Соблюдение порядка и чистоты на рабочем месте: Приказ о соблюдении чистоты на рабочем месте. Бланк и образец 2021-2022 года

1 Ноя

Содержание

подходим к задаче с умом

Содержание:

  • Цели
  • С чего начать?
  • Расставляем все нужное по местам
  • Реорганизация тумбочки
  • Разбираем бумаги
  • Новенький компьютер
  • Не переборщите
  • Чтобы бардак не вернулся

Как показали исследования, из-за беспорядка человек каждый день теряет около часа своего времени – вы, наверное, не раз слышали эту мотивирующую «страшилку». Не говоря уже о том, что хаос просто действует на нервы: вроде бы все под рукой, но постоянно приходится что-то искать. Поддержание чистоты на рабочем месте – это действительно важно, но не так просто, как кажется. Задача вроде бы несложная, но миссию проваливали даже крупные компании, руководство которых одержимо порядком и готово вкладывать в это немалые деньги.

Цели

Прежде чем начать укрощение созданного вами хаоса, ответьте себе на простой вопрос: зачем? Чего вы хотите добиться в результате?

Мысль отлично сформулировала Мари Кондо: «Цель уборки – возврат к естественному спокойному состоянию».

Мы наводим чистоту не ради чистоты, а ради внутренней гармонии. На рабочем месте человеку должно быть спокойно и комфортно. Что для этого нужно?

  • Чистое информационное пространство.

Офисные сотрудники, как правило, работают с информацией. Чем больше и разнообразнее информационный поток, тем сложнее человеку выполнить поставленную перед ним задачу.  Поэтому оставлять все рабочие документы на виду или увешивать монитор множеством стикеров с напоминаниями – неудачная тактика. То же касается всплывающих уведомлений из мессенджеров или электронной почты.

  • Отсутствие вещей, мешающих сосредоточиться или стесняющих движения.

Во-первых, для работы нужно свободное рабочее поле. Если, чтобы подписать документ формата А4, вам приходится сжиматься в комок и отодвигать локтем мешающие предметы, то ваше рабочее место требует реорганизации.

Во-вторых, личное не должно мешать рабочему. Рамки с семейными фотографиями и сувениры, привезенные из отпуска, не дают полноценно сосредоточиться – это факт.

Даже если мы этого не замечаем, мозг все равно фиксирует образы и тратит ресурсы на их обработку, ведь семья и отдых – это понятия из категории «Важное».

С чего начать?

Если вы будете просто переставлять предметы на рабочем столе, стараясь их эффективно сгруппировать, вы точно потеряете тот самый пресловутый час. Действовать нужно по-другому.

Задача – полностью освободить и очистить  рабочее место. Ваши цели:

  • чистота предметов;
  • визуальная чистота;
  • чистота информационного поля.

Это значит, что для начала нужно убрать со стола и из тумбочки абсолютно все. Переложите вещи в большую коробку, на стул, соседний стол.

Теперь возьмите влажную тряпку или специальные салфетки и тщательно протрите монитор, клавиатуру, мышку, столешницу, тумбочку (изнутри и снаружи).

Рекомендуем: Как стирать коврик для мыши

Не забудьте поставить рядом мусорную корзину – в нее наверняка полетит все ненужное еще на подготовительном этапе.

Расставляем все нужное по местам

Прежде всего возвращаем на стол монитор, клавиатуру и мышку. Расположите их с учетом того, что экран должен быть на расстоянии 45–50 см от глаз, а устройства ввода не должны заставлять вас горбиться.

А теперь – время остановиться и подумать. Что еще нужно вам для работы?

  • Канцелярия. Если у вас 10 шариковых ручек, оставьте одну. Несколько карандашей и точилка? Заточите один карандаш и положите точилку в ящик тумбочки. Ластик? Если он вам нужен, то его место рядом с карандашом. Словом, оставьте на столе все канцелярские принадлежности, которые вы используете каждый день, но в одном экземпляре. Это могут быть ножницы, корректирующая жидкость, цветные маркеры, скрепки. Сложите их в стакан или органайзер, а остальное – в пенал или коробку. С лишними предметами разберемся потом.
  • Инструменты. Устройства, занимающие много места, лучше не хранить на столе. Дырокол и печати вы, скорее всего, не используете каждый час – их можно держать в тумбочке. А вот маленький степлер не помешает – его оставляем в настольном органайзере. Место для калькулятора определяем с учетом характера труда: если он используется постоянно, то стоит держать его на рабочем столе.
  • Телефон. Само собой, средство связи должно быть рядом. Если телефон стационарный, то поставьте его так, чтобы при снятии трубки кабель не задевал другие предметы.
  • Ежедневник, планер. Журнал с планом работы обычно кладут в левый угол стола – там он не будет мешать, но будет всегда под рукой.
  • Лампа. Если вам нужна настольная лампа, то располагайте ее с учетом своих особенностей (для правшей – слева, для левшей – справа). Не цепляйте на нее лишние предметы!

После этого останется разобраться с хранением рабочих материалов – и наведение порядка на столе можно будет считать завершенным.

Реорганизация тумбочки

В офисной тумбочке чаще всего три ящика. Каждый из них стоит использовать для хранения определенной категории предметов.

Верхний ящик – то, что мы используем чаще раза в неделю. Это могут быть:

  • печати,
  • дырокол,
  • ножницы,
  • точилка,
  • стикеры,
  • салфетки для офисной техники,
  • скрепки.

Средний ящик – запасные материалы и то, что используется редко:

  • новая канцелярия «про запас» – блокноты, стикеры, бумага и т. д.;
  • запасные ручки, карандаши и маркеры, которые вы убрали со стола.

Укомплектовывая второй ящик, вам придется разобраться с теми предметами, которым не нашлось места на столе на предыдущем этапе:

  1. Все засохшие ручки и маркеры, «огрызки» карандашей, исписанные бумажки и грязные ластики безжалостно выбрасывайте – они точно больше не пригодятся.
  2. Пригодную к использованию канцелярию сложите в пенал или небольшую коробку (это важно!) и отправьте в средний ящик.

Нижний ящик – личное:

  • бумажные платочки;
  • влажные салфетки;
  • чай, кофе, сахар;
  • кружка;
  • лекарства;
  • косметика.

По поводу кружки может разразиться буря негодования: мало кто готов смириться с ее отсутствием на столе. Что ж, если она вам не мешает, оставьте под рукой, но не забывайте держать в чистоте.

Разбираем бумаги

Наведение порядка в бумагах – скользкая тема, потому что здесь трудно дать общие советы. Все зависит от того, как устроена ваша работа.

Главное, что стоит помнить при разборе бумаг: ваша цель – упорядочить рабочие процессы.

Три главных совета, которые подойдут почти всем:

  • Купите органайзер под свои нужды. Документы в любом случае нужно разделить на группы. Например, требующие немедленного внимания, несрочные, отчетные, архивные и те, которые нужно куда-либо отправить.
  • Храните документы вертикально, а не в стопках. Лучше всего использовать разноцветные папки и располагать их в органайзере с вертикальными секциями, чтобы было видно «корешки».
  • Устройте «буферную зону». При организации чего-либо сложно обойтись без папки «Разное». Заведите себе ящик, корзину или коробку, куда будут попадать все бумаги или предметы, с которыми вы еще не разобрались. И заведите правило: разбирать эту коробку раз в день или раз в неделю.

Новенький компьютер

Не забудьте, что у вас есть еще один рабочий стол – на экране монитора.

  • Создайте несколько папок и распределите электронные документы по тому же принципу, что и бумажные. Не забудьте сделать «буферную» папку.
  • Уберите с рабочего стола ярлыки программ, которыми вы не пользуетесь.
  • Если в качестве обоев стоит личная фотография – вы уже знаете, что это плохая идея. Выберите что-нибудь нейтральное, без ярких цветов, сильного контраста и мешанины форм.
  • Закройте ненужные вкладки в браузере.

Не переборщите

Погрузившись в процесс наведения порядка, не стоит забывать и о том, что фанатичный подход в этом вопросе никогда еще себя не оправдывал.

Компании, в которых руководство строго следит за «стерильной» чистотой рабочих мест и отсутствием на столах у сотрудников личных вещей, не показывают впечатляющих результатов. Наоборот, при введении таких порядков производительность офисных работников падает примерно на 15%.

Психологи рекомендуют в рабочем пространстве найти место для предметов, которые будут действовать на вас умиротворяюще. Это может быть растение в небольшом горшке, настольная табличка с мотивирующей надписью, какая-нибудь статуэтка, не перенасыщенная деталями, или мягкая подушка на офисном стуле. Главное – выбрать вещь, которая не будет перетягивать на себя ваше внимание.

Чтобы бардак не вернулся

Главный секрет противостояния хаосу на рабочем месте – выбросить лишнее и не обрастать новым. Мы порой недооцениваем тот колоссальный процент эмоциональных ресурсов, который уходит на привязанность к бесполезным вещам.

В одном из университетов США было проведено интересное исследование. В группе людей каждому вручили чашку и попросили некоторое время подержать ее в руках. Затем объявили, что чашки станут лотами аукциона, в котором примут участие испытуемые. Эксперимент показал: чем дольше человек держал чашку в руках, тем большую сумму он готов за нее заплатить. И это притом, что до этого чашка не была ему нужна.

Соблюдение порядка должно быть осознанным процессом. Анализируйте то, что вы видите перед собой, и убирайте вещи, которые создают хаос. Уходя из офиса в конце дня, окиньте взглядом стол и задайте себе вопрос: что из этого завтра помешает мне сосредоточиться?

как навести порядок на работе — Work.ua

Не хватает порядка в организации процессов? Начните с порядка на столе. В этом поможет японская система организации рабочего пространства 5с, которую придумали основатели Toyota.

Розберемся, в чем же ее суть.

Система 5с — это аббревиатура из пяти С — сортировки, соблюдения порядка, содержания в чистоте, стандартизации, самодисциплины. Ее использование позволяет:

  • улучшить эффективность и продуктивность работы;
  • оптимизировать процессы:
  • усовершенствовать корпоративную культуру.

Сейчас эта система используется не только для наведения порядка на производстве, но и для уборке дома, в архитектуре и дизайне. Ее можно использовать в любой сфере, даже в проектном менеджменте.

Сортировка

Отбрасываем ненужное — то, что мешает работать и захламляет пространство. Все вещи разделяем на три группы:

  • что используется часто;
  • что используется редко;
  • что совсем не используется.

С последней группой все понятно — эти вещи нужно убрать с поля зрения навсегда. Остальное нужно распределить на столе или в комнате так, чтобы часто используемые предметы лежали ближе всего.

Помочь распределить смогут ответы на следующие вопросы:

  • Мне нужна эта вещь?
  • Если да, то настолько же сильно, как и сейчас?
  • Если да, то где ее место?

Сортировка поможет оптимизировать пространство, поэтому на поиски необходимых документов или печатей уйдет намного меньше времени.

Такое же расхламление можно совершить и для рабочих процессов. Просто задавайте вопросы, а нужна ли эта периодическая задача? Насколько сильно она улучшает работу? Если нет, можно ли ее убрать или заменить другой?

Соблюдение порядка

Данный этап предназначен, чтобы найти место для всех предметов, которые остались после сортировки. Они должны располагаться так, чтобы их можно было легко взять и так же легко вернуть на место.

Если говорить о задачах, то распределение их на категории в удобных для вас системах, например, в Scrum и Kanban.

Содержание в чистоте

Чистота на рабочем месте нужна не только для эстетического удовольствия. Красота, конечно, положительно влияет на настроение сотрудников, особенно это актуально в оупен-спейсе. Но содержание в чистоте поможет выявить проблемы в рабочем процессе: так вы быстрее заметите, что закончились нужные бланки.

Не забывайте перетаскивать держать в чистоте и ваши планы. Перетаскивайте задачи из разных колонок в процессе их выполнения, не назначайте больше ответственных, чем необходимо, не забывайте их закрывать и удалять с общих досок после завершения задачи.

Составить план уборки помогут следующие вопросы:

  • Где находится проблема?
  • В чем она заключается?
  • Как ее решить?
  • Кто должен это сделать?
  • Когда можно приступить к решению?

Стандартизация

Для того, чтобы чистота и порядок были всегда, надо стандартизировать процессы. Пропишите инструкцию, которую будут соблюдать сотрудники. Это необходимо для того, чтобы не возникал тот хаос, который вы побороли благодаря предыдущим пунктам.

Самодисциплина

Последняя С — это об ответственности за порядок. Каждый должен следить, не происходят ли сбои, сообщать о них и помогать решить проблему в кратчайшие сроки. Важно и хвалить тех, кто соблюдает стандарты, чтобы была мотивация самосовершенствоваться и поддерживать процессы.

Когда все пункты будут выполняться четко, результат не заставит себя ждать. Система позволяет:

  • Ускорить и упросить работу. Сотрудникам надо намного меньше времени, чтобы что-то найти или разобраться в процессах.
  • Быстрее обучать новых сотрудников. Когда есть четко прописанная инструкция, обязанности легко объяснять новичкам.
  • Улучшить атмосферу в офисе. Работать в приятной обстановке нравится всем.

Читайте также


Читайте нас в Telegram


Чтобы оставить комментарий, нужно войти.

11 советов по поддержанию гигиены и чистоты на рабочем месте

Многие люди проводят свое рабочее время в офисе. Вот почему так важно поддерживать порядок в помещении, чтобы повысить производительность и, следовательно, рост вашей компании. Более того, если сотрудники работают в чистом и опрятном рабочем месте, меньше вероятность того, что они заболеют, что увеличивает шансы компании на текучесть кадров. Но если они работают в идеальных условиях с соблюдением гигиены на рабочем месте, они будут оставаться на своих рабочих местах намного дольше, способствуя росту компании.

В этом посте мы поговорим о девяти эффективных способах поддержания гигиены и чистоты на рабочем месте для повышения производительности и безопасности.

Внедрить политику гигиены

Предоставить персоналу письменную политику гигиены. Таким образом, они будут хорошо проинформированы о ваших ожиданиях и намерениях относительно чистого офиса.

Как мы всегда говорим нашим клиентам в компаниях по уборке офисов Maid Sailors в Нью-Йорке: «Офисы могут быть чашкой Петри для микробов и вирусов. Если вы не соблюдаете правила гигиены в офисе, это может легко передаться другим. Например, вы можете поместить дезинфицирующие средства для рук в критически важные зоны в офисе или регулярно составлять график уборки. Это позволит вашим сотрудникам понять, что вы серьезно относитесь к гигиене в офисе.

Выносить мусор ежедневно

Следующим пунктом политики гигиены на рабочем месте является необходимость ежедневно выносить мусор после долгого рабочего дня. Важный из всех советов по гигиене труда.

Если его оставить в покое на более длительный период, он может превратиться в рассадник микробов и бактерий. К тому же мусор, который давно пролежал в помещении, будет оставлять неприятный запах.

Это делает ваше рабочее место грязным и неприятным местом для работы. Мусор можно вынести первым делом с утра или сразу после того, как все разойдутся по домам.

Сведите к минимуму беспорядок на столе

Столы служат рабочими местами для людей в офисе, и именно здесь большинство сотрудников будут выполнять большую часть своей работы. Поэтому убедитесь, что это остается как можно более организованным.

Все рабочее место легко может выглядеть неопрятно, если офисные столы загромождены и неаккуратны.

Один из способов сохранить рабочий стол в чистоте и порядке — установить мусорные баки с диспенсерами геля в критически важных местах офиса, к которым у всех есть быстрый доступ.

Оценка рисков

Прежде чем повысить чистоту на рабочем месте, необходимо оценить риски. Знайте и расставляйте приоритеты в конкретных областях, вызывающих озабоченность.

Проведите полную оценку предоставленного вам объекта. Проверьте, какие ключевые области подвержены беспорядку, разливам, грязи и другим факторам окружающей среды, которые могут повлиять на здоровье и безопасность каждого? В этих местах также должна быть система вентиляции.

Сделайте ежедневную уборку привычкой

Каждый должен нести полную ответственность за свое рабочее место. Что еще более важно, каждый сотрудник должен вносить свой вклад в то, чтобы у него выработалась привычка убирать и заботиться о своей территории.

Вот несколько полезных советов по гигиене труда:
  • Разработайте правила уборки и сообщите об этом своим сотрудникам.
  • Разместите таблички, которые будут напоминать всем о необходимости соблюдать чистоту.
  • Придумайте контрольный список для рабочих мест ваших сотрудников и практические действия, которые они могут выполнять, чтобы сканировать или делать перед уходом каждый день.

Некоторые из вещей, которые вы можете включить в свой контрольный список, — убедиться, что в каждом месте в офисе нет пролитой жидкости, мусора или других опасностей на рабочем месте.

Поощряйте гигиену сотрудников

Обучение всех в офисе правилам гигиены в офисе имеет жизненно важное значение. Беспорядок и пыль легко накапливаются и создают возможность для распространения инфекций, микробов и вирусов.

Поддержание чистоты на рабочем месте должно быть обязанностью каждого и, следовательно, не должно восприниматься как должное. Личная гигиена каждого сотрудника может повлиять на других на рабочем месте и может существенно повлиять на общую атмосферу.

Обеспечить чистые салфетки, дезинфицирующее средство и салфетки

На некоторых рабочих местах в туалете можно найти только одно дезинфицирующее средство. Чтобы рабочая среда была гигиеничной, предоставьте своим сотрудникам дезинфицирующие средства для рук, чистящие салфетки и салфетки.

Сделайте это доступным для всех в офисе в любое время, когда им нужно вымыть руки, не посещая уборную.

Допустим, кто-то из ваших сотрудников хочет вымыть руки после того, как вынес мусор.

Дезинфицирующие средства для рук должны быть стратегически расположены на входе и выходе из вашего офиса. Это напомнит им о необходимости регулярно мыть руки.

Обеспечьте чистую ванную комнату

Чистая ванная комната имеет решающее значение для поддержания чистоты на рабочем месте. Убедитесь, что это очищается и дезинфицируется регулярно.

Также должны быть доступны салфетки, дезинфицирующие средства для рук, антибактериальное мыло и проточная вода.

Убедитесь, что вся посуда чистая

Если на вашем рабочем месте сотрудникам предлагают чай, кофе и закуски, убедитесь, что все моют и чистят свои чашки, столовые приборы и посуду после использования.

Это потому, что частицы пищи также могут создавать питательную среду для микробов. Вся посуда должна быть вымыта теплой водой с мылом, а затем ополоснута и высушена.

Зона приготовления чая и закусок должна быть вытерта и вымыта после использования, а полотенца должны быть вывешены насухо.

Расписание уборки офиса

Помимо сознательных усилий ваших сотрудников по поддержанию чистоты на рабочем месте, следите за тем, чтобы ваше рабочее место также регулярно убиралось профессиональными уборщиками.

Ваши сотрудники убирают офис не так тщательно, как служба уборки, выполняющая эту работу за вас.

Более того, если ваш офис регулярно убирают профессиональные уборщики, вам не придется потом тратить значительную сумму денег на генеральную уборку.

Обратите внимание, что генеральная уборка вашего офиса может занять несколько дней, в зависимости от ее серьезности. Так что у вас может не хватить на это времени.

Организация кабелей

Одна из вещей, о которой люди часто забывают, — это организация кабелей.

Однако это может быть потенциально опасным в долгосрочной перспективе и может представлять опасность, если оставить его в опасных зонах. Незакрепленные кабели, разбросанные по всему офису, также могут затруднить уборку, поэтому хорошо уложите кабели.

Заключительные мысли

В условиях глобальной пандемии вы должны поддерживать чистоту и здоровье на рабочем месте для себя и своих сотрудников. Соблюдение регулярных привычек уборки поможет поддерживать общую чистоту на рабочем месте.

Когда ваше рабочее место будет чистым, ваши сотрудники будут меньше увольняться, что в конечном итоге повысит производительность.


также читайте:

Как оставаться здоровым на работе — Советы по здоровью сотрудников

Как оставаться сосредоточенными и позитивными в рабочей среде


Как поддерживать чистоту и организацию на рабочем месте


Рабочие места в США завершили год с колоссальными нарушениями здоровья на сумму 3,8 миллиона долларов за несоблюдение требований COVID-19, что раз и навсегда доказывает, что чистота на рабочем месте не просто важна, она жизненно важна для непрерывности бизнеса. Если ваша организация все еще пытается привести свои протоколы очистки в соответствие с кодом, пришло время пересмотреть план. От разработки плана до реализации этот контрольный список поможет убедиться, что ваша инициатива по уборке будет простой, действенной и легко адаптируемой.

Часть 1. Разработка плана 

  • Составьте список работ. Определите, что нужно чистить (удалять пыль, грязь или беспорядок) и что дезинфицировать (убивать бактерии и вирусы, уменьшая распространение микробов).
  • Назначение уровней приоритета очистки. Зоны с интенсивным прикосновением/интенсивным движением должны иметь более высокий приоритет, чем складские помещения или редко используемое оборудование.
  • Создание пошаговых руководств по очистке, включая:
    • Как чистить или дезинфицировать поверхности, помещения и оборудование, в том числе какие чистящие средства следует использовать.
    • Когда и как часто следует очищать или дезинфицировать участки.
    • Кто из сотрудников отвечает за уборку и дезинфекцию помещений.
    • Кто отвечает за соблюдение правил.
  • Предоставьте конкретные инструкции по очистке и дезинфекции оборудования и электроники. Подумайте о том, чтобы накрыть панели управления и клавиши очищаемыми крышками, чтобы упростить дезинфекцию и предотвратить повреждение внутренних компонентов. Всегда следуйте инструкциям продукта в соответствии с рекомендациями производителя.

Примечание. Будьте внимательны при использовании химических чистящих средств для электронного оборудования, так как некоторые чистящие средства могут повредить поверхности.

  • Сделайте уборку быстрой и легкой. Установите практические ожидания, дайте простые указания и сделайте доступными ресурсы, необходимые для выполнения задачи. Чем легче выполнить задачу, тем больше вероятность того, что сотрудники будут подчиняться ей, что приведет к чистоте рабочего места.
  • Оценка ресурсов для очистки и уровня запасов. Последовательное внедрение новой политики уборки будет зависеть от доступных ресурсов, таких как чистящие средства, продукты и СИЗ. Четко определенный и задокументированный план поможет уточнить, что и в каком количестве заказывать, и поможет избежать перекрестного загрязнения.

Часть 2: Советы по реализации

  • Задокументируйте и раздайте план уборки всем руководителям и сотрудникам. Должен включать график уборки, контрольный список и лист подписи, в котором четко указано:
    • Что чистить или дезинфицировать
    • Когда и как часто
    • Как это сделать
    • Кто отвечает за очистку и дезинфекцию
    • Кто отвечает за подписание графика уборки
  • Сообщите об ожиданиях. Убедитесь, что все понимают свою роль, и подчеркните важность безопасности, здоровья сотрудников и чистой рабочей среды для сотрудников.
  • Запустите новую политику, наведя порядок в рабочих областях. Чем более организована среда, тем легче будет поддерживать чистоту и санитарию.
  • Воспитывайте культуру чистоты. Чтобы сформировать представление о здоровье и безопасности, важно продвигать политики в течение всего года (а не только во время развертывания).
    • Установите станции очистки и дезинфекции рук вблизи мест с интенсивным движением.
    • Повесьте вывески и плакаты, напоминающие сотрудникам о здоровых привычках.
    • Внедрить систему начисления баллов для привлечения руководителей и сотрудников к ответственности.

Помимо предотвращения распространения болезней и избежания дорогостоящих штрафов, многочисленные исследования доказывают, что хорошо организованная, чистая офисная среда повышает производительность и удовлетворенность сотрудников, снижает производственный травматизм и, в конечном итоге, экономит американским работодателям миллиарды долларов ежегодно.

Добавить комментарий

Ваш адрес email не будет опубликован. Обязательные поля помечены *