Как правильно хранить документы дома: Как правильно организовать хранение документов дома, популярные способы и идеи

Документы постоянного и личного хранения в Москве

Многие не хотят отдавать хранить документы другим людям или организациям. Это может быть связано со многими причинами. Но тогда следует правильно организовать хранение важных документов у себя дома. Хранение документов дома – очень важный и ответственный процесс, к которому необходимо подойти со всей серьезностью, чтобы в дальнейшем не искать необходимые документы по всем ящикам и полкам.

Как правильно хранить документы

Для начала следует обозначить, какими бывают документы у физических лиц, представляющие наибольшую ценность:

• личные документы;
• документы на квартиру;
• коммунальные платежи;
• второстепенные документы и копии.

К личным документам можно отнести паспорт, водительские права, дипломы о высшем образовании, любые другие документы подтверждающие вашу личность и документы, которые могут понадобиться в оформлении на работу или для любых других нужд связанных с обращением в различные инстанции.

Документы на квартиру, это техническая документация, а также бумаги подтверждающие право собственности на квартиру.

Коммунальные платежи – это все платежи, которые вам приходят за квартиру: газ, свет, отопление, горячую и холодную воду, вывоз мусора и квартплату.

Второстепенными документами можно считать диплом об окончании школы, если вы имеете высшее образование, копии документов или другие справки и документы, которыми вы практически не пользуетесь.

Стоит ли хранить важные бумаги дома

Система хранения документов должна быть продуманной, поэтому следует разделить документы по классификации приведенной выше или вашей личной классификации.

Когда документы разделены, следует рассортировать их. Сортировка в основном необходима документам, которые представляются в нескольких вариантах. Такие документы представлены в коммунальных платежах. В таком случае, лучше их сортировать от самых давних к новейшим. Это позволит сэкономить массу времени при поиске документов.

Так рассортировав коммунальные платежи по месяцам, соединяя все бумаги: газ, воду, квартплату и другое, можно не тратить время на дополнительные поиски каждой платежки. Остальные документы лучше всего хранить в отдельных папках.

Также следует учитывать, что если в семье несколько человек, документы каждого члена семьи следует хранить отдельно. Даже если ребенок еще маленький и большого количества документов у него нет, ему все же необходима папка, так как хранятся, в основном, документы постоянного хранения. 

Если ребенок участвует в олимпиадах, занимается самодеятельностью – ему необходима отдельная папка для наград и дипломов, если их не вывешивают на стену.

Также следует поступать и с документами на собаку или кошку. Паспорт, загранпаспорт, справку о прививках следует хранить в отдельной папке, все дипломы и сертификаты в отдельном.

Место для хранения документов необходимо выбирать исходя из меблировки, защищенности отдельных мест. Так, личные документы лучше хранить в спальне или личном кабинете. Если в квартире есть сейф, некоторые документы лучше хранить там.

Антресоль24 вам поможет

Если же вы уезжаете, то стоит позаботиться о сохранности документов заранее. Зачастую в квартире нет сейфа, а хранить их в квартире или у знакомых может быть не очень безопасно.  В таком случае, мы вам поможем. Наша компания уже длительное время занимается хранением вещей на своем складе и мы имеет ряд преимуществ:

• Вы можете арендовать место от одного квадратного метра, что позволяет не тратить средства на ненужную площадь.
• Мы предоставляем возможность аренды от двух недель. 
• У нас есть постоянные скидки и сертификаты для наших клиентов. 
• В помещениях безопасно. На территории ведется видеонаблюдение, а также установлена сигнализация. Склад находится под круглосуточной охраной. 
• Доступ к ячейке или боксу имеет только владелец, у которого находится ключ. Доступ на территорию склада происходит по пропускам.

Мы работаем двадцать четыре часа в сутки и семь дней в неделю. Места для документов личного хранения лучше не найти, так как мы обеспечиваем полную безопасность и заботимся о желаниях клиента. Это позволяет выполнять нашу работу максимально эффективно и качественно. 

---

Похожие статьи

Как правильно хранить документы дома? | Практичный советник

Храним документы дома

Храним документы дома

Документы, свидетельства о рождении, о праве собственности, любовные письма, которые вы храните со времен своей юности, старые или редкие книги и т. д. должны храниться правильно, чтобы они не потерялись или не были повреждены.

Важные документы и бумаги должны храниться в специальных папках и местах, что позволит им избежать взглядов посторонних, липких пальцев ваших детей, зубов и когтей животных и неблагоприятных условий (влажности, жары, прямых солнечных лучей).

Перед тем как убрать бумаги на хранение, проведите их ревизию и сортировку. Некоторые документы вы должны хранить всю вашу жизнь (ИНН, паспорт, пенсионное свидетельство, свидетельство о рождении и т. д.), другие достаточно хранить не более 3 лет (счета на квартиру, квитанции об уплате налогов), а третьи не более месяца (чеки, гарантийные талоны). Сразу избавьтесь от тех бумаг, которые вам точно не понадобятся.

Выбор способа и места хранения

Возможно, вы захотите приобрести специально изготовленные шкафы или сейф. В идеале они должны быть огнеупорными, водонепроницаемыми и герметичными для удержания влаги. Однако это не по карману большинству, поэтому ищите коробки и папки (очень удобны папки-портфели), специально предназначенные для хранения документов.

При большом количестве документов можно организовать специальные картотеки, их несложно сделать самостоятельно, используя в качестве разделителей плотную бумагу или картон, которые можно подписать. Независимо от того, какой способ хранения вы выберете, вам должно быть в случае необходимости удобно и легко найти нужный документ.

Размещайте документы на плоские поверхности или обеспечьте жесткие разделители между бумагами или файлами, чтобы избежать сгибания и деформации документов. Помните, что влага — главный враг бумаги. Попадание влаги может привести к тому, что документы разбухнут, страницы склеятся, а краска потускнеет. По этой причине размещение документов в правильных условиях может иметь решающее значение для их сохранности.

Подумайте о том, как систематизировать документы и бумаги. Это поможет вам быстрее найти их в будущем. Также это поможет членам вашей семьи в случае необходимости найти для вас важную информацию. Для наиболее часто используемых бумаг заведите папку с их ксерокопиями, что сэкономит время на поиск копировального аппарата.

Если возможно, оставьте пространство между файлами или папками, чтобы вы могли легче просматривать свои бумаги.

Используйте ярлыки или файлы с перманентными и водонепроницаемыми чернилами.

Коробки и папки должны располагаться на подставках или полках, но не на полу. Не стоит также выбирать солнечные, хоть и недоступные для влаги и посторонних места.

Пространство между коробками и стеной улучшит вентиляцию.

Вот такие практичные советы, могут весьма пригодится вам в быту. Ведь когда все аккуратно сложено в одном месте, это помогает достаточно быстро найти нужный документ.

Как правильно хранить документы? 3 простых совета!

Документы имеют свойство накапливаться, особенно, если ты #самсебегенеалог. Непонятно — что хранить, а что нет. Та еще головная боль! Надеемся, что наши простые советы помогут навсегда от неё избавиться.

Как правильно хранить документы? 3 простых шага!

⠀

Шаг 1. Определяем ценность

 

Не храним

Это прошлогодние чеки, истекшие гарантийные талоны, инструкции, оплаченные счета, визитки и прочий хлам. Зачем хранить выцветший чек из неизвестного магазина или инструкцию по использованию сковородки?

 

Нужно разобраться

Это чеки, которые нужно внести в бюджет, документы, которые нужно изучить и т. д.

 

Нужно сохранить!

1. Личные документы. Паспорта, медицинские страховки, документы об образовании, военные билеты, дипломы. Кроме того, мы рекомендуем хранить грамоты и награды, это сильно характеризует вас как личность.
2. Рабочие документы. Если эти документы имеют значение для общей истории, то пригласите коллег или специалистов для оценки важности и передайте им. Посмотрите, нет ли в документах яркого эпизода, например, автографа. Эти уникальные вещи могут заинтересовать коллекционеров и продолжить жизнь на выставках или в публикациях.
3. Фотографии, открытки и письма. Люди любили подписывать на оборотной стороне от кого, куда, кому — это тоже важно. Если их скопилось слишком много, то обратите внимание на своих родственников: возможно у них сохранилось меньше фотографий, поделитесь с ними. Это повысит шансы на сохранность. Не забудьте перед этим их оцифровать, конечно же.

 

Обязательно посмотрите список документов, полезных при генеалогическом исследовании. Возможно, у вас дома сохранилось что-то важное!

 

Шаг 2. Оцифровываем

Бумага со временем портится, теряет цвет и просто ветшает. С цифровой копией такого не случается!

В первую очередь обязательно оцифровываем личные, рабочие документы и фотографии. Кстати, необязательно хранить в оригиналах свои грамоты из кружков, тетради и дневники — их можно просто отсканировать. Копии некоторых документов можно сохранить и в бумажном варианте. Например, напечатать можно копии паспорта, свидетельства о рождении, страховки или похожих документов. Лучше всего хранить копии вместе с оригиналом. Если ксерокопии израсходовались – пополните их!

 

 

Шаг 3. Сортируем все по папкам

 

Обязательно купите папки с файлами, где будете хранить оригиналы. Конечно, подойдут и пластиковые папки с застежками. Важно систематизировать документы удобным вам способом, и не забудьте подписать каждую папку. Потом скажете себе спасибо!

Цифровые копии рассортируйте в таком же порядке. Раз в два года рекомендуется менять носитель. Перезаписывайте всю информацию на новый жесткий диск. Жесткие диски имеют свойство неожиданно приходить в негодность, поэтому цифровую информацию тоже лучше перестраховывать, если хочется сохранить ее на долгие годы.

Удостоверьтесь, что ваши документы хранятся в надёжном месте и им не грозит деформация от влажности, температуры или других факторов. Легче всего хранить их в коробках на верхних полках шкафа.
⠀

А как храните документы вы?

Где хранить документы на квартиру — Rodden.ru

Как организовать хранение домашних документов

Здравствуйте, мои дорогие читатели и гости блога! Сегодня мне хотелось бы рассказать вам, как навести порядок в домашних документах и организовать удобное их хранение. Бывает так, что срочно понадобиться справка, придешь домой и не знаешь куда сунуться, чтобы найти свидетельство или другой документ в горе бумаг. И чтобы таких случаев с вами никогда не случалось, давайте разберем пошаговый план, который в конечном итоге обеспечит вам порядок в домашнем архиве.

Все домашние документы всегда должны быть в порядке даже не из-за того, чтобы вы могли в любой момент найти нужную вам бумагу, в первую очередь это безопасность. Ценные бумаги должны храниться вдали от посторонних глаз, а их порча или утеря обещают вам беготню по государственным учреждениям и инстанциям. Восстановление может занимать длительное и неопределённое время, а вот нервов вы потратите больше чем денег на штрафы.

Еще бывают очень опасные случаи, например, пожары, наводнения и другие ЧП, когда срочно необходимо покинуть дом. В таких ситуациях обычно люди в первую очередь из всего имущества хватают документы и деньги. Ну а если они будут валиться неизвестно где, то и можно вообще оставаться без них. Поэтому давайте раздеремся в этом вопросе подробнее.

Хранение документов в доме

В первую очередь вам необходимо оценить ситуацию – в какой степени запущенности у вас домашний офис.

Бывают хозяйки, которые складируют буквально каждую бумажку, чеки на продукты и справки. Но у каждого документа есть свой срок давности – от 2 – х недели и до бесконечности.

Когда я попыталась разобраться в данном вопросе, то столкнулась с противоречивой информацией, касающейся выписок, справок, деклараций. Поэтому не потрудитесь и уточняйте срок хранения документов у тех, кто непосредственно их выдает.

Но конечно, документы на квартиру, удостоверения, ИНН, паспорта должны быть в сохранности постоянно. Кстати, иногда на справках и бумагах пишется срок, в течение которого они будут иметь правовую или юридическую силу.

Что касается чеков на приобретаемую бытовую технику, тут все проще. Они будут действовать только в период гарантийного обслуживания. Но специалисты в этой области все же рекомендую беречь их все время, до тех пор, пока вы не выкинете ее. Это касается в первую очередь крупной техники, например, дорогих телевизоров, холодильников, станков и так далее.

Квитанции об оплате я лично по совету юриста храню 3 года, хотя мне кажется и этого многовато. Но куда деваться, в жизни всякое бывает. В общем, что хочу сказать. Позаботьтесь о целостности и безопасности ваших документов и подойдите к этому с умом.

Как навести порядок в документах?

Шаг 1. Соберите все бумаги в кучку. Оцените сложность всей ситуации. Лично у меня все домашние документы занимают среднего размера коробку. Ничего лишнего нет.

Шаг 2. Рассортирует бумаги по категориям. Я предлагаю таким образом:

• документы на квартиру
• медицинские док-ты
• налоговые
• кредитные
• квитанции об оплате
• чеки и гарантийные талоны и так далее

Можно распределить их относительно принадлежности к членам семьи (документы мамы, папы, детей и так далее). Общие также сориентировать, как в предыдущем примере.

Главное, чтобы вам было удобно и в любой момент могли найти ту бумагу, которая понадобиться. Сортировку следует совместить с размусориванием и выкидывание того, что уже не нужно. Что-что, а вот рекламные листовки, брошюры стоит немедленно отправить в мусорное ведро.

Если у вас на этот счет есть сомнения, отложите в сторонку бумаги. При первой возможности узнайте их срок хранения. Что касается визиток, то они могут быть помещены в специальный органайзер или небольшую коробочку.

Шаг 3. Выбор способа хранения. Как правило, чаще всего для хранения документов в доме используют папки с файлами. Они могут вставляться отдельно или уже быть едиными с обложкой. Такой способ организации бумаг очень удобен. Вы можете купить несколько подобных папок и каждую из них присудить одной из категорий (налоговые, медицинские документы и так далее).

Не хуже справиться с данной задачей способны папки-портфели. В них удобно не только хранить документы, но и брать с собой.

Как правило, на таких органайзерах есть небольшое место, где существует возможность сделать подпись. Тогда вы точно не перепутаете ее с другими категориями. А еще лучше каждому типу бумаг присвоить свой цвет. Например, документы на дом находиться в красной папке, медицинские справки, карты и так далее в зеленой, налоговые бумаги – в голубой.

Еще один способ организовать хранение документов в доме – картотеки с перегородками. Бумаги в этом случае в основном могут находиться в файлах или тонких папках – скоросшивателях. При этом сортировщиком выступают специальные пластины с выступами, где можно подписывать типы документов. Такие приспособления стоят недешево. Но их можно и сделать своими руками. Например, в качестве разделителей взять плотный цветной картон и вырезать выступ. Таким образом, вы не только организуете хранение своих домашних бумаг, но и сэкономите деньги.

Ну и последний вариант, который мне хочется вам предложить – это коробки. В принципе можно те же папки и файлы складывать в них, то есть совместить несколько способов хранения. Но я сейчас говорю немного о другом. К примеру, письма, квитанции об оплате имеют не совсем стандартный формат, когда не особо они вписываются в размер папки, особенно при их большом количестве. Тогда на помощь придут простые небольшие коробочки. В них очень удобно складывать небольшие документы.

Шаг 4. Пришло время подумать о месте для ваших ценных бумаг. В первую очередь оно должно быть недоступным для чужих людей и гостей. То есть скрытое от посторонних глаз. Это может быть антресоль, верхняя полка над рабочим столом, сейф или выдвижной ящик, желательно закрывающийся на ключ. Для тех, у кого есть дети, стоит также задуматься, не смогут ли малыши добраться до ценных бумаг. Ведь они – любопытный народ, и везде могут применить свои ручонки.

Не стоит также выбирать солнечные места, хоть и недоступные детям. От влаги и солнца бумаги могут выцвести и испортится.

И еще один нюанс, о котором я забыла упомянуть. Заведите папку, где будут храниться все ксерокопии самых важных документов, например, паспорта, страхового полиса, пенсионного удостоверения, документов на квартиру и так далее. Если вам срочно понадобятся копии, а под рукой не окажется ксерокса, времени будет в обрез, то вас спасет эта хитрость.

Ну и последнее, не тяните с той кучкой бумаг, которая вызвала у вас сомнения относительно срока хранения. Как только вы разберетесь с эти делом, тут же разложите их по местам. Ведь теперь у вас хранение документов дома организованно на высшем уровне!

А как вы скрадываете бумаги? Делитесь своими секретами! Оставляйте комментарии! До новых встреч!

Таким вопросом задается каждый, когда видит их огромную стопку на столе или в шкафу. Даже не знаешь, как подойти к такой горке и с какого листика начать, чтобы его разгребать. Думаю, если бы мы с самого начала позаботились о своих документах, проблем бы ни каких сейчас не возникало. А так, созданная стопка бумаг, действует нам на нервы и раздражает каждый раз, когда хотим что-либо найти в ней. Разобрать всё же придется и сразу же следует позаботиться о том, где и как теперь хранить документы.

Для начала следует представить, какие правила должно выполнять место хранение: оно должно быть безопасным, то есть не быть на виду, легко доступным, при любой ситуации и удобным. Разберем каждый пункт по порядку.

Безопасное место хранение документов

Этот пункт можно рассматривать с двух сторон: во-первых, безопасность от повреждения. В домашних условиях любые документы не хранятся так бережно, как на пример в офисе на работе. В квартире совсем другая обстановка, поэтому мы или люди, которые Вас окружают, могут немного небрежно относиться к вещам, будь-то документы или газета на неделю. Они делают это не специально, их вины, впрочем, как и Вашей, в этом нет.

К примеру, если оставить важный документ небрежно на столе, дети могут порисовать его, любимый человек поставить сверху кружку с чаем. Всё это делается не специально. И вот чтобы подобных, неприятных, ситуаций не случалось, Вам следует хранить документы подальше от «случайностей». Для этого вполне подойдет шкаф, сервант, книжная полка, даже шифоньер с антресолями, главное, чтобы документы нужно было доставать, а не брать с открытого места. Место хранение должно быть «мало посещаемым» семьей. Бумаги лучше хранить в папке, барсетке или портфеле, чтобы они случайным образом не помялись или растерялись.

Второй стороной безопасности, является безопасность от кражи. Можно купить небольшого размера сейф домой или заказать монтаж систем контроля доступа, чтобы документы всегда были в надежном месте, но если у Вас нет желания тратить на это деньги можете просто получше спрятать документы. Некоторые считают, что документы можно разделить на несколько частей и хранить их в разных местах, мол, если вор найдет одну часть, он подумает, что это все документы и дальше «рыть» не станет. У такого хранения, есть свои минусы и плюсы, кому как удобнее. Другие же, дают совет – важные и ценные документы хранить в банковских ячейках, а остальные можно даже не прятать, так как ворам они не понадобятся. Третьи, советуют делать двойное дно в полках, шкафах и прочей мебели. В общем, методов хранения – много, каждый выберет наиболее удобный.

Удобный доступ к документам

Кроме важного пункта «безопасность», существует ещё один немаловажный момент – «удобный доступ». Как не странно, но он может в некоторых случаях быть, куда важнее. Речь идет, например, о пожаре, взрыве в доме, или о любом другом событии, который заставит нас быстро выйти из дома, а, как известно, первое из вещей, что мы должны взять с собой – это документы. И тут наступает самое интересное: долго Вы будете бегать по квартире собирать части документов? Или взламывать двойное дно? Или искать ключи от сейфа, которые также спрятаны? Правда, сложные варианты?! А ведь в такие моменты, каждая секунда на счету!

Решать естественно только Вам, но мое мнение следующее – дом или квартира это уже давно не крепость, а значит и не место для хранения ценных и важных бумаг. Существует различные банковские хранилища, которые действительно позаботятся о Ваших документах или ценных бумагах. Что же касается обычных документов, типа паспорта или военного билета, то Вам достаточно иметь ксерокс, на случай кражи.

Поверьте, если Вас захотят обокрасть, никакие хитрости не пройдут, а значит, нет смысла выдумывать и создавать себе ещё дополнительные проблемы!

Как хранить важные документы и семейные архивы

Эксперты утверждают, что при правильном хранении документы смогут не только выручить вас в случае судебного разбирательства, но и буквально спасти вашу жизнь. О том, где, сколько и для каких целей хранить важную документацию и семейные архивы.

Как хранить документы: общие советы

Ежедневно мы сталкиваемся с большим количеством документов: чеками, медицинскими справками и картами, выписками, доверенностями и прочей бюрократической макулатурой, которую и выкинуть нельзя, и разобрать некогда. Как правильно хранить документы? Существует один простой совет: будьте последовательными. Не пытайтесь сразу упорядочить все бумаги. Разделите этот процесс на несколько этапов и разбирайте документы по мере их появления.

Цифры из разных платежек рекомендуется сразу записывать в журнал учета для ведения семейной бухгалтерии (до 10 минут в день). Следуйте этому совету и в конце месяца вам не нужно будет складывать длинные столбики цифр, копаясь в куче чеков. Это поможет избежать накопления ненужного мусора.

Купите в магазине канцтоваров папки и скоросшиватели. В них удобно раскладывать документацию, разбитую на разные категории. Не сваливайте все в одну папку. Забудьте про коробки, так как, глядя на коробку, у вас останется соблазн свалить в них все документы без разбора.

Старайтесь держать все бумаги в одном месте, чтобы они не потерялись и были всегда под рукой. К примеру, можно завести отдельный ящик, который закрывается на ключ. Хорошо, если поблизости будут лежать карандаш, ручка, ластик, скотч, дырокол, конверты, скрепки, степлер и калькулятор.

Как хранить жилищную документацию

Все документы, относящиеся к жилищным вопросам, положите в непромокаемую пластиковую папку. С особым вниманием отнеситесь к актам купли-продажи, подтверждающим право собственности на квартиру или дом. К ним также относится договор аренды, в том случае если вы снимаете помещение. В эту же папку можно положить справки о приватизации жилья и домовую книгу.

Как хранить чеки и квитанции

Общее правило: чеки и квитанции всех более или менее крупных покупок нужно хранить в течение 12 месяцев. Если гарантия на некоторые вещи больше одного год, сохраняйте подтверждения оплаты соответственно сроку, определенному в гарантийном талоне. Чеки об оплате услуг адвоката, врача, педагога и пр. необходимо сохранять на протяжении трех лет. В случае судебных разбирательств и необходимости предоставления оригинала сделайте ксерокопии чеков и оставьте их у себя.

Как хранить коммунальные документы

В обязательном порядке сохраняйте договоры подключения всех коммунальных служб: электричество, газ, вода, телефон, домофон, Интернет, кабельное ТВ и др. Все коммунальные платежи (квитанции и корешки) нужно хранить в течение 5 лет. По истечении этого срока от них можно избавиться.

Как хранить медицинские документы

Держите медицинские карты всех членов семьи в доступном месте. Если вы отдаете предпочтение частным клиникам, храните корешки их квитанций не менее двух лет. Они могут понадобиться во время различных разбирательств и страховых выплат. Карту с указанием группы крови, наличия аллергии к антибиотикам и хронических заболеваний диабет нужно всегда иметь при себе. Пусть она лежит в бумажнике или правах. Карточка с вышеперечисленной информацией может спасти вам жизнь, если в результате несчастного случая вы попадете в больницу.

Как хранить паспорт, права и свидетельство о рождении

Сделайте ксерокопии загранпаспорта, внутреннего паспорта, техпаспорта на автомобиль, водительских прав и свидетельств о рождении. Они вам пригодятся в случае кражи или утери оригиналов. По закону оригинал техпаспорта нужно иметь при себе во время вождения автомобиля и предъявлять по требованию дорожного инспектора. Совет: не оставляйте права и технический паспорт в машине в свое отсутствие. В случае угона или уничтожения автомобиля, это отодвинет сроки выплаты страховки.

Где хранить семейные архивы и прочие ценности

Большинство людей хранят важные документы, ценности и семейные архивы дома. Кто-то для этих целей держит сейф, но многие просто складывают бумаги в одно место, забывая о том, что ни железная дверь, ни сигнализация не смогут гарантировать сохранность ценных бумаг в случае кражи, пожара, затопления и пр. На восстановление бумаг может уйти уйма времени, а некоторые семейные архивы реставрации вообще не подлежат.

Самое надежное место, в котором следует хранить важные документы, семейные архивы и ценности, – это банковская ячейка или депозитарий. Эту услугу, которую предоставляют многие банки. Если вас устраивают условия аренды ячейки, а сам банк находится неподалеку, не раздумывайте. Банковская ячейка – удобный и, главное, безопасный способ позаботиться о документах, особенно если вы снимаете квартиру или живете в общежитии.

Где хранить документы на квартиру

С помощью интернета мы можем решать множество проблем: записаться на прием к врачу, оплатить штраф, отправить документы в госучреждение. Но вместе с тем, бумажные документы – это важная и необходимая часть жизни. Начиная с рождения, каждый человек обрастает «бумажками», подтверждающими его личность и права. Поэтому вопрос – как хранить документы дома, всегда будет актуален.

Какие документы бывают у каждого из нас?

Семья: паспорта, свидетельства, завещания.

Недвижимость и транспорт: документы на квартиру, телефон, электричество, дом, дачу, машину.

Образование: аттестаты, дипломы, сертификаты.

Работа: контракты, пенсионные накопления, договора, трудовые книжки.

Медицина: полисы, выписки, обследования, страховки.

Бытовые приборы, техника, мебель: гарантийные талоны, чеки, инструкции.

Квитанции на коммунальные платежи

Прочее: договора на оказание услуг, страховые случаи.

Как долго хранить документы?

Есть важные документы, которые нам нужно хранить всю жизнь, а есть бумаги, которые можно выбросить через пару месяцев за ненадобностью.

Документы, которые нужно хранить всегда – свидетельство о браке и другие семейные документы, свидетельство о рождении, дипломы, сертификаты, свидетельства и аттестаты, документы об обследованиях, выписки из больницы, завещания, нотариально заверенные бумаги, документы о пенсии.

Документы на недвижимость, машину, особо важные и дорогие покупки; все документы, касающиеся работы до момента выхода на пенсию – это те документы, которые нужно хранить, пока вы владелец или пока они актуальны.

Чеки и квитанции всех более или менее крупных покупок нужно хранить в течение 12 месяцев. Если гарантия на некоторые вещи больше одного года, сохраняйте подтверждения оплаты соответственно сроку, определенному в гарантийном талоне.

Чеки об оплате услуг адвоката, врача, педагога и пр. необходимо сохранять на протяжении трех лет. В случае судебных разбирательств и необходимости предоставления оригинала сделайте ксерокопии чеков и оставьте их у себя. Чеки, подтверждающие оплату лечения, могут пригодиться для оформления возврата НДФЛ.

В обязательном порядке сохраняйте договора подключения всех коммунальных служб: электричество, газ, вода, телефон, домофон, Интернет, кабельное ТВ и др. Все коммунальные платежи (квитанции и корешки) нужно хранить в течение минимум 3 лет, максимум – 5. По истечении этого срока от них можно избавиться.

Держите медицинские карты всех членов семьи в доступном месте. Если вы отдаете предпочтение частным клиникам, храните корешки их квитанций не менее двух лет. Они могут понадобиться во время различных разбирательств и страховых выплат. Карту с указанием группы крови, наличия аллергии к антибиотикам и хронических заболеваний диабет нужно всегда иметь при себе. Пусть она лежит в бумажнике или правах. Карточка с вышеперечисленной информацией может спасти вам жизнь, если в результате несчастного случая вы попадете в больницу.

Избавляйтесь от ненужного сразу

По мнению Мари Кондо существует ряд документов, от которых следуют сразу избавиться по мере того, как они исполнили свою функцию:

учебный материал, который ни разу не пригодился после посещения семинара или тренинга;

инструкции по эксплуатации, если вы уже давно и хорошо разобрались как работает та или иная техника;

выписки по кредитным картам, чековые книжки, расчетные листы.

Мари Кондо рекомендует выбрасывать все, что не подпадает под три категории: используемые в настоящие время, необходимые в течение ограниченного периода времени и те, которые необходимо хранить неограниченно долго.

Термин «документы», между прочим, не включает бумажные документы, обладающие сентиментальной ценностью, например старые любовные письма или дневники.

Чтобы не было ненужных документов, система Флай Леди предлагает продумать, с какой периодичность разбирать и сортировать документы: 1 раз в день, в неделю или в месяц.

О внедрении подобного принципа в свою жизнь делится моя коллега Алёна:

«Во время обучения системе Флай Леди, я избавилась от огромного количества ненужного, неактуального. Объем документов уменьшился в 3 раза! Теперь по понедельникам у меня день «бумажной работы». Я собираю документы, которые использовала или которые появились в течение недели, и за несколько минут решаю их судьбу – положить в папку на хранение, оставить пока в работе или выкинуть. Благодаря этой привычке они перестали нарастать огромным бумажным комом».

От себя бы добавила, что не стоит накапливать чеки из продуктовых магазинов или лишний раз распечатывать чек в банкомате с информацией о балансе карты. Это можно узнать и электронно.

Как хранить и сортировать?

Сколько хозяек – столько и систем хранения. В основном, в каждой семье хранится по 2-3 папки для документов. В одной – личные документы, в другой – квитанции и гарантийные талоны.

Для каждой категории можно сделать свой отдельный органайзер для удобства хранения и быстрого поиска нужного документа. И вот примеры моих коллег и знакомых, как они хранят документы в своих домах.

Папки на кольцах с файлами подходят для хранения большого количества бумаг, для каждого вида документов – своего цвета.

Елена: «В одной папке сложены инструкции к бытовой технике, чек, гарантийный талон, по каждому прибору в отдельном файле. В другой – квитанции за коммунальные услуги, кредитные договора с чеками, «письма счастья» из налоговой и их оплата, там же трудовые договора мои и мужа, справки по зарплате, договора на недвижимость. Остальные документы храню в папках в ящике письменного стола»

Кстати, Елена всегда держит дома файл с копиями почти всех документов в нескольких экземплярах, что очень удобно и экономит время на случай того, если срочно понадобилась ксерокопия.

Пластиковые конверты на кнопках – самое популярное место хранения бумаг. А если выделить для каждой категории документов свою папку и подписать, как у Айгуль, можно сократить уйму времени на поиски конкретной бумаги.

Личные документы каждого члена семьи удобнее хранить в пластиковых кармашках с застежкой ziplock. Так делает моя сестра Регина. Квитанции – в файлах. Для того, чтобы они не деформировались, храните их в органайзере/папке или у их основания проделайте отверстия с помощью дырокола и вложите их в папку на кольцах.

Пластиковая папка с прикрепленными внутри файлами. В них может быть от 10 до 100 файлов. В них удобно хранить квитанции по месяцам и годам. Такой способ использует моя коллега Наталья. А другие документы хранит просто в коробке из-под обуви.

В сумке для ноутбука хранит все свои документы другая моя коллега Алёна. В ней несколько «отсеков» и карманов. В одном отсеке лежат медицинские документы, в другом – оригиналы документов, разложенные по видам в файлы, в третьем – ксерокопии. Загранпаспорта, медицинские книжки, аттестаты в одном из кармашков. В кладовке есть еще бумажный пакет с инструкциями к бытовой технике.

Вот еще несколько идей, как хранить документы:

В коробках и пластиковых контейнерах, сделанных в виде картотеки, с разделителями, без труда находится нужный документ.

Часто документы нужно возить с собой (водительские права, ПТС, страховка автограждской отвественности и т.п.). Возможные решения:

Фотоальбомы и конверты – прекрасное место для хранения квитанций и чеков.

Различные подставки для бумаг будут отлично смотреться в вашем семейном архиве! Вариантов много. Выбирайте, что пришлось по душе!

Где хранить?

Для того, чтобы важные документы всегда были целы и невредимы, их нужно хранить в сухом и чистом месте, как делают члены команды «Всё на местах». Алёна хранит в платяном шкафу, Елена – на полке и в ящике письменного стола.

Отмечу, что в спальне и в кабинете – самое удачное место для хранения документов, но выбирая подходящую полку или шкафчик, подумайте:

Во-первых, удобно ли вам будет доставать все ваши документы. Совет: предупредите своих членов семьи, где лежит папка с самыми важными документами, на случай непредвиденных ситуаций, чтобы они брали ее в первую очередь;

Во-вторых, проверьте, не находятся ли ваши документы в доступном для маленьких детей и домашних животных месте. Совет: храните всё, что для вас ценно на верхних полках или там, где их можно запереть на замок.

После многочисленных попыток сына добраться до наших важных бумаг, я убрала всё на верхнюю полку шкафа в спальне. В трех папках храню – личные документы каждого члена семьи, документы на недвижимость и транспорт, квитанции и ксерокопии. Гарантийные талоны, без инструкций к эсплуатации, держу в файле в ящике письменного стола.

Я предпочитаю хранить вертикальным способом, всё под рукой и на виду. Один минус – если папка не жесткая, то она и лежащие в ней бумаги могут деформироваться. Поэтому если выбираете такой метод хранения, то присмотритесь к подобным подставкам.

Одно но: Регина, владелица документов с предыдущего фото, хранит органайзер с документами в спальне, на полке книжного стола. Повторюсь, этот вариант не подходит тем, у кого есть маленькие дети. И лучше держать документы подальше от прямых солнечных лучей, т.к. это может привести к высвечиванию и раннему старению бумаги.

Одно из решений для того, чтобы хранить документы – это хранить бумаги в коробках. Однако, так может появиться соблазн свалить в них все документы без разбора. Для удобства разложите всё по файлам или зафиксируйте стопки скрепками, как делает это Наташа.

Непредвиденные ситуации

Самые важные документы лучше хранить в специальном огнеупорном ящике или в сейфе. Среди опрошенных мною хозяек сейф есть у двоих. У одной моей коллеги сейф не подходит для постоянного хранения документов (из-за размеров). Но когда они с семьей уезжают больше, чем на несколько дней, то она перекладывает папку с самыми важными документами в сейф. У другой хозяйки, напротив, сейф вместительный, но она не хранит там документы, которые используют чаще всего (личные документы, медицинские карты и т.д.). В нем хранятся бумаги на недвижимость и транспорт, аттестаты и дипломы.

Считается, что самое надежное место, в котором следует хранить важные документы, семейные архивы и ценности – это банковская ячейка или депозитарий, особенно если вы снимаете квартиру или живете в общежитии. Но думаю мало, кто так делает. Конечно, можно по старинке сделать ксерокопии и отдать их на хранение ближайшим родственникам. Но если вы предпочитаете идти в ногу со временем, то лучше выбирайте облачные хранилища данных, вроде Google Drive, Dropbox, iCloud, Evernote, ЯндексДиск, Облако @mail.ru. Естественно, речь идет о скан-копиях. Кроме того, этот способ идеален для хранения чеков, от банковских до магазинных, которые имеют тенденцию со временем выцветать.

Надеюсь, что предложенные варианты хранения документов окажутся вам полезными. Поделитесь в комментариях, как вы храните документы дома в наших группах ВКонтакте , на Фейсбук и в Инстаграм!

Как хранить документы дома?

Очевидно, что любые ценные бумаги требуют крайне бережного и внимательного отношения. Ведь их случайная порча или утрата чреваты далеко не радужными последствиями. Изнурительная беготня по инстанциям с целью восстановления заветных свидетельств и удостоверений способна не только отнять у человека уйму времени, но также изрядно потрепать нервы. В данной статье мы расскажем, как хранить документы дома.

Выбор подходящего места

При поиске оптимального тайника для бумаг необходимо в первую очередь руководствоваться принципом безопасности. Важно позаботиться о том, чтобы документы не подвергались повреждениям и были скрыты от глаз посторонних людей, будь то наемные работники или воры. Если в доме есть маленькие дети, бумаги, помещенные в нижний ящик стола, могут оказаться разрисованными или разорванными юными непоседами. Поэтому в данном случае для тайника следует выбирать максимально недоступное место. Сейф, антресоль или верхняя полка книжного шкафа вполне подойдут.

Уместно сказать, что рабочий стол будет не самым безопасным местом для хранения документов. Случайно пролитый кофе или неожиданно налетевший сквозняк с высокой вероятностью приведут к порче ценных бумаг. Кроме того, расположенная на видном месте документация является отличной находкой для нагрянувшего домушника. Исключение составляют лишь ящики с ключом или с потайным дном. Впрочем, при желании извлечь их содержимое тоже не составит особого труда. Именно поэтому хозяину квартиры следует основательно поразмышлять над вопросом, где хранить документы дома.

Однако не стоит слишком изощряться при обустройстве подходящего «пристанища» для бумаг. Ведь выбранное место должно быть не только безопасным, но и доступным для хозяина. Согласитесь, что ситуации бывают разные и порой ценные документы могут понадобиться в самый неожиданный момент. В случае пожара, землетрясения или любого другого чрезвычайного происшествия на счету будет буквально каждая секунда. Поиск компромисса между безопасностью и доступностью является хоть и достаточно сложной, но вполне разрешимой задачей. Здесь на помощь особо предусмотрительным людям приходят современные функциональные предметы интерьера, оборудованные специальными тайниками. К их разряду можно отнести полки с выдвижными ящиками, книги-сейфы, розетки-муляжи и прочие хитрые приспособления (фото).

Способы хранения документов

Стоит ли говорить, что бумаги необходимо содержать в порядке. В противном случае поиск того или иного документа будет отнимать у человека уйму драгоценного времени. Многие из нас ежемесячно перебирают кипы однотипных листов, силясь обнаружить свежую квитанцию среди уже давно оплаченных счетов. Справиться с этой проблемой помогает детальный подход к распределению бумаг. В качестве примера приведем наиболее удачные идеи и способы хранения документов.

Оптимальным решением станет приобретение изделия на кольцах, в которое помещается внушительное количество файлов с бумагами (фото). Большая часть подобных папок имеет формат А 4, что как нельзя лучше подходит для хранения справок, свидетельств, договоров, документов на недвижимость и т. д. При желании стоит обзавестись несколькими тонкими канцелярскими приспособлениями, предназначенными для каждой сферы деятельности. Приклеив на папки пометки с надписями «работа», «семья», «жилье», «банк», можно значительно облегчить себе задачу поиска требуемой бумаги. Нелишним будет также вложить в первый файл полный перечень документов с указанием страниц их нахождения. Квитанции и чеки перед помещением в папку рекомендуется наклеивать на листы формата А 4. Фиксировать при этом следует лишь левый верхний уголок во избежание порчи документов.

Достойной альтернативой объемной папке выступает специальный портфель с множеством отделений, который можно приобрести в любом канцелярском магазине. Подобные приспособления представлены в самых разнообразных исполнениях, начиная со строгих классических и заканчивая изящными женственными. Подобрать вариант по душе не составит особого труда. Единственный минус папки-портфеля кроется в невозможности перелистывания страниц и свободного просмотра документов. Поэтому для обеспечения собственного удобства хозяину «хранилища ценных бумаг» придется позаботиться о соответствующих надписях и пометках. Наглядный пример размещения документов внутри папки-портфеля представлен в видеоматериале:

Как бы это ни было удивительно, но подобные аксессуары с магнитными листами способны выполнять и другие функции помимо хранения памятных снимков. К примеру, в них можно помещать квитанции по оплате, для закрепления которых не придется прибегать к помощи клея. Кроме того, на каждом листе есть место для надписей и пометок, что также очень удобно.

Бумажные «кармашки» оптимально подходят для хранения старых квитанций, чеков и прочих бумаг, которые пора отправить в архив. Такие документы пригождаются крайне редко, но выбрасывать их многие все же не рискуют. Нанеся соответствующую пометку на конверт, можно смело поместить его в дальний угол ящика или полки.

В них можно хранить практически все, и документы отнюдь не являются исключением. Однако беспорядочное складирование бумаг внутрь картонной емкости приведет к проблемам, связанным с их последующим поиском. Поэтому прежде чем помещать документы в коробку, нелишним будет распределить их по отдельным папкам или мультифорам в зависимости от назначения. Что же касается паспортов, дипломов и прочих нестандартных бумаг в твердых обложках, для них лучше завести отдельный плотный конверт. К слову сказать, на сегодняшний день существуют очень удобные аксессуары, выполненные в виде картотеки с разделителями (фото). Некоторые из них могут закрываться на ключ и использоваться в качестве сейфа.

Полезные советы и рекомендации

• Во избежание порчи или выцветания документов необходимо хранить их подальше от воды и солнечных лучей.
• Нелишним будет завести папку с ксерокопиями всех важных бумаг, после чего передать ее живущим отдельно родственникам или поместить в банковскую ячейку. Более современным решением станет перенесение сведений на специально приобретенную флеш-карту. Это поможет человеку быстро восстановить оригиналы, утраченные в результате чрезвычайного происшествия (пожара, наводнения, кражи и т. д.).
• Не стоит держать дома амбулаторную карту, ведь это является нарушением законодательства РФ. Являясь юридическим документом, она должна храниться в регистратуре, а не на руках у пациента.
• Поскольку бумажные чеки имеют склонность к выцветанию, при совершении крупных покупок рекомендуется делать их ксерокопии.
• Начинать сортировку бумаг стоит прямо с почтового ящика. Не нужно складировать дома бесполезные рекламные листовки, газеты бесплатных объявлений и визитные карточки – лучше сразу отправлять их в ведро. В случае отсутствия свободного времени полезные бумаги следует положить поверх коробки или папки с документами, пообещав себе выделить пару минут в течение дня на их сортировку. Получив по почте приглашение на какое-либо мероприятие или извещение о посылке, рекомендуется сделать соответствующую заметку-напоминание в ежедневнике.
• Для упорядочивания документов необходимо хотя бы раз в год проводить их ревизию. При этом оценивать каждую бумагу следует только один раз, либо оставляя ее на хранение, либо сразу выбрасывая.

Таким образом, ответ на вопрос, как хранить документы дома, зависит от вкусов и предпочтений человека. Если одни люди ограничиваются обычными картонными коробками, то другие приобретают дорогостоящие сейфы или даже оборудуют в квартире хитрые тайники. Так или иначе, важные бумаги должны находиться в доступном и удобном для хозяина месте. Не стоит также забывать и о поддержании порядка в документах. Рациональное распределение бумаг в зависимости от их назначения и регулярное проведение ревизий позволят избежать проблем, связанных с затяжным поиском необходимых сведений.

Как удобно хранить бумажные документы дома – Газета «Право»

Все известна детская (а может и не очень детская), поговорка, которая гласит, что без бумажки – ты букашка, а вот с бумажкой – человек. Как бы это обидно не звучало, но в этих словах заключена стопроцентная истина, отсутствие нужного документа в определенной ситуации может испортить жизнь любому. Конечно, потеря важной «бумажки» – дело не смертельное, однако, зачастую ее восстановление требует столько времени и нервов, что сто раз пожалеешь о том, что с детства мама не приучила тебя к порядку и правильному обращению с документами с детства.

Какие документы есть в каждой квартире

Достаточно большое количество документов окружает любого человека с рождения. Через 3-4 дней после родов, родители выправляют ребенку его первый документ – свидетельство о рождении. Важно: этот документ будет нужен ему на протяжении всей жизни. Затем на ребенка заводят медицинскую карту, которая также, в идеале, будет нужна ему на протяжении всей жизни. Особенно, важным документам становиться медицинский полис (ОМС), по которому в России его будут лечить бесплатно в любой точке страны.

По наступлению 14- летнего возраста молодому человеку вручают основной документ – паспорт. Затем количество документов будет нарастать в геометрической прогрессии – свидетельство о среднем образовании, права, диплом ВУЗа, ИНН и прочая и прочая. Взрослая жизнь добавляет документы человеку постоянно, вплоть до пенсионного удостоверения (хотя,  как говорят, его скоро сделают виртуальным).

Документы о коммунальных платежах

Все документы, которые фиксируют какую-либо оплату, необходимо хранить длительное время. Особенно это касается коммунальных платежей и оплаты за телефон, компьютерную сеть, интернет и так далее. Самый лучший вариант – хранить эти документы в отдельных папках по тематике. На папку надо наклеить наклейку и написать на ней – «Платежки за коммуналку», например. Также надо поступить и с другими направлениями – оплатой за капитальный ремонт, за телефон, интернет.

Отдельно можно завести папку, где будут храниться листы с показаниями счетчиков – по газу, воде, электричеству.  В папках должны храниться квитанции об оплате за услуги. Учитывая то, что исковая давность большинства документов – три года, дольше этого срока платежки хранить нет смысла. Хотя в юридической практике есть примеры, когда старые квитанции помогали решить вопрос в пользу их владельца. Поэтому можно хранить их и дольше, было бы место.

В доме всегда есть бытовые приборы. К ним прилагаются разные документы:

• паспорт изделия;
• гарантийный талон;
• инструкция по эксплуатации.

Эти документы, особенно гарантийный талон и инструкция по эксплуатации, могут быть весьма важны. Конечно, после окончания гарантийного срока талон уже не имеет силы, но инструкция может пригодиться в любой момент, особенно учитывая тот факт, что у нас ее читают только тогда, когда устройство ломается. Эти документы надо разложить по направленности – кухонная техника, музыкальная, компьютерная и т.д. Для их хранения можно приспособить ненужную коробку, написав на ней перечень хранимых документов фломастером, чтобы было лучше видно.

Где и как правильно хранить документы дома и в офисе? Канцхак.

Поток информации в современном мире огромный. В том числе и на бумажных носителях. Не успеешь оглянутся — стол завален кипой бумаг, в которой просто нет времени разобраться. “Откопать” нужный документ не так то просто. Как и где правильно хранить документы? Мы советуем использовать специальные держатели для подвесных папок.

Директор, бухгалтер, менеджер, дизайнер, производственник — все могут улучшить свой бизнес благодаря этим простым, но необходимым вещам. Эти мобильные мини-офисы разработаны гуру организации дела и пространства — немецкой фабрикой Elba, которая знает толк не только в порядке, но и в стиле.

Например, если вы — кардиохирург! И нужно найти среди вороха статей, приказов и сводных таблиц нужную? От которой зависит чья-то жизнь! Если у Вас есть такой волшебный инструмент, как держатель для подвесных папок и сами папки, Вы быстро рассортируете все свои бумаги и также быстро их найдёте.

Вы — юрист? У Вас куча документов по каждому делу, которое Вы ведёте в суде? Вам нужно взять с собой на заседание только нужные и они не входят в обычный портфель. Берите бокс с подвесными папками. Вы за секунды во время слушания будете доставать оттуда нужные документы, рассортированные по разделам.

Вы — креативная домашняя хозяйка? У Вас куча журналов, выкроек, полезных советов и рецептов. Рассортируйте их в подвесные папки и времени на креативность и воплощение в жизнь идей существенно прибавится.

Фабрика Elba — немецкая компания, которая придумала оригинальные архивные системы для организации рабочего места. Изготовлены держатели из прочного пластика, а папки — из качественного картона.

Приобрести эти полезные держатели, боксы и папки можно на нашем сайте Фабрика Подарков:
Держатель для подвесных папок GO FIX — https://goo.gl/e4UQ6d
Регистратурный бокс Move с подвесными папками — https://goo.gl/FAYtQr
Подвесная папка chic, картон — https://goo.gl/tbEj8L

 

Порядок в документах дома — Чек-лист для мамы

Порядок в документах дома означает, что любой член семьи может найти нужную бумажку быстро и без нервов. Чтобы добиться такого результата, нужна удобная система хранения (и дело тут не в шкафчиках и полочках).

Организация хранения документов — это прежде всего сортировка и объединение бумаг по смысловым группам.

Для начала нужно собрать все документы в одном месте, перебрать их и избавиться от лишних, устаревших бумаг. Далее распределяем их по категориям (у каждой семьи будут свои категории). А затем для каждой категории заводим свою папку и подписываем её.

Совет: канцелярские принадлежности покупайте на последнем этапе. Когда вы уже понимаете какие именно, какого размера и сколько вам потребуется папок, файлов и т.д.

---

Распределяем документы по категориям:

• Отдельная папка-конверт для каждого члена семьи (разного цвета, чтобы сразу было понятно где чья)
  В ней будут храниться личные документы:
  • паспорт
  • свидетельство о рождении
  • ИНН
  • СНИЛС
  • медицинский полис
  • сертификат о прививках
  • аттестат
  • дипломы
  • свидетельства
  • удостоверения и т.д.
• Оплаченные квитанции
  Можно хранить в электронном виде — сфотографировать или отсканировать.
  А можно в папке с файлами. Тогда в один файлик складываем все квитанции по коммуналке за 1 месяц. Таким образом, когда пройдет 3 года, старые квитанции можно будет выкинуть, а освободившийся файлик использовать для нового месяца.
  Даже если квитанции оплачены онлайн, они могут пригодиться в спорных ситуациях. Хранить их рекомендуется 3 года.

  В одной папке могут храниться совершенно разные квитанции. Тогда понадобится разделитель — лист с названием подраздела:

  • коммунальные платежи (квартплата, электричество, газ, домофон)
  • налоги
  • штрафы
  • образовательные услуги (детский сад, дополнительные занятия)
  • в этой же папке можно хранить бумажки, связанные с коммунальными службами (поверка и документы на счетчики, адреса и телефоны коммунальных служб и т.д.)
• Недвижимость (документы на квартиру, дачу)
• Автомобили (все документы, связанные с машиной)
• Договора (банковские, трудовые, на интернет, телефоны и т.д.)



• Кредиты
• Инструкции и гарантии (но многие инструкции есть в интернете, поэтому оставляем не все)
• Медицина (на каждого члена семьи свой файлик — справки, заключения, рецепты и т.д.)
• Свидетельство о заключении брака
• Наследство
• Домашние животные
• Ксерокопии и фотографии для документов
• Архив — сюда помещаем документы, которые в принципе не нужны, но возможно еще пригодятся

---

Где хранить документы?

• Для хранения документов лучше выделить какую-нибудь отдельную полку в шкафу или стеллаже. Желательно, чтобы они находились там, где будет удобный доступ к ним. Например, в прихожей — вы сможете перед выходом взять нужный документ, а вернувшись домой, сразу вернуть его на место.
• Заведите в прихожей отдельную корзину «Входящие».
  Все бумаги, которые вы принесли домой, можно положить туда — это могут быть чеки, бумажки, скидочные купоны и т.д., однако периодически её нужно очищать.
  Порядок в документах дома будет тогда, когда вы научитесь отсортировывать ненужные бумаги до того, как они попадут на полку с документами.
• Хранить документы нужно в недоступном для маленьких детей месте.

Как лучше всего хранить важные документы?

Вне зависимости от того, поженились ли вы недавно, родили ребенка, купили машину, взяли студенческую ссуду, купили дом или арендуемую недвижимость — у вас растет стопка важных документов.

Когда вы наконец найдете время, чтобы просмотреть свой картотечный шкаф или коробки с документами, вам нужно решить, что оставить, у вас возникнет другой вопрос.

Как вы храните важные документы?

Если подумать, управление домашними финансами действительно похоже на ведение малого бизнеса.

Деньги приходят и уходят. У вас есть отчеты о прибылях и убытках, предметы для покупки, счета к оплате и налоги, которые нужно учитывать.

Малый бизнес наверняка столкнулся бы с трудностями, если бы владелец (-и) не разработал план. и вы тоже можете бороться в какой-то момент.

Создание системы для организации и хранения важных финансовых документов и связанных с ними важных документов. Это может свести к минимуму ваш стресс и максимизировать ваше время и прибыль.

Но это больше, чем просто складывание вещей в помеченные файлы в ящик.Может быть, именно так вы и начинаете, но это не лучший долгосрочный план, чтобы сохранить ваши самые важные документы в безопасности.

Домашняя система хранения важных документов

Важные документы и документы, к которым вам нужно часто обращаться, а те, которые нетрудно или дорого заменить, обычно можно поместить в вашу домашнюю файловую систему.

Даже если вам нужен доступ к информации только изредка, необходимость идти в сейф может стать проблемой для чего-то, что не важно хранить вдали от дома.

Если у вас есть картотечный шкаф или картонный ящик для хранения, вы можете маркировать и создавать папки для этого типа документов. Сюда могут входить квитанции об оплате, выписки по банковскому счету и кредитной карте.

Вы также можете хранить квитанции о покупках, копии счетов за коммунальные услуги и налоги, а также документы, включая страховые полисы и медицинские записи, в своей домашней файловой системе.

При обновлении бюджета и отслеживании расходов полезно иметь доступ к этой информации в файлах.

Если вы оплачиваете счета онлайн, пользуетесь интернет-банком или имеете электронные выписки, вы также можете сохранить их на своем компьютере.

Было бы важно подумать, как вы хотите сохранить эти файлы в безопасности, и сделать их резервные копии на флэш-накопителе или другом запоминающем устройстве или с помощью веб-службы хранения.

Очень часто люди хранят как цифровые, так и бумажные записи.

Домашний шкаф для безопасного или надежного хранения

Некоторые важные личные документы трудно (а иногда и дорого) заменить.

Сюда входят подлинники свидетельств о рождении, браке и смерти, паспорта, карточки социального страхования, указы о разводе, завещания и документы, такие как право собственности на автомобиль.

Записи о вашей собственности, связанные с покупкой домов или сдачей внаем, также могут храниться в вашем доме.

Некоторые люди кладут эти документы в сейф в банке, но это может затруднить доступ к ним ночью и в выходные дни, если они вам понадобятся дома.

Некоторые предпочитают покупать домашний сейф или надежный шкаф для хранения этих документов.Другие просто хранят записи в своей домашней файловой системе.

Если вы решите приобрести домашний сейф или шкаф для хранения вещей, подумайте о том, чтобы приобрести водонепроницаемые, огнестойкие и защищенные от взлома.

Также рекомендуется хранить домашний инвентарь и видео ваших вещей в сейфе вместе со списком всех ваших важных финансовых счетов.

Основные документы для хранения вдали от дома

Вы можете хранить вдали от дома документы, к которым вам часто не нужен доступ, и те, которые очень дороги или трудно заменить.

Многие документы, которые вы положили бы в домашний сейф, также можно положить в сейф в банке или на почте.

Но вы не должны класть туда документы по имущественному планированию, если у близкого человека (у которого также может быть доверенность на вас) есть доступ к ящику.

Вы также можете подумать о том, чтобы поставить сейф на имя вашего живого фонда.

Ваш адвокат может также хранить подписанные копии всех ваших документов по имущественному планированию. Просто убедитесь, что кто-то из членов вашей семьи знает, кто ваш адвокат, и что у него есть копии ваших важных документов.

Создание аварийной сумки «Бери и уходи»

В дополнение к типичным важным документам, которые вы носите с собой в кошельке или сумочке (водительские права, карты медицинского страхования, медицинская информация, кредитные и банковские карты), подумайте о создании отдельной сумки или коробки, которые вы можете взять с собой на случай. аварийной ситуации.

Обеспечение безопасности вас и вашей семьи является высшим приоритетом в чрезвычайной ситуации.

Но если у вас есть свободное время до эвакуации из дома, сумка «хватай и уходи» со всей вашей важной информацией может сэкономить вам много времени и избавить от стресса, если вам понадобится информация, когда вам нужно быть вдали от дома.

Если вы создали папку «На случай чрезвычайной ситуации» для своих близких, подумайте о том, чтобы сохранить ее копию в сумке, которую можно взять с собой. Он уже будет содержать большую часть важной информации о вас и вашей семье.

Вам также предлагается:

• Держите в сумке наличные деньги на топливо, еду, жилье и предметы первой необходимости в течение как минимум нескольких дней.
• Положите в сумку несколько закусок и пару бутылок воды.
• Держите в сумке дополнительное зарядное устройство для телефона, набор ключей от дома, автомобиля, а также от сейфа или сейфа.

Хранение важных документов

Когда вы, наконец, приведете свои документы в порядок и надежно храните их, вы почувствуете облегчение. Вы также будете гордиться тем, что выполнили свою работу. Для многих из нас, кто отложил эту работу, это действительно было похоже на работу!

Потратив время и силы на сортировку груд важных бумаг, решив, что оставить, и правильно их храня, вы сэкономите много времени и избавитесь от головной боли в будущем.

Помните, ваша система не должна быть сложной — она ​​просто должна работать на вас.

При принятии решения о покупке домашнего сейфа или защищенного шкафа стоит подумать.

• Какой сейф вы бы купили?
• Насколько большим он должен быть?
• Или есть смысл получить сейф и положить туда «действительно» важные документы и ценные вещи?

Только вы можете решить, где хранить ваши документы. Самое главное, чтобы вы составили план и выполнили его.

Есть много людей, которые желают этого, когда что-то действительно происходит, и они не могут найти или легко получить копию необходимых им документов.

Соучредители Women Who Money, Вики Кук и Эми Блэклок

Вики и Эми являются авторами книги Estate Planning 101 — Ускоренный курс по планированию на случай непредвиденных обстоятельств, которая скоро будет опубликована от Adams Media.

«Женщины, которые деньги» в этом месяце спонсируется организацией FarmTogether . Наш спонсор не несет ответственности и не влияет на создание, выбор или представление контента или другой информации или ресурсов, представленных на этом сайте ».

стихийных бедствий: как хранить важные документы

Вы когда-нибудь часами наблюдали за новыми сообщениями о надвигающихся стихийных бедствиях? Душераздирающе видишь, как семья роется в развалинах в поисках ценных семейных реликвий и важных личных документов.

Наблюдение за погодой и огнем в действии увлекает большинство зрителей. И это все сюрреалистично, когда ты наблюдаешь за происходящим из безопасного собственного дома. Тем не менее, просмотр новостей о стихийных бедствиях в прямом эфире часто заставляет людей задуматься о том, что они будут делать, если в их районе произойдет стихийное бедствие. Были бы вы готовы и смогли бы вы защитить себя и свой дом от разгула матери-природы?

Знаете ли вы, как хранить важные документы, чтобы они были в безопасности в случае пожара, наводнения или других стихийных бедствий? Уделите несколько минут и прочтите наше руководство о том, что вы можете сделать, чтобы сохранить ваши личные документы в безопасности — до того, как случится стихийное бедствие.

Уход за важными записями

Если вы на минутку задумаетесь обо всех бумажных записях в вашем доме, вы получите целый список. Большинство из нас хранит в своих домах следующие личные документы:

• Медицинская карта
• Страхование домовладельцев
• Автострахование
• Недвижимость
• Регистрация и названия автомобилей
• Рекреационный транспорт и титулы
• Финансовая отчетность — квитанции о заработной плате, налоговые документы, банковские выписки
• Юридические документы — завещания, распоряжения о похоронах, доверенности
• Наличные деньги — хотя они и не используются для доказательства чего-либо, кроме того, что вы умеете зарабатывать деньги, наличные деньги — это бумага и документ, верно? (Мы поговорим о наличных деньгах через минуту)

Голова еще не болит? Когда вы думаете об огромном количестве бумажных документов, которые люди должны хранить в целости и сохранности в случае бедствия, это может показаться ошеломляющим.Наличие плана аварийного восстановления уменьшит боль. Самым безопасным решением для хранения документов может быть ваш банк.

Отнеси в банк

В фильмах много сцен, в которых люди нервно открывают сейф и ожидают, что найдут тайник с деньгами или фамильными драгоценностями. Во всех хороших сюжетных историях есть хотя бы одна сцена из сейфа, не так ли?

Сейфы — отличное решение для хранения документов, с которыми у вас возникнут проблемы с заменой.Банки взимают относительно доступную арендную плату за использование сейфа. Взамен вы получаете безопасность и частное хранилище для ваших личных документов, но есть несколько предостережений. Не кладите , только копию завещания в коробку. Не храните завещание (также называемое предварительным указанием о медицинском обслуживании) в коробке. Если вы умрете, серьезно заболеете или потеряете дееспособность, люди, которым нужны эти документы, могут не получить к ним доступ.

Банки не всегда защищены от стихийных бедствий.Сейфы не всегда частные. Служба национальной безопасности может получить к ним доступ, а IRS может заморозить их, если они заблокируют ваши активы. Помните деньги, упомянутые ранее? В большинстве договоров о гарантийном депозите говорится, что наличные деньги не застрахованы, по крайней мере, F.D.I.C. Если у вас есть большой запас «наличных на матрасах», храните их на банковском счете.

Банки

— это один из вариантов хранения ваших личных документов, но это не единственный вариант и, возможно, не лучшее решение для вас. Многие предпочитают хранить документы недалеко от дома.

Как хранить важные документы дома

Один из лучших способов хранить бумажные документы — дома в сейфе или ящике для документов. В то время как оригинальные копии ваших жизненно важных документов можно хранить в банковском сейфе, хранить документы, к которым вы часто получаете доступ, лучше всего дома. Представьте, что вам приходилось посещать банк каждый раз, когда вам требовалась налоговая информация или один из страховых полисов.

Вы можете купить домашние сейфы с разным уровнем огнестойкости, водонепроницаемости и водонепроницаемости.Домашние сейфы также бывают разных размеров. Помните о портативности. В идеале вам нужен сейф, к которому можно будет быстро получить доступ в случае бедствия. Сохраните ксерокопии ваших водительских прав, свидетельств о рождении для всех членов семьи и паспортов. Наличие копий этих документов может облегчить замену, если вы потеряете оригиналы. В домашнем сейфе вы также должны хранить все страховые полисы, документы на недвижимость, включая документы, и все названия транспортных средств.

Вещи, которые не следует хранить в домашних сейфах, включают финансовые документы с вашей личной информацией, например банковские выписки.Также не храните большие суммы наличных в домашнем сейфе. Если вор украдет сейф, страховка домовладельца обычно покрывает только небольшую сумму наличных денег. Важным личным документом, который вы должны положить в домашний сейф, являются инструкции для вашей семьи относительно доступа к вашему сейфу и контактная информация вашего адвоката.

Еще один вид защиты документов, к которому вы должны подготовиться, — это хранение вашей финансовой документации.

Технологии и хранение финансовой отчетности

Хранение документов, таких как свидетельства о рождении и страховых полисов, в сейфе или в папке дома — это хорошо, но у всех нас есть документы, требующие более высокого уровня безопасности.Финансовые документы включают банковские выписки, квитанции о заработной плате и налоговые отчеты. Вам не нужен какой-либо документ, в котором указан ваш номер социального страхования или другая личная информация, позволяющая установить личность, доступную для похитителей личных данных.

Это может показаться архаичным, но люди все еще используют физические файловые системы для хранения финансовых отчетов. На ум приходят ящики для хранения документов и металлические шкафы для документов. Коробки и шкафы все еще работают, но они не идеальны. Что делать, если взломщик украдет коробку? Что делать, если ваша файловая система не является огнестойкой или водонепроницаемой? Вместо файла-гармошки или металлического картотеки рассмотрите возможность хранения личных документов на небольшом внешнем жестком диске.Документы занимают минимум места, а это значит, что вам, вероятно, не понадобится больше 5–10 гигабайт места для хранения.

Внешний жесткий диск обеспечивает надежную защиту, поскольку вы можете настроить их так, чтобы они были защищены паролем. Это также означает, что ваши документы не хранятся непосредственно на вашем ПК или ноутбуке. В случае эвакуации из дома просто возьмите с собой жесткий диск. Вы можете получить доступ к защищенным документам с любого компьютера.

Еще одним вариантом хранения конфиденциальных документов является облако, которое дает доступ к документам на любом устройстве, подключенном к сети.

Хранить в облаке

Облако. Этот термин сегодня встречается повсюду. В офисе и в классе люди говорят об облачных вычислениях. Облако — это не какой-то неземной скрытый шкафчик для хранения вещей. Облачное хранилище — это вариант цифрового хранилища, который сегодня многие люди используют для хранения личных документов.

Облако — не лучшее решение для хранения документов, таких как свидетельства о рождении, карточки социального страхования или других документов, где может потребоваться оригинал.Например, если вы подаете заявку на ипотеку, вам понадобится оригинал вашего SSN. Но если вашей целью на 2019 год является устранение беспорядка с бумагой, облако работает. Облачное хранилище также хорошо работает как резервная копия этих жизненно важных записей, но это не идеальное решение.

У вас есть три надежных варианта для хранения личных документов, но как лучше всего подготовить эти документы для хранения?

Защита от огня и повреждений водой

Никто не ожидает, что пожар или наводнение повредят их дом и личные вещи.Даже когда вы живете в зоне наводнения, наводнение не будет реальностью, пока оно не случится с вами. Когда случаются бедствия, у большинства людей есть минуты, а иногда и секунды для безопасной эвакуации из дома. У вас не будет времени на поиск, сбор и упаковку важных документов.

Если вы знаете, что находитесь в районе, подверженном наводнениям или проливному дождю, вы можете подготовить личные документы до того, как их уничтожит погода. Храните документы в пластиковых пакетах на молнии. Пакеты размером в галлон отлично подходят для хранения важных бумаг и наличных денег.Хранение личных документов в пластиковых пакетах также может облегчить вам задачу, когда вы вернетесь домой и начнете убирать участки, поврежденные водой.

Защита документов от повреждений в результате пожара является скорее упреждающей, чем реактивной. Если вы живете в районе, подверженном лесным пожарам, у вас может быть время для сбора важных личных вещей. Если вы стали жертвой домашнего пожара, ваша жизнь важнее, чем любой документ .

Являются ли ваши документы надежными?

Надеюсь, мы помогли вам подумать о том, как хранить важные документы.Когда у вас есть план и варианты хранения документов, как в этой статье, вероятность потери важных документов меньше, чем при отсутствии плана.

Если вам нужна дополнительная информация о хранении документов или вам нужна помощь в восстановлении личного имущества после аварии, мы готовы помочь вам. Свяжитесь с нами для немедленной помощи в аварийном восстановлении.

Как хранить важные документы

Независимо от того, начинаете ли вы новую работу или подаете заявление на получение паспорта, бывают случаи, когда вам понадобится доступ к важным документам, таким как свидетельство о рождении или карточка социального страхования.Часто люди хранят свои личные документы в безопасном месте, только чтобы забыть, где они находятся, когда они действительно нужны, или они беспокоятся, что что-то случится с документами, когда они находятся в хранилище. Но есть простые способы защитить ваши документы от воров и стихийных бедствий.

6 важных документов, которые необходимо надежно хранить.

1. Карты социального обеспечения: Если вор завладеет вашей картой социального обеспечения, он может легко украсть вашу личность и даже подать налоговую декларацию.Эта карта является средством кражи личных данных и должна быть защищена.
2. Налоговые декларации: Тот факт, что вы получили чек налоговой декларации, не означает, что вы должны выбросить эти документы. IRS рекомендует хранить ваши доходы в надежном месте минимум три года. Сохраняйте доходы в течение семи лет, если вы подаете иск о возмещении убытков от бесполезных ценных бумаг или вычета безнадежных долгов.
3. Паспорта: Если ваш паспорт украден, невозможность выезда за границу — лишь часть проблемы.В Руководстве по паспортной службе США говорится, что кража паспортов часто связана с нелегальной иммиграцией, контрабандой и даже международным терроризмом. Если ваш паспорт украден, вы должны подать заявление в полицию. Хранить его в надежном месте жизненно важно.
4. Wills: Это документ, о котором вы, вероятно, не часто задумываетесь. Хотя одна копия, скорее всего, хранится у поверенного, важно сохранить вторую на случай, если с вами что-то случится. Вы должны убедиться, что ваша семья также знает, где он хранится, чтобы ваши пожелания были выполнены в случае чрезвычайной ситуации или смерти.
5. Свидетельства о рождении или усыновлении: Возможно, вы записываете ребенка в школу или подаете заявление на получение паспорта. Есть несколько ситуаций, когда вам может потребоваться предоставить копию одного из этих сертификатов, поэтому важно хранить его в надежном месте.
6. Свидетельства о браке: Вам понадобится доступ к этому документу, когда вы подаете заявление на совместное медицинское страхование, подаете заявление на ипотеку и даже потенциально для подачи налоговой декларации. Вы всегда хотите знать, где находится этот документ.

Как сохранить важные документы в безопасности

Теперь, когда вы знаете, какие важные документы вам нужно защитить, вы можете спросить себя: «Где мне хранить свою карточку социального страхования и другие документы?» Вот три варианта хранения, которые помогут сохранить их в безопасности.

Огнестойкие сейфы

Важно не только найти способ защитить свои вещи под замком. Также стоит подумать о покупке несгораемого сейфа на случай пожара в доме. Огнестойкий сейф защитит ваши важные предметы от огня, и многие из них оснащены механизмом, предотвращающим открытие сейфа в огне.За немного больше денег вы можете приобрести сейф, который одновременно является огнестойким и водонепроницаемым, как эта модель от First Alert.

First Alert 2092F Водонепроницаемый и огнестойкий комбинированный сейф, 1,3 кубических фута

• Комбинированный сейф защищает ценные вещи от огня, воды и кражи
• Объем 1,3 кубических фута обеспечивает много места для хранения файлов, электроники и т. Д.
• Огнестойкость конструкция выдерживает температуру до 1700 градусов по Фаренгейту в течение 1 часа.
• Композитная конструкция и водонепроницаемое уплотнение сохраняют содержимое сухим, даже когда сейф погружен в воду.
• Устойчивые к взлому скрытые петли отпугивают воров и препятствуют проникновению лома. вероятно, самый безопасный способ хранения важных документов.Сейф обычно находится в банке, который находится под постоянной охраной. Если вы храните в сейфе дома, вероятность кражи выше. Однако хранение важных вещей в сейфе может оказаться сложным. Вы можете получить доступ к ящику только в часы работы банка, поэтому, если вам вдруг понадобится паспорт или важный документ, например завещание, вам придется подождать, пока двери не откроются, чтобы получить к ним доступ. Также может быть трудно получить доступ к ящику в экстренной ситуации, если вы недееспособны.Вы можете назначить одного человека, который будет иметь доступ к сейфовой ячейке на случай, если вы физически не сможете туда попасть.

  Пластиковые рукава

  Независимо от того, где вы храните важные документы, добавление дополнительного уровня защиты — хорошая идея. Они предотвратят износ, а также защитят их от утечек или несчастных случаев, когда они будут извлечены из сейфа, в котором они хранятся. Вот доступный вариант от Avery, который включает язычок с угловым замком, чтобы предметы не выпадали.

  Оболочки для документов Avery Corner Lock, вмещают до 20 листов, разные цвета, 6 пластиковых рукавов (72262)
  • Для удобного хранения каждый конверт для документов вмещает различные листы, включая бумагу формата Letter, фотографии, билеты, брошюры и т. Д. …
  • Легко загружайте и выгружайте до 20 документов с 2 открытых сторон и удерживайте их в надежном положении, вставляя их в угловой язычок уникальной конструкции
  • Защитите свои листы от повреждений, поскольку рукава для документов изготовлены из прочного пластика, защищающего от повреждений. влажные поверхности, грязь…
  • Прозрачная передняя обложка позволяет легко просматривать вашу первую страницу, поскольку прозрачная многоцветная подложка помогает вам легко согласовывать цвета …
  • В комплект входят 2 синих, 2 зеленых и 2 фиолетовых пластиковых рукава. Когда и как уничтожить важные документы

    Иногда для обеспечения безопасности важной информации необходимо избавиться от бумажной работы. Такие вещи, как свидетельство о рождении, карточка социального страхования и другие документы, удостоверяющие личность, следует хранить бессрочно.Но сохранение документов, которые вам действительно не нужны, занимает много места и затрудняет поиск документов, которые вам действительно нужны. Вот почему покупка измельчителя или использование компании по измельчению — отличный способ избавиться от документов. Вы не хотите выбрасывать их, потому что воры потенциально могут получить доступ к информации и украсть вашу личность.

    Вот некоторые документы, которые следует рассмотреть для уничтожения:

    • Неактивные соглашения о кредитных картах
    • Старые страховые полисы
    • Старые кредитные отчеты
    • Старые медицинские записи
    • Налоговые декларации старше 7 лет

    Когда дело доходит до хранения важных документы, хранение их в безопасном месте является ключевым моментом.Использование домашнего сейфа или сейфа — самый простой способ гарантировать, что ваша информация не попадет в чужие руки. И в некоторых случаях лучше уничтожить старые документы, чем хранить их. Решите, какой способ защиты лучше всего подходит для вашего образа жизни и потребностей, и примите меры по их обеспечению как можно скорее.

    Эта статья была просмотрена и одобрена офицером Бантом.

    Офицер Банта является официальным экспертом SecurityNerd в области домашней безопасности и охраны.Сотрудник полицейского управления Билокси более 24 лет, офицер Банта просматривает все статьи, прежде чем предоставить свою печать одобрения. Щелкните здесь, чтобы получить дополнительную информацию об офицере Банте и остальной части нашей команды.

    Как создавать цифровые семейные документы и управлять ими

    В экстренной ситуации последнее, что вам нужно делать, — это искать документы. То же самое можно сказать в моменты сильного стресса или горя. В идеале все важные документы, которые могут вам когда-либо понадобиться, легко найти и легко получить к ним доступ.Как ты это делаешь?

    Лучший способ держать важные документы под рукой — отказаться от бумажных документов, оцифровав их, а затем сохранить эти электронные файлы в том месте, откуда их можно будет извлечь с компьютера, планшета или смартфона. Во многих случаях вам также следует сохранять физические копии документов, но это не значит, что вы не можете сделать цифровую копию. В этом есть много преимуществ.

    Во-первых, у вас получается резервная копия, которая невероятно помогает, если с оригиналами что-то случится.Во-вторых, вы можете получить документы в любое время и в любом месте, если у вас есть безопасное подключение к Интернету. В-третьих, когда информация оцифрована, вы можете искать ее по ключевым словам, а не копаться в кипах бумаги. Наконец, гораздо проще поделиться электронным файлом с юристом, финансовым консультантом или членом семьи, которому он нужен, чем отправлять факсы или ксерокопии.

    Какие важные семейные документы вы могли бы захотеть оцифровать? Как лучше всего сканировать и хранить их, чтобы они были в безопасности, их было легко найти и всегда были доступны, когда они вам понадобятся?

    Примеры документов для оцифровки

    Вам не нужно оцифровывать все.Хотя экономия каждого счета за коммунальные услуги или выписки по кредитной карте может иметь некоторую потенциальную ценность, какова вероятность того, что они вам понадобятся и вы не сможете получить к ним доступ со своего счета в онлайн-банке или поставщика коммунальных услуг?

    Вместо этого сосредоточьтесь на документах, на которые вам, вероятно, придется ссылаться в какой-то момент (например, налоговые декларации) или на которые вам действительно будет полезно иметь резервную копию. Вот несколько примеров:

    • Документы, связанные с серьезными изменениями в жизни: свидетельства о рождении; документы об усыновлении; свидетельства о браке, разводе, семейном партнерстве; иммиграционные свидетельства и формы

    • Паспорта, водительские права и удостоверения личности

    • Отчеты о состоянии здоровья, включая записи о вакцинах и прививках

    • Записи домашних животных

    • Официальные справки об образовании и свидетельства об окончании

    • Звания документы на имущество

    • Договоры аренды и ссуды

    • Налоговые декларации

    Семейные фотографии тоже могут прийти на ум, но они требуют совершенно другого процесса для сканирования и сохранения.Для документа вам не нужно изображение с высоким разрешением, а для фотографий вам нужно. Кроме того, при работе с фотографиями необходимо учитывать цвет, оттенки сепии или оттенки серого, что обычно не является проблемой для стандартных документов.

    Если у вас есть исторические семейные документы, которые больше похожи на семейные фотографии, возможно, потому, что они антиквариат или имеют сентиментальную ценность, то вам, вероятно, лучше обращаться с ними как с фотографиями. По поводу любых документов, которые являются чрезвычайно деликатными или ценными, подумайте о том, чтобы обратиться за помощью к архивисту или прочитать несколько советов из Национального архива США.

    Как оцифровать важные документы

    Давайте сначала посмотрим, как отсканировать документ и превратить его в электронный файл.

    Вам не нужен настольный сканер для получения профессиональных результатов. Все, что вам нужно, это смартфон с мобильным приложением для сканирования, высококонтрастная поверхность (то есть, если ваша бумага белая, поверхность должна быть темной) и приличное освещение.

    Для сканирования документа:

    1. Положите бумагу на высококонтрастную поверхность. Убедитесь, что у вас достаточно света.Находиться возле окна при дневном свете очень помогает.

    2. Положите документ ровно. Большинство приложений для сканирования исправляют мелкие дефекты, такие как складки и перевернутые углы, но если вы можете заставить документ лежать ровно, это идеально.

    3. Запустите приложение сканирования и расположите телефон параллельно документу. Большинство приложений для сканирования имеют автоматическое определение краев, если вы приложите разумные усилия, чтобы поместить страницу в рамки экранных руководств.

    4. Большинство приложений сканируют страницу автоматически, но в некоторых случаях вам может потребоваться нажать, чтобы завершить сканирование.Затем приложение предложит вам повторить процесс, если вы хотите добавить больше страниц в тот же файл.

    Многие отличные приложения для сканирования бесплатны или предлагают бесплатный уровень обслуживания. ABBYY FineScanner и Microsoft Office Lens — два отличных примера. В облачных хранилищах и приложениях для заметок (которые у вас уже могут быть) сканирование документов включено. Это верно, например, для мобильного приложения Dropbox и мобильного приложения Evernote.

    Если вам нужна возможность редактировать отсканированные документы, например, чтобы превратить лист бумаги в документ Microsoft Word, вам понадобится приложение для сканирования, которое включает оптическое распознавание текста и преобразование в редактируемый текст.

    Где безопасно хранить документы

    Вы уже используете облачное хранилище или службу синхронизации файлов, такую ​​как Google Drive или Microsoft OneDrive, для хранения и резервного копирования важных файлов? Тогда, вероятно, имеет смысл использовать тот же сервис для хранения семейных документов.

    В облачных хранилищах недостатка нет. Все упомянутые до сих пор варианты — Dropbox, Evernote, Google Drive, OneDrive — являются отличными вариантами. Что наиболее важно, приложения для сканирования, поскольку они очень популярны, часто дают вам возможность экспортировать оцифрованные документы прямо в них; или они предлагают свою собственную встроенную функцию сканирования.

    рекомендовано нашими редакторами

    Какой бы сервис вы ни выбрали, убедитесь, что он шифрует ваши данные, и убедитесь, что вы используете уникальный и длинный пароль для учетной записи. В этом отношении ваш лучший друг — менеджер паролей.

    Как организовать цифровые семейные документы

    В зависимости от объема документов вашей семьи вы можете создать серию папок и подпапок в своей службе хранения для их организации. Однако это может занять много времени, и люди часто начинают идти по одному пути сортировки и систематизации, прежде чем на полпути понимают, что это не сработает.

    Итак, простой и быстрый способ сделать это — по годам. Для начала сделайте 10 папок и назовите их за последние 10 лет. Например, у вас будут папки под названием 2020, 2019, 2018 и так далее. Когда вы дойдете до 11 лет назад, добавьте к имени папки «и старше» (или что-то подобное). Другими словами, ваша самая старая папка будет называться «2010 и старше».

    Теперь вы можете отсортировать цифровые документы в папку и примерно знать, где они находятся. Для удостоверений личности используйте год выпуска. Для стенограммы используйте последний год посещения школы.Если у вас слишком много файлов в какой-либо папке, просто создайте подпапку в соответствии с темой, например «Налоговые документы 2020 г.» или «Медицинские записи 2019 г.».

    А как насчет имен файлов? Я считаю, что при первом сканировании имеет смысл дать файлу хорошее имя, обычно потому, что я сканирую документ по определенной причине. Если врач просит меня предоставить копию моих записей о вакцинации, я даю этому файлу четкое имя, прежде чем отправлять его.

    Если вы сканируете огромные пакеты документов за раз, сосредоточьтесь на том, чтобы помещать их в нужную папку по годам, и обязательно создавайте подпапки, чтобы помочь вам понять, что у вас есть.Таким образом, вам не придется тратить слишком много времени на переименование файлов, но ваши документы по-прежнему находятся в разумном порядке, когда вам нужно что-то найти.

    Помните о своей цели

    Всегда помните о цели оцифровки ваших документов. Для очень важных документов целью может быть резервная копия на случай, если что-то случится с оригиналами. Для других типов документов цель может заключаться в том, чтобы сделать файлы легкодоступными в следующий раз, когда вам придется отправить их кому-то другому.Помните о своей цели, чтобы помочь вам, когда дело доходит до именования и сортировки файлов, в частности. Если вы помните об этом, вы легко сможете взяться за этот проект и получить отличные результаты.

    Этот информационный бюллетень может содержать рекламу, предложения или партнерские ссылки. Подписка на информационный бюллетень означает ваше согласие с нашими Условиями использования и Политикой конфиденциальности. Вы можете отказаться от подписки на информационные бюллетени в любое время.

    Как систематизировать важные документы дома | Как к

    Попытка найти важный лист бумаги и неудача — определенно одна из самых сложных ситуаций, с которыми каждый хоть раз сталкивался в жизни.Поэтому неудивительно, если вам интересно, , как организовать важные документы дома, , чтобы знать, в любое время дня и ночи, где находятся все ваши жизненно важные документы. Отсутствие документации может оказаться особенно неприятным, если вы планируете переезд на большие расстояния и вам нужно как можно скорее получить важные документы.

    Переезжаете ли вы по любви или, может быть, переезжаете после колледжа, мы вам поможем.С нашим гидом упорядочить важные документы будет проще простого. Вы перестанете спрашивать себя, где ваши сертификаты или квитанции, потому что научитесь правильно хранить важные документы.

    Какие важные документы

    Очень важными бумагами обычно являются те, которые нужно иметь при себе «на всякий случай». Они становятся важными, когда вы сталкиваетесь с важными жизненными событиями, такими как рождение ребенка, составление завещания или покупка нового дома.Когда вы станете старше и станете более ответственными, вы поймете, что должны начать держать их в безопасном и легкодоступном месте. Давайте посмотрим, какие документы включены в эту документацию:

    • Документы, удостоверяющие личность
    • Налоговые документы
    • Записи недвижимости
    • Медицинская карта
    • Финансовая отчетность

    Да, одна вещь, которая приходит вам в голову, — это сохранение всей этой документации на жестком диске, и нет никаких сомнений в том, что это полезный вариант.Но если вы немного подумаете, то поймете, что многие счета и почта все еще приходят в виде бумажных копий, и этого просто невозможно избежать. Кроме того, компьютеры постоянно выходят из строя, а жесткие диски выходят из строя или теряются. При перемещении по пересеченной местности возникают сложности, и вы можете забыть сделать резервную копию диска. Это самые распространенные вещи, о которых люди забывают, переезжая, так зачем рисковать? Одна из самых важных вещей, которые нужно сделать перед переездом, — это распечатать документацию и подумать о том, как организовать переезд без забот.

    Независимо от того, переезжаете ли вы в другой штат или просто переезжаете с детьми в дом меньшего размера, мы поможем вам выяснить, какие шаги вам следует предпринять при составлении важных документов.

    Приобретите все необходимые расходные материалы и инструменты

    Для того, чтобы правильно организовать вашу файловую систему, вам следует приобрести некоторые предметы, которые уменьшат ваше двигательное напряжение и ускорят процесс.С этими инструментами и расходными материалами ваша документация и сборщик сведутся к минимуму:

    • Картотека или ящик для документов
    • Держатель файлов настольный
    • Подвесная папка для файлов
    • Контейнер для мусора
    • Шредер
    • Этикетировщик или ручка
    • Папки с файлами

    С соответствующими инструментами и расходными материалами вы можете легко систематизировать каждый лист бумаги.

    Как хранить важные документы дома? Во-первых, соберите свои документы и распределите их по категориям

    Если вам трудно начать заниматься всей бумажной работой в вашем доме, помните, что этот процесс даст вам ответ на вопрос о том, как организовать важные документы.Каждое начало тяжело. Этот специфический, потому что он сложный, но относительно простой — вы должны собрать всю свою документацию в одном месте. Таким образом, у вас будет возможность отсортировать их и выбросить или переработать те, которые вам больше не нужны. Точно так же, как перед переездом удобно иметь список текущих дел, то же самое касается и хранения всех важных документов в одном месте. И вот почему:

    • Придется, нравится вам это или нет, продолжать и копаться в
    • Глядя в каждый уголок и закоулок, вы найдете даже эту забытую стопку бумаг, так что нет никаких шансов, что что-то останется скрытым и незамеченным.

    Определитесь с каждым фрагментом документа — для сохранения, вторичного использования или выброса.Итак, после этого у вас очень скоро будет пять категорий:

    • Файлы действий, которые используются один раз, а затем отбрасываются: приглашения, домашние задания, парковочные талоны и т. Д.
    • Архивная документация — это то, что вам нужно сохранить. Однако вы используете его только один или два раза в год: налоговые декларации, документы, договоры аренды, медицинские записи, семейные фотографии и т. Д.
    • Оформление домашнего хозяйства: купонов, квитанции об уплате налогов за этот год, руководства пользователя и т. Д.
    • Документы, подлежащие переработке, обычно не содержат никакой личной информации, и через некоторое время они вам больше не понадобятся: газеты, использованные конверты, нежелательная почта, журналы и т. Д.
    • Большая часть документов содержит личную идентификационную информацию, поэтому их следует разбить на небольшие части: счета, предложения по кредитным картам, старые банковские выписки и т. Д.

    Распределение записей по категориям — лучший способ узнать, где находится ваша основная документация.

    Где хранить важные документы

    Согласно некоторым исследованиям, каждый четвертый американец забыл или потерял важные финансовые отчеты, и только 40 процентов смогли найти важные документы в случае необходимости.Если вы хотите быть в этой второй группе, вы должны понимать важность некоторых документов. Поскольку они ценны, вы должны держать их подальше от злоумышленников. Как правильно хранить эту документацию? При этом имейте в виду, что вы должны разместить их под рукой, но в безопасности от кражи, наводнения, пожара и других возможных чрезвычайных ситуаций.

    Сейф для личных бумаг, таких как пенсионный счет или свидетельство о рождении

    Если вы хотите иметь полное спокойствие, приобретите сейф.Эту услугу может предоставить большинство банков или кредитных союзов. Этот ящик идеально подходит для , где хранятся оригиналы , , такие как завещания (завещание о жизни и последнее завещание), свидетельства о браке и рождении, годовые налоговые декларации и т. Д. Но в чем загвоздка? Когда вам понадобятся некоторые из этих документов, вам следует их спланировать, потому что вы не можете получить их сразу. Итак, сделайте копии документации и храните ее в надежном месте дома под рукой.

    Хозяйственные сейфы

    Храните записи, которые вы храните дома, или копии важных документов в огнеупорном месте и убедитесь, что там есть надежный запорный механизм.Не храните дома финансовые документы с личной информацией или большими суммами наличных. Страхование домовладельцев обычно покрывает небольшую сумму денег в случае кражи, а не документацию, которая может быть украдена вместе с наличными деньгами.

    Используйте пластиковые листы для страниц

    Какая наилучшая защита от износа, наводнения или солнечного света? Один из надежных вариантов — использование пластиковых листовок.Сначала поместите документ в пластиковый конверт, а затем поместите его в коробку или папку в безопасном месте.

    Используйте измельчитель

    Рекомендуется уничтожить ненужные документы. Это самый безопасный способ защитить ваши личные данные от преступников. Совет: никогда не выбрасывайте квитанцию ​​о транзакции, для которой вы использовали свою кредитную карту.Это потому, что ваше имя или номер, скорее всего, указаны в квитанции.

    Уничтожитель бумаг поможет вам уничтожить личные и конфиденциальные документы на полоски и мелкие частицы.

    Как хранить важные документы в порядке? Создайте правильный профиль и охват для ваших записей

    Вот несколько полезных советов о том, как максимально упростить поиск и хранение важной документации:

    • Создайте систему маркировки с первыми перечисленными категориями большого изображения.Также не забудьте поставить более узкие описания
    • Если вы решили хранить большую часть своих файлов в цифровом виде, большой шкаф для документов не нужен.
    • Труднодоступные места идеально подходят для выписки по счету и налоговых деклараций. С другой стороны, рецепты и школьные формы должны быть под рукой, поэтому старайтесь хранить их в безбарьерных местах.
    • Лучше всего иметь в доме одно место, где будут собираться все входящие документы и почта. Обычно это место легко найти для всех членов семьи, например, плоская поверхность кухонной полки или шкафа для обуви у входа в дом.

    Архивируйте и сокращайте количество ненужных бумаг

    Не накапливайте ненужные бумаги — отфильтруйте нежелательную почту и архивируйте или уничтожайте ненужные документы. Проводите большую чистку каждые три-шесть месяцев и поддерживайте свою документацию в надлежащем состоянии.

    Следуйте тенденциям оцифровки и отделяйте бумажные документы от цифровых

    При хранении файлов в цифровом виде вам не нужно решать проблемы с пространством.Кроме того, используя инструмент поиска на портативном компьютере или компьютере, вы можете значительно сократить время поиска. Следуйте тем же шаблонам для электронных этикеток, что и для физических. Вы можете создавать резервные копии файлов на Google Диске или на внешнем жестком диске.

    Сохраните некоторые записи на своем компьютере или внешнем жестком диске, и у вас будет меньше забот о документах

    Как долго следует хранить документы?

    Теперь, когда вы знаете разницу между жизненно важными и не очень важными документами, полезно узнать, как долго вы должны их хранить:

    • Банковские выписки и платежные квитанции должны храниться не менее одного года.Они могут понадобиться вам, чтобы увидеть все ваши транзакции в одном месте или предоставить подтверждение дохода, если вы планируете крупную покупку.
    • Медицинская карта должна храниться не менее одного года. К ним относятся оплаченные и неоспоримые медицинские счета.
    • Коммунальные платежи нельзя хранить долго, достаточно месяца
    • Налоговые декларации — это своего рода документация, которую необходимо хранить не менее семи лет, потому что вы никогда не знаете, когда они могут вам понадобиться.
    Квитанции
    • — это документация, которую можно немедленно уничтожить, если вы не работаете из дома или не решаете какие-то вопросы. Вы можете получить налоговый кредит по номеру
    .
    • Записи об имуществе включают некоторые важные документы, такие как ипотечные выписки или документы, которые следует хранить, пока вы владеете недвижимостью.Но, как только вы заплатите за дом или машину, вы должны хранить эти записи как минимум десять лет.
    • Личные записи следует хранить вечно. К ним относятся сертификаты, завещания, карточки социального страхования, доверенности, страхование жизни, семейные предметы и т. Д.

    Рекомендуется хранить личные записи навсегда

    Дополнительные советы по хорошей организации файлов

    До сих пор вы понимали, что организация — это ключ к правильному хранению основной документации.Благодаря уникальной организационной системе вы можете создать специальную файловую систему по своему вкусу, в которой все записи будут аккуратно сложены. Следуйте этим полезным советам, и у вас будет меньше стресса в повседневной жизни:

    • Создать простую файловую систему
    • Использовать разные цвета файлов, меток и вкладок
    • Покупая шкаф для папок, убедитесь, что вам нужен вертикальный (он не занимает много места) или боковой шкаф (идеально подходит для бумаг большего размера).
    • Используйте расширяющийся органайзер для всех документов в автомобиле

    Проверяйте свое файловое хранилище не реже двух раз в год

    Как только вы систематизируете все свои документы, держите их в таком виде.Поступающие документы — это регулярное явление каждый месяц, поэтому обязательно отправляйте все новые статьи в соответствующую категорию. Регулярное ежемесячное обслуживание необходимо как обычная ежегодная чистка. Выполнять его можно дважды в год — в начале нового календарного года и в конце учебного года. Если вы будете последовательны в этом занятии, это войдет в вашу привычку раньше, чем вы думаете, и вы сможете пожинать долгосрочную пользу от систематизации важных документов.

    Благодаря красочной и простой системе хранения найти нужный лист бумаги будет легко.

    С помощью надлежащей системы ведения учета вы легко воплотите свои желания в жизнь

    Если вы скоро переезжаете за границу, один из первых подготовительных шагов — это узнать, как организовать документы и подготовить важные документы.Помимо найма грузчиков на дальние расстояния для их услуг по переезду и упаковке, вы, вероятно, будете рассчитывать на помощь компании в автомобильном транспорте. Доставка автомобиля — довольно простой процесс, если у вас есть все необходимые документы, связанные с вашим автомобилем. После того, как вы упорядочите свою документацию, вы сможете быстро и быстро найти любой лист бумаги, который вам нужен. То же самое касается вашего переезда по пересеченной местности. Если вы переезжаете с престарелым родителем, организуете переезд в офис или ориентируетесь на поиски дома, когда все документы, удостоверяющие личность, собраны в одном месте, даже переезд в последний момент не станет для вас проблемой.

    Как хранить важные документы в Интернете и дома

    Если вы чем-то похожи на обычного человека, скорее всего, у вас есть стопки документов, сложенные (или сложенные) по всему дому. Некоторые из них важны, а другие можно выбросить.
    

    Перейти к этим разделам:

    Вам может быть интересно, что произойдет, если вам понадобится срочно получить важный документ.Сможете ли вы найти его быстро и легко?

    Лучший способ найти важные личные и домашние документы — это создать надежную систему. Ниже мы подробно рассмотрим, как хранить важные документы как в печатном виде, так и в Интернете.

    На всякий случай поделитесь своими последними пожеланиями.

    Создайте бесплатный профиль для планирования конца жизни Cake и мгновенно поделитесь своим здоровьем, юридическими, похоронными и прежними решениями с любимым человеком.

    Шаг 1. Соберите документы

    Первый шаг — выяснить, какие документы необходимы, и отследить их.Легче сказать, чем сделать. Дайте себе достаточно времени, чтобы выполнить этот шаг, поскольку вам, возможно, придется тщательно искать несколько ключевых элементов.

    Если вы потеряли какой-либо из необходимых документов, вы обычно можете запросить новый. Однако этот процесс может занять много времени, и вам нужно начать как можно скорее.

    Итак, какие самые важные документы нужно иметь дома и безопасно хранить в сети?

    Вот простой список, который поможет вам собрать все необходимое:

    • Личная и семейная документация: Свидетельства о рождении и документы об усыновлении, карты социального страхования, удостоверения личности и водительские права, паспорта или грин-карты, документы о натурализации, завещания, свидетельства о браке, документы о разводе, доверенности и дополнительные директивы свидетельство о смерти
    • Документация на автомобиль: Регистрация транспортного средства и подтверждение права собственности, договоры аренды и платежи по автокредиту
    • Жилищная документация: Ипотечный акт или договор доверительного управления и договоры аренды
    • Доход: Квитанции о заработной плате и государственные пособия (включая социальное обеспечение, поддержку ветеранов и т. Д.)
    • Здравоохранение: Карточка медицинского страхования, выписки со счета медицинских сбережений и последние медицинские записи
    • Активы и сбережения: Профессиональная оценка имущества, выписки с пенсионных счетов, выписки с инвестиционных счетов, а также выписки из банков и кредитных союзов
    • Долги и обязательства: Выплаты по студенческому кредиту, алименты и алименты
    • Налоги: Налоговые декларации за последние три года, декларации по налогу на имущество и декларации по налогу на имущество физических лиц

    Шаг 2. Выберите платформу онлайн-хранилища

    Хранение важных документов в Интернете может показаться находкой.Однако вы должны быть осторожны с тем, как вы выбираете и используете платформу онлайн-хранилища.

    Взлом данных становится все более распространенным явлением, поскольку крупные компании проникают через свои головы и перерастают свои возможности безопасного хранения. Кроме того, многие сайты для хранения данных просто не соответствуют требованиям HIPAA, что означает, что ваша личная медицинская информация может оказаться под угрозой.

    С помощью Cake вы можете составить план завершения жизни, чтобы поделиться им с семьей, включая похоронные пожелания, завещания и доверенности.Платформа Cake также позволяет хранить важные документы и фотографии, чтобы у всех, с кем вы ими делитесь, был доступ, если и когда он им понадобится.

    В дополнение к резервному копированию ваших документов с помощью надежной платформы хранения данных мы рекомендуем также хранить большую часть ваших документов на бумаге. Это позволяет вам легко получить к ним доступ, не беспокоясь о доступе в Интернет и паролях. Вы можете связаться с ними так быстро, как вам нужно.

    Шаг 3. Отсканируйте документы и загрузите

    Так как же сделать резервную копию всех этих документов в Интернете? Во-первых, важно признать, что процесс резервного копирования документов на онлайн-сервер может быть расширенным.

    Это может занять несколько часов, и вам может понадобиться помощь в этом процессе. Продолжительность этого шага зависит от того, сколько документов у вас есть и вы хотите загрузить.

    Получить доступ к сканеру

    Для начала вам понадобится сканер с доступом в Интернет или компьютер. Многие люди больше не владеют принтерами и сканерами, и приложение для сканирования iPhone, вероятно, не подойдет для этого проекта.

    Если вам нужно отсканировать и загрузить много страниц, вы можете нанять службу сканирования, которая сделает это за вас.Многие центры доставки и канцелярские товары предлагают услуги сканирования на месте. Вы можете платить поминутно за использование сканера самостоятельно или можете платить за страницу, чтобы кто-то сделал это за вас.

    Сделай сам или заплати за услугу сканирования

    Если вы работаете с личными документами, которые содержат личную информацию, например номер социального страхования, безопаснее сканировать документы самостоятельно.

    Офисный сканер в FedEx, Staples или другом надежном месте позволит вам сканировать больше страниц быстрее, чем домашний одностраничный сканер.

    Большинство из этих мест позволяет сканировать документы на компакт-диски или флэш-накопители, которые можно взять с собой. Вам нужно будет найти тот, который подходит.

    Загрузите документы

    Когда у вас есть все важные документы на компакт-диске или флэш-накопителе, вы можете загрузить эти файлы в систему хранения данных по вашему выбору.

    Также неплохо хранить флэш-накопитель или компакт-диск в защищенном месте, где вы можете легко их найти.

    Вы можете даже сделать копию, скопировав файлы на другой компакт-диск или флэш-накопитель, на всякий случай.

    Шаг 4. Поместите копии в защищенный контейнер

    Организовать все в цифровом виде — это здорово. Но вам все равно нужно хранить бумажные копии многих из ваших самых важных документов. Если вы сделали резервные копии компакт-дисков или флэш-накопителей, их тоже нужно будет хранить в надежном месте.

    Для безопасного хранения документов у вас есть два варианта: безопасное хранение документов дома или сейф (или и то, и другое).

    Сейф для хранения документов

    Многие люди хранят копии своих самых важных бумажных документов или цифровых запоминающих устройств в сейфовых ячейках.

    Вы можете использовать этот метод для хранения вашего завещания и любых других документов, к которым вам не нужно часто обращаться.

    Чтобы приобрести сейф, обратитесь в свой банк или несколько банков в вашем районе. Вам нужно будет платить ежемесячную арендную плату, чтобы поддерживать коробку в хорошем состоянии.
    

    Если вы пойдете этим путем, важно сделать дополнительный шаг, чтобы сообщить близкому человеку о вашей сейфовой ячейке и о том, как получить к ней доступ.

    Если у вас есть ключ от ящика, храните ключ в надежном месте дома, где кто-нибудь сможет его найти в случае необходимости.Включите также информацию о местонахождении ключа или код доступа к сейфовой ячейке в свое цифровое резервное хранилище. Вся эта информация может быть частью вашего инструктивного письма.

    Хранение документов дома

    Независимо от того, снимаете ли вы сейф, вам также нужно будет установить домашнюю систему хранения. Многие документы должны быть доступны вам в любое время на тот случай, если вам потребуется обратиться к ним за важной информацией.

    Сюда входят квитанции о заработной плате, налоговая информация и данные о ваших активах и долгах.Кроме того, вы часто добавляете новые документы и выбрасываете старые, поскольку они вам больше не нужны (см. «Как долго хранить документы» ниже).

    Вот несколько советов по настройке домашней системы хранения данных:

    • Закупка тары. Когда вы настраиваете домашнее хранилище, выбирайте ящики для файлов, которые являются водонепроницаемыми и огнестойкими. Для таких документов, как квитанции о заработной плате, высокий уровень безопасности может не потребоваться. Однако такую ​​информацию, как ваша карточка социального страхования и свидетельство о рождении, рекомендуется хранить в закрытом, герметичном, водонепроницаемом / пожаробезопасном контейнере.
    • Выбор места. Храните ящики для документов в прохладном и сухом месте. Даже если ваши ящики для файлов огнестойкие и водонепроницаемые, изменения температуры и влажности могут повлиять на наиболее важные документы.
    • Ламинирование основных документов. Если вы хотите сделать дополнительный шаг, вы можете ламинировать любые документы, которые, как вы знаете, вам понадобятся на долгие годы.
    • Обеспечение доступа. Как и в случае с вашей сейфовой ячейкой, не забудьте включить информацию о том, как получить доступ к вашим хранилищам — и местоположению любых ключей — в онлайн-хранилище резервных копий или другом безопасном месте.

    Шаг 5: Как заменить важные документы

    Аварии случаются. Люди переезжают, все выбрасывается в мусорное ведро, а иногда документы просто исчезают. Нередко можно потерять из виду важные документы, такие как налоговые декларации или даже свидетельство о рождении и карточку социального страхования.

    К счастью, есть способы заменить эти документы и перевернуть новую страницу, сохранив их в безопасности. Вот что делать, если вы потеряли важные личные или домашние документы:

    • Записи актов гражданского состояния: Если вы потеряете свидетельство о рождении или карточку социального страхования, вам необходимо обратиться в Департамент записи актов гражданского состояния вашего штата.
    • ID-карта: Если вы потеряете водительские права, обратитесь в DMV по месту жительства.
    • Паспорт: Немедленно сообщите в Государственный департамент, что вы потеряли свой паспорт или что он был украден. Затем запросите новый.
    • Карта постоянного жителя (грин-карта): Если вы потеряете грин-карту, подайте заявление на замену в Службе гражданства и иммиграции США.
    • Налоговая запись: Если вам нужна копия вашей W-2 или документации о доходах, обратитесь к своему работодателю.Если это тот же налоговый год, они могут предоставить копию. Если вам нужна налоговая декларация за прошлый год, вы можете ее получить.

    Упрощение хранения документов

    Поначалу начало работы с хранением важных документов может показаться сложной задачей. Но как только вы приведете все в порядок, вы сможете вздохнуть с облегчением.

    Все ваши важные документы будут там, где вы их легко найдете. И, что лучше всего, вам не придется перебирать груды нежелательной почты и квитанции о зарплате 10-летней давности, чтобы найти то, что вы ищете.

    ---

    ---

    Источники

    1. «Контрольный список важных юридических документов и финансовой отчетности». FDIC. www.fdic.gov/news/conferences/affordable/hcachecklist.pdf
    2. «Получить стенограмму». IRS. www.irs.gov/individuals/get-transcript
    3. «Замени свои жизненные записи». USA.gov. www.usa.gov/replace-vital-documents
    4. «Заменить грин-карту». USCIS. www.uscis.gov/green-card/after-green-card-granted/replace-a-green-card
    5. «Куда писать для жизненно важных записей.» CDC. www.cdc.gov/nchs/w2w/index.htm
    6. “США Госдепартамент.» USA.gov. www.usa.gov/federal-agencies/u-s-department-of-state
    7. «Как долго я должен хранить записи?» IRS. 10 июля 2019 г. www.irs.gov/busshops/small-busshops-self-employed/how-long-should-i-keep-records

    Как организовать важные документы

    У взрослого человека есть свои преимущества. . . и проблемы. В детстве вы мечтаете о том дне, когда у вас будет возможность водить машину, иметь собственный дом и не спать сколько угодно допоздна.Но вы никогда не задумываетесь о не очень веселых вещах, таких как уплата налогов, удаление зуба или продление водительских прав. О, а как насчет того, чтобы выяснить, как безопасно организовать все те важные документы, которые вы должны хранить на протяжении многих лет?

    В какой-то момент просьба к 75-летней маме принести на ночь копию свидетельства о рождении уже не помогает. Так откуда же вам знать разницу между важными документами и теми, которые должны быть отправлены прямо в уничтожитель?

    Не волнуйтесь, мы вас позаботимся.Но сначала давайте поговорим о том, что это за важные документы и почему вы должны их хранить.

    Что такое важные документы?

    Важные документы — это те бумаги, которые вам нужно иметь при себе «на всякий случай». Скорее всего, вам вряд ли когда-нибудь понадобится их использовать, если только не произойдет важное жизненное событие, например покупка дома, рождение ребенка, изменение имени или составление завещания. Но именно в такие важные (но редкие) моменты вы поймете, что вам, вероятно, следует начать хранить их где-нибудь, чтобы вы могли легко их найти.Эти документы включают:

    • Документы, удостоверяющие личность
      • Карты социального страхования
      • Свидетельства о рождении
      • Документы об усыновлении
      • Свидетельства о браке
      • Паспорта
    • Налоговые документы
      • Налоговые декларации
      • W-2s и 1099 форм
      • Любые налоговые формы, квитанции и записи
    • Ведение собственности
      • Регистрация и названия автомобилей
      • Ипотечные выписки, документы и векселя о продаже
      • Страховые полисы (дом, авто, личное имущество и т. Д.)
    • Медицинская карта
      • Завещания, доверенности или жилое завещание
      • Медицинские счета
      • Инструкции по захоронению
      • Полисы медицинского страхования
    • Финансовая отчетность
      • Корешки для оплаты
      • Аннулированные чеки
      • Справка об инвалидности или безработице
      • Записи о выходе на пенсию / пенсионном плане
      • Инвестиционная отчетность

    Понятно.Хранение всех важных документов на жестком диске может показаться лучшим вариантом — никаких потерянных бумаг, никакого беспорядка и никаких забот. Но всегда полезно иметь под рукой бумажную копию, хранящуюся в надежном месте на всякий случай. Никогда не знаешь . . . жесткие диски выходят из строя или теряются, а компьютеры выходят из строя. И в следующий раз, когда переедете, вы можете случайно забыть, где вы его упаковали. В случае сомнений распечатайте его (и храните в надежном месте).

    Сэкономьте 10% по вашему желанию с промокодом RAMSEY10.

    Поэтому, когда вы проводите генеральную уборку, обязательно храните их в надежном месте. И нет, мы не говорим о том «безопасном месте», которое настолько безопасно, что вы никогда не сможете вспомнить, где оно находится.

    Речь идет о несгораемом сейфе для документов, сейфе или шкафу. Также разумно держать их все в порядке. Вам нужно четко разделить его по категориям, чтобы его было легко найти. Купите несколько папок и этикеток, чтобы все было в порядке и читаемо.

    Итак, теперь, когда вы знаете, как отличить важные документы от не очень важных, вам нужно знать, как долго вы должны их хранить.

    Как долго мне следует хранить банковскую выписку?

    Банковские выписки: для чего они вообще годятся? Заманчиво выбросить их прямо в ближайший мусорный бак, как только вы их получите. Но не так быстро! Они действительно отлично подходят для просмотра всех ваших ежемесячных транзакций в одном аккуратном месте. Так что в следующий раз, когда вы получите по почте одного из этих плохих парней, уделите несколько минут и поищите что-нибудь необычное. Затем поместите его в несгораемый сейф и храните не менее одного года.То же самое касается всех этих квитанций о заработной плате. Они могут понадобиться вам, чтобы предоставить подтверждение дохода, когда вам нужно совершить крупную покупку или оспорить любое подозрительное поведение (например, кражу личных данных).

    Как долго я должен хранить свои медицинские записи?

    Федеральная торговая комиссия рекомендует хранить оплаченные (и неоспоримые) медицинские счета в течение как минимум одного года. Послушайте: люди делают ошибки. Этот интерн в отделе выставления счетов больницы, вероятно, не разбирался во всех деталях, поэтому вы можете получить или не получить один и тот же счет дважды.Ваши медицинские счета отражают то, что вы заплатили, и вам пригодятся, когда вы позвоните им и любезно сообщите им, что вы их уже оплатили. А если вы не оплатили или оспариваете счет, вы можете оставить их себе, пока пыль не уляжется и все не будет разрешено.

    Как долго я должен хранить счета за коммунальные услуги?

    Недолго — если вы не знаете, что вам предстоит поездка в DMV и вам нужно будет подтвердить вашу личность. В подобных случаях вам нужно иметь счета за коммунальные услуги за прошлый месяц с указанием вашего имени и адреса спереди и по центру.В противном случае получайте удовольствие, делая свое собственное бумажное конфетти с помощью измельчителя.

    Как долго я должен хранить свою налоговую декларацию?

    Семь лет. Ага, семь! Никогда не знаешь, когда они могут понадобиться. Может, IRS хочет провести аудит. Может быть, вы собираетесь покупать новый дом и вам нужно доказать, что вы были ответственным человеком в финансовом отделе. Никогда не знаешь, так что лучше держать все, что связано с налогами, при себе. . . так, на всякий случай.

    Как долго я должен хранить чеки?

    Измельчите этих лохов прямо сейчас! Если вы не работаете в домашнем офисе, не занимаетесь ремонтом дома или не делаете чего-либо еще, на что вы можете получить налоговую скидку, они вам действительно не нужны.Так что вперед, возьмите кучу квитанций, которые вы собирали из своих еженедельных покупок за продуктами, и измельчите их. Тебе уже не лучше?

    На случай, если вам интересно: эти гарантийные талоны, квитанции на дорогостоящие товары (например, тот новый телевизор) и даже доказательства домашнего ремонта? Ага, вы должны держать их под рукой, пока не истечет гарантия, вы не продадите телевизор или не переедете из дома.

    Как долго я должен хранить записи о собственности?

    Это зависит от обстоятельств.Вам действительно следует хранить такие вещи, как титулы, документы, ипотечные выписки и даже страховые полисы, пока вы владеете своей собственностью (или сроком действия кредита). И как только вы скажете « hasta la vista » на этот платеж по ипотеке, и ваш дом будет оплачен, вы все равно захотите хранить эти документы в течение как минимум 10 лет.

    Если вы путешествуете на арендованной машине, пора расплатиться с этим бездельником! Но когда дело доходит до платежей по кредиту, деталей контракта, титулов и свидетельств о страховании, вы захотите сохранить их как минимум 10 лет.. . так, на всякий случай. Долги не часто возвращаются, чтобы преследовать вас, но всегда полезно быть готовым. Совет профессионала: выплатите все старые долги и навсегда распрощайтесь с Financial Peace. Вы вздохнете с облегчением, когда он наконец исчезнет!

    Как долго я должен хранить личные рекорды?

    Личные записи — это свидетельство о рождении, свидетельство о браке, карточки социального страхования, пенсионные счета, документы по страхованию жизни, завещание и доверенности.Вам нужно сохранить все это навсегда. Хотя ваше свидетельство о рождении, свидетельство о браке и карточка социального страхования имеют наибольшее значение, когда вы живы, ваше завещание, доверенность, завещание и полисы страхования жизни (например, пожизненный срок и инвалидность) помогут вашим близким после вашего отъезда.

    Когда дело доходит до завещаний, доверенностей, завещаний на проживание, страхования жизни (например, пожизненного или нетрудоспособного) и даже информации о ваших пенсионных счетах, вы не хотите, чтобы члены вашей семьи и близкие были вынуждены искать по мелочам. чтобы узнать, что им делать с вашей личной собственностью.А если у вас нет желания, самое время его получить! Вы можете легко создать свое завещание онлайн уже сегодня. Это самое доброе дело, которое вы можете сделать для своей семьи.

    Практическое правило таково: если вы считаете, что он может вам понадобиться, если это документ, удостоверяющий личность, если он имеет отношение к вашим финансам или защищает ваше будущее (например, страхование жизни или завещание), тогда держись за это. И не забудьте уничтожить любой документ с личной информацией, прежде чем выбросить его в корзину.Мало ли кто мог это достать!

    .