку, чтобы вы могли легко их найти. и поставьте на плиту то, что вам нужно.

г. Другие устройства для приготовления пищи, такие как тостер и микроволновая печь, расположены рядом с плитой, что упрощает процесс приготовления пищи.

Фото предоставлено: ramsey dailypants via Flickr

Было бы проще готовьте блюда по особенно простым рецептам, когда инструменты и ингредиенты находятся рядом.Это будет менее утомительно и без беспорядка около

Идеи организации кухни облегчат ваше утро распорядок дня при подготовке к остатку дня.

3. Собрать любимую закуску

Идеи для организации кладовой, чтобы вы и ваши дети могли легко ее захватить закуски или продукты быстрого приготовления в любое время, когда вы смотрите телевизор или просто расслабляетесь дом.

а. Групповые продукты, такие как спреды, сиропы и другие ароматизаторы. все вместе.

г. Разместите консервы и другие продукты быстрого приготовления продукты быстрого приготовления вместе.

г. Разложите жидкие напитки, такие как соки, газированные напитки и энергетические напитки, группами в Одиночный слой.

г. Группируйте готовые к употреблению продукты, такие как хлеб, чипсы и другие упакованные закуски все вместе.

Фото предоставлено: EvelynGiggles через Flickr

Организовать свою еду - это одна экономия времени, вы можете сделать это будет легче забрать нужную еду, и у других людей в доме не будет беспокоить вас, когда вы ищете то, что им нужно.

Эти организационные идеи позволят избежать беспорядка с едой, лежащей вокруг столов, ящиков, прилавков, пластиковых пакетов или в любом другом месте.Организованный В доме следует делать вещи аккуратными и упорядоченными.

4. Никаких проблем с игрушками и вещами

Оборудование и вещи, лежащие вокруг дом или ваше место могут быть бельмом на глазу и препятствием при перемещении и выполнении виды деятельности. Для этого есть хорошие организационные идеи.

Если у вас есть дети в дома или если у кого-то есть хобби или отдых, лучше организовать их вещи в одном доступном месте, чтобы избежать беспорядка в любом месте, когда вы создание организованного дома.

Идеи для хранения игрушек, спортивного инвентаря и оборудования для хобби:

а. Выделите место для хранения всего инвентаря личной активности.

г. Ставьте шкафы-стойки и штанги с крючками для подвешивания различных предметов

c. Размещайте оборудование по группам и по владению, чтобы не было путаницы.

Фото предоставлено: Rubbermaid Products через Flickr

Вам не нужно быть перфекционистом при расстановке вещей, вы просто должны соединить связанные вещи вместе.

Всем будет проще получить доступ к нужным вещам, когда они им нужны, и есть одно место, куда можно пойти вместо того, чтобы размещать его в любом месте дома.

Было бы больше удобно для людей с такими расстройствами, как СДВГ и биполярные расстройства, при выполнении свои личные увлечения, когда все в порядке и не видят беспорядка.

5. Хорошо хранятся подручные инструменты

Размещение ваших инструментов в специально отведенном месте может упростить вам получение того, что вам нужно для правильной ситуации.Этот должны быть включены в организованный дом.

Организация идей для инструменты, такие как автомобильные, садовые, электрические, сантехнические, вы можете использовать, чтобы вы не потеряйте любое из того дорогого оборудования, которое вы купили.

а. Вы можете поместить свои инструменты в такой сарай и распределить их по раздел и категория.

г. Например, не смешивайте садовые инструменты с сантехникой. инструменты и не кладите их в сарай, это создаст беспорядок, поскольку вы покупаете больше инструментов.

Фото предоставлено: woodleywonderworks через Flickr

Организация подобных идей для инструментов, гаджетов и оборудования для обслуживания может помочь вам выполнить работу быстро, потому что вы сможете быстро найти то, что вам нужно.Также лучше всего хранить их в контейнерах с пометками и этикетками. чтобы легко найти то, что вам нужно, или разместить их вместе по категориям.

6. Ваше спокойное уединенное место

Если вы думаете об организации идей, ваша спальня - это самое уединенное место в вашем доме и главное место для отдыха. В организованном доме очень важно убрать беспорядок в комнате и очистить разум, когда вы отдыхаете.

Поскольку большинство людей думают, что они могут делать что угодно в своей спальне.Каким бы ни было его состояние, оно может повлиять на вас в зависимости от создаваемой атмосферы.

Полезные идеи для организации вашей комнаты:

а. Храните одежду в шкафу, хорошо разложите ее.

г. Положите вещи в шкафы и ящики.

г. Избегайте лежащих на полу вещей, которые могут создавать беспорядок и беспорядок.

Фото предоставлено: amy.gizienski через Flickr

d. Разместите рамы для картин, трофеи, гаджеты и другие важные вещи аккуратно на секциях шкафа или на его поверхности.

эл. Уложите кровать правильно. Положите подушки поверх изголовья, равномерно сложите простыни или одеяло и накройте всю кровать.

Организация идей по созданию хорошо обставленной комнаты может создать хорошую "атмосферу" и ощущение у человека, который в ней находится. Это может помочь избежать недосыпания и создать эффективную восстановительную атмосферу для тех, кто плохо себя чувствует.

В качестве наиболее личного пространства, в которое вы должны дать время для его организации, вы можете использовать ежемесячный планировщик, чтобы назначать дни для организации вещей в каждом месте, куда вы идете и чем занимаетесь.

7. Композиция восторга внешности

Если вы модный тип, у вас может быть много украшений и косметических аксессуаров для вашего образа. Неправильное хранение вещей может привести к беспорядку в шкафу или ящике.

Создавая организованный дом, эти аксессуары и ценные предметы должны храниться должным образом и безопасно, чтобы они не перепутались друг с другом одновременно, чтобы ничего не потерять.

По мере того, как вы будете организованы, простые организационные идеи могут оказаться очень полезными.

а. Вы можете использовать подносы или коробки для каждого предмета, такого как ожерелья, серьги, браслеты, кольца, булавки и браслеты.

г. Храните каждый тип вместе группами в шкафу, который можно запереть.

г. Было бы лучше, если бы в вашем шкафу были небольшие секции внутри, чтобы вы могли уделять приоритетное внимание своим предметам и легко запоминать, где вы получите то, что вам нужно, в любое время.

Фото: ... люблю Maegan через Flickr

Правильное размещение вещей в нужном хранилище и их группировка делает свою работу!

8.Ресурсы для чтения и ссылки

В любом доме или на рабочем месте хранится множество чтений и других справочных материалов. Однако он может в конечном итоге лежать где угодно или сложиться на столах, стульях, стойках или даже на полу, что создает атмосферу беспорядка вокруг.

Организация идей, которые вы можете применить:

а. Обеспечьте достаточно места на своем месте, чтобы оно не создавало никаких препятствий для проходящих мимо.

г. Поставьте полку шкафа в несколько ярусов для выравнивания чтения и справочной литературы.

г. Книги, буклеты и другие материалы для чтения следует размещать разделением по томам и названиям.

г. Сложите связанные ссылки вместе. Журналы и комиксы нельзя смешивать с книгами и т. Д.

e. Вы можете добавить лотки ниже для дополнительного хранения и разделения.

Фото предоставлено: vsmoothe через Flickr

Упорядоченное хранение этих информационных материалов является частью любого организованного дома или офиса. Эти ссылки могут понадобиться в любое время, когда этого требует ситуация, и хорошие организационные идеи помогут вам найти подходящую книгу или материал для использования.

Организованность может облегчить вам задачу в долгосрочной перспективе.

9. Организация идей для эффективного рабочего места

Рабочее место, такое как офис, может быть самой важной сферой вашей работы, поэтому было бы очень важно, если бы вы могли выполнять свою работу эффективно и с меньшим стрессом.

Беспорядок и беспорядок на рабочем месте могут вызвать у вас замешательство, которое может напрасно тратить вашу энергию, которая должна быть потрачена на вашу личную продуктивность.

Применение идей организации во всех ваших действиях повлияет на эффективность вашей работы и состояние здоровья.

а. Сделайте свой стол как можно более чистым, чтобы вы могли легко выполнять работу, не отвлекаясь и не препятствуя.

г. Разместите заметки, как списки дел, по бокам стола, разместив их должным образом, чтобы не забыть о том, что вам нужно сделать, например о задачах, встречах, заметках и других напоминаниях.

г. Храните свои файлы, папки и документы в картотеке, ставьте ярлыки и имена, чтобы вы знали, где искать все, что вам нужно.

Фото предоставлено: EvelynGiggles через Flickr

d.Вы можете использовать несколько лотков для бумаг, конвертов и файлов, которые необходимо прочитать, изучить и обработать.

эл. Сложенные ящики можно использовать для хранения офисного оборудования, такого как ручки, карандаши, ножницы, степлеры, ленты и т. Д.

f. Разместите другие справочные материалы и дисплеи, такие как изображения и вдохновляющие фигуры, на столе, где это не может прерывать вашу работу.

Умение работать энергично и эффективно способствует личному прогрессу и эффективным лидерским качествам.

10. Место отдыха и развлечений

Ваши хобби и отдых важнее вашей работы как часть баланса между работой и личной жизнью.

Несмотря на то, что в свободное время вы можете делать все, что захотите, все же было бы лучше организовать то, что вы делаете, чтобы поддерживать аппетитную среду для творческой деятельности.

Организация идей, которые вы можете применить:

а. Держите широкий стол в чистоте и порядке, чтобы вам было легко работать над всем, о чем вы можете подумать.

г. Разместите полки шкафа в стороне от комнаты слоями, чтобы вы могли выстроить инструменты, которые вам нужны. Сгруппируйте их вместе, чтобы избежать путаницы и чего-то потерять.

Фото предоставлено: maryfrancesmain через Flickr

c. Избегайте лежать предметы, особенно на полу, которые могут образовывать беспорядок при скоплении. Вместо этого храните их в контейнерах, таких как коробки, корзины, ведра, подносы и т. Д.

d. Разместите свои инструменты и материалы так, чтобы их можно было легко увидеть и идентифицировать, чтобы вы могли легко запомнить и получить то, что вам нужно.

В организованном доме следует устранить беспорядок в зоне отдыха, чтобы вы могли лучше работать с ясным умом, что способствует легкости и личному расслаблению.


Чтобы быть организованным, избегая беспорядка на своем месте, и все, что вы делаете, требует личных настроек. Использование хороших организационных идей может заставить все работать к лучшему, сэкономить ваше время и избежать многих разочарований.

Эффективные организационные идеи также способствуют формированию позитивного настроения у любого человека своей деятельностью.



От организации идей к эффективным стратегиям тайм-менеджмента

5S: Заказывают | Принадлежности для творческой безопасности

Второй шаг к 5S известен как Seiton, или «Установить порядок». На этом этапе вы возьмете предметы, которые вы сочли необходимыми на предыдущем шаге, и поместите их обратно на рабочую станцию ​​в хорошо организованной манере. Важно начинать этап Установить порядок из 5S только после завершения фазы сортировки.В противном случае этот этап будет неэффективным, если в рабочем пространстве все еще есть ненужный беспорядок.

Цель Set in Order - создать стандартизированный и последовательный способ хранения и извлечения инструментов и материалов; ключевым моментом здесь является стандартизация. Каждый предмет, возвращаемый в рабочую область, будет помещен в «дом», конкретное и логичное место в пределах области.

Установка пространства для заказа

Некоторые рекомендации, которые следует учитывать при выборе домов для предметов:

  • Если элементы используются вместе, храните их вместе.
  • Размещайте часто используемые предметы ближе к пользователю.
  • Если возможно, разработайте систему отпускания, в которой инструменты прикрепляются к втягивающемуся шнуру и автоматически возвращаются в сохраненное положение.
  • Размещайте предметы так, чтобы пользователю не приходилось сильно сгибать или поворачивать их, чтобы получить к ним доступ.
  • Расположите инструменты и материалы в порядке их использования.

Еще один важный компонент шага «Установить в порядок» - это учет работника; Цель этого этапа - свести к минимуму необходимость для рабочих постоянно сгибаться или тянуться между предметами.Вместо этого инструменты, используемые в повседневной работе, следует держать рядом с оператором, а менее используемые предметы - в других местах.

Шаг «Установить в порядок» использует несколько стратегий для достижения своих целей, и одна из них называется «теневая посадка». По сути, организуемые инструменты обрисовываются и вырезаются из винила, а затем виниловый контур помещается в ящик для инструментов или на перфорированную доску. Таким образом, когда сотрудники возвращают предмет обратно в район, они могут сразу идентифицировать его дом.

Изучите основы 5S:

  1. Сейри / Сортировать
  2. Seiton / Заказ
  3. Seiso / Shine
  4. Seiketsu / Стандартизация
  5. Сицукэ / Сустейн

Похожие термины в глоссарии

Дополнительные ресурсы

Что такое система 5s? | Определения, основные концепции и принципы

Что такое система 5S?

Система 5S - это инструмент бережливого производства, повышающий эффективность рабочего места и устраняющий отходы.В системе пять шагов, каждый из которых начинается с буквы S:

.

Предоставляя систематическую основу для организации и чистоты, 5S помогает предприятиям избежать потери производительности из-за отложенной работы или незапланированных простоев.

Шаги 5S

5S был создан в Японии, и исходные термины «S» были на японском языке, поэтому английский перевод для каждого из пяти шагов может отличаться. Однако основные идеи и связи между ними легко понять.

Имя шага Японский термин Пояснение
1.Сорт Сейри (опрятность) Удалите ненужные предметы из каждой области
2. Комплект для заказа Сейтон (упорядоченность) Организуйте и определите хранилище для эффективного использования
3. Блеск Seiso (чистота) Регулярно очищайте и осматривайте каждую зону
4. Стандартизация Seiketsu (стандартизация) Включение 5S в стандартные рабочие процедуры
5.Сустейн Сицукэ (дисциплина) Назначьте ответственность, отслеживайте прогресс и продолжайте цикл

Эти шаги взаимосвязаны, поэтому последовательность важна.

Удаление ненужных материалов на шаге 1 (Сортировка) предоставит пространство, необходимое для организации важных элементов на шаге 2 (Установить по порядку).

Затем, как только рабочее пространство будет расчищено и организовано, грязь и сажа можно будет удалить на шаге 3 (Полировка).

Эти изменения в должностных обязанностях работников и рабочей среде должны быть отражены в обновленных процедурах на этапе 4 (Стандартизация).

Наконец, эти новые процедуры мало что значат, если не будут возложены ответственность и не будет отслеживаться прогресс - как это требуется для шага 5 («Поддержание»). И с ответственностью и отслеживанием работники будут продолжать применять шаги, возвращаясь к шагу 1.

Шаг 1. Сортировка

Первым шагом в процессе 5S является сортировка или «seiri», что переводится как «аккуратность».«Цель этапа сортировки - устранить беспорядок и расчистить место, удалив вещи, которые не принадлежат этой области.

Очистка рабочей области

На этом этапе внимательно посмотрите на предметы, инструменты и материалы в рабочей области. Там должны храниться предметы, которые необходимы или полезны для работы, выполняемой в этом месте. Все остальное нужно удалить.

Некоторые из этих удаленных предметов необходимо выбросить или переработать. Другие элементы могут принадлежать другому рабочему процессу или местоположению; они должны быть возвращены в их «дома».Однако вы можете найти некоторые элементы, в которых не уверены.

Неизвестные предметы с красной пометкой

Если вы обнаружите предмет, который не можете идентифицировать или право собственности которого неизвестны, пора использовать красный ярлык. «Red-Tagging» временно прикрепляет к элементу хорошо заметный тег, в котором отмечается, где и когда он был найден. Затем отмеченные красными метками предметы со всех рабочих зон собираются в одном месте: «потерянное и найденное» для инструментов, материалов и оборудования.

Если в рабочей области отсутствует важный инструмент, проверьте область сбора красных тегов, чтобы увидеть, не был ли он найден где-то еще.Руководители каждого рабочего места должны периодически проверять область сбора красных ярлыков на случай, если что-то было упущено. Все, что принадлежит рабочему пространству, следует вернуть туда.

Переназначение элементов с тегами

Предметы могут долго ждать в зоне сбора красных меток. В этом случае исходная рабочая область (откуда этот элемент), похоже, больше не нужна. Тем не менее, это может быть полезно в другом месте.

В одном из распространенных подходов предметы могут оставаться в зоне сбора красных ярлыков в течение тридцати дней.После этого любой руководитель может потребовать предмет для своего рабочего места. Если через неделю он никому не понадобится, его можно полностью вывезти из учреждения. Продайте, утилизируйте или выбросьте.

Если вещь определенно понадобится компании, но в данный момент она не нужна, возможно, лучше оставить ее на потом. Прежде чем положить что-либо на хранение, убедитесь, что это действительно понадобится снова. Составьте конкретный план, как снова вытащить этот предмет из хранилища в определенное время.Не храните вещи «на всякий случай» без уважительной причины и следите за тем, что было сохранено.

Шаг 2: Установить порядок

Второй шаг, «Установить порядок», изначально назывался «сейтон», что переводится как «упорядоченность». В английском языке используются различные названия: «Систематическая организация», «Выравнивание» и «Упростить», например. Независимо от того, как он называется, цель этого шага - организовать рабочую зону. Каждую вещь должно быть легко найти, использовать и вернуть: для всего должно быть место, и все на своем месте.

Создание карты 5S

Часто используемые инструменты следует хранить рядом с местом, где они используются. Запасное оборудование, расходные материалы и другие инструменты, которые используются реже, можно хранить в центральном месте, где несколько команд могут ими пользоваться. Предметы, которые обычно используются вместе (например, сверла и сверла), следует хранить рядом друг с другом. Каждое из этих решений будет иметь смысл само по себе, но может стать трудно отслеживать все. В рамках этого процесса может оказаться полезным создание карты 5S.

Карта 5S - это диаграмма или план этажа, который обеспечивает обзор рабочей зоны, процесса или станции. Он предоставляет визуальную ссылку, чтобы показать, где находятся инструменты, расходные материалы, рабочие и пути передвижения, и как они соотносятся друг с другом. Хорошая карта может также включать описание работ, которые происходят в указанной области.

В зависимости от потребностей вашего учреждения один подход может оказаться для вас проще, чем другой:

  • Составьте карту, а затем реализуйте ее
  • Сначала физически расположите рабочее место, а затем нанесите его на карту
  • Составьте карту на ходу, тестируйте идеи и записывайте, что хорошо работает

Независимо от того, какой подход используется для ее создания, полученную карту 5S следует сохранить в качестве обучающего инструмента, использовать для справки на более поздних этапах 5S и обновлять с течением времени по мере изменения рабочей области.

Сообщение плана

После назначения мест хранения необходимо пометить каждую область хранения. Маркируйте дверцы шкафа снаружи, чтобы работники могли быстро определить, что внутри каждой из них. Затем пометьте все внутренние полки, чтобы показать, где находятся различные принадлежности. Те же идеи распространяются на этикетки для стоек, ящики и другие системы хранения.

Многие предприятия используют «теневую доску» для хранения инструментов, чтобы каждый инструмент можно было легко вернуть на место для хранения.При таком подходе метка, соответствующая форме и размеру инструмента, размещается там, где ему принадлежит. Рабочие могут сразу определить, где находится каждый предмет, и сразу узнать, есть он там или нет. Больше не нужно тратить время на просмотр ящиков и корзин.

Организация может распространяться и на этаж. Рабочие зоны, передвижные полосы и склады для расходных материалов и готовой продукции могут быть отмечены лентой для разметки пола.

Шаг 3: Свет

Третья ступень 5S - это сияние, или «сейсо», что означает «чистота».«В то время как первая и вторая ступени расчистили пространство и организовали зону для повышения эффективности, на этом этапе удаляется грязь и сажа, которые неизбежно накапливаются под беспорядком, и предотвращается его повторное появление.

Регулярная чистка

Shine выходит далеко за рамки того, чтобы просто время от времени толкать метлу. Он включает в себя регулярную уборку каждой части рабочей зоны - часто ежедневную уборку и более тщательную уборку каждую неделю.

Важно отметить, что ступенька Shine не предназначена для обслуживающего или уборочного персонала.Каждый рабочий должен убирать свое рабочее место и оборудование, которое он использует. Этот подход имеет несколько преимуществ:

  • Рабочие, знакомые с местностью, быстро заметят любые возникающие проблемы.
  • Опасности или сложные ситуации будут поняты и учтены
  • Объекты, которые не на своем месте или отсутствуют, будут признаны
  • Рабочие будут стремиться содержать свое рабочее место в чистоте во время обычных операций

Каждый должен обращать внимание на общую чистоту на рабочем месте, быть готовым убирать мусор и так далее.Но для того, чтобы 5S давала наилучшие результаты, каждый работник должен нести личную ответственность за свое рабочее пространство.

Сияние как профилактическое обслуживание

Содержание в чистоте на рабочем месте дает много преимуществ. Одним из важных преимуществ является то, что легко обнаружить утечки, трещины или перекосы. Если люди, поддерживающие чистоту в помещении, - это те же люди, которые там работают регулярно, они быстро распознают любую из этих проблем.

Если оставить эти проблемы незамеченными и нерешенными, это может привести к отказу оборудования, угрозе безопасности и снижению производительности.Благодаря постоянной очистке и осмотрам, используемым на этапе сияния 5S, система может быть включена в программу профилактического обслуживания. Таким образом, 5S может продлить срок службы оборудования и сократить время простоя в аварийных ситуациях.

Шаг 4. Стандартизация

Первые три шага 5S охватывают основы очистки, организации и очистки рабочего пространства; сами по себе эти шаги принесут краткосрочные выгоды. Четвертый шаг - это стандартизация, или «сэйкэцу», что просто означает стандартизация.Записывая, что делается, где и кем, вы можете включить новые методы в обычную рабочую процедуру. Это открывает путь к долгосрочным изменениям.

Сила записывать

Говорят: «Если это не записано, этого не произошло». Запись решений, которые вы принимаете в программе 5S, поможет гарантировать, что ваша работа не исчезнет просто так. Если вы создали карту 5S на этапе «Установить в порядке», эта карта может стать частью вашего нового стандарта для данной области.Таким же образом можно записать и включить в стандарты процесс, который вы используете для красной маркировки элементов.

Впрочем, если вы записываете свои решения, это не значит, что вы не можете их изменить. Цель 5S - улучшить ваше рабочее место, а не сделать его неизменным. Вы пишете стандарты для своего учреждения и можете изменить их, чтобы они соответствовали новой информации или новым потребностям бизнеса.

Инструменты для стандартизации

После того, как вы приняли решение о том, как изменить свои методы работы, эти решения необходимо сообщить работникам.Это общение - ключевая часть этапа стандартизации. Общие инструменты для этого процесса включают:

  • Контрольные списки 5S - Перечисление отдельных этапов процесса позволяет работникам полностью следовать этому процессу. Он также предоставляет простой инструмент аудита для проверки прогресса позже.
  • Диаграммы циклов заданий - Определите каждую задачу, которая должна выполняться в рабочей области, и выберите расписание или частоту для каждой из этих задач. Затем возложите ответственность на конкретного работника (или должностную обязанность).Полученную диаграмму можно разместить на видном месте для решения вопросов и повышения ответственности.
  • Ярлыки и знаки с инструкциями - Предоставьте инструкции по эксплуатации, действиям по очистке и профилактическому обслуживанию именно там, где эта информация будет необходима.

Шаг 5: Сустейн

Пятый шаг программы 5S - это выдержка, или «сицукэ», что буквально означает «дисциплина». Идея здесь - постоянная приверженность. Важно выполнять принятые вами решения и постоянно возвращаться к предыдущим шагам 5S в непрерывном цикле.

Никогда не «однажды и сделано»

Подход 5S никогда не задумывался как разовое мероприятие, а должен был стать непрерывным циклом. Это ключевой момент, потому что первые успехи в 5S могут открыть путь для проблем. Если открытое пространство становится доступным на этапе сортировки, но после этого инструменты и материалы могут постепенно заполнять это пространство без какой-либо организации, в конечном результате может возникнуть еще больший беспорядок. Решение состоит в том, чтобы применять идеи 5S снова и снова, как рутинную часть нормальной работы. Вот почему так важен сустейн.

Поддержка программы 5S может означать разные вещи на разных рабочих местах, но есть некоторые элементы, которые являются общими для успешных программ.

  • Управленческая поддержка - Без видимой приверженности со стороны менеджеров процессы 5S не останутся незамеченными. Супервизоры и менеджеры должны участвовать в аудите рабочих процессов 5S и получать отзывы от работников. Они также должны предоставить работникам инструменты, обучение и время, чтобы они могли выполнять свою работу правильно.
  • Экскурсии по отделам - Привлечение групп из одного отдела для посещения других отделов поможет ознакомить весь персонал с процессами на вашем предприятии. Этот тип «перекрестного опыления» помогает распространять хорошие идеи и вдохновляет людей придумывать новые способы улучшения внедрения 5S.
  • Обновленное обучение - Со временем на вашем рабочем месте могут произойти изменения, такие как новое оборудование, новые продукты или новые правила работы.Когда это произойдет, пересмотрите свои рабочие стандарты 5S, чтобы учесть эти изменения, и проведите обучение новым стандартам.
  • Аудит прогресса - Стандарты, созданные в программе 5S, должны предусматривать конкретные и измеримые цели. Проверка этих целей с помощью периодического аудита может предоставить важную информацию и рекомендации. Где 5S хорошо работает? Где отстают команды?
  • Оценка эффективности - Как только вы узнаете, что ваши цели разумны, сделайте производительность частью оценки каждого сотрудника.Когда команды и отдельные лица работают хорошо, отмечайте это и публикуйте общие результаты, чтобы каждая команда могла видеть, как они сравниваются с остальной частью объекта.

Сустейн - это не конец 5S

Хотя это последний шаг в последовательности, сустейн не является концом 5S в целом. Один проход по этапам может выявить проблемы, которые были скрыты заранее. Повторное выполнение этих шагов может решить эти проблемы и помочь найти новые способы улучшения. Продолжайте цикл снова и снова, чтобы ваше предприятие было максимально эффективным.

Шестая буква S для безопасности

Когда дело доходит до бережливого производства и улучшения рабочих мест, 5S является одним из наиболее широко известных и используемых инструментов бережливого производства. Это неудивительно: 5S может повысить эффективность рабочего места, снизить затраты и улучшить качество. Но со многими программами бережливого производства легко сосредоточиться только на этих целях и упустить из виду человеческий фактор. Безопасность работников имеет решающее значение. Вот почему многие предприятия добавляют еще одну ступень к циклу 5S, называя результат «6S» - с безопасностью.

В отличие от первых пяти шагов, безопасность не является последовательным шагом. Это необходимо учитывать на всех остальных этапах. Например, на этапе сортировки вы можете решить, что данный инструмент устарел, потому что более новая версия более безопасна в использовании. Аналогичным образом, на этапе стандартизации рабочие процедуры должны быть стандартизированы для повышения безопасности на рабочем месте, а не только эффективности.

Обеспечение безопасности рабочих - это не просто дело: случайные травмы на рабочем месте обходятся дорого.Исследование Стэнфордского университета показало, что затраты на перелом кости могут стоить компании 50 000 долларов авансом, а также еще 55 000 долларов в виде косвенных затрат. Каждый инцидент может привести к проверке и цитированию OSHA, а также к увеличению затрат на страхование.

(Источник: РЕАЛЬНАЯ стоимость требования компенсации рабочим, Джефф Кавиньяк)

Выбор внедрения 6S вместо стандартной программы 5S может помочь вам улучшить организацию и эффективность рабочего места, а также сделать рабочее место более безопасным.

Преимущества программы 5S

Поскольку 5S ориентирована на улучшение рабочего места, а разные рабочие места могут иметь мало общего, может быть трудно предсказать точные результаты использования программы. Однако почти всегда можно найти некоторые преимущества:

  • Более эффективное использование времени - Избавление от ненужных материалов и упорядочение важных инструментов и расходных материалов устранит беспорядок и путаницу.Сотрудники тратят меньше времени на поиск и получение того, что им нужно, и вместо этого могут работать более продуктивно.
  • Меньше теряемого пространства - Исключение ненужных складов материалов и объединение складских помещений для инструментов освободит место для более полезных применений. Каждый квадратный фут жилой площади имеет свою стоимость, и получение максимальной отдачи от этих инвестиций повысит прибыльность вашего предприятия.
  • Сниженный уровень травматизма - Организация рабочих мест для повышения эффективности и простоты использования уменьшит количество перемещений, необходимых рабочим для выполнения своей работы.Устранение беспорядка и регулярная уборка разливов устранят опасности, связанные с поездкой. В результате рабочие будут меньше уставать и получать меньше травм.
  • Сокращение времени простоя оборудования - Когда инструменты и оборудование содержатся в чистоте, регулярно проверяются и используются стандартизованным образом, профилактическое обслуживание становится намного проще, а серьезные сбои часто можно полностью предотвратить.
  • Повышение согласованности и качества - Стандартизация рабочих процессов снизит количество вариаций и ошибок.За счет устранения неисправностей и отказов можно значительно повысить общую производительность.
  • Повышение морального духа сотрудников - Когда принципы 5S используются эффективно, работники видят, что их вклад ценится, а их результаты признаются. Это создает среду, в которой работники могут гордиться своей работой и проявлять интерес к улучшению своей компании.

Эти преимущества - не просто хорошие чувства.Документируя свое положение до и после внедрения 5S, многие предприятия смогли продемонстрировать реальные измеряемые улучшения.

Например, Университет Джорджии начал программу бережливого производства в 2009 году. Используя 5S, они сократили расстояние перемещения для обработки материалов на 83%, экономя от 7 000 до 10 000 долларов США на рабочей силе каждый год. (Источник: http://www.busfin.uga.edu/ )

Точно так же в больнице использовались принципы 5S, чтобы сократить время установки в операционных на 37%, а количество инструментов, необходимых для некоторых процедур, сократилось на 70%.С финансовой точки зрения больница сэкономила около 2,8 миллиона долларов в год. (Источник: Journal for Healthcare Quality. Сентябрь / октябрь 2015 г., том 37, выпуск 5)

5S в бережливом производстве

Бережливое производство - это образ мыслей о продуктивных системах с упором на сокращение ненужного, то есть на сокращение напрасных материалов, усилий и времени.Такой подход помогает повысить общую производительность, качество и прибыль. 5S естественно подходит здесь, потому что он способствует упрощению, организации и чистоте рабочего места.

Некоторые другие инструменты под эгидой бережливого производства особенно хорошо работают в сотрудничестве с 5S. Например:

  • Кайдзен - Внесите множество небольших изменений в стремлении к постоянному совершенствованию. Совокупные результаты могут привести к значительному повышению качества, безопасности и прибыли. Продолжающийся цикл улучшений идеально соответствует шагу Sustain 5S.
  • Канбан - используйте управляемую спросом производственную цепочку, чтобы переориентировать внимание на потребности клиентов и сократить ненужные запасы поставок, запасы и незавершенное производство. Подобная оптимизация рабочих процессов, по сути, применяет этап сортировки 5S ко всему бизнесу, а не только к рабочей области.
  • Total Productive Maintenance - Профилактическое обслуживание и автономное обслуживание для повышения продуктивности использования всего оборудования. Сокращение времени простоя и устранение ошибок приведет к повышению производительности и прибыльности.Шаг 5S Shine может сыграть ключевую роль.

Следующие шаги с 5S

Чтобы узнать, как реализовать программу 5S на вашем предприятии, прочитайте нашу подробную статью о начале работы с 5S. Вы также можете запросить наше бесплатное руководство по передовой практике для системы 5S для получения пошагового подхода или в качестве полезного учебного пособия.

В процессе внедрения 5S вы обнаружите, что визуальные сигналы могут быть важной частью системы:

  • Разметка пола и большие знаки показывают, где нужно собирать предметы с красными бирками
  • Доски Shadow и системы маркировки демонстрируют новую систему хранения инструментов
  • На этикетках с инструкциями перечислены этапы нового рабочего процесса для удобства.

Если вам необходимо создать индивидуальные визуальные сигналы для вашего предприятия, положитесь на линейку промышленных принтеров этикеток и вывесок DuraLabel, а также на линию маркировочных лент и защитных лент PathFinder.Эти продукты предназначены для изготовления долговечных индивидуальных вывесок и маркировок для различных промышленных нужд, и они идеально подходят для реализации 5S.

Готовы начать работу с 5s на вашем предприятии?
Прочтите нашу статью «Начало работы», чтобы получить исчерпывающие инструкции по внедрению 5s.

Как планировать и организовывать рабочую деятельность | Малый бизнес

Кимберли Леонард Обновлено 5 февраля 2019 г.

Владельцы бизнеса знают, что продуктивность повышается с эффективностью сотрудников.Помогая членам команды планировать и организовывать рабочие действия, устанавливайте распорядки, давая указания о том, как расставлять приоритеты ежедневных задач и справляться с потенциальными препятствиями. Когда у сотрудников организованы дни, меньше времени тратится на то, чтобы придумать, что делать дальше. Конечный результат - меньше потраченного времени, повышенная эффективность и повышенная производительность. Сохраняйте простоту планирования и организации работы, чтобы добиться максимальной эффективности.

Определите конкретные задачи

Проведите мозговой штурм по всем необходимым задачам в течение дня.Не беспокойтесь об организации на этом этапе. Подумайте обо всем, что происходит в течение дня, от входа в дверь, приготовления кофе и входа в компьютер. Если необходимо включить телефоны с помощью голосовой службы, включите это вместе с проверочными сообщениями.

Подумайте о систематизации, измельчении и любых задачах инвентаризации, которые возникают регулярно. Этот сеанс мозгового штурма станет основой для ежедневного плана действий.

Приоритезация и последовательность задач

Группируйте задачи вместе.Могут быть задачи, которые нужно выполнять в определенной последовательности или вместе. Например, может потребоваться ряд действий, необходимых для открытия офиса: отпирание двери, выключение сигнализации, выключение голосовой почты, проверка сообщений и приготовление первой чашки кофе. Просмотрите весь список заданий мозгового штурма и сгруппируйте связанные задачи.

Когда у вас есть сгруппированные списки, которые могут варьироваться от задач открытия, закрытия, продаж и обслуживания, установите приоритетные позиции. Перепишите каждый сгруппированный список в порядке приоритета.Например, приоритетом службы может быть возврат всех телефонных сообщений в течение первого часа после открытия. Обращение к поставщику по поводу изменения запасов может быть не самым важным делом утром.

Установите реалистичное расписание

Есть несколько сгруппированных задач, которые необходимо выполнять в определенное время дня. Например, открытие и закрытие задач нельзя выполнять в середине дня. Однако у других задач есть гибкость в расписании. Разбейте день на части, чтобы установить распорядок дня.Например, первый час дня можно посвятить ответам на сообщения голосовой и электронной почты. Следующий час можно посвятить задачам, связанным с продажами, а следующие часы до обеда - для встреч с клиентами.

Подумайте, когда лучше всего заниматься. Например, если вам нужно больше энергии для написания предложений, было бы лучше разместить эту задачу в начале дня и отложить менее энергоемкие задачи на потом, когда ваша энергия будет меньше. Установите реалистичные графики выполнения задач.Например, если вы знаете, что для обработки заказов и их отправки в тот же день требуется минимум два часа, не давайте себе последние два часа до крайнего срока доставки для выполнения задачи; установите этот приоритет в начале дня.

Устранение потенциальных отвлекающих факторов

В рабочий день каждого человека может быть так много отвлекающих факторов. Личные сотовые телефоны, текстовые сообщения, мгновенные сообщения, социальные сети и интернет-серфинг - это огромные отвлекающие факторы, но не единственные. Чрезмерные перерывы на кофе и разговоры с коллегами также значительно снижают производительность.Установите время перерыва и выключите все устройства, которые потенциально могут отвлекать от выполнения задач.

Относитесь реалистично к проверке устройств и разговору с коллегами, но развивайте дисциплину, чтобы ограничить это определенным временем дня. Некоторые люди даже отключают уведомления по электронной почте, устанавливая определенное время для чтения и ответа на электронную почту, сосредотачивая энергию на немедленных задачах, а не пытаясь выполнять несколько задач одновременно.

Как отдавать приказы своим сотрудникам | Малый бизнес

Каждый менеджер должен давать указания сотрудникам, но это может быть труднее, чем кажется.Сотрудники должны чувствовать себя уважаемыми и понимать приказы, которые вы отдаете. Прежде всего, сотрудники не должны чувствовать, что им вообще приказывают. Скорее относитесь к своим сотрудникам так, как будто вы даете им инструкции, которые помогут вам управлять компанией, и вы, вероятно, получите отличные результаты.

Используйте уважительные слова, такие как «пожалуйста», когда отдаете приказы своим сотрудникам. Хотя они обязаны следовать вашим инструкциям, вы завоюете добрую волю, которая облегчит вашу работу в качестве менеджера.Сотрудники с большей вероятностью будут уважать менеджера, который тоже проявляет к ним уважение.

Дайте четкие инструкции своим сотрудникам. Расплывчатых инструкций, таких как «Протрите пол», может быть недостаточно. Возможно, вам потребуется предоставить такие инструкции, как «Используйте горячую воду и синее чистящее средство, чтобы вымыть пол на кухне».

Будьте готовы ответить на вопросы, которые могут возникнуть у сотрудников, иначе вы рискуете, что работа будет выполнена неправильно или вообще не будет выполнена. Эксперт по кадрам Стюарт Лифф рекомендует «управлять ходьбой»."Лифф указывает, что это посылает сотрудникам сигнал о том, что вы хотите, чтобы они преуспели.

Используйте твердый, уверенный тон голоса, отдавая приказы сотрудникам. Если вы даете директиву, но используйте тон, который задает вопросы или колеблется, ваши направления могут не считаться важными.

Сообщите сотрудникам причину, по которой вы делаете им заказ. Например, вы можете сказать: «Пожалуйста, посчитайте, сколько чизкейков в морозильной камере, чтобы мы знали, нужно ли нам заказывать. больше для субботней суеты.«Такой подход помогает сотрудникам почувствовать себя частью команды. Конечно, в этом нет необходимости, если вы просто просите сотрудников выполнять рутинные задачи, причина которых уже ясна.

Отправьте свой запрос в письменной форме, если это так. сложный. Это помогает избежать путаницы и может повысить точность выполнения. Дайте своим сотрудникам устные инструкции для подкрепления записки.

Ссылки

  • «Управление государственными служащими - как мотивировать своих сотрудников, решать сложные проблемы и добиваться результатов. Ощутимые результаты »; Стюарт Лифф; 2007

Ресурсы

Писатель Биография

Элиза Уайл писала с 2003 года.Имея степень магистра по учебным программам и инструкциям, она написала учебные материалы для трех школьных округов. Ее опыт включает наставничество, обслуживание студентов из групп риска и корпоративное обучение.

5S - Бережливое производство и определения шести сигм

5S представляет собой японские слова, которые описывают этапы процесса организации рабочего места. Английские эквиваленты слов показаны в скобках

.
  1. Seiri (сортировка)
  2. Seiton (выпрямление, установка)
  3. Seiso (блеск, развертка)
  4. Seiketsu (стандартизация)
  5. Shitsuke (Sustain)

Проще говоря, методология пяти S помогает удалять предметы на рабочем месте которые больше не нужны (отсортировать), организовать элементы для оптимизации эффективности и потока (выпрямить), очистить область, чтобы легче выявлять проблемы (блеск), внедрить цветовую кодировку и метки, чтобы оставаться в соответствии с другими областями (стандартизировать) и развивать поведение, которое поддерживает организацию рабочего места в долгосрочной перспективе (поддержание).

Его также называют 6S или 5S + S (добавление безопасности или безопасности) или даже 7s (добавление духа и безопасности). Не путать с Шесть Сигм (часто пишется как 6).

5S основан на системе CANDO, разработанной Генри Фордом в начале 20 века.

Посмотрите это видео, в котором объясняются шаги и предоставляется замедленная видеосъемка того, как медицинская организация выполнила свое мероприятие 5S.

Вот разбивка каждой буквы "S"

1.Сортировка (seiri) - Различение необходимого и ненужного и избавление от ненужного

  • Удалите предметы, которые не используются в этой области - устаревшие материалы, сломанное оборудование, избыточное оборудование, файлы на компьютере, измерения, которые вы больше не используете
  • Попросите сотрудников пометить все предметы, которые, по их мнению, не нужны - это улучшит понимание необходимость и использование
  • Классифицируйте все оборудование и материалы по частоте использования, чтобы решить, следует ли их снимать - поместите « Red Tag » на элементы, которые необходимо удалить
  • Создайте «зону хранения» для предметов, которые трудно классифицировать - удерживать элемент на отведенный период, чтобы позволить другим лицам, не входящим в команду 5S, просмотреть

2.Выпрямить (seiton) - Практика упорядоченного хранения, позволяющая эффективно (без потерь) выбрать нужный предмет в нужное время и легко получить доступ для всех. Место для всего и все на своих местах.

  • Определите и выделите место для всех материалов, необходимых для вашей работы
  • Назначьте фиксированные места и фиксированное количество
  • Сделайте его компактным
  • Разместите тяжелые предметы на такой высоте, с которой их легко подобрать
  • Решите, как все должно быть отложите и соблюдайте эти правила

3.Shine (seiso) - Создайте чистую рабочую площадку без мусора, грязи и пыли, чтобы было легче идентифицировать проблемы (утечки, разливы, избыток, повреждение и т. Д.)

  • Определите первопричины загрязнения и исправьте процесс
  • Только одно рабочее действие на рабочем месте в любой момент времени
  • Поддерживайте инструменты и оборудование в чистоте и в идеальном состоянии, готовые к использованию в любое время
  • Чистота должна быть повседневной деятельностью - не менее 5 минут в день
  • Используйте таблицу с подписями / инициалами, показывающую, что действие или проверка имело место
  • Обеспечьте надлежащее освещение - грязь и пыль могут быть плохо видны

4.Стандартизация (seiketsu) - Установление стандартов для аккуратного и чистого рабочего места

  • Стандартизация передовых практик посредством «визуального управления»
  • Сделать отклонения видимыми для руководства
  • Обеспечить согласованность каждой области друг с другом
  • Стандарты упрощают перемещение работников в разные области
  • Создание процесса поддержания стандарта с помощью определенные роли и обязанности
  • Сделайте так, чтобы каждый мог легко определить состояние нормальных или ненормальных условий - поместите фотографии на стены, чтобы обеспечить визуальное напоминание

5.Sustain (shitsuke) - Реализация поведения и привычек для поддержания установленных стандартов в долгосрочной перспективе и превращение организации рабочего места в ключ к управлению процессом для достижения успеха

  • Самая трудная фаза - поддерживать - многие не достигают этой цели
  • Установление и поддержание ответственности - требует от лидера приверженности и выполнения
  • Каждый придерживается правил и делает это привычкой
  • Участие каждого в формировании хороших привычек и закупка
  • Регулярные аудиты и проверки
  • Выявление первопричин проблем
  • Стремление к более высоким уровням 5S - постоянное улучшение

Первоначально метод назывался «4S», в котором использовалась комбинация Set и Shine.Однако Toyota и большинство других компаний используют 5S в качестве стандарта.

Другие эксперты по усовершенствованию, такие как Пол Эйкерс, в своей книге «2 секунды бережливого производства» продвигали использование 3S на ежедневной основе, чтобы сосредоточиться на сортировке, развертке и стандартизации, а не на выпрямлении или выдержке. Он благодарит Хокса из Японии за то, что он научил его этому подходу, поскольку они считали 5S слишком сложным.

Другие варианты, которые следует включить в 5S, - это Безопасность, Безопасность и Дух.

Безопасность : Безопасность часто говорят, что в рамках 5S подразумевается, что все должно выполняться с безопасностью как приоритетом номер один, но для обеспечения этого безопасность добавляется в качестве дополнительного S.Это особенно заметно на производстве, на складах, в тяжелом оборудовании, строительстве, в здравоохранении и лабораториях, а также в других контекстах, где может быть задействовано потенциально опасное оборудование или вещества, и менее заметно в офисных условиях.

Spirit : Чтобы гарантировать, что 5S сфокусирована на облегчении работы сотрудников, добавлен Spirit, чтобы напоминать людям, что это должно быть весело, и что творческий подход является ключом к придумыванию новых идей и более эффективных способов реализации 5S. .Без вовлеченных рабочих подход 5S не будет долгим и успешным.

Isolocity предлагает пример того, как поддержка 5S на рабочем месте может быть автоматизирована с помощью программного обеспечения.

В Гемба Кайдзен автор Масааки Имаи упоминает другой метод, называемый 5 C (или пятью C):

  • Очистить
  • Настроить
  • Очистить и проверить
  • Соответствовать
  • Обычай и практика

Электронные (цифровые 5S) методы

Новый подход к 5S заключается в использовании методов для лучшего управления цифровым миром (файлы, общие диски, сети, серверы и т. Д.).

Ознакомьтесь с этим бесплатным коротким курсом под названием « Electronic 5S », чтобы узнать больше.

Дополнительный контент

5S НА ДОМУ

5S также хорошо работает в домашних условиях. Популярным методом является метод КонМари, разработанный Мари Кондо. Вот несколько ресурсов о ней.

Вы также можете найти местного организатора, который поможет вам в этом процессе, через Национальную ассоциацию профессионалов в области продуктивности и организации (НАПО) >>>

«Вернуться к указателю глоссария .

Добавить комментарий

Ваш адрес email не будет опубликован. Обязательные поля помечены *