Домашний органайзер для документов: Как правильно организовать хранение документов дома, популярные способы и идеи

Хранение документов дома: как хранить в порядке и где, в чем удобнее — на столе, в файлах для бумаг, идеи организации с фото, способы удобно и правильно систематизировать и организовать

1. Почему порядок так важен
2. Как организовать хранение документов дома
3. Наводим порядок – осуществляем сортировку
4. Систематизация
5. Системы хранения документов дома
6. Ящики для бумаг
7. Папки для документов
8. Коробки
9. Органайзеры
10. Сейфы
11. Удобное хранение домашних документов в электронном виде: идеи
12. Другие способы организации хранения документов дома: идеи с фото
13. Как лучше хранить документы дома: фото и видео
14. Заключение

Со временем у нас накапливается все больше бумаг, деловых и личных, и рано или поздно, но возникает вопрос о том, где же их держать. Поэтому ниже мы всесторонне рассмотрим хранение документов дома: как его организовать, что при этом использовать, чему отдать предпочтение и так далее.

Почему порядок так важен

Даже сегодня, в век всеобщей компьютеризации, далеко не все данные содержатся в электронном виде. Паспорт – наиболее яркий пример физического носителя информации, а ведь есть еще заверенные подписями контракты, дарственные, сертификаты, завещания.

Для вышеперечисленного нужно найти место, причем максимально подходящее. Зачем? Сразу по нескольким причинам:

• Чтобы бумаги не торчали из каждого ящика многострадального комода и, уж тем более, не захламляли комнату, в которой и так зачастую не хватает свободного пространства.

• Чтобы точно знать, где что лежит, и не тратить драгоценное время на поиски понадобившегося файла.

• Чтобы защитить договоры со свидетельствами от порчи, ведь восстановление столь важных вещей либо долго длится, либо вовсе невозможно.

• Чтобы уберечь информацию от любопытных взглядов (чтобы посторонний человек не мог случайно или намеренно ознакомиться с содержанием проекта или личного письма).

• Чтобы успеть быстро забрать бумаги вместе с другими ценностями при экстренном покидании жилья, допустим, в случае утечки газа или пожара.

Причин хватает, и они весомые, но порядок не возникнет сам по себе, только из-за желания его создать, поэтому рассмотрим, как же его добиться.

Как организовать хранение документов дома

Есть сразу несколько эффективных решений: так, можно расставить папки по полкам, сложить их во вместительные короба или спрятать в запираемых на замки ящиках. Но в первую очередь следует разобраться, а все ли из накопившегося вам так уж необходимо, то есть:

1. Тщательно перебрать архив.

2. Без особенных сожалений выбросить то, что уже стало неактуальным.

3. Каталогизировать то, что осталось.

Вот увидите, уже после второго шага вы серьезно облегчите себе задачу. Потому что обнаружите, как то, что имело важное значение 10 лет назад, к сегодняшнему дню превратилось, грубо говоря, в мусор.

Обычно, при организации хранения документов дома, можно смело отправлять в корзину:

• Чеки на те покупки, срок возврата которых уже давно истек.

• Квитанции «старше» 3 лет – это их предельный возраст.

• Уведомления от налоговых органов, сообщающие, что пора предоставлять отчетность.

• Потерявшие актуальность инструкции или гарантийные талоны.

Хотя такие вещи, как контракты, могут сохранять свою юридическую силу на протяжении лет или послужить доказательством правоты в будущем, как письмо от приставов, с подтверждением неуплаты алиментов. Так что важно подойти к вопросу со всей ответственностью и внимательно просмотреть то, от чего собрались избавляться.

Наводим порядок – осуществляем сортировку

Она действительно необходима, чтобы обеспечить удобное хранение документов дома, способы ее выполнения могут быть разными, но все они основываются на выявлении и выбрасывании ненужного.

Эта процедура будет особенно полезна для излишне запасливых людей – для тех, кто когда-то взял за привычку откладывать буквально каждый чек, оказавшийся в их руках, не говоря уже о чем-то более серьезном. И в итоге накопил такой архив, что на поиск чего-то действительно важного, например, договора с провайдером или справки из ЖКХ, потребуются даже не минуты, а часы времени. Помните, бережливость не должна граничить с абсурдом.

Итак, что же делать? Выше мы уже определились, что нужно просмотреть все имеющиеся бумаги, буквально по одной, и безжалостно выбросить те из них, которые уже неактуальны. С другой стороны, необходимы идеи хранения документов, не имеющих срока давности, а есть и такие:

• Свидетельства о рождении или вступлении в брак, завещания и прочее, связанное с семейными делами.

• Подтверждения права владения машиной или недвижимостью.

• Дипломы и аттестаты об образовании, трудовые книжки, пенсионные удостоверения.

• Выписки и справки из больницы, заключения об обследовании; сюда же можно добавить и квитанции из частных медучреждений, но учтите, что их используют для оформления страховых выплат лишь в течение 2 лет с момента их получения.

• Все, что заверено нотариально и имеет юридическую силу.

Гарантийные талоны даже на самые дорогие покупки обычно действительны 12 месяцев (если в них не указан более долгий срок), после чего от них стоит смело избавляться. С чеками на коммунальные услуги, а также помощь врача, адвоката, преподавателя немного другая история: они актуальны от 3 до 5 лет, но по истечении этого времени все равно должны отправляться в корзину.

Систематизация

Основа для хранения бумаг дома, согласно которой все документы нужно упорядочить, то есть разделить по категориям. И вот тут есть 3 подхода.

1. Сортировка осуществляется по сфере применения. То есть паспорт и права держат в одной папке, медицинские справки – в другой, квитанции – в третьей. Это просто и эффективно, уже не запутаешься.

2. У каждого члена семьи есть свой персональный ящик, в который человек может сложить все необходимое. Здесь каталогизация обычно выполняется для родителей, детей и даже домашних животных. Опять же, упрощает жизнь, но стоит учитывать, что в таком варианте у мамы с папой со временем может накопиться гораздо больше свидетельств и справок, чем у Шарика.

3. Проводится классификация бумаг по частоте их использования. Они делятся на архивные «вечные» (фото, техпаспорт на квартиру), базовые, необходимость в которых возникает периодически (водительское удостоверение, медкарта, диплом), и текущие активные, воспользоваться ими придется в ближайшее время (квитанции, чеки).

Все перечисленные способы хранения документов могут подвергаться индивидуальным «доработкам» – в зависимости от конкретной ситуации. Но даже в своем базовом виде каждый из них полезен, так как существенно экономит время на поиск срочно понадобившейся справки или не дает свидетельству о рождении затеряться на антресолях.

Какому бы методу вы ни отдали предпочтение, необходимо помнить, что рабочие и личные бумаги стоит держать отдельно или как-то разделять между собой. В принципе, чем больше параметров сортировки, тем лучше, но в разумных пределах – важно не переборщить и рационально использовать имеющееся место, чтобы не было так, что в большом ящике лежит всего лишь одна маленькая выписка.

Системы хранения документов дома

Определяясь, куда сложить все необходимое, люди обычно выбирают банальные варианты: один человек остановится на верхних полках шкафа, другой – на выдвижном отделении комода. Есть и более оригинальные решения вроде отцовского чемодана-дипломата, антресоли или бабушкиной коробки из-под обуви.

И все они недостаточно хороши, ведь нет никакой классификации: медкарта соседствует с фотографиями детских лет, листы многостраничного договора смешиваются с личными письмами, и даже паспорт легко теряется под ворохом деловых заметок. В итоге, когда что-то понадобится, придется потратить минимум несколько драгоценных минут на поиски.

Путаница недопустима, поэтому мы расскажем, в чем хранить документы так, чтобы они не портились, так, чтобы это было действительно удобно. Популярных вариантов 5, и мы не только их перечислим, но и рассмотрим особенности, преимущества, недостатки каждого.

Ящики для бумаг

Существует огромное их разнообразие, и классифицируются они по целому ряду параметров:

• По расположению – отдельностоящие и встроенные в мебель.

• По исполнению – открытые или с крышкой, выдвижные, запираемые на замок.

• По материалу изготовления – из металла, дерева, пластика, картона.

И это не считая богатства размеров – встречаются как миниатюрные, так и очень габаритные модели, – и даже широты дизайна.

По сути, это универсальная и даже классическая идея, как хранить документы, которую можно дополнить и улучшить. Ее плюс в том, что не составит труда подобрать вариант под любой бюджет. При этом листы, корешки, файлы будут неплохо защищены от внешних воздействий. Также можно установить в боксе разделители и не бояться того, что договоры смешаются с проектами, а водительское удостоверение попадет к снимкам прошлых лет. Минус в том, что пространство не всегда используется с максимальной рациональностью, ведь и сам ящик тоже нужно где-то размещать – либо встраивать в шкаф или стеллаж, либо складировать в личном кабинете, спальне или другом подходящем помещении.

Папки для документов

Это ответ на вопрос о том, как хранить файлы: для бумаги предусмотрены максимально простые варианты. И они же самые дешевые и, внимание, удобные с точки зрения каталогизации – сразу по нескольким причинам:

• Занимают мало места сами по себе.

• Бывают самых разных цветов, что дополнительно упрощает сортировку.

• Без труда прячутся в бюро и шкафы, в кейсы и боксы.

• Не дают листам мяться и растрепываться.

Есть сравнительно объемные их варианты, с твердыми обложками и солидным дизайном, и даже похожие на портфели модели. Выбор широк, но минус в том, что степень защиты от внешних воздействий у папок минимальная, да и любая из них все равно проигрывает ящику или другим конкурентам по вместительности.

Коробки

Вот еще один способ того, как удобно хранить документы дома в порядке: идеи в данном случае сводятся к тому, из какого материала бокс купить — из пластика или картона. Первый дороже стоит и тяжелее, но гораздо долговечнее и выдерживает больший вес, поэтому мы советуем остановиться именно на нем.

Дизайн может быть самым разным – как с уже предусмотренными разделителями, разбивающими свободное пространство на несколько отделов, так и без них (чтобы вы потом могли размещать их там, где хотите).

После этого можно будет рассортировать папки по выбранным коробкам, причем их нужно будет именно ставить, а не класть – сразу по двум причинам:

• Вертикально их войдет больше (полезный объем используется рациональнее).

• Стопка не очень практична, потому что верхние ее предметы будут давить на нижние.

Органайзеры

А вот ответ на вопрос о том, как систематизировать документы дома, по крайней мере, те из них, которыми вы будете пользоваться регулярно, допустим, работая вечерами в своем кабинете.

Популярных вариантов его исполнения сразу несколько:

• Доска, с ящичками, ячейками, кармашками, крючками – удобная для стикеров, чеков, снимков и вообще для множества разных мелочей. Сама она может быть магнитной (что делает ее еще практичнее, но дороже) или обычной пробковой. Единственный недостаток – может занимать много места на стене.

• Подвесная модель типа корзины, снабженная несколькими отделениями: в первое вы сможете вставить папки с архивными делами, во втором – оставить тот договор, над которым трудитесь прямо сейчас, в третьем – сертификаты и так далее. Хороша с точки зрения сортировки, но компактность является ее относительным минусом.

• Ящик, но уже декоративно оформленный и уже имеющий несколько встроенных разделителей – делает возможным хранение документов на столе, естественно, не всех, а только тех, что у вас в работе. Степлеры, печати и другие небольшие предметы в нем вы тоже расположите без труда, но размеры такого вместилища серьезно ограничены – это вариант для самого нужного.

Какой бы модели вы ни отдали предпочтение, на первое место всегда выйдет комфорт. Это решение для регулярно используемых деловых бумаг, которые важно не смешивать между собой. При правильном подходе найти любую из них на доске, в подвесной корзине или боксе можно будет за считаные секунды, быстрее всего. Правда, при этом они сравнительно плохо защищены от внешних воздействий и посторонних взглядов.

Сейфы

А это уже ответ на то, как правильно хранить документы дома, если они обладают практической ценностью или являются предметами коммерческой тайны. Несгораемые ящики или шкафы с хорошими замками будут самыми надежными решениями. Их преимущества очевидны – они:

• Уберегают файлы от огня или влаги.

• Не дают злоумышленникам завладеть дорогим (или просто важным) имуществом.

• Позволяют спрятать проекты и контракты от любопытных глаз.

При этом они традиционно объемны – в них не проблема уместить большое количество папок или даже портфелей. Минусом же является их большой вес и дороговизна, хотя последний недостаток относительный: за годы использования любой отличный сейф стократ себя окупит – хотя бы тем спокойствием, которое он подарит своему владельцу.

Удобное хранение домашних документов в электронном виде: идеи

Отсканируйте паспорта всех членов семьи, а также свидетельства о рождении или о вступлении в брак. Тогда, в случае утери или порчи чего-то из этого списка, потерю можно будет сравнительно быстро восстановить по существующей копии. А после добавьте их в облачное хранилище Гугла или Яндекса и отдельно сбросьте на флешку – чтобы у вас было сразу два источника для восстановления.

Сложите в один из органайзеров гарантийные талоны и инструкции ко всей бытовой технике. Если какими-то из них вы не пользуетесь, отсканируйте их, спрячьте физические носители подальше и смело выбрасывайте, когда пройдет 12 месяцев с момента их выдачи.

А как вы храните документы дома? Наверняка некоторые из них можно перевести в электронный вид, и это будет сразу в нескольких смыслах практичное решение:

• Какие угодно брошюры и листы достаточно комфортно читать с монитора, тем более что их в любой момент можно увеличить или уменьшить по желанию;

• Маленький файл MS Word или Excel успешно заменяет собой целый ворох каталогов с теми же строительными или декоративными материалами, и необходимую информацию в нем вы найдете гораздо быстрее.

Кстати, большинство инструкций на все модели бытовой техники и так уже лежат в интернете – на сайтах ее производителей – остается лишь скачать нужную, даже сканировать ничего не потребуется.

Другие способы организации хранения документов дома: идеи с фото

Помимо уже рассмотренных вариантов, для упорядочивания бумаг можно приобрести:

• Сортер.

• Канцелярские конверты.

• Вертикальные лотки.

• Стойки.

• Портфели.

• Запираемые на замки кейсы.

Для своего же комфорта стоит соблюдать следующие правила:

1. Чем реже пользуетесь бумагами, тем дальше их ставьте.

2. Основные группы должны быть собраны по самым крупным папкам (боксам и так далее).

3. Помните о размерах и экономии пространства – мелкие вещи держите вместе по несколько штук.

4. Чем больше файлов переведете в электронный вид, тем лучше.

5. Регулярно проводите ревизию своего архива и убирайте оттуда то, что потеряло актуальность.

Как лучше хранить документы дома: фото и видео

Надеемся, что запечатленные на снимках решения и познавательные тематические ролики помогут вам определиться.

Заключение

Деловые и личные бумаги имеют свойство накапливаться: кажется, что нужна каждая из них, выбрасывать жалко, вот их количество и растет. Поэтому рано или поздно их потребуется упорядочить и начать содержать в подходящих для этого условиях – так, чтобы они не портились, и на поиски срочно понадобившегося паспорта, контракта, дела уходило минимум времени и сил. Предлагаем сделать это сейчас, и уже постарались облегчить вам сортировку.

Мы подробно рассказали, как и где можно хранить домашние документы, а теперь предлагаем самые надежные решения для них – сейфы. Огромный выбор несгораемых шкафов и ящиков – современных, надежных, вместительных – вы найдете в каталоге Хардсейф, обращайтесь.

СОВЕТЫ, ИДЕИ, СТАТЬИ ОТ НАШИХ ЭКСПЕРТОВ

Что представляют собой органайзеры для кабинета?

Органайзерами называют специальные отсеки, которые предназначены для хранения и упорядочивания любых мелочей. Они крайне необходимы в рабочем кабинете, где все должно быть обустроено таким образом, чтобы ничего не отвлекало внимание его хозяина, когда он будет занят решением важных деловых задач.

Достаточное количество органайзеров в рабочем кабинете позволит разложить по отсекам ценные документы, канцелярские принадлежности, чистую бумагу, блокноты, папки, тетради и т.д. Все это не должно путаться и лежать в одной куче. Упорядочивать документы нужно таким образом, чтобы их при необходимости легко можно было найти и быстро извлечь.

Итак, в рабочем кабинете не обойтись без открытых полочек, шкафов и стеллажей, которые будут выполнять роль органайзеров. В них будут храниться папки, сегрегаторы, книги, журналы, записники и т.д. В непосредственной близости к рабочему столу должны располагаться те органайзеры, в которых будут храниться предметы первой необходимости, а также то, что всегда должно быть под рукой.

Наше видение того, какие в домашнем кабинете делового человека должны быть органайзеры – в следующем разделе.

Виды органайзеров для кабинета

Правильно обустроенное рабочее место, вне зависимости от того, находится оно дома или в офисе, повышает работоспособность и предупреждает появление усталости и раздражения даже к концу рабочего дня. Именно поэтому рекомендуется оснастить свой домашний офис достаточным количеством органайзеров, предназначенных для обеспечения постоянного порядка на рабочем месте.

В домашнем кабинете делового человека должны быть:

• Подставки для канцтоваров;
  
• Лотки для бумаг;
  
• Доски для записей;
  
• Настольные приборы;
  
• Корзины и ведерки;
  
• Открытые стеллажи и навесные полки.
  

Подставки для канцтоваров обеспечивают порядок на рабочем месте. В них удобно хранить ручки, карандаши и прочие письменные принадлежности. Особенно функциональными будут те подставки, которые разделены на несколько отделений. С их помощью можно идеально расчистить свой рабочий стол и сделать так, чтобы на нем, кроме компьютера и настольных органайзеров, больше ничего и не было.

Лотки для бумаг предназначены для хранения и упорядочивания документов. Они бывают разделенными на несколько частей, что позволяет хранить отдельно журналы, чистую бумагу, а также рассортировать все имеющиеся документы по назначению.

Доска для записей станет еще одним шагом к избавлению рабочего стола от ненужных бумаг и предметов. Такая доска с магнитами представляет собой не что иное, как настенный органайзер для записей, являющийся альтернативой блокноту. С ее помощью можно планировать свой рабочий график, расписывать деловые встречи и планы на день. А еще на ней можно прикрепить распечатку хлесткого высказывания, фото близких или подходящую по случаю картинку, что в любой момент поднимет настроение и обеспечит очередной заряд бодрости перед важной работой.

Настольные приборы, особенно дорогие, брендовые, придадут рабочему месту индивидуальность и очистят его поверхность от разбросанных повсюду канцтоваров. Особенно популярными в наши дни считаются приборы из ротанга, дерева или качественного пластика.

И, конечно же, в домашнем офисе никак не обойтись без мусорной корзинки, куда будут складываться все ставшие уже ненужными черновики и отработанные бумаги. Это поможет скорее их утилизировать, чтобы они не захламляли стол и не создавали ненужную путаницу в документах.

Органайзеры для бумаг и документов

Далеко не каждый человек может позволить себе отвести под кабинет целую комнату. Зачастую кабинеты в квартирах или частных домах оказываются совмещенными с библиотеками. А бывает и так, что под кабинет отводится лишь часть комнаты с рабочим столом, шкафом и одной свободной стеной. В этом случае, органайзеры станут настоящим спасением от беспорядка в бумагах.

Горизонтальные и вертикальные лотки для документов необходимы тем, что не имеет возможности отвести под их хранение целый шкаф и вынужден хранить их прямо на рабочем столе. Есть и настенные органайзеры для бумаг, которые можно прикрепить на свободную стену рядом с рабочим столом.

При недостатке пространства на своем рабочем столе нужно иметь несколько разновидностей органайзеров, позволяющих разложить по отсекам бумаги и документы, сортируя их по назначению так, чтобы их легко можно было найти.

Где хранить документы на квартиру — Rodden.ru

Как организовать хранение домашних документов

Здравствуйте, мои дорогие читатели и гости блога! Сегодня мне хотелось бы рассказать вам, как навести порядок в домашних документах и организовать удобное их хранение. Бывает так, что срочно понадобиться справка, придешь домой и не знаешь куда сунуться, чтобы найти свидетельство или другой документ в горе бумаг. И чтобы таких случаев с вами никогда не случалось, давайте разберем пошаговый план, который в конечном итоге обеспечит вам порядок в домашнем архиве.

Все домашние документы всегда должны быть в порядке даже не из-за того, чтобы вы могли в любой момент найти нужную вам бумагу, в первую очередь это безопасность. Ценные бумаги должны храниться вдали от посторонних глаз, а их порча или утеря обещают вам беготню по государственным учреждениям и инстанциям. Восстановление может занимать длительное и неопределённое время, а вот нервов вы потратите больше чем денег на штрафы.

Еще бывают очень опасные случаи, например, пожары, наводнения и другие ЧП, когда срочно необходимо покинуть дом. В таких ситуациях обычно люди в первую очередь из всего имущества хватают документы и деньги. Ну а если они будут валиться неизвестно где, то и можно вообще оставаться без них. Поэтому давайте раздеремся в этом вопросе подробнее.

Хранение документов в доме

В первую очередь вам необходимо оценить ситуацию – в какой степени запущенности у вас домашний офис. Бывают хозяйки, которые складируют буквально каждую бумажку, чеки на продукты и справки. Но у каждого документа есть свой срок давности – от 2 – х недели и до бесконечности.

Когда я попыталась разобраться в данном вопросе, то столкнулась с противоречивой информацией, касающейся выписок, справок, деклараций. Поэтому не потрудитесь и уточняйте срок хранения документов у тех, кто непосредственно их выдает.

Но конечно, документы на квартиру, удостоверения, ИНН, паспорта должны быть в сохранности постоянно. Кстати, иногда на справках и бумагах пишется срок, в течение которого они будут иметь правовую или юридическую силу.

Что касается чеков на приобретаемую бытовую технику, тут все проще. Они будут действовать только в период гарантийного обслуживания. Но специалисты в этой области все же рекомендую беречь их все время, до тех пор, пока вы не выкинете ее. Это касается в первую очередь крупной техники, например, дорогих телевизоров, холодильников, станков и так далее.

Квитанции об оплате я лично по совету юриста храню 3 года, хотя мне кажется и этого многовато. Но куда деваться, в жизни всякое бывает. В общем, что хочу сказать. Позаботьтесь о целостности и безопасности ваших документов и подойдите к этому с умом.

Как навести порядок в документах?

Шаг 1. Соберите все бумаги в кучку. Оцените сложность всей ситуации. Лично у меня все домашние документы занимают среднего размера коробку. Ничего лишнего нет.

Шаг 2. Рассортирует бумаги по категориям. Я предлагаю таким образом:

• документы на квартиру
• медицинские док-ты
• налоговые
• кредитные
• квитанции об оплате
• чеки и гарантийные талоны и так далее

Можно распределить их относительно принадлежности к членам семьи (документы мамы, папы, детей и так далее). Общие также сориентировать, как в предыдущем примере.

Главное, чтобы вам было удобно и в любой момент могли найти ту бумагу, которая понадобиться. Сортировку следует совместить с размусориванием и выкидывание того, что уже не нужно. Что-что, а вот рекламные листовки, брошюры стоит немедленно отправить в мусорное ведро.

Если у вас на этот счет есть сомнения, отложите в сторонку бумаги. При первой возможности узнайте их срок хранения. Что касается визиток, то они могут быть помещены в специальный органайзер или небольшую коробочку.

Шаг 3. Выбор способа хранения. Как правило, чаще всего для хранения документов в доме используют папки с файлами. Они могут вставляться отдельно или уже быть едиными с обложкой. Такой способ организации бумаг очень удобен. Вы можете купить несколько подобных папок и каждую из них присудить одной из категорий (налоговые, медицинские документы и так далее).

Не хуже справиться с данной задачей способны папки-портфели. В них удобно не только хранить документы, но и брать с собой.

Как правило, на таких органайзерах есть небольшое место, где существует возможность сделать подпись. Тогда вы точно не перепутаете ее с другими категориями. А еще лучше каждому типу бумаг присвоить свой цвет. Например, документы на дом находиться в красной папке, медицинские справки, карты и так далее в зеленой, налоговые бумаги – в голубой.

Еще один способ организовать хранение документов в доме – картотеки с перегородками. Бумаги в этом случае в основном могут находиться в файлах или тонких папках – скоросшивателях. При этом сортировщиком выступают специальные пластины с выступами, где можно подписывать типы документов. Такие приспособления стоят недешево. Но их можно и сделать своими руками. Например, в качестве разделителей взять плотный цветной картон и вырезать выступ. Таким образом, вы не только организуете хранение своих домашних бумаг, но и сэкономите деньги.

Ну и последний вариант, который мне хочется вам предложить – это коробки. В принципе можно те же папки и файлы складывать в них, то есть совместить несколько способов хранения. Но я сейчас говорю немного о другом. К примеру, письма, квитанции об оплате имеют не совсем стандартный формат, когда не особо они вписываются в размер папки, особенно при их большом количестве. Тогда на помощь придут простые небольшие коробочки. В них очень удобно складывать небольшие документы.

Шаг 4. Пришло время подумать о месте для ваших ценных бумаг. В первую очередь оно должно быть недоступным для чужих людей и гостей. То есть скрытое от посторонних глаз. Это может быть антресоль, верхняя полка над рабочим столом, сейф или выдвижной ящик, желательно закрывающийся на ключ. Для тех, у кого есть дети, стоит также задуматься, не смогут ли малыши добраться до ценных бумаг. Ведь они – любопытный народ, и везде могут применить свои ручонки.

Не стоит также выбирать солнечные места, хоть и недоступные детям. От влаги и солнца бумаги могут выцвести и испортится.

И еще один нюанс, о котором я забыла упомянуть. Заведите папку, где будут храниться все ксерокопии самых важных документов, например, паспорта, страхового полиса, пенсионного удостоверения, документов на квартиру и так далее. Если вам срочно понадобятся копии, а под рукой не окажется ксерокса, времени будет в обрез, то вас спасет эта хитрость.

Ну и последнее, не тяните с той кучкой бумаг, которая вызвала у вас сомнения относительно срока хранения. Как только вы разберетесь с эти делом, тут же разложите их по местам. Ведь теперь у вас хранение документов дома организованно на высшем уровне!

А как вы скрадываете бумаги? Делитесь своими секретами! Оставляйте комментарии! До новых встреч!

Таким вопросом задается каждый, когда видит их огромную стопку на столе или в шкафу. Даже не знаешь, как подойти к такой горке и с какого листика начать, чтобы его разгребать. Думаю, если бы мы с самого начала позаботились о своих документах, проблем бы ни каких сейчас не возникало. А так, созданная стопка бумаг, действует нам на нервы и раздражает каждый раз, когда хотим что-либо найти в ней. Разобрать всё же придется и сразу же следует позаботиться о том, где и как теперь хранить документы.

Для начала следует представить, какие правила должно выполнять место хранение: оно должно быть безопасным, то есть не быть на виду, легко доступным, при любой ситуации и удобным. Разберем каждый пункт по порядку.

Безопасное место хранение документов

Этот пункт можно рассматривать с двух сторон: во-первых, безопасность от повреждения. В домашних условиях любые документы не хранятся так бережно, как на пример в офисе на работе. В квартире совсем другая обстановка, поэтому мы или люди, которые Вас окружают, могут немного небрежно относиться к вещам, будь-то документы или газета на неделю. Они делают это не специально, их вины, впрочем, как и Вашей, в этом нет.

К примеру, если оставить важный документ небрежно на столе, дети могут порисовать его, любимый человек поставить сверху кружку с чаем. Всё это делается не специально. И вот чтобы подобных, неприятных, ситуаций не случалось, Вам следует хранить документы подальше от «случайностей». Для этого вполне подойдет шкаф, сервант, книжная полка, даже шифоньер с антресолями, главное, чтобы документы нужно было доставать, а не брать с открытого места. Место хранение должно быть «мало посещаемым» семьей. Бумаги лучше хранить в папке, барсетке или портфеле, чтобы они случайным образом не помялись или растерялись.

Второй стороной безопасности, является безопасность от кражи. Можно купить небольшого размера сейф домой или заказать монтаж систем контроля доступа, чтобы документы всегда были в надежном месте, но если у Вас нет желания тратить на это деньги можете просто получше спрятать документы. Некоторые считают, что документы можно разделить на несколько частей и хранить их в разных местах, мол, если вор найдет одну часть, он подумает, что это все документы и дальше «рыть» не станет. У такого хранения, есть свои минусы и плюсы, кому как удобнее. Другие же, дают совет – важные и ценные документы хранить в банковских ячейках, а остальные можно даже не прятать, так как ворам они не понадобятся. Третьи, советуют делать двойное дно в полках, шкафах и прочей мебели. В общем, методов хранения – много, каждый выберет наиболее удобный.

Удобный доступ к документам

Кроме важного пункта «безопасность», существует ещё один немаловажный момент – «удобный доступ». Как не странно, но он может в некоторых случаях быть, куда важнее. Речь идет, например, о пожаре, взрыве в доме, или о любом другом событии, который заставит нас быстро выйти из дома, а, как известно, первое из вещей, что мы должны взять с собой – это документы. И тут наступает самое интересное: долго Вы будете бегать по квартире собирать части документов? Или взламывать двойное дно? Или искать ключи от сейфа, которые также спрятаны? Правда, сложные варианты?! А ведь в такие моменты, каждая секунда на счету!

Решать естественно только Вам, но мое мнение следующее – дом или квартира это уже давно не крепость, а значит и не место для хранения ценных и важных бумаг. Существует различные банковские хранилища, которые действительно позаботятся о Ваших документах или ценных бумагах. Что же касается обычных документов, типа паспорта или военного билета, то Вам достаточно иметь ксерокс, на случай кражи.

Поверьте, если Вас захотят обокрасть, никакие хитрости не пройдут, а значит, нет смысла выдумывать и создавать себе ещё дополнительные проблемы!

Как хранить важные документы и семейные архивы

Эксперты утверждают, что при правильном хранении документы смогут не только выручить вас в случае судебного разбирательства, но и буквально спасти вашу жизнь. О том, где, сколько и для каких целей хранить важную документацию и семейные архивы.

Как хранить документы: общие советы

Ежедневно мы сталкиваемся с большим количеством документов: чеками, медицинскими справками и картами, выписками, доверенностями и прочей бюрократической макулатурой, которую и выкинуть нельзя, и разобрать некогда. Как правильно хранить документы? Существует один простой совет: будьте последовательными. Не пытайтесь сразу упорядочить все бумаги. Разделите этот процесс на несколько этапов и разбирайте документы по мере их появления.

Цифры из разных платежек рекомендуется сразу записывать в журнал учета для ведения семейной бухгалтерии (до 10 минут в день). Следуйте этому совету и в конце месяца вам не нужно будет складывать длинные столбики цифр, копаясь в куче чеков. Это поможет избежать накопления ненужного мусора.

Купите в магазине канцтоваров папки и скоросшиватели. В них удобно раскладывать документацию, разбитую на разные категории. Не сваливайте все в одну папку. Забудьте про коробки, так как, глядя на коробку, у вас останется соблазн свалить в них все документы без разбора.

Старайтесь держать все бумаги в одном месте, чтобы они не потерялись и были всегда под рукой. К примеру, можно завести отдельный ящик, который закрывается на ключ. Хорошо, если поблизости будут лежать карандаш, ручка, ластик, скотч, дырокол, конверты, скрепки, степлер и калькулятор.

Как хранить жилищную документацию

Все документы, относящиеся к жилищным вопросам, положите в непромокаемую пластиковую папку. С особым вниманием отнеситесь к актам купли-продажи, подтверждающим право собственности на квартиру или дом. К ним также относится договор аренды, в том случае если вы снимаете помещение. В эту же папку можно положить справки о приватизации жилья и домовую книгу.

Как хранить чеки и квитанции

Общее правило: чеки и квитанции всех более или менее крупных покупок нужно хранить в течение 12 месяцев. Если гарантия на некоторые вещи больше одного год, сохраняйте подтверждения оплаты соответственно сроку, определенному в гарантийном талоне. Чеки об оплате услуг адвоката, врача, педагога и пр. необходимо сохранять на протяжении трех лет. В случае судебных разбирательств и необходимости предоставления оригинала сделайте ксерокопии чеков и оставьте их у себя.

Как хранить коммунальные документы

В обязательном порядке сохраняйте договоры подключения всех коммунальных служб: электричество, газ, вода, телефон, домофон, Интернет, кабельное ТВ и др. Все коммунальные платежи (квитанции и корешки) нужно хранить в течение 5 лет. По истечении этого срока от них можно избавиться.

Как хранить медицинские документы

Держите медицинские карты всех членов семьи в доступном месте. Если вы отдаете предпочтение частным клиникам, храните корешки их квитанций не менее двух лет. Они могут понадобиться во время различных разбирательств и страховых выплат. Карту с указанием группы крови, наличия аллергии к антибиотикам и хронических заболеваний диабет нужно всегда иметь при себе. Пусть она лежит в бумажнике или правах. Карточка с вышеперечисленной информацией может спасти вам жизнь, если в результате несчастного случая вы попадете в больницу.

Как хранить паспорт, права и свидетельство о рождении

Сделайте ксерокопии загранпаспорта, внутреннего паспорта, техпаспорта на автомобиль, водительских прав и свидетельств о рождении. Они вам пригодятся в случае кражи или утери оригиналов. По закону оригинал техпаспорта нужно иметь при себе во время вождения автомобиля и предъявлять по требованию дорожного инспектора. Совет: не оставляйте права и технический паспорт в машине в свое отсутствие. В случае угона или уничтожения автомобиля, это отодвинет сроки выплаты страховки.

Где хранить семейные архивы и прочие ценности

Большинство людей хранят важные документы, ценности и семейные архивы дома. Кто-то для этих целей держит сейф, но многие просто складывают бумаги в одно место, забывая о том, что ни железная дверь, ни сигнализация не смогут гарантировать сохранность ценных бумаг в случае кражи, пожара, затопления и пр. На восстановление бумаг может уйти уйма времени, а некоторые семейные архивы реставрации вообще не подлежат.

Самое надежное место, в котором следует хранить важные документы, семейные архивы и ценности, – это банковская ячейка или депозитарий. Эту услугу, которую предоставляют многие банки. Если вас устраивают условия аренды ячейки, а сам банк находится неподалеку, не раздумывайте. Банковская ячейка – удобный и, главное, безопасный способ позаботиться о документах, особенно если вы снимаете квартиру или живете в общежитии.

Где хранить документы на квартиру

С помощью интернета мы можем решать множество проблем: записаться на прием к врачу, оплатить штраф, отправить документы в госучреждение. Но вместе с тем, бумажные документы – это важная и необходимая часть жизни. Начиная с рождения, каждый человек обрастает «бумажками», подтверждающими его личность и права. Поэтому вопрос – как хранить документы дома, всегда будет актуален.

Какие документы бывают у каждого из нас?

Семья: паспорта, свидетельства, завещания.

Недвижимость и транспорт: документы на квартиру, телефон, электричество, дом, дачу, машину.

Образование: аттестаты, дипломы, сертификаты.

Работа: контракты, пенсионные накопления, договора, трудовые книжки.

Медицина: полисы, выписки, обследования, страховки.

Бытовые приборы, техника, мебель: гарантийные талоны, чеки, инструкции.

Квитанции на коммунальные платежи

Прочее: договора на оказание услуг, страховые случаи.

Как долго хранить документы?

Есть важные документы, которые нам нужно хранить всю жизнь, а есть бумаги, которые можно выбросить через пару месяцев за ненадобностью.

Документы, которые нужно хранить всегда – свидетельство о браке и другие семейные документы, свидетельство о рождении, дипломы, сертификаты, свидетельства и аттестаты, документы об обследованиях, выписки из больницы, завещания, нотариально заверенные бумаги, документы о пенсии.

Документы на недвижимость, машину, особо важные и дорогие покупки; все документы, касающиеся работы до момента выхода на пенсию – это те документы, которые нужно хранить, пока вы владелец или пока они актуальны.

Чеки и квитанции всех более или менее крупных покупок нужно хранить в течение 12 месяцев. Если гарантия на некоторые вещи больше одного года, сохраняйте подтверждения оплаты соответственно сроку, определенному в гарантийном талоне.

Чеки об оплате услуг адвоката, врача, педагога и пр. необходимо сохранять на протяжении трех лет. В случае судебных разбирательств и необходимости предоставления оригинала сделайте ксерокопии чеков и оставьте их у себя. Чеки, подтверждающие оплату лечения, могут пригодиться для оформления возврата НДФЛ.

В обязательном порядке сохраняйте договора подключения всех коммунальных служб: электричество, газ, вода, телефон, домофон, Интернет, кабельное ТВ и др. Все коммунальные платежи (квитанции и корешки) нужно хранить в течение минимум 3 лет, максимум – 5. По истечении этого срока от них можно избавиться.

Держите медицинские карты всех членов семьи в доступном месте. Если вы отдаете предпочтение частным клиникам, храните корешки их квитанций не менее двух лет. Они могут понадобиться во время различных разбирательств и страховых выплат. Карту с указанием группы крови, наличия аллергии к антибиотикам и хронических заболеваний диабет нужно всегда иметь при себе. Пусть она лежит в бумажнике или правах. Карточка с вышеперечисленной информацией может спасти вам жизнь, если в результате несчастного случая вы попадете в больницу.

Избавляйтесь от ненужного сразу

По мнению Мари Кондо существует ряд документов, от которых следуют сразу избавиться по мере того, как они исполнили свою функцию:

учебный материал, который ни разу не пригодился после посещения семинара или тренинга;

инструкции по эксплуатации, если вы уже давно и хорошо разобрались как работает та или иная техника;

выписки по кредитным картам, чековые книжки, расчетные листы.

Мари Кондо рекомендует выбрасывать все, что не подпадает под три категории: используемые в настоящие время, необходимые в течение ограниченного периода времени и те, которые необходимо хранить неограниченно долго.

Термин «документы», между прочим, не включает бумажные документы, обладающие сентиментальной ценностью, например старые любовные письма или дневники.

Чтобы не было ненужных документов, система Флай Леди предлагает продумать, с какой периодичность разбирать и сортировать документы: 1 раз в день, в неделю или в месяц.

О внедрении подобного принципа в свою жизнь делится моя коллега Алёна:

«Во время обучения системе Флай Леди, я избавилась от огромного количества ненужного, неактуального. Объем документов уменьшился в 3 раза! Теперь по понедельникам у меня день «бумажной работы». Я собираю документы, которые использовала или которые появились в течение недели, и за несколько минут решаю их судьбу – положить в папку на хранение, оставить пока в работе или выкинуть. Благодаря этой привычке они перестали нарастать огромным бумажным комом».

От себя бы добавила, что не стоит накапливать чеки из продуктовых магазинов или лишний раз распечатывать чек в банкомате с информацией о балансе карты. Это можно узнать и электронно.

Как хранить и сортировать?

Сколько хозяек – столько и систем хранения. В основном, в каждой семье хранится по 2-3 папки для документов. В одной – личные документы, в другой – квитанции и гарантийные талоны.

Для каждой категории можно сделать свой отдельный органайзер для удобства хранения и быстрого поиска нужного документа. И вот примеры моих коллег и знакомых, как они хранят документы в своих домах.

Папки на кольцах с файлами подходят для хранения большого количества бумаг, для каждого вида документов – своего цвета.

Елена: «В одной папке сложены инструкции к бытовой технике, чек, гарантийный талон, по каждому прибору в отдельном файле. В другой – квитанции за коммунальные услуги, кредитные договора с чеками, «письма счастья» из налоговой и их оплата, там же трудовые договора мои и мужа, справки по зарплате, договора на недвижимость. Остальные документы храню в папках в ящике письменного стола»

Кстати, Елена всегда держит дома файл с копиями почти всех документов в нескольких экземплярах, что очень удобно и экономит время на случай того, если срочно понадобилась ксерокопия.

Пластиковые конверты на кнопках – самое популярное место хранения бумаг. А если выделить для каждой категории документов свою папку и подписать, как у Айгуль, можно сократить уйму времени на поиски конкретной бумаги.

Личные документы каждого члена семьи удобнее хранить в пластиковых кармашках с застежкой ziplock. Так делает моя сестра Регина. Квитанции – в файлах. Для того, чтобы они не деформировались, храните их в органайзере/папке или у их основания проделайте отверстия с помощью дырокола и вложите их в папку на кольцах.

Пластиковая папка с прикрепленными внутри файлами. В них может быть от 10 до 100 файлов. В них удобно хранить квитанции по месяцам и годам. Такой способ использует моя коллега Наталья. А другие документы хранит просто в коробке из-под обуви.

В сумке для ноутбука хранит все свои документы другая моя коллега Алёна. В ней несколько «отсеков» и карманов. В одном отсеке лежат медицинские документы, в другом – оригиналы документов, разложенные по видам в файлы, в третьем – ксерокопии. Загранпаспорта, медицинские книжки, аттестаты в одном из кармашков. В кладовке есть еще бумажный пакет с инструкциями к бытовой технике.

Вот еще несколько идей, как хранить документы:

В коробках и пластиковых контейнерах, сделанных в виде картотеки, с разделителями, без труда находится нужный документ.

Часто документы нужно возить с собой (водительские права, ПТС, страховка автограждской отвественности и т.п.). Возможные решения:

Фотоальбомы и конверты – прекрасное место для хранения квитанций и чеков.

Различные подставки для бумаг будут отлично смотреться в вашем семейном архиве! Вариантов много. Выбирайте, что пришлось по душе!

Где хранить?

Для того, чтобы важные документы всегда были целы и невредимы, их нужно хранить в сухом и чистом месте, как делают члены команды «Всё на местах». Алёна хранит в платяном шкафу, Елена – на полке и в ящике письменного стола.

Отмечу, что в спальне и в кабинете – самое удачное место для хранения документов, но выбирая подходящую полку или шкафчик, подумайте:

Во-первых, удобно ли вам будет доставать все ваши документы. Совет: предупредите своих членов семьи, где лежит папка с самыми важными документами, на случай непредвиденных ситуаций, чтобы они брали ее в первую очередь;

Во-вторых, проверьте, не находятся ли ваши документы в доступном для маленьких детей и домашних животных месте. Совет: храните всё, что для вас ценно на верхних полках или там, где их можно запереть на замок.

После многочисленных попыток сына добраться до наших важных бумаг, я убрала всё на верхнюю полку шкафа в спальне. В трех папках храню – личные документы каждого члена семьи, документы на недвижимость и транспорт, квитанции и ксерокопии. Гарантийные талоны, без инструкций к эсплуатации, держу в файле в ящике письменного стола.

Я предпочитаю хранить вертикальным способом, всё под рукой и на виду. Один минус – если папка не жесткая, то она и лежащие в ней бумаги могут деформироваться. Поэтому если выбираете такой метод хранения, то присмотритесь к подобным подставкам.

Одно но: Регина, владелица документов с предыдущего фото, хранит органайзер с документами в спальне, на полке книжного стола. Повторюсь, этот вариант не подходит тем, у кого есть маленькие дети. И лучше держать документы подальше от прямых солнечных лучей, т.к. это может привести к высвечиванию и раннему старению бумаги.

Одно из решений для того, чтобы хранить документы – это хранить бумаги в коробках. Однако, так может появиться соблазн свалить в них все документы без разбора. Для удобства разложите всё по файлам или зафиксируйте стопки скрепками, как делает это Наташа.

Непредвиденные ситуации

Самые важные документы лучше хранить в специальном огнеупорном ящике или в сейфе. Среди опрошенных мною хозяек сейф есть у двоих. У одной моей коллеги сейф не подходит для постоянного хранения документов (из-за размеров). Но когда они с семьей уезжают больше, чем на несколько дней, то она перекладывает папку с самыми важными документами в сейф. У другой хозяйки, напротив, сейф вместительный, но она не хранит там документы, которые используют чаще всего (личные документы, медицинские карты и т.д.). В нем хранятся бумаги на недвижимость и транспорт, аттестаты и дипломы.

Считается, что самое надежное место, в котором следует хранить важные документы, семейные архивы и ценности – это банковская ячейка или депозитарий, особенно если вы снимаете квартиру или живете в общежитии. Но думаю мало, кто так делает. Конечно, можно по старинке сделать ксерокопии и отдать их на хранение ближайшим родственникам. Но если вы предпочитаете идти в ногу со временем, то лучше выбирайте облачные хранилища данных, вроде Google Drive, Dropbox, iCloud, Evernote, ЯндексДиск, Облако @mail.ru. Естественно, речь идет о скан-копиях. Кроме того, этот способ идеален для хранения чеков, от банковских до магазинных, которые имеют тенденцию со временем выцветать.

Надеюсь, что предложенные варианты хранения документов окажутся вам полезными. Поделитесь в комментариях, как вы храните документы дома в наших группах ВКонтакте , на Фейсбук и в Инстаграм!

Как хранить документы дома?

Очевидно, что любые ценные бумаги требуют крайне бережного и внимательного отношения. Ведь их случайная порча или утрата чреваты далеко не радужными последствиями. Изнурительная беготня по инстанциям с целью восстановления заветных свидетельств и удостоверений способна не только отнять у человека уйму времени, но также изрядно потрепать нервы. В данной статье мы расскажем, как хранить документы дома.

Выбор подходящего места

При поиске оптимального тайника для бумаг необходимо в первую очередь руководствоваться принципом безопасности. Важно позаботиться о том, чтобы документы не подвергались повреждениям и были скрыты от глаз посторонних людей, будь то наемные работники или воры. Если в доме есть маленькие дети, бумаги, помещенные в нижний ящик стола, могут оказаться разрисованными или разорванными юными непоседами. Поэтому в данном случае для тайника следует выбирать максимально недоступное место. Сейф, антресоль или верхняя полка книжного шкафа вполне подойдут.

Уместно сказать, что рабочий стол будет не самым безопасным местом для хранения документов. Случайно пролитый кофе или неожиданно налетевший сквозняк с высокой вероятностью приведут к порче ценных бумаг. Кроме того, расположенная на видном месте документация является отличной находкой для нагрянувшего домушника. Исключение составляют лишь ящики с ключом или с потайным дном. Впрочем, при желании извлечь их содержимое тоже не составит особого труда. Именно поэтому хозяину квартиры следует основательно поразмышлять над вопросом, где хранить документы дома.

Однако не стоит слишком изощряться при обустройстве подходящего «пристанища» для бумаг. Ведь выбранное место должно быть не только безопасным, но и доступным для хозяина. Согласитесь, что ситуации бывают разные и порой ценные документы могут понадобиться в самый неожиданный момент. В случае пожара, землетрясения или любого другого чрезвычайного происшествия на счету будет буквально каждая секунда. Поиск компромисса между безопасностью и доступностью является хоть и достаточно сложной, но вполне разрешимой задачей. Здесь на помощь особо предусмотрительным людям приходят современные функциональные предметы интерьера, оборудованные специальными тайниками. К их разряду можно отнести полки с выдвижными ящиками, книги-сейфы, розетки-муляжи и прочие хитрые приспособления (фото).

Способы хранения документов

Стоит ли говорить, что бумаги необходимо содержать в порядке. В противном случае поиск того или иного документа будет отнимать у человека уйму драгоценного времени. Многие из нас ежемесячно перебирают кипы однотипных листов, силясь обнаружить свежую квитанцию среди уже давно оплаченных счетов. Справиться с этой проблемой помогает детальный подход к распределению бумаг. В качестве примера приведем наиболее удачные идеи и способы хранения документов.

Оптимальным решением станет приобретение изделия на кольцах, в которое помещается внушительное количество файлов с бумагами (фото). Большая часть подобных папок имеет формат А 4, что как нельзя лучше подходит для хранения справок, свидетельств, договоров, документов на недвижимость и т. д. При желании стоит обзавестись несколькими тонкими канцелярскими приспособлениями, предназначенными для каждой сферы деятельности. Приклеив на папки пометки с надписями «работа», «семья», «жилье», «банк», можно значительно облегчить себе задачу поиска требуемой бумаги. Нелишним будет также вложить в первый файл полный перечень документов с указанием страниц их нахождения. Квитанции и чеки перед помещением в папку рекомендуется наклеивать на листы формата А 4. Фиксировать при этом следует лишь левый верхний уголок во избежание порчи документов.

Достойной альтернативой объемной папке выступает специальный портфель с множеством отделений, который можно приобрести в любом канцелярском магазине. Подобные приспособления представлены в самых разнообразных исполнениях, начиная со строгих классических и заканчивая изящными женственными. Подобрать вариант по душе не составит особого труда. Единственный минус папки-портфеля кроется в невозможности перелистывания страниц и свободного просмотра документов. Поэтому для обеспечения собственного удобства хозяину «хранилища ценных бумаг» придется позаботиться о соответствующих надписях и пометках. Наглядный пример размещения документов внутри папки-портфеля представлен в видеоматериале:

Как бы это ни было удивительно, но подобные аксессуары с магнитными листами способны выполнять и другие функции помимо хранения памятных снимков. К примеру, в них можно помещать квитанции по оплате, для закрепления которых не придется прибегать к помощи клея. Кроме того, на каждом листе есть место для надписей и пометок, что также очень удобно.

Бумажные «кармашки» оптимально подходят для хранения старых квитанций, чеков и прочих бумаг, которые пора отправить в архив. Такие документы пригождаются крайне редко, но выбрасывать их многие все же не рискуют. Нанеся соответствующую пометку на конверт, можно смело поместить его в дальний угол ящика или полки.

В них можно хранить практически все, и документы отнюдь не являются исключением. Однако беспорядочное складирование бумаг внутрь картонной емкости приведет к проблемам, связанным с их последующим поиском. Поэтому прежде чем помещать документы в коробку, нелишним будет распределить их по отдельным папкам или мультифорам в зависимости от назначения. Что же касается паспортов, дипломов и прочих нестандартных бумаг в твердых обложках, для них лучше завести отдельный плотный конверт. К слову сказать, на сегодняшний день существуют очень удобные аксессуары, выполненные в виде картотеки с разделителями (фото). Некоторые из них могут закрываться на ключ и использоваться в качестве сейфа.

Полезные советы и рекомендации

• Во избежание порчи или выцветания документов необходимо хранить их подальше от воды и солнечных лучей.
• Нелишним будет завести папку с ксерокопиями всех важных бумаг, после чего передать ее живущим отдельно родственникам или поместить в банковскую ячейку. Более современным решением станет перенесение сведений на специально приобретенную флеш-карту. Это поможет человеку быстро восстановить оригиналы, утраченные в результате чрезвычайного происшествия (пожара, наводнения, кражи и т. д.).
• Не стоит держать дома амбулаторную карту, ведь это является нарушением законодательства РФ. Являясь юридическим документом, она должна храниться в регистратуре, а не на руках у пациента.
• Поскольку бумажные чеки имеют склонность к выцветанию, при совершении крупных покупок рекомендуется делать их ксерокопии.
• Начинать сортировку бумаг стоит прямо с почтового ящика. Не нужно складировать дома бесполезные рекламные листовки, газеты бесплатных объявлений и визитные карточки – лучше сразу отправлять их в ведро. В случае отсутствия свободного времени полезные бумаги следует положить поверх коробки или папки с документами, пообещав себе выделить пару минут в течение дня на их сортировку. Получив по почте приглашение на какое-либо мероприятие или извещение о посылке, рекомендуется сделать соответствующую заметку-напоминание в ежедневнике.
• Для упорядочивания документов необходимо хотя бы раз в год проводить их ревизию. При этом оценивать каждую бумагу следует только один раз, либо оставляя ее на хранение, либо сразу выбрасывая.

Таким образом, ответ на вопрос, как хранить документы дома, зависит от вкусов и предпочтений человека. Если одни люди ограничиваются обычными картонными коробками, то другие приобретают дорогостоящие сейфы или даже оборудуют в квартире хитрые тайники. Так или иначе, важные бумаги должны находиться в доступном и удобном для хозяина месте. Не стоит также забывать и о поддержании порядка в документах. Рациональное распределение бумаг в зависимости от их назначения и регулярное проведение ревизий позволят избежать проблем, связанных с затяжным поиском необходимых сведений.

Домашняя канцелярия: как помогают упорядочить жизнь планы и контрольные списки?

Необходимые составляющие любого менеджмента – планирование, учет и контроль. Ради них хорошо организованное предприятие создает разнообразные документы. Не только для контролирующих органов, но и в помощь собственной работе. Графики закупок и поставок, должностные инструкции, инвентарные списки, журналы учета выполненных работ и рабочего времени, технологические карты, описания бизнес-процессов, личные дела сотрудников, данные о клиентах, планы развития направлений бизнеса, графики обучения персонала…

Домашний менеджмент – ничем не хуже. Организованному дому тоже нужна своя «канцелярия». И выполняет она те же функции, что и на производстве: учет материальных, финансовых и человеческих ресурсов, планирование развития вашего домохозяйства и поддержания его жизнеспособности, ориентация в окружающем мире по важным для семьи направлениям, контроль за исполнением планов и текущей деятельностью. На первый взгляд, составление планов и контрольных списков отнимает время – но на самом деле в последующем экономия времени оказывается куда большей, чем первоначальные затраты.

В разделе «домашний органайзер» этого сайта можно найти много полезных бланков для обустройства домашней канцелярии. Зачем и как их использовать — читайте дальше.

Как обустроить домашнюю канцелярию?

Самый известный на постсоветском пространстве вариант «домашней канцелярии» — контрольный журнал от системы «Флайледи». По сути, это личный планировщик профессиональной домохозяйки, не очень применимый для использования всей семьей. Менее знаменитые западные организаторы быта предлагают другие виды «домашних органайзеров», где собраны под одной обложкой самые разные контрольные списки, графики, таблицы для данных о конкретных домохозяйствах и списки того, что может быть сделано и учтено в большинстве домов страны проживания организатора.

Каждому типу семьи на каждой конкретной территории нужен свой собственный вариант домашней канцелярии. Но мы можем воспользоваться предложениями профессионалов самоорганизации, чтобы разработать структуру своего органайзере. Дальше я буду говорить о домашнем документооброоте, уместном именно в двухкарьерной семье, где хозяйство ведется супругами (или всеми взрослыми членами расширенной семьи) совместно.

Итак, все разнообразие конкретных домашних документов можно разделить три большие части: данные для длительного использования, планировщики актуальных задач, и контрольные списки для часто повторяющихся дел, занимающие промежуточное положение между первыми двумя разделами.
Первую часть лучше оформить как автономный домашний справочник: толстую тетрадку, находящуюся в общедоступном месте и пополняемую, как правило, совместно взрослыми членами семьи. Вторая же и третья часть могут отчасти тоже храниться под обложкой (той же, что у домашнего справочника или отдельной) а отчасти существовать в виде отдельных документов, всегда находящихся на виду – на специальной информационной доске, на дверце холодильника и т. д. Назову эти части «домашний справочник» и «домашний планировщик», и расскажу поподробнее о каждой из них.

Домашний справочник: как собрать и организовать необходимую семье информацию?

Эта совместно написанная членами семьи книга содержит полезные данные о членах семьи и домашним хозяйстве и повседневной жизни семьи, которые будут необходимы в течение длительного срока. Они могут дополняться и отчасти изменятся, но не слишком часто, и, как правило, не полностью. Каждый из членов семьи сможет обращаться к этому справочнику по любой домашней и семейной надобности, не разыскивая сведения в разных источниках. К нему же можно порой отсылать приходящих в дом родных, близких и наемных работников.
Вот какие данные для длительного использования могут вам пригодиться.

1. Общие сведения о каждом из членов семьи: паспортные данные, координаты места работы, сведения о страховке, телефоны ближайших родственников, личного парикмахера, врача, юриста и других специалистов, с которыми приходится регулярно контактировать, размеры одежды и обуви, сведения об аллергиях и постоянно используемых медикаментах. Часть этих данных может пригодиться каждому из членов семьи в любой момент (например, если приходится заполнять какой-нибудь документ для жилищной службы в отсутствие супруга, либо покупать ему предмет гардероба в подарок). Другими будет пользоваться скорее сам описываемый субъект (и это позволит ему считать данную книгу и своей тоже). Третьи могут быть нужны в экстренных случаях.
2. Сведения о детях для няни и других приходящих помощников: особенности здоровья, любимая еда, игры, книги, разрешенное время для просмотра телепередач и компьютеров, основные требования и запреты, ритуалы для укладывания спать.
3. Сведения о домашних любимцах, если таковые имеются: имя, распорядок кормления и выгула, сведения о сделанных прививках, предпочитаемый и необходимый корм, телефон ветеринара и других специалистов, которые участвуют в жизнеобеспечении вашего зверя, существенные для общения с ним данные о привычках.
4. Список обязательных работ по обслуживанию дома, с разбивкой по месяцам. Сюда могут войти, например, замена фильтров в вытяжке и катриджей в фильтре для воды, утепление окон осенью и их мытье весной или несколько раз в год, специальный уход за коврами и мягкой мебелью, смена штор, профилактические вызовы сантехника и т.д.
5. Список телефонов служб экстренной помощи (от спасателей до аварийной службы городской электросети).
6. Список телефонов мастеров-ремонтников, к которым вы обращаетесь в случае любых поломок.
7. Данные о технических устройствах, имеющихся в доме: срок гарантии, место хранения инструкции, данные о сменных элементах, необходимость регулярного обслуживания, адрес сервисного центра.
8. Данные об автомобиле (автомобилях): марка, год выпуска, обычные даты техосмотров.
9. Сведения о даче: адрес, возможности проезда, телефон руководителя садового товарищества и\или необходимых сервисных служб.
10. Даты, которые семья отмечает совместно.
11. Выработанные на семейном совете принципы домашнего питания.
12. Список продуктов и предметов постоянного потребления, которые вы хотите постоянно иметь в доме.
13. Стандартный план подготовки домашнего приема: список необходимых действий и сроков для них.
14. Распорядок работы окрестных магазинов и других необходимых служб.
15. Адреса и графики работы интернет-магазинов, услугами которых вы пользуетесь.
16. Телефоны общих друзей семьи.
17. Список адресатов для поздравлений – с Новым годом, днями рождения и религиозными праздниками.
18. Список вещей собираемых в дорогу.
19. Список дел, которые необходимо уладить перед отъездом.
20. Список вещей, которые нужно взять с собой в случае чрезвычайной ситуации.

Нужны ли вам все эти списки? Конечно, не все: у вас может не быть машины и дачи, вы можете закупаться в одном-единственном гипермаркете, так что его адрес и распорядок работы будете помнить единственным путем, вы можете быть равнодушны к домашним приемам. Выберите нужные, дополните тем, что нужно именно вам, и поместите их под одну обложку (или в одну папку в компьютере). Это сильно сэкономит ваше время. Создавая список, который может время от времени дополняться, оставьте вслед за ним несколько свободных листов. Тогда каждый из членов семьи сможет быстро его дополнить (например, если открыл для себя новый интернет-магазин, торгующий чем-то общеполезным).

Некоторые семьи предпочитают более подробно контролировать свое питание и потому создают для всего, что касается закупки продуктов, диеты и готовки, отдельную «домашнюю кулинарную книгу» . В этом есть своя логика: кулинарная книга может храниться на кухне, отдельно от остальных данных – тогда в основном справочнике будет легче сориентироваться.

Вся семья и каждый из ее членов может ограничить доступ к каким-то конфиденциальным данным, но в то же время сделать их доступными в экстренных случаях. К таким данным могут относиться, например, пароли для электронной почты и кошельков, данные для доступа к вашим веб-ресурсам, форумам, зашифрованным папкам компьютера, пин-коды мобильников и банковских карточек. Что ж, кроме общесемейного справочника можно дополнительно создать индивидуальные и оговорить, кто и в каких случаях к ним может обращаться.

Домашний справочник не создается в один день. Заботы по составлению части списков супруги могут разделить, консультируясь только на последнем этапе, другие же составлять вместе. Основу для некоторых списков — например, вещей, необходимых в дороге — можно найти готовой на тематических сайтах.
В любом случае, не стоит делать больше одного пункта за день – но, если уж взялись, то и прерывать это занятие больше чем на день не стоит. Иначе оно рискует никогда не быть законченным.

Домашний планировщик: как сделать домашний быт рациональнее с помощью списков, графиков и планов?

Если домашний справочник описывает текущее состояние семьи и домашнего хозяйства, ваши общие ресурсы, то домашний планировщик – деятельность домочадцев по поддержанию общего комфорта. Он состоит из списков, регламентирующих стандартные дела, и из планов и графиков, охватывающих определенные промежутки времени.

Раздел стандартных алгоритмов может включать:

1. Стандартные утренние дела по дому.
2. Стандартные вечерние дела по дому.
3. Стандартные дела после работы\после возвращения ребенка из школы и садика.
4. Расписание стандартных дел для каждого дня недели (большинство организованных семей выделяют, как минимум, день для общих собраний и обсуждения планов на неделю, день для инвентаризации холодильника, день для планирования меню, день для закупок провизии на неделю).
5. Таблица с расписанием поддерживающей уборки по четырем территориальным зонам жилища. Идея (наиболее ярко сформулированная в системе Флайледи) в том, чтобы изо дня в день, по пятнадцать минут наводить порядок в одной из территориальных зон в течение недели. Например, в первую неделю месяца – на кухне, во вторую – в прихожей и ванной, в третью – в гостиной и детской, в четвертую – в остальных комнатах. Таким образом снимается необходимость в редких изматывающих уборочных авралах, и дом содержится в приличном виде.
6. Алгоритм последовательной уборки каждой территориальной зоны.
7. Алгоритм еженедельной косметической уборки всего жилища.
8. Список «горячих точек» жилища, нуждающихся в регулярном внимании. К этому списку домочадцы обращаются, когда хотят посвятить дому пять-десять минут времени, и не видят места для приложения сил.

Раздел планирования актуальных задач может включать в себя

1. Семейный календарь.
2. График домашних работ.
3. Приходно-расходную книгу.
4. Листы учета оплаты за электричество, газ, воду.
5. План ближайших покупок для обустройства дома.
6. Виш-листы каждого из членов семьи.
7. План питания на неделю.
8. Список для продуктового магазина.
9. Опись содержимого холодильника.
10. График ухода за садом, огородом, домашними растениями.
11. Расписание приема лекарств, витаминов, пищевых добавок и т.д.
12. Режим дня для детей.
13. Список взятых напрокат и данных в долг вещей, в т.ч. книг, дисков и т.д.

Если все домашние дела – ответственность одного из членов семьи, то большинство пунктов данного списка также могут быть помещены под одну обложку. Если хозяйство ведется совместно, то большинство из списков разумнее сделать автономными и найти для них общедоступное место, где они всегда будут в поле зрения. В любом случае, планировщик будет состоять из двух частей – упорядоченного собрания документов в виде тетрадки или папки, и отдельных бланков. В большинстве организованных семей в общедоступном месте висит семейный календарь и график домашних работ, где ответственные за них члены семьи делают отметки. Опись содержимого холодильника, как правило, размещается на его дверце. Список для продуктового магазина составляется перед конкретными закупками – но можно включить в стандартный бланк продукты, которые вы закупаете постоянно, и только отмечать потребность в них.
Как и домашний справочник, домашний планировщик лучше заполнять постепенно, но не прерываясь на слишком длительный срок. Если вы ведете хозяйство совместно, то эту работу лучше не делить, а совместно же и делать, уделяя ей по десять минут в день до завершения проекта. Ведь списки, где говорится о необходимых делах, затрагивают представления о комфорте каждого из членов семьи, и предполагают затраты времени каждого. Поэтому важно, чтобы участники данной деятельности действительно сознательно согласились с данным планом.
Автономно хранящаяся часть домашнего планировщика, кроме составленных вами документов, может иметь отделение (например, в виде кармана на обложке тетрадки), где вы храните приглашения, купоны со скидками, объявления об услугах, которые могут пригодится в обозримой перспективе, и прочие бумаги с информацией, имеющей ценность для семьи в течение ограниченного времени. Только не забудьте внести в домашний календарь день – хотя бы раз в квартал – когда вы будете разбирать эти бумаги и выбрасывать устаревшие.
Итак, пора со знанием дела выбирать бланки для вашего домашнего органайзера!

Организация вашего личного контейнера для документов

Вы знаете, где находятся все ваши важные документы? Могли бы вы просто схватить все и выбежать из дома в случае крайней необходимости? Большинство из нас не готовы к чрезвычайной ситуации, и, надеюсь, нам не придется «выбегать из дома», но даже для простых действий, таких как продление паспорта, вы захотите найти все, не запуская «поиск». и спасение »через дом, не так ли?

Поскольку мы собираемся провести отпуск в Рио (ждут потрясающие фотографии), я проверяю все наши документы, чтобы убедиться, что когда придет время, все будет на месте.

После стольких поездок и переездов с детьми это теперь легкий процесс, потому что все организовано, и я отслеживаю каждый из наших паспортов с основным списком для каждого из нас. Поэтому я подумал, что могу поделиться некоторыми идеями о том, как обращаться с вашими важными документами и безопасно хранить их.

Организация ваших личных документов

Какие документы мы храним в нашем личном контейнере для документов? Важные документы, такие как:

• Свидетельства о рождении
• Паспорта
• Акты о собственности и освидетельствования
• Завещания

Это документы, которые я считаю «постоянными» и нуждающимися в безопасном доме.

Некоторые контейнеры для личных документов пожаробезопасны, имеют защищенные паролем замки или ключи для дополнительной защиты.

Если у вас есть семья, которую вы знаете, вам необходимо вести учет всех личных документов для каждого члена семьи, и часто необходимо приобретать более одного контейнера для документов, чтобы гарантировать, что все ваши важные документы находятся в надежных «руках». (место хранения).

При планировании покупки личного контейнера для документов также учтите, что он должен защитить ваши личные документы от наводнения и повреждения водой и где в вашем доме вы сможете безопасно разместить контейнер.

Но какие документы мы должны хранить в этом контейнере? Я считаю, что это облегчает принятие решения о том, какие документы требуют защиты, когда я рассматриваю последствия потери, если она произойдет.

Некоторые документы могут быть заменены, хотя и не без значительных неудобств, в то время как другие могут потребовать лишь телефонного звонка в страховую компанию.

Где их найти?

Большинство магазинов канцелярских товаров и поставщиков онлайн-офисов предлагают полный выбор огнеупорных, водонепроницаемых и устойчивых к повреждениям контейнеров для документов по довольно разумным ценам.

Они доступны в широком диапазоне размеров и ширины, и большинство из них предлагает контейнеры без пыли и плесени, а также надежные крышки с фиксаторами и ручками для облегчения транспортировки. Ух!

Теперь, как организовать ваши документы внутри контейнеров? Вы захотите использовать простую файловую систему.

В нашей семье у меня есть папка для каждого из нас, и в них у меня есть скан и заверенные копии всех необходимых документов. Я использую разделители с вкладками, которые позволяют легко найти имя, и использую файлы для подвешивания с цветовой кодировкой.

Небольшое отклонение от первоначального использования контейнеров для личных документов … но я также рекомендую использовать наш контейнер для документов, чтобы сохранять оригинальные фотографии моей семьи, а также резервные копии наших фотографий и, конечно же, наши налоговые отчеты.

Домашний органайзер | Дом

Home Organizer® защищает ваших близких с помощью цифровых удостоверений m. i.l.k.®, Silver® и EARS®, а также защищает ваши ценности с помощью наших простых в использовании бланков домашнего инвентаря.

В январе 2000 года компания «Imagery Concepts, LLC» получила заказ от Canon Computer Systems для разработки первого цифрового удостоверения личности для Национального центра пропавших без вести и эксплуатируемых детей (NCMEC). Ежедневно пропадают без вести более 2000 детей.

В случае пропажи ребенка 40% родителей не могут сразу предоставить текущую фотографию.34% не знают правильного роста, веса или цвета глаз своего ребенка.

Чтобы помочь в поиске пропавшего ребенка, был разработан цифровой идентификатор m.i.l.k.® (Управление информацией о потерянных детях®), чтобы предоставить родителям и опекунам удобное место для хранения цифровой фотографии и идентификационной информации их ребенка (детей).

Их.i.l.k.® Digital ID — это компонент Home Organizer. Эти важные данные хранятся в конфиденциальности на компьютере пользователя. Если человек потеряется или пропал без вести, одним щелчком мыши его m.i.l.k. Цифровое удостоверение личности можно распечатать или отправить по электронной почте в соответствующие органы и направить в NCMEC. Для получения дополнительной информации перейдите на www.milkdigitalid.com.

Silver® Digital ID был разработан, чтобы помочь в поиске пропавших без вести взрослых.6 из 10 пациентов с болезнью Альцгеймера будут уходить из своего лечебного учреждения. Правоохранительные органы сразу же отмечают, что текущая фотография — самый ценный инструмент в поиске пропавшего без вести человека. Для получения дополнительной информации посетите www. silverdigitalid.com.

Home Organizer также может помочь защитить ваших четвероногих членов семьи! Каждую неделю пропадают более 2500 собак и 3200 кошек! Используя ту же технологию, что и m.Цифровые удостоверения i.l.k.® и Silver®, цифровые удостоверения EARS® (Electronic Animal Recovery System®) помогают защитить ваших питомцев. Для получения дополнительной информации посетите www.earsdigitalid.com.

Программное обеспечение также можно использовать для защиты ваших ценностей путем создания цифрового реестра вашего домашнего имущества. Создавайте резервные копии файлов в удаленном месте, и Home Organizer станет ключевым элементом в оказании помощи при оформлении страховых случаев.

10 шагов к организованному домашнему офису | Идеи организации домашнего офиса

Скопление бумаг в домашнем офисе — это просто. Получите контроль над беспорядком, прежде чем он захватит ваше пространство. Просмотрите каждый листок бумаги в своем офисе, используя Систему трех: измельчите / выбросьте его, сохраните или примите меры. Храните важные документы в системе хранения с цветовой кодировкой.

Хорошо организованная система хранения документов — хороший показатель функционального офисного помещения.Чтобы организовать, разделите файловую систему на пять категорий с цветовой кодировкой и пометьте каждую подвесную папку в соответствии с вашими потребностями.

ЗЕЛЕНЫЙ: Финансовый
КРАСНЫЙ: Медицинский
ОРАНЖЕВЫЙ: Персональный
ЖЕЛТЫЙ: Страхование
СИНИЙ: Дом

Чтобы контролировать поступление бумаги в домашний офис, создайте почтовую станцию.Сделайте папку для входящей и исходящей почты, почту в файл, счета и папку для каждого члена семьи. Как только письмо придет, отправьте его на почтовую станцию. Затем раз в неделю уделите несколько минут и просмотрите каждую папку.

Выделите в офисе место для принтера и расходных материалов для принтера. Если у вас есть беспроводной принтер, его не нужно носить на столе. Поместив его в шкаф или другое место в офисе, вы получите гораздо больше места на столе для других предметов.

Храните все канцелярские товары в контейнерах, ящиках, корзинах и ящиках. Убрав все эти принадлежности из виду, ваш офис будет выглядеть беспорядочно.

Купите хорошего производителя этикеток и пометьте свои файлы, ящики и коробки, чтобы упростить организацию вашего офиса. Когда кому-то что-то понадобится, вы будете точно знать, где это.

Организуйте свой офис по категориям, разместив похожие предметы вместе. Благодаря этому ваш офис станет более функциональным. Например, в следующий раз, когда вам понадобятся марки, загляните в свой почтовый ящик.

Наклейки (стикеры, вкладки, наклейки и т. Д.)
Инструменты (прямой резак, скоба, съемник скоб, дырокол)
Бюджет (чековая книжка, калькулятор, календарь счетов)
Инструменты для письма (маркеры) , ручки, карандаши)
Почта (конверты, марки, адресные наклейки)
Маркировка (этикетировочная и этикеточная лента)

Вы можете систематизировать книги по жанрам, цвету или размеру в зависимости от ваших предпочтений.Организация по цвету добавит потрясающий элемент дизайна и придаст вашему пространству беспорядочный организованный вид.

Разложите самые важные бумаги в папках, чтобы их было легко взять с собой в случае возникновения чрезвычайной ситуации. Например, если возникла неотложная медицинская помощь, вы можете взять свою медицинскую папку и немедленно получить всю необходимую информацию. Вот несколько основных категорий переплетов:

Медицинский: В этой папке хранятся медицинские записи вашей семьи.Если вам когда-нибудь понадобится обратиться к новому врачу или если у вас сложный медицинский диагноз, все организовано в одном месте.

Домашнее животное: Эта папка должна содержать медицинские записи вашего питомца, записи о прививках и лекарствах.

Авто: Эта папка предназначена для всех документов по ремонту автомобилей, технического обслуживания и страхования автомобилей.

Руководства: Храните свои руководства в одном месте в этой папке.Вы даже можете разделить папку на подкатегории, например, бытовая техника, электроника, сад и дом.

Дом: Храните здесь всю информацию о доме, такую ​​как техническое обслуживание, борьба с вредителями, система безопасности и контактные телефоны для разнорабочих.

Персональные: В этой подшивке можно хранить все, что не подходит к другой категории или файлу.

Это часто единственный шаг, который люди упускают при организации своего офиса.Используйте пространство на стене, чтобы повесить картотеки, календари, доски, стеллажи и многое другое. Когда вы идете вертикально, становится намного больше места.

Как настроить систему хранения семейных бумаг

Организуйте бумажную работу с этой простой системой регистрации! Если вас перегружает бумажный беспорядок или вы часто теряете важные документы, следуйте этим простым шагам, чтобы упорядочить их, и получите ОГРОМНЫЙ список примеров категорий для сортировки документов…

Счета за коммунальные услуги, каталоги, купоны, страховые полисы, выписки по кредитным картам, приглашения на день рождения… Количество бумажного беспорядка, которое ежедневно попадает в наш дом, безумно!

А без хорошей системы организации бумажного документооборота этот беспорядок может легко стать огромным.

Беспорядок из-за бумаги, как и обычный беспорядок в доме, может вызвать сильный СТРЕСС. Да, это было научно доказано исследователями из Калифорнийского университета в Лос-Анджелесе. Женщины особенно подвержены более высокому уровню стресса, если они живут в загроможденной среде.

Так что я засоряю багажник ДО того, как он меня утащит. Между прочим … если вы только начинаете свой путь по очистке от мусора, то у меня здесь БОЛЬШОЙ и БЕСПЛАТНЫЙ 7-дневный справочник по очистке от мусора!

Если вы хотите избавиться от беспорядка, связанного с бумагами, и запустить систему организации, которая РАБОТАЕТ, позвольте мне помочь! Я недавно переделал свою систему хранения документов и расскажу вам, как я это сделал всего за несколько часов.🙂

* Этот пост содержит партнерские ссылки, что означает, что если вы нажмете ссылку и сделаете покупку, я получу комиссию без каких-либо дополнительных затрат для вас. Прочтите мое полное раскрытие здесь.

Шаги по организации работы с документами с помощью простой системы хранения

Шаг 1. Сбор материалов для организации

Если ваш бюджет позволяет, я настоятельно рекомендую начать все сначала с согласованных поставок. Раньше я перерабатывал старые папки с файлами и использовал несоответствующие висячие файлы, но это только вносило свой вклад в общий беспорядочный вид ваших файлов.

Если вы собираетесь потратить время на то, чтобы расчистить и упорядочить документы, то вам нужно, чтобы готовый продукт выглядел как можно более аккуратным. Вот материалы, которые я рекомендую для систематизации важных бумаг:

• Висячий файл Папки — Я предпочитаю , которые бывают одного цвета ( affiliate ), но вы также можете найти их в ярких многоцветных. На мой взгляд, темно-зеленый дает чистый, однородный вид.
• Папки для файлов Manilla
• Ultra Fine Point Sharpie — Мне нравятся эти Sharpies ( affiliate ) для организации файлов, если у вас нет этикетировщика, потому что чернила темные, а точка сверхтонкая улучшает почерк.
• Этикетировщик — Я ДЕЙСТВИТЕЛЬНО рекомендую использовать этикетировщик для систематизации документов! У меня , старая модель (у меня она уже более 10 лет!), И мне она очень нравится!

Шаг 2. Решите, где вы будете хранить свои документы

Вам нужно будет выбрать место для хранения документов, исходя из того, сколько у вас есть. Если у вас не так много бумаг для хранения или если большинство ваших важных документов находится в цифровом формате, вам подойдет небольшая пластиковая коробка для папок.

Если вам нужно разложить больше бумаг, то банкирские ящики — отличный вариант. Ящики банкира более доступны по цене, чем шкаф для документов, и их легко хранить в шкафу.

Вы также можете сделать рабочий стол своими руками, используя короткие шкафы для наполнения и несколько деревянных досок. Когда я начал планировать офисное пространство, я знал, что мне понадобится много места для хранения файлов. Мы с мужем работаем не по найму, поэтому нам нужно хранить документы для двух предприятий вместе с нашими личными документами.

Мы нашли на Facebook Marketplace два потрясающих, сверхмощных боковых шкафа для хранения документов. Изначально они были уродливого коричневого цвета с однотонными фасадами. Я хотел, чтобы они больше походили на ДОМ, а не на офис, поэтому мы покрасили их в белый цвет и добавили отделку и ручки на фасаде.

Затем мой муж просто скрепил несколько замазанных бревен размером 1 x 6 дюймов, чтобы использовать их в качестве рабочего стола, и вуаля! У меня был красивый и функциональный стол с множеством мест для хранения наших документов:

Шаг 3. Составьте стопку ВСЕХ документов и важных документов

Каждый раз, когда я начинаю расхламливать и организовывать ЛЮБОЕ пространство, мне нравится сначала удалять ВСЕ.Независимо от того, убираю ли я кухонную стойку или морозильную камеру , это важный шаг.

То же самое и с оформлением документов. Выньте все свои бумаги из их прежних домов и сложите их в стопку. Это позволяет вам понять, сколько места вам понадобится для вашей файловой системы.

Шаг 4. Организуйте работу с документами путем сортировки по стопкам по категории

Когда все ваши важные документы собраны вместе, пора начать сортировку их по отдельным стопкам по категориям.Сгруппируйте похожие документы так, чтобы вам было удобно.

У меня есть несколько отличных примеров категорий, которые вы можете использовать при сортировке ваших документов, сделанных ниже!

Шаг 5. Избавьтесь от беспорядка, выбрасывая или оцифровав ненужные бумаги

Не все, что есть в вашей стопке бумаг, нужно хранить. Некоторые предметы придется выбросить, потому что они просрочены или больше не нужны.

Вот несколько примеров беспорядка из бумаги, который вам, возможно, придется выбросить:

• Просроченные страховые полисы
• Кредитные документы для уже погашенных ссуд
• Истекшие купоны
• Руководства по продуктам и гарантии на товары, которыми вы больше не владеете
• Автомобильные документы на автомобили, которыми вы больше не владеете
• Квитанции для повседневных покупок — Я выбрасываю квитанции для обычных покупок, не связанных с налогами, после того, как ввожу их в свой Планировщик финансового отслеживания .
• Старые журналы и каталоги
• Старые праздничные открытки, поздравительные открытки и т. Д.

Организуйте бумажную работу с этими типовыми категориями

Организуйте документы в первую очередь по широким категориям. Затем определите, как вам нужно организовать эти основные категории в более узкие на основе имеющихся у вас документов.

Основные категории, которые я использую для систематизации важных документов: Личные документы, Финансовые документы, Страхование, Медицинские документы, Домашние документы , Налоги , Sentimental .

Когда придет время хранить документы в картотеке или ящике, сгруппируйте файлы по основным категориям вместе, чтобы вы могли легко их найти.

Мне также нравится использовать в моем конструкторе этикеток более крупный шрифт с заглавными буквами для основных категорий и более мелкий шрифт для подкатегорий . Вот пример:

Ниже приведены примеры важных документов, относящихся к каждой категории:

Личные документы

Я предпочитаю хранить все официальные личные документы в одной папке. К ним относятся:

• Свидетельства о рождении
• Карты социального страхования
• Паспорта
• Свидетельство о браке
• Карты регистрации избирателей
• Право собственности на транспортное средство
• Документы о собственности
• Доверенность
• Копия завещания

В отдельной папке я храню все личные документы о работе и образовании.К ним относятся:

• Рекомендательные письма
• Выписки из колледжа
• Дипломы
• Сертификаты об окончании обучения
• Текущие резюме

Финансовые документы

Финансовые документы можно хранить в отдельных папках для файлов:

• Банковские документы — Выписки с банковского счета, новые учетные документы, визитные карточки для банковских контактов и т. Д.
• Фондовые документы — Ежеквартальные отчеты о запасах, сертификаты акций и т. Д.
• Инвестиции — Документы IRA, документы 401K, сберегательные облигации и т. Д. Если у вас есть различные инвестиции, храните их в собственных папках с пометками .
• Кредитные карты — Создайте одну папку с файлами для каждой кредитной карты. Поместите все ежемесячные отчеты, условия кредитной карты и т. Д. В отдельные файлы.

* Примечание. Некоторые люди рекомендуют перейти на электронные банковские выписки и выписки по кредитным картам, чтобы уменьшить беспорядок в бумажной документации, но я предпочитаю бумажные выписки для налоговых целей.Когда приходит время уплаты налогов, я просто беру свои отчеты и выделяю бизнес-доходы и расходы и личные налоговые вычеты.

• Налоговые декларации — Я храню налоговые декларации за 6 лет с необходимыми квитанциями / выписками за каждый год в отдельной папке с пометкой («Налоговая декларация за 2019 год»).

* Примечание. После того, как я заполню свою налоговую декларацию за год, я отправляю бумажную копию с выписками из банка за этот год, выписками по кредитным картам, медицинскими счетами и квитанциями о налоговых вычетах в файле налоговой декларации.

Страхование

Создайте отдельные папки для каждого типа страховки. Затем заполните полисы, квитанции о возмещении убытков, карточки агентов и т. Д. По типу страхования. У вас должна быть отдельная папка для каждого из этих видов страхования, если применимо:

• Страхование автомобилей
• Страхование жизни
• Страхование здоровья
• Страхование жилья — Включите сюда инвентарь ценностей, если он у вас есть.
• Страхование лодок
• Любое другое страхование, которое у вас может быть

Домашние документы

Любые документы, относящиеся к вашему дому, должны попадать в эту категорию. Затем создайте подкатегории на основе имеющихся у вас документов, например:

• Гарантии на продукт
• Руководства по продукту — Я храню только бумажные копии абсолютно необходимых руководств, потому что вы можете найти большинство руководств по продуктам в Интернете в формате PDF.
• Документы по жилищному ссуде
• Записи о техническом обслуживании дома — Я храню все документы по техническому обслуживанию дома в этой Ultimate Home Maintenance Binder ! Я настоятельно рекомендую вам приобрести один из них для перепродажи дома!

Медицинские документы

• Медицинская карта
• Записи о вакцинации
• Текущие рецепты на очки / контактные данные

Налоговые вычеты

Персональные вычеты

Сохраняйте файл квитанций / счетов-фактур на любые личные расходы, которые вы вычли из своей налоговой декларации. Сюда могут входить расходы на уход за ребенком, медицинские расходы, школьные расходы и т. Д. Я считаю, что проще всего пометить верхнюю часть каждой квитанции соответствующей категорией расходов (например, «Дневной уход» или «Медицинские услуги»), прежде чем помещать ее в папку «Личные вычеты».

Деловые вычеты

Мы с мужем работаем не по найму, поэтому нам приходится вести очень подробный учет всех наших деловых расходов. Для этого у меня есть один файл с названием его компании и один файл для меня.

В каждый файл я помещаю все квитанции по каждому из наших предприятий. Как и в наших личных квитанциях о вычетах, я помечаю вверху каждой квитанции соответствующую категорию расходов (топливо, канцелярские товары и т. Д.).

Сентиментальный

Если у вас есть дети, то, скорее всего, у вас есть пачка бумаг, которые вы хранили годами в сентиментальных целях. Сюда могут входить:

• Фотографии сонограмм
• Отпечатки стопы новорожденного
• Карточки с указанием веса / роста / процентилей по визитам к педиатру
• Художественные работы из дошкольного или начальной школы
• Открытки ко Дню матери и сувениры, которые ваши дети дарили вам на протяжении многих лет

Я группирую все свои сентиментальные бумаги в отдельные папки по детям. Например, у меня есть один файл с надписью «Kaylee» и один «Kenzee». У меня также есть отдельный файл с надписью «Семья» для таких вещей, как семейный отдых, фотографии и т. Д.

Советы по хранению важных бумаг

После того, как вы потратили время на расстановку беспорядка с бумагами, вы захотите убедиться, что он остается аккуратным. Вот несколько советов по поддержанию вашей системы организации документооборота:

Выделите места, чтобы не было беспорядка с бумагой перед подачей.

Для любого бумажного беспорядка, который попадает в ваш дом, должно быть выделено временное место … А НЕ на кухонном столе!

Все наши рассылки с купонами и буклеты розничных магазинов, которые я хочу сохранить для в ближайшем будущем , отправляются в корзину в нашем командном центре.Школьные документы моих девочек (листы с разрешениями на поездки, еженедельные информационные бюллетени, приглашения на день рождения) также попадают в назначенную им корзину в нашем командном центре.

И любые важные документы, которые необходимо подать, помещаются в специальный ящик на моем столе, если я не могу сразу их заполнить.

Каждый тип беспорядка из бумаги должен иметь временное пристанище, прежде чем он будет помещен в постоянное место или выброшен, потому что он больше не нужен.

Немедленно просматривайте всю входящую почту.

Когда вы получаете свою почту каждый день, немедленно выбрасывайте или утилизируйте всю ненужную почту и сортируйте важные бумаги, счета и т. Д. Поместите счета, подлежащие оплате, в специально отведенное место, а остальные бумаги, которые необходимо отправить или сохранить, поместите в папку «входящие». коробка.

Это позволит избавиться от беспорядка с бумагой, который обычно скапливается на кухонных столешницах, и гарантирует, что важные документы не потеряны, а счета не забыты.

Сделайте заполнение новых бумаг частью своей повседневной жизни.

Организуйте работу с документами, выделив 5 минут в конце дня на заполнение всех входящих документов за этот день. Вот где вам пригодится коробка «Для хранения»… Если вы собираете все свои важные документы, чтобы систематизировать их в одной специально отведенной коробке каждый день, то вы можете быстро просмотреть коробку и организовать работу с документами в своих файлах в конце день.

Этот метод также работает при организации ваших цифровых файлов. Как блогер, я загружаю ТОННУ документов каждый божий день.В конце каждого дня мне нужно всего несколько минут, чтобы переместить файлы из папки «Загрузки» в аккуратно распределенные по категориям папки. Зайдите ЗДЕСЬ, чтобы узнать больше о , как организовать файлы на вашем компьютере. … Кроме того, у меня есть БЕСПЛАТНЫЙ органайзер обоев для рабочего стола, который поможет вам!

И как только вы закончите свою систему организации документооборота, обязательно ознакомьтесь с этим постом, чтобы узнать о моем БЕСПЛАТНОМ 7-дневном испытании по удалению захламленности :

Надеюсь, вы вдохновились избавиться от беспорядка с бумагами и организовать бумажную работу с помощью этих простых идей для подачи документов! Это может занять у вас несколько часов, но визуализируйте весь стресс и время, которые вы сэкономите, если больше не потеряете важные документы.

Мне бы очень хотелось знать, пользуетесь ли вы этими советами по организации документооборота и как они работают на вас! Оставьте мне комментарий ниже!

И счастливого гнездования!

Поделиться — это забота!

Организационных концепций Шерил | Профессиональный организатор | Вашингтон, округ Колумбия | Мэриленд

• Мы поможем вам организовать работу!

  Вы тратите время на поиск вещей в своем доме, которые были неправильно размещены? Вы чувствуете, что тонете в бумаге? Вы готовитесь к большому переезду и не знаете, что оставить, а что выбросить?

  Вы не одиноки.Каким бы ни был проект, Cheryl’s Organizing Concepts поможет вам организовать работу. С 2002 года мы организовали дома, офисы и дома для отдыха по всему Вашингтону, округ Колумбия, Мэриленд и Северная Вирджиния. Наша команда профессиональных организаторов может решить любую ситуацию и вернуть вас на правильный путь!

---

В чем особенность профессиональных организаторов Cheryl?

Наша команда организаторов достаточно велика, чтобы мы могли предоставить именно тот организаторский талант, который вам нужен. Шерил Ларсон, профессиональный организатор, наставник и тренер, была пионером в этой области и лично обучила всех наших организаторов. Большинство наших сотрудников имеют степень бакалавра, а многие — магистра. Все они мотивированы одной простой концепцией: «Как я могу облегчить жизнь своему клиенту?»

---

Наши профессиональные услуги по организации включают:

Организация дома

Организация домов отдыха

Устали приходить в свой загородный дом, чтобы делать покупки и убираться?
Профессиональные организаторы Cheryl подготовят ваш дом к вашему приезду.

Организация домашнего офиса

Груды документов и потерянные компьютерные файлы делают вас непродуктивным?
Профессиональные органайзеры Cheryl помогут привести ваш домашний офис в форму.

Устали от дезорганизации? Упомяните «Интернет-скидку» на 25 долларов при первом посещении. Если вам нужна помощь профессионального организатора и вы хотите узнать больше о наших возможностях, свяжитесь с Шерил Ларсон из Cheryl’s Organizing Concepts. 301.916.9022

отзывов

• Спасибо за то, что научили меня организовывать свою жизнь и уменьшать беспорядок.Я пакрат, который ненавидит что-либо выбрасывать. Мне нужна была профессиональная помощь, чтобы свести к минимуму беспорядок. Вы научили меня периодически проверять и избавляться от вещей, которыми я больше не пользуюсь ». –Чарльз I.

• Спасибо за всю работу, которую вы проделали с нашей семьей. Ваши усилия намного превзошли наши ожидания. Вы не только помогли нам стать организованными, но и научили нас оставаться организованными! » –Laura L.

• Я нашел Шерил Ларсон полезным, знающим, терпеливым и очень приятным в работе.Для моих неорганизованных бумаг есть прибывающий порядок и полезный способ разобраться с тонкостями повседневного управления. Я рекомендую ее. » –Жаклин Р.

• Дорогой экстраординарной наставнице Линн: Спасибо за то, что поставили меня в центр внимания! Сегодня было драгоценное время вместе, и я ценю и приветствую вас за ваше усердие и терпение. Здесь вы оставили мир и возможности позади, и я наконец могу делать то, что мне нравится больше всего: НАЖАТЬ БЕЗ НЕЗАВИСИМОСТИ? Благослови тебя за ангела, которым ты являешься.Ох, так доволен » –Maggi R.

• Эльда была очень представительной и профессиональной. Не смог бы выполнить работу без посторонней помощи ». –Denise V.

• Джули была приятной, и ее идеи были полезны. Она тоже трудолюбивая и многого достигла за 3 часа ». — Эрин Э.

• Большое спасибо за прекрасные услуги, которые предоставляет ваша компания, и за людей, которых она нанимает.Сегодняшний опыт был действительно благословением с точки зрения организации, но большее благословение — это дух Лизы, ее любовь, признательность за то, что она делает, и мягкий дух. Наш разговор был легким, как будто мы давно знаем друг друга. Я с нетерпением жду совместной работы с Cheryl’s Organizing Concepts и ее сотрудниками в течение долгого времени ». –Мэри С.

• Привет, Шелия. Какой чудесный день! Я не могу отблагодарить вас за то, что помогли мне убрать гостиную и настроить мой тренажер для пилатеса.Приятно видеть, как мой дом становится ближе к тому, чем я надеюсь. Было приятно работать с вами — ваша прекрасная личность и завидная энергия сделали этот день веселым и продуктивным! Я благодарен вам и Шерил за все, что вы сделали, и с нетерпением жду продолжения моей работы с «вами, ребята» в ближайшее время! » –R. Т.

• Диана, Какая замечательная работа вы проделали! Огромное спасибо! Я очень благодарен вам за всю вашу работу и чувствую, что смогу выполнить ее хорошо и легко.Ты настоящий подарок! СПАСИБО!» –Дарлен Т

Минимизируйте беспорядок в бумаге с помощью этих категорий домашнего архива

Признание: беспорядок из-за бумаги — одна из моих самых больших слабостей в обслуживании дома! Мне пришлось ОЧЕНЬ много работать, чтобы создать систему обработки бумаги, которая будет работать для меня и моей семьи. Инвестиции в инструменты, позволяющие сэкономить время, и сведение к минимуму категорий домашних документов были критически важными шагами в том, чтобы сделать процесс управляемым.

Я собираюсь поделиться точными шагами в моей системе управления бумагами, категориями домашних документов, которые я использую для упорядочивания важных документов, и инструментами, в которые я рекомендую инвестировать, чтобы сделать это самостоятельно.

Соберите документы

Ваш первый шаг — собрать всю статью в одном месте. В частности, я говорю о следующих типах бумаги:

• Личные документы
• Финансовые отчеты
• Медицинские записи
• Домашние / домашние документы
• Школьные или детские документы
• Сентиментальные документы

Некоторые общие места для скопления бумажного беспорядка включают:

• Рюкзаки, рабочие сумки или портфели
• Кухня
• Прихожая
• Домашний офис

Сортировка и очистка

Прежде чем мы перейдем к конкретным категориям домашних документов, нам сначала нужно выполнить высокоуровневую сортировку, а затем удалить все собранные вами бумаги.

Начальная сортировка

Если вы делаете этот проект для всей семьи, проще всего начать сортировку по члену семьи. У каждого человека есть своя пачка бумаг, которые относятся именно к нему.

Я также рекомендую «общую» или «домашнюю» стопку, в которую входят документы, относящиеся ко всему дому. Сюда могут входить такие вещи, как ипотечные документы, налоговые отчеты (в зависимости от того, как вы подаете), свидетельство о браке и т. Д.

После завершения этой первоначальной сортировки вы начнете удалять ненужные документы и определять соответствующие подкатегории для каждого человека.

Безжалостно очищайте то, что вам больше не нужно

Большинство бумажных документов НЕ нужно хранить в архиве. Хорошее практическое правило для определения того, что оставить, а что выбросить, заключается в том, можно ли легко найти информацию и получить к ней доступ в Интернете.

Руководства по продуктам? Они мне не нужны. Сентиментальные любовные письма от супруга? Это может быть сложно воспроизвести!

Но не позволяйте сантиментам сбивать вас с толку — будьте безжалостны! Поздравительная открытка Hallmark, которую вы получили от своей далекой тети в 2003 году, скорее всего, не требует места для хранения / хранения, необходимого для ее сохранения.

Также, если вам нужно будет стоять в очереди в правительственном учреждении, чтобы скопировать документ (карточки социального страхования, свидетельства о браке, документы и т. Д.), То лучше сохранить бумажную копию.

Чтобы облегчить вам эту часть процесса, я создал шпаргалку по системе домашнего архива, которую вы можете распечатать и использовать в качестве руководства.

В шпаргалку я включаю рекомендуемые категории домашнего архива, а также время хранения документов в каждой категории. Плюс я обозначаю, где вы можете оцифровать и измельчить vs.где вам нужно сохранить исходную бумажную копию.

Уничтожение документов с личной информацией

По мере того, как вы проходите процесс очистки, убедитесь, что вы уничтожили ненужные документы с личной информацией. Конверты и обычную почту можно утилизировать как есть, но владение шредером было ключевым моментом для нашей семьи в сведении к минимуму беспорядка с бумагой.

Ниже приведены несколько вариантов, которые следует учитывать в зависимости от ваших потребностей.

Домашние измельчители

Категории домашнего архива

Здесь я подробно описал базовую систему, которая будет применяться к большинству домашних хозяйств.При этом я не стал указывать подкатегории, потому что потребности каждой семьи в регистрации будут немного разными. Ваши подкатегории, скорее всего, будут отличаться от моих!

Я поделюсь дополнительными мыслями о подкатегориях в следующем разделе.

Личный

• Свидетельства о рождении / смерти (хранить вечно)
• Карты социального страхования (хранить вечно)
• Выписки из социального страхования (сохранять самую последнюю версию)
• Паспорта и другие удостоверения личности (сохранять самую последнюю версию)
• Свидетельство о браке (хранить навсегда) )
• Завещания / Живые завещания / Доверенности (хранить навсегда)
• Полисы страхования жизни (до конца срока)
• Документы об усыновлении (хранить вечно)

Налоги

• Налоговые отчеты и квитанции (оцифровать и хранить 3-7 лет)

Финансы

• Платежные квитанции (оцифровать и хранить 1 год и до 3 лет, если необходимо для налоговых целей)
• Банковские выписки (оцифровать и хранить 1 год и до 3 лет, если необходимо для налоговых целей)
• Аннулированные чеки (хранить 1 год и до 3 лет, если необходимо для целей налогообложения)
• Выписки по кредитным картам (оцифровать и сохранить последнюю версию)
• Сертификаты акций (хранить в активном состоянии)
• Учетные записи акций (оцифровать и хранить во время активности)
• Выписки по пенсионным счетам ( сохраняйте самую последнюю версию)
• Документы пенсионного и пенсионного плана (сохраняйте, пока активны)
• Квартальные отчеты об инвестициях (оцифровывайте и храните до получения годового отчета)
• Страховые полисы (сохраняйте до конца срока)

House

• Акты и ипотечные документы (хранить вечно)
• Записи об оплаченных ипотечных кредитах (хранить вечно)
• Документы купли-продажи (оцифровать и хранить в течение 6 лет после продажи)
• Договор аренды (хранить не менее 6 месяцев после окончания аренды дату в случае спора о залоге)
• Страхование (сохранять до конца срока)
• Гарантии (оцифровать и хранить, пока они у вас есть)
• Документы по ремонту дома (оцифровать и хранить не менее 3 лет после установленной даты налоговая декларация, которая включает прибыль или убыток от актива после продажи)
• Счета за коммунальные услуги и соглашения (оцифровать и хранить от 6 месяцев до 1 года)

Авто

• Право собственности (хранить в течение 3-7 лет после продажи для целей налогообложения)
• Кредитные документы (сохранять последнюю или полностью оплаченную выписку в течение 3 лет)
• Копии страховки и регистрации (сохранять последнюю версию)
• Гарантии (оцифровать и сохранить как до тех пор, пока они у вас есть)
• Документы на ремонт (оцифровывайте и храните не менее 3 лет после продажи в случае возникновения споров)

Медицинские

• Счета (оцифровать и хранить в течение 1 года после оплаты в случае споров)
• Медицинские записи (оцифровать и хранить вечно)
• Записи о рецептах (оцифровать и сохранить последние версии)
• Информация о страховании и льготах (оцифровать и сохранить последнюю версию)

Сентиментальный

То, что вы решите поместить в эту категорию, будет для вас очень личным. Обычно это наиболее сложная категория для большинства людей, потому что не существует прямой формулы, объясняющей, что хранить и как долго.

С учетом сказанного, ниже приведены несколько примеров того, что можно отнести к вашей сентиментальной категории.

• Любовные письма от вашего супруга
• Открытки или письма от других близких
• Детские рисунки (но не думайте, что вы должны хранить их все … если нужно, сделайте оцифровку, прежде чем бросать!)
• Значимые школьные проекты

Цветовое кодирование файлов

После изучения ряда методов организации домашней бумаги, самым простым на сегодняшний день является цветовое кодирование.

Вместо того, чтобы иметь по одному подвесному файлу для каждой «основной» категории, выберите определенный цвет для каждой основной категории. Затем используйте столько файлов, сколько вам нужно для подкатегорий. Просто сделайте каждую вкладку подкатегории того же цвета, что и ваша «основная» категория.

Процесс определения основных и подкатегорий будет исключительно личным и уникальным для потребностей вашей семьи.

Например, личные документы и сентиментальные документы нашей семьи делятся на подкатегории по членам семьи.Например:

Personal (синий)

Сентиментальный (фиолетовый)

Но наши подкатегории для таких вещей, как «Налоги» или «Авто», выглядят немного иначе. Например:

Налоги (зеленый)

• Один файл в год за последние 3-7 лет

Авто (желтый)

По мере того, как вы проходите процесс сортировки и очистки, категории и подкатегории, вероятно, появятся естественным образом. Если нет, не стесняйтесь копировать мою!

Оцифровка всего, что стоит сохранить

Я рекомендую сканировать все, что стоит сохранить, даже если вы также сохраните физическую копию на всякий случай.

Где хранить эти цифровые копии, решать вам. Я рекомендую иметь 2-3 резервные копии этих документов (или любых других важных документов).

Метод, который сработал для меня, — это создание папок в облачной учетной записи (Dropbox, Google Drive и Evernote — хорошие варианты), а также их сохранение на жесткий диск моего компьютера (легко синхронизируется с Dropbox и Google Drive). как внешний жесткий диск (также легко синхронизируемый).

Мои цифровые папки и подпапки соответствуют моим физическим категориям.Единственная разница в том, что у меня есть несколько дополнительных цифровых подпапок для элементов, для которых мне не нужно хранить физические копии (подробности см. В разделе о категориях домашних файлов выше).

Больше всего мне в процессе оцифровки помогло приобретение отличного сканера и измельчителя. Ниже приведены несколько отличных вариантов:

Сканеры

Шредеры

Хранение и хранение

Теперь вы, наконец, готовы хранить свои физические файлы! Варианты для хранения файлов огромны: от картонных коробок для файлов и коробок с пластиковыми крышками до деревянных или металлических огнестойких шкафов для документов.

То, что вы выберете для хранения файлов, будет полностью зависеть от ваших потребностей и места в хранилище.

Папка для защищенных документов

Единственное, что я настоятельно рекомендую вам рассмотреть, — это приобрести огнеупорный сейф для безопасного хранения документов, таких как удостоверения личности, документы и сертификаты.

Самый простой способ хранить эти документы в сейфе — это поместить их в папку «защищенные документы». Купите пластиковые переплетные рукава с надежными верхними частями, чтобы надежно и безопасно разместить каждый документ внутри скоросшивателя.

Принадлежности для сейфов и папок

Шкафы, ящики и прочее для документов

Теперь, когда у вас есть решение для ваших самых важных документов, остальные можно сохранить любым удобным для вас способом. Это может быть традиционный картотечный шкаф, ящики для файлов меньшего размера, дополнительные папки или папка-гармошка.

Подвесные напильники

Я лично предпочитаю, чтобы все мои висячие файлы выглядели одного цвета. Этот вариант также кажется менее расточительным, потому что каждый висячий файл можно использовать и переназначать для любой категории в будущем.

Затем я раскрашиваю код, распечатывая свои вкладки на цветном фоне. Загрузите шаблон в Word, а затем измените фон вкладок на любую систему цветового кодирования, которая вам больше нравится.

В качестве альтернативы вы можете использовать маркер, чтобы создать красочную точку рядом с каждой меткой для цветового кода. Эта часть не должна быть сложной, она просто должна работать!

Систематизировать

Сейчас хорошее время для разработки системы обслуживания! Не позволяйте, чтобы весь ваш тяжелый труд по категоризации пропал даром.Я рекомендую начать с системы, описанной ниже.

Запланируйте эти занятия в своем календаре, чтобы держать себя в руках!

ежедневных (или еженедельных) задач

• Сбор и сортировка почты.
• Немедленно уничтожьте и утилизируйте ненужные документы.
• Отсканируйте и сохраните важные документы.

Задачи на месяц

• Уничтожайте или удаляйте старые счета и выписки по счету по мере поступления новых.

Ежегодно

• Соберите необходимые документы для налоговых целей.
• Отправьте старые / устаревшие файлы на уничтожитель (или удалите цифровые копии).

Шпаргалка по системе подачи документов

Наконец, если вы хотите, чтобы в ходе этого процесса вы могли ссылаться на какой-либо печатный ресурс, зарегистрируйтесь, указав адрес электронной почты ниже, и я пришлю вам свою шпаргалку по системе хранения.

The Home Edit здесь, чтобы организовать ваше рабочее пространство.

В своей новой книге The Home Edit: A Guide to Organizing and Doing Your House Goals организаторы Клеа Ширер и Джоанна Теплин дают конкретные советы: «Даже я могла бы это сделать» чтобы помочь вам контролировать хаос в вашей жизни. Их поклонников — легион: Мэнди Мур, Хлоя Кардашьян, Ева Чен и Бизи Филипс получили лечение Home Edit в своих кладовых или шкафах. И в настоящее время они разрабатывают новое шоу Netflix без сценария, спродюсированное Риз Уизерспун, в котором они наводят порядок в хаотичных домах по всей стране. Поэтому, естественно, мы не могли удержаться от того, чтобы задать Ширеру и Теплину несколько вопросов о том, как оставаться более организованными на работе, означает ли это поддерживать порядок на общем столе или, наконец, добраться до нулевого почтового ящика.

В: Почему так важно иметь хорошо организованное рабочее место?

A: Во-первых, это помогает повысить производительность. Вы сможете сделать больше работы, если вам не придется искать степлер под грудой бумаг. Организованное пространство также может помочь справиться с уровнем стресса. Практическое правило: если ваш разум начинает казаться таким же загроможденным, как выглядит ваш стол, пора создать систему. Благодаря этому многие люди говорят, что им стало легче, даже вне офиса.

В: Где у большинства людей наблюдается самый беспорядок на работе?

A: Рабочий стол, потому что на его плоской поверхности скапливается беспорядок. Вот почему так важно, чтобы у каждого предмета был свой дом и чтобы были установлены соответствующие системы.

В: Как правильно систематизировать документы?

A: Начните с того, что соберите все свои документы в одном месте и начните сортировать их по категориям: Action, File, Recycle, and Shred. Сразу позаботьтесь о последних двух категориях — это самая простая часть.Что касается действий, поместите их в лоток на столе или отправьте в папку, к которой будет легко получить доступ. То, что вам нужно в файл, заархивируйте по категориям в постоянной файловой системе или в ящиках для документов или отсканируйте и сохраните в Dropbox или на своем компьютере.

Q: Какой самый ценный органайзер вы можете купить для своего стола?

A: Файловая система; в частности, тот, который соответствует вашим потребностям. Независимо от того, предпочитаете ли вы традиционную систему хранения документов, ящики для документов или специальные лотки, важно только то, чтобы документы были легко доступны, когда они вам нужны, и чтобы каждая категория была видна и содержалась.[Примечание редактора: им нравятся эти три из магазина контейнеров: Acrylic Desktop File, Bigso White Stockholm Office Storage Boxes и Bigso Black Woodgrain File Box и Legal-Size Folders Solution.]

Q: Какой ваш любимый способ отметить важные задачи в записной книжке — цветовое кодирование? Система надписей?

A: Система маркировки не является универсальной, поэтому она, честно говоря, зависит от того, что работает для вас, и от поставленных задач. Использование вкладок для определения категорий, будь то цветная или выписанная, позволяет вам быстро находить информацию и оставаться организованными.

Q: Как вы должны организовать свой почтовый ящик, чтобы вы никогда не пропустили продолжение?

A: Начните с очистки всего, что вам больше не нужно, и откажитесь от подписки на информационные бюллетени или рекламные материалы, которые засоряют ваш почтовый ящик. Затем настройте папки для общих категорий (Работа, Семья, Путешествия и т. Д.) И используйте фильтры, чтобы электронные письма попадали прямо в папку «Входящие», к которой они принадлежат. Оттуда вы также можете распределить эти электронные письма по приоритетам по категориям, которые сигнализируют о действии, например «Ответить». или в ожидании ответа, чтобы ничего не пропустить.

Q: Как лучше всего организовать вашу рабочую сумку, чтобы у вас было все необходимое?

A: Организованная рабочая сумка так же важна, как и организованный стол, поскольку она также способствует повышению производительности. По возможности, он должен носить с собой только самое необходимое, что вам нужно в течение дня, поэтому переосмыслите то, что вы носите с собой регулярно, потому что беспорядок возникает не только из очевидного мусора. Благодаря технологическим достижениям, таким как Apple Pay и цифровые кошельки, теперь мы можем оставить определенные вещи дома или вообще забыть о них. Так что воспользуйтесь этим!

Незакрепленные предметы, такие как лекарства, косметика, ручки и т. Д., Могут легко потеряться в смеси. Использование прозрачных пакетов или пакетов с цветовой кодировкой для хранения этих предметов позволяет вам выбрать нужную категорию, не копаясь в темном пакете. Также помогает, если вы пометите их.

Если вы такие же, как мы, вы никогда не выйдете из дома без зарядного устройства для телефона и пары наушников. Проблема в том, насколько легко шнуры превращаются в спутанный беспорядок, особенно в небольшом пространстве. Чтобы избежать этого, используйте обертку для шнура или чехол для переноски и храните их в отдельном мешочке или отделении.

Использование съемного органайзера для сумок — это способ настроить нужные карманы, добавить структуру сумке для дискет и переключиться на новую сумку без потери системы.

Q: Настоящий разговор: как лучше всего заставить неорганизованного сотрудника следовать вашей системе организации?

A: Если ваши коллеги не знают, зачем вы вообще создали организационную систему, то они вряд ли помогут с содержанием.